Todas las versiones de Office pueden jugar en armonía — la Gruñona enseña cómo

Gruñona de Office: (c) Microsoft 30 de abril de 2007

La Gruñona de Office

El mundo sería muy aburrido si todos tuviéramos el mismo aspecto, nos gustaran las mismas cosas y pensáramos exactamente de la misma forma. No obstante, cuando se trata de software, ayuda que todo el mundo se encuentre en la misma página y use la misma versión. Si eso no es posible, depende de ustedes... adaptarse.

Se aplica a
Microsoft Office Excel 2007
Microsoft Office PowerPoint 2007
Microsoft Office Word 2007

Muchos de ustedes ya han subido a bordo de 2007 Microsoft Office system. Ahora están acostumbrándose a la cinta de opciones (que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent), de hecho están viviendo un pequeño romance de oficina con ese botón de Office, y están creando rascacielos con los ladrillos de Microsoft Office Word 2007. En una frase, son capitanes del equipo y pilares de productividad.

Sin embargo (como todos somos distintos, siempre hay un "pero"), no todos los usuarios con los que trabajan o sus amigos, de dentro o fuera de su organización, utilizan Office 2007 (¿cómo es posible?). Algunos siguen aferrados a Office 2003, otros nunca se apearon del autobús de Office XP, mientras que otros siguen viviendo en 1999 (cuando se lanzó Office 2000).

Así que, pese a que ser único es importante, no siempre sirve cuando se trata de compartir archivos con colegas y clientes. Es por eso que hemos simplificado el proceso de creación, apertura y uso compartido de archivos para todos los usuarios independientemente de la versión de Excel, PowerPoint o Word que empleen.

Asegurarse de que los archivos de Office 2007 se puedan abrir y visualizar

Sí, pueden hacerlo porque no, no estamos intentando excluir a nadie que no haya tenido el sentido común de actualizar a Office 2007.

 Nota   Está bien, pueden dejar de teclear frenéticamente para enviarme airados mensajes acerca de por qué no todo el mundo puede actualizar a voluntad. Tranquilos: sé que si trabajan en una empresa que no va a actualizar están a merced de los encargados de la toma de decisiones. No obstante, si PUEDEN actualizar, les recomiendo encarecidamente que lo hagan.

Existen un par de maneras de asegurarse de que todos los usuarios puedan leer y ver documentos, presentaciones y libros de Office 2007, así como trabajar con ellos.

  • Si son ustedes los que han creado el archivo de Office 2007, pueden guardar una copia compatible con Word 97-2003, PowerPoint 97-2003 o Excel 97-2003. Hagan clic en uno o varios de los vínculos de la sección Vea también para obtener información sobre el proceso en cada programa.
  • Si son los que están abriendo un archivo de Word 2007, PowerPoint 2007 o Excel 2007 con una versión anterior, pueden descargar el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint 2007, que les permitirá hacerlo sin problemas.

Observen que algunas características de 2007 se pierden o modifican al abrir un documento, una presentación o un libro con una versión anterior de Office. Pueden obtener más información sobre eso si hacen clic en los vínculos de la sección Vea también situada en la parte superior de esta página.

Trabajar en Word 2007 con versiones anteriores

Si tienen Word 2007 pero reciben un documento creado en una versión anterior, al abrirlo, se activa de forma automática el modo de compatibilidad. Eso garantiza que no haya características de Word 2007 nuevas o mejoradas disponibles al trabajar con el documento. Por tanto, los usuarios que empleen versiones anteriores de Word dispondrán de la totalidad de las características de edición de esas versiones.

También es posible convertir el documento a Word 2007 para aprovechar las nuevas características de Word 2007 que no están disponibles en otras versiones.

Echen un vistazo a esta demostración en la que se muestra todo lo que necesitan saber sobre el trabajo en Word 2007 con documentos creados en otras versiones.

Trabajar en PowerPoint 2007 con versiones anteriores

Si alguien les envía una presentación creada en una versión anterior de PowerPoint, tienen dos opciones: mantener el formato original de la presentación, asegurándose así de que todos los usuarios tienen acceso a la totalidad de sus funciones y características, o convertirla al formato de PowerPoint 2007 (.pptx). Yo haría las dos cosas: conservar el original recibido y guardarlo con un nombre de archivo distinto en el nuevo formato.

Si deciden convertir la presentación al formato de archivo actualizado (.pptx), deberían comprobar si una presentación de PowerPoint 2007 es compatible con versiones anteriores de PowerPoint. Hay varias características nuevas de PowerPoint 2007 que no están disponibles en versiones anteriores y no les gustaría enviar una presentación que no vaya a tener exactamente el aspecto que esperan ¿no? Por supuesto que no. Por eso, háganse un favor (y háganselo a su audiencia): realicen la comprobación.

Trabajar en Excel 2007 con versiones anteriores

Si tienen Excel 2007, podrán abrir un libro creado en una versión anterior de Excel y trabajar en el modo de compatibilidad para que dicho libro siga estando en un formato de archivo que se pueda volver a abrir con facilidad en la versión anterior. Un libro de Excel 2007 también se puede abrir en una versión anterior de Excel si se descarga el Paquete de compatibilidad.

Además, si se convierte el libro al formato de archivo actualizado de Excel 2007(.xlsx), se podrá comprobar la compatibilidad de un libro con versiones anteriores de Excel de modo que sea posible realizar los cambios necesarios para evitar la pérdida de datos o de fidelidad que se podría producir al abrir el libro en una versión anterior de Excel.

Como pueden ver, todos podemos jugar juntos en armonía; es una cuestión de que aquéllos que tienen Office 2007 sean sensibles al hecho de que no todo el mundo lo tiene, y de que aquéllos que aún no utilizan Office 2007 sean sensibles a la gloria en que otros ya se encuentran.

¡Novedad! Horas de Office: vean cómo NOSOTROS trabajamos con Office

Cuando se trata de aprender a utilizar los programas de Office, tienen varias opciones: pueden leer los artículos y las columnas de ayuda, ver las demostraciones, realizar cursos de formación gratuitos en línea, etc. Ahora hemos desarrollado una forma de compartir con otros usuarios de Office como ustedes algunas de las formas en que aquí en Microsoft usamos los mismos productos que ustedes emplean. Yo he aprendido mucho sólo con mirar por encima del hombro de mis colegas a fin de observar cómo creaban una presentación, cómo organizaban sus copiosas notas e incluso cómo utilizaban sus equipos Tablet PC en una reunión. (Y no, no es hacer trampa; normalmente no hay exámenes al final de las reuniones). Pues bien, ahora nos gustaría que USTEDES pudieran observar desde el interior de los usuarios de Office de Microsoft.

He reunido a un grupo de empleados que no para de crecer, algunos de ellos trabajan en el grupo de Office y otros pertenecen a otros grupos, que están dispuestos a compartir su tiempo, experiencia y secretos comerciales (los suyos, no los de la empresa, desde luego) con ustedes, los usuarios que hacen posible que tengamos un puesto de trabajo. Cada dos lunes a partir del 30 de abril de 2007 se publicará una nueva columna denominada Horas de Office. Cada semana habrá un columnista distinto y se tratará una amplia variedad de temas. Por ejemplo, una semana podrán leer acerca de las mejores maneras de tomar notas mediante Tablet PC y la siguiente acerca de la creación de guiones gráficos con PowerPoint. No se trata necesariamente de columnas de procedimientos; están más enfocadas a escenarios concretos y su objetivo es ofrecer una forma distinta de obtener más información acerca de los programas que se utilizan. Esperamos que enciendan una bombilla en sus cabezas que les dé ideas para trabajar de forma nuevas y mejores.

Echen un vistazo a la primera columna que se publica hoy, 30 de abril de 2007, Las 5 W de la toma de notas, y a la del 14 de mayo, Página principal de Horas de Office, para leerlo todo sobre las formas más eficaces de ver todas sus fuentes RSS en Outlook. Después, consulten la nueva columna cada dos lunes. Y por favor, no sean tímidos: hágannos saber a mí y a los demás columnistas lo que opinan acerca de las columnas mediante la pregunta ¿Le ha resultado útil esta información? que aparece al final de cada columna. Sólo podremos saber lo que les sirve y lo que no si nos lo dicen. (No nos gusta la indiferencia).

"La desesperación es perfectamente compatible con una buena cena, lo prometo." William Makepeace Thackeray


Acerca de la autora

Annik Stahl, la columnista de la Gruñona de Office, se toma muy a pecho todas sus quejas, cumplidos y reacciones espontáneas. Por eso les pide amablemente que le indiquen si esta columna les ha resultado de utilidad, o no, mediante la herramienta ¿Le ha resultado útil esta información? que aparece a continuación. Recuerden: si no votan no podrán quejarse.


 
 
Corresponde a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007