Trabajar en una presentación al mismo tiempo que sus compañeros

En Microsoft PowerPoint 2010, varios autores pueden realizar cambios simultáneamente en la misma presentación almacenada en un servidor.

• Información general de co-autoría de una presentación
• Crear una presentación en colaboración con otros autores
• Revisar cambios realizados por otros autores
• Configurar PowerPoint para recibir una notificación cada vez que algún autor realice un cambio

Información general de co-autoría

La co-autoría le permite a usted y a otros colaboradores cambiar una presentación al mismo tiempo, en lugar de tener que hacerlo por separado. También evita que a algún usuario se le impida el acceso a un archivo que esté en uso o desprotegido para otro usuario. Ya no será necesario que los distintos autores se turnen para editar una presentación y combinen posteriormente diferentes versiones de la presentación.

Puede usar SharePoint Foundation 2010, Microsoft SharePoint Server 2010 o Microsoft Office Live Workspace para hospedar y almacenar la presentación. El servidor conserva una copia central de la presentación y registra las modificaciones de diversos autores. Tanto usted como el resto de autores podrán ver quién está editando la presentación y en qué parte del documento está, y sus cambios se combinarán en la presentación.

Las versiones anteriores de PowerPoint no admiten la co-autoría. Para aprovechar esta nueva característica, todos los coautores deben tener PowerPoint 2010 instalado en sus equipos.

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Crear una presentación en colaboración con otros autores

1. En PowerPoint 2010, abra la presentación almacenada en el servidor.

 Nota   Cuando otros autores realicen la misma acción, aparecerá una notificación en la barra de estado en la parte inferior de PowerPoint, junto con el número total de coautores que estén trabajando actualmente en la presentación. Para ver los nombres de las coautores, haga clic en el número en la barra de estado.

2. En el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en Normal para ver la presentación en la vista Normal.
3. En el panel de la izquierda que contiene las pestañas Esquema y diapositivas, en la pestaña Diapositivas, aparece un pequeño icono en la esquina inferior derecha de la miniatura de la diapositiva que indica que un coautor está realizando cambios en esa diapositiva. Haga clic en el icono para ver el nombre del coautor.

 Notas 

• También puede ver los nombres de los coautores de la presentación haciendo clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información en el lado izquierdo de la pantalla. Los nombres de los coautores aparecen en el panel central.

• Para enviar un mensaje de correo electrónico o un mensaje instantáneo a los coautores, haga clic en Enviar un mensaje y, a continuación, en Enviar un mensaje de correo electrónico o en Enviar un mensaje instantáneo.
• Cuando otro autor guarda sus cambios, PowerPoint notifica al autor original de la presentación de que se han realizado cambios. En el panel que contiene las pestañas Esquema y Diapositivas, en la pestaña Diapositivas, aparece un icono en la esquina inferior derecha de la miniatura de la diapositiva que se ha cambiado.

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Revisar cambios realizados por otros autores

1. Para comprobar si otros autores han modificado la presentación, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información. Posteriormente, junto a Actualizaciones de documento disponibles, haga clic en Guardar y, a continuación, en Guardar y revisar.

2. A continuación, para ver los cambios realizados por otros autores, haga clic en Revisar cambios.

3. Al hacer clic en Revisar cambios, PowerPoint abre una nueva ficha, denominada Combinar, en la cinta y el panel Revisiones del lado derecho de la ventana de PowerPoint. El panel Revisiones contiene una pestaña Diapositivas que enumera las diapositivas que han modificado otros autores, así como una ficha Detalles que enumera los cambios realizados en la diapositiva que se muestra en ese momento.

En la ficha Combinar, puede usar los botones del grupo Resoluciones para mostrar los cambios posteriores y anteriores realizados por otros autores, además de para aceptar o rechazar esos cambios. Para salir de la vista Combinar, haga clic en Cerrar la vista Combinar.

 Nota   En la vista Combinar, no puede combinar nuevas actualizaciones de otros autores ni cargar cambios en el servidor. Debe completar su revisión haciendo clic en Cerrar la vista Combinar, que carga automáticamente los cambios en el servidor.

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Configurar PowerPoint para recibir una notificación cada vez que algún autor realice un cambio

Si desea revisar (y, a continuación, aceptar o rechazar) siempre los cambios que otros autores realicen en todas las presentaciones de PowerPoint 2010 en las que trabaje, en lugar de combinar los cambios con las presentaciones sin notificación, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Opciones en el lado izquierdo de la pantalla y, a continuación, en el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint, haga clic en Avanzadas.
3. En Opciones de combinación de archivos para archivos del servidor de administración de documentos compartidos, seleccione la casilla de verificación Mostrar cambios de combinación detallados cuando se produce una combinación.

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