Calcular la información de costos del proyecto

Se aplica a
Microsoft Office Project 2003

Con Project, puede estimar y realizar un seguimiento de la información de costos (costo: costo total programado de una tarea, un recurso o una asignación o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina "costo actual". En Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".) del proyecto. Puede utilizar varios tipos distintos de costos para que Project los calcule a medida que avanza el proyecto.

¿Qué tipos de costos admite Project?

¿Cómo se crea y realiza un seguimiento de un presupuesto en Project?

¿Qué son los costos de recursos basados en tasas y cómo se calculan?

¿Cómo se utilizan las tablas de tasas de costos?

¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?

¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

¿Cómo se puede regular el flujo de caja?

¿Qué tipos de costos admite Project?

Puesto que los costos pueden ser un aspecto importante de la programación y el control de un proyecto, Project permite manejar varios tipos de costos diferentes. En Project, puede introducir y realizar un seguimiento de los siguientes tipos de costos:

Puede introducirse más de un tipo de costo por recurso. Por ejemplo, puede introducir una tasa por horas para el trabajo y un costo fijo para el tiempo de desplazamiento.

Los diferentes tipos de costo funcionan de una forma algo distinta según el recurso sea de trabajo (persona o equipamiento) o de material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.). En los recursos de trabajo, la tasa se aplica por horas o por otra unidad de tiempo. EN los recursos materiales, la tasa se aplica por unidad especificada, como toneladas o metros.

¿Cómo se crea y realiza un seguimiento de un presupuesto en Project?

Puede que sólo se le permita gastar una cantidad establecida de dinero en un proyecto, un presupuesto vertical (estimación de arriba a abajo: método de estimación que utiliza los costos reales de un proyecto similar anterior como base para estimar los costos totales de un proyecto actual. Este método se utiliza a menudo cuando existe información limitada sobre el proyecto.). Sin embargo, Project proporciona la capacidad de crear presupuestos ascendentes.

Para crear un presupuesto en Project:

  • Primero, se introducen los costos fijos, los costos por uso y las tasas de pago.
  • A continuación, se especifica el trabajo estimado o la duración de las tareas.
  • Finalmente, se asignan los recursos a las tareas.

Más tarde, Project determina los costos estimados totales para completar todas las tareas del proyecto. Si el valor total no coincide con el presupuesto vertical, tendrá que ajustar las tasas de pago, las asignaciones de recursos, etc.

Después de ajustar los costos estimados, puede guardar un plan previsto (plan de línea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.), con lo que quedará establecido el presupuesto del proyecto.

Una vez creado el presupuesto, podrá administrar mejor los costos comparando los gastos reales con el gasto planeado, con lo que poder realizar ajustes para no salirse del presupuesto. Prácticamente lo único que tiene que hacer es introducir la información del progreso de las tareas. Project calcula los costos de las tareas basándose en el progreso del proyecto. También puede introducir costos específicos si es necesario.

 Nota   A efectos de seguimiento, puede ver los costos totales de varias maneras: en el cuadro de diálogo Información del proyecto, en una vista o en un informe. También puede exportar la información de costos a otro programa, como Microsoft Excel, para revisarla y analizarla en éste.

¿Qué son los costos basados en tasas y cómo se calculan?

Los costos basados en tasas son costos de recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.), como personas o equipamiento, a los que se les asigna una tasa estándar y una tasa de horas extras (horas extra: cantidad de trabajo en una asignación programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignación que se ha especificado como trabajo de horas extra.) (si es necesario), normalmente por horas. Al asignar un recurso a una tarea, Project calcula el costo total de recurso utilizando las tasas de recursos por horas introducidas y el tiempo necesario para realizar la tarea.

De manera predeterminada, Project utiliza tasas de recursos estándar para calcular los costos del volumen de trabajo necesario para completar una tarea. A menos que así lo especifique Project no calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra.

Puesto que el trabajo siempre representa el volumen total de trabajo completado, el número de horas extra está incluido en el mismo y no se agrega a éste. Por ejemplo, si según la programación una persona va a trabajar 40 horas, 8 horas de trabajo normal y 2 horas extra al día, deberá asignarle 10 horas de trabajo al día y designar 2 horas como extra. El costo de las horas especificadas como extra se calcula de acuerdo con la tasa de horas extra indicada para el recurso asignado al trabajo, mientras que el resto de las horas se calculan tomando como referencia la tasa estándar.

Los costos materiales basados en tasas son los costos de los recursos materiales consumibles, como los materiales de construcción o los suministros, a los que se les ha asignado tasas estándar. Para asignar costos de recursos materiales, puede establecer una tasa por unidad de material, como la tasa por metro o la tasa por tonelada. Al asignar un recurso material a una tarea, Project calcula el costo del material utilizando la tasa de recursos materiales indicada y la cantidad de material utilizada para completar la tarea.

¿Cómo se utilizan las tablas de tasas de costos?

Una tabla de tasas de costo (tabla de tasa de costo: recopilación de información sobre las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas para cada recurso.) es una colección de tasas y costos por uso de recursos materiales y de trabajo. Existen cinco tablas de tasas de costo (de la A a la E), así que puede asignar cinco conjuntos de tasas diferentes si un recurso cobra una tasa distinta por cada tipo de trabajo. Por ejemplo, podría pagarle al carpintero una tasa más alta por los acabados que por la elaboración de un armazón, así que puede aplicar una tabla de tasas de costo a la primera de estas tareas y otra a la segunda.

En cada tabla de tasas hay un máximo de 25 filas que se pueden utilizar para introducir futuros cambios en las tasas, como aumentos de la tasa de pago o actualizaciones de material. Para cada cambio de tasa, se especifica la fecha en la que se aplicará. Por ejemplo, si sabe que un recurso va a recibir un aumento de sueldo dentro de seis meses, puede hacer que Project se inicie utilizando automáticamente la nueva tasa a partir de ese momento.

 Nota   Si usa Project Professional 2003 y trabaja con recursos de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organización. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.), es posible que su organización haya establecido restricciones en las tablas de tasas. Por ejemplo, puede que la organización haya designado la tabla de tasas A para especificar las tasas de facturación y la tabla de tasas B para las tasas que no son de facturación. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.

¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?

Los costos por uso son tasas fijas de pago único por la utilización de un recurso, como el equipamiento. Los costos por uso pueden agregarse a un costo basado en tasas. Por ejemplo, puede que además del costo por horas, el alquiler de equipamiento tenga un costo de entrega o instalación cada vez que se utiliza.

Los costos por uso no dependen nunca del volumen de trabajo realizado, son costos de pago único en los que se incurre cada vez que se utiliza un recurso. Mientras que el costo por uso de un recurso de trabajo depende del número de unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) utilizadas, el costo por uso de un recurso material sólo se aplica una vez. Por ejemplo, si el costo por uso de un albañil es $100 y se necesitan tres albañiles para realizar una tarea, el costo será $300. Pero el recurso material, cemento, junto con un costo de entrega por uso de $100 se aplica una sola vez, incluso si se necesitan 10 toneladas de cemento para completar la tarea.

¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

Los costos fijos son conjuntos de costos establecidos para una tarea que permanecen constantes con independencia de la duración de ésta, de la cantidad de trabajo que realice el recurso y del número de unidades de asignación.

 Nota   Los costos de recursos basados en tasas pueden aumentar si las tareas duran más de lo previsto, pero no los costos fijo. Por ejemplo, si el costo de emplear a un carpintero está basado en una tasa (lo que se le paga por hora) y está programado para completar una tarea en cinco días pero tarda siete, se le pagará más de lo planeado. Si se le paga un costo fijo por el trabajo realizado, éste será el mismo con independencia de lo que tarde en completar la tarea.

Los costos fijos pueden asignarse a una tarea además de los costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso asignado a una tarea incurre también en costos de desplazamiento, éstos pueden agregarse a la misma como una cantidad fija. Los costos fijos se incluyen en los costos totales de las fases (en tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.)) y en todo el proyecto.

¿Cómo se puede regular el flujo de caja?

Al asignar costos a tareas y recursos, puede determinar cuándo se deben acumular (método de valores devengados: determina cuándo se ha incurrido en el costo de un recurso y cuándo se han cargado los costos reales a un proyecto. Se puede incurrir en costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea.) éstos. Si el flujo de caja del proyecto es un factor crítico, puede ser aconsejable modificar la forma en que se acumulan los costos en las tareas individuales para asegurarse de que se acumulen cuando se disponga de efectivo para pagarlos.

Excepto en los costos por uso, que siempre se acumulan al comenzar la tarea, Project prorratea los costos de manera predeterminada y calcula la acumulación de éstos basándose en el porcentaje completado de la tarea y lo distribuye por toda la duración de la tarea. No obstante, también puede hacer que los costos se acumulen al comienzo de la tarea si dispone de una cantidad de dinero pagable al comienzo de la tarea, o bien al final de la tarea si no va a realizar el pago hasta que haya finalizado el trabajo.