Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de presentaciones

Si planea compartir una copia electrónica de una presentación de Microsoft PowerPoint o publicar una presentación en la web, le recomendamos revisarla para buscar datos ocultos o información personal que se pueda almacenar en la propia presentación o en sus propiedades de documento (metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.)). Puesto que esta información confidencial puede revelar detalles sobre la organización o sobre la propia presentación que quizá no desee compartir públicamente, quizás prefiera quitarla antes de compartirla con otras personas.

En este artículo, se explica cómo puede ayudarle la característica Inspector de documento de PowerPoint a buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de las presentaciones.

En este artículo


Buscar y quitar datos ocultos e información personal

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de las presentaciones de PowerPoint creadas en PowerPoint y en versiones anteriores. Se recomienda usar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrónica de la presentación, como los datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico o su publicación en Web.

  1. Abra la presentación en la que desee buscar datos ocultos o información personal.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar como y a continuación escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia de la presentación original.

 Importante   Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia de la presentación original puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector.

  1. En la copia de la presentación original, haga clic en la pestaña Archivo y a continuación haga clic en Información.
  2. En Preparar para compartir, haga clic en Comprobar problemas y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.
  3. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para más información sobre Inspectores individuales, consulte Información que busca y quita el Inspector de documento.
  4. Haga clic en Inspeccionar.
  5. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.
  6. Haga clic en la opción Quitar todo situada junto a los resultados de la inspección de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

 Importante   

  • Si quita el contenido oculto de la presentación, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.
  • Si desea quitar datos ocultos e información personal de las presentaciones que guardó con el formato Presentación de OpenDocument (.odp), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la presentación en este formato.

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Quitar notas de presentación

  1. Abra la presentación que desee inspeccionar y quite las notas de presentación.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar como y a continuación escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia de la presentación original.

 Importante   Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia de la presentación original puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector.

  1. En la copia de la presentación original, haga clic en la pestaña Archivo y a continuación haga clic en Información.
  2. En Preparar para compartir, haga clic en Comprobar problemas y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.
  3. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, seleccione la casilla de verificación Notas de presentación. Para obtener más información sobre Inspectores individuales, vea Información que busca y quita el Inspector de documento.
  4. Haga clic en Inspeccionar.
  5. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.
  6. Haga clic en Quitar todas junto a los resultados de la inspección para quitar todas las notas de presentación.

 Importante   

  • Si quita el contenido oculto de la presentación, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.
  • Si desea quitar datos ocultos e información personal de las presentaciones que guardó con el formato Presentación de OpenDocument (.odp), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la presentación en él. formato.

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Tipos de datos ocultos e información personal

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en una presentación de PowerPoint. Puede que esta información no se vea inmediatamente al ver la presentación en PowerPoint o como presentación de diapositivas, pero quizá sea posible que otras personas vean o recuperen la información de la presentación.

La información oculta puede incluir los datos que PowerPoint agrega a una presentación para que pueda colaborar en la creación de la presentación con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

Las presentaciones de PowerPoint pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

  • Comentarios y anotaciones manuscritas     Si colaboró con otras personas para crear la presentación, puede que esta contenga elementos como comentarios o anotaciones manuscritas. Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en la presentación, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en la misma.
  • Propiedades del documento e información personal     Las propiedades del documento, también denominadas metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), incluyen detalles sobre la presentación como el autor, el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez el documento y la fecha de creación del mismo. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII) (información de identificación personal (PII): cualquier información que se pueda utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de documento de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII en otro programa.), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución e información de la ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas web.
  • Contenido de diapositiva invisible     La presentación puede contener objetos que no se ven porque se les ha aplicado el formato invisible.
  • Contenido externo a las diapositivas     Las presentaciones de PowerPoint pueden contener objetos que no se ven inmediatamente porque están fuera de la diapositiva en áreas externas. Este tipo de contenido puede incluir cuadros de texto, imágenes prediseñadas, gráficos y tablas.
  • Notas de presentación     La sección Notas de una presentación de PowerPoint puede contener texto que quizá no desee compartir públicamente; sobre todo, si las notas se escribieron únicamente para uso de la persona que da la presentación.
  • Propiedades del servidor de documentos     Si la presentación se guardó en una ubicación del servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services, puede que la presentación contenga propiedades adicionales o información relacionada con esta ubicación del servidor.
  • Datos XML personalizados    Las presentaciones pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

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Información que busca y quita el Inspector de documento

En PowerPoint, el Inspector de documento muestra varios inspectores distintos que le permiten buscar y quitar datos ocultos e información personal específicos de las presentaciones de PowerPoint. Para obtener una lista de los distintos tipos de datos ocultos e información personal que puede buscar y quitar el Inspector de documento de las presentaciones, consulte la siguiente tabla.

 Nota   Si su organización personalizó el Inspector de documento mediante la agregación de módulos del Inspector de documento, quizá pueda buscar tipos adicionales de información en las presentaciones.

Nombre del Inspector Busca y quita
Comentarios y anotaciones
  • Comentarios
  • Anotaciones manuscritas
Propiedades del documento e información personal
  • Propiedades del documento, incluida la información de las pestañas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento
  • Encabezados de correo electrónico
  • Listas de distribución
  • Información de envío para revisión
  • Propiedades del servidor de documentos
  • Información de directiva de administración de documentos
  • Información de tipo de contenido
  • Ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas Web
Contenido de diapositiva invisible
  • Objetos que no se ven puesto que su formato no es visible

 Nota   Este Inspector no detecta los objetos que ocultan otros objetos.

Contenido externo a la diapositiva
  • El contenido o los objetos que no se ven inmediatamente en una presentación puesto que están ubicados fuera del área de la diapositiva, que incluyen:
    • Imágenes prediseñadas
    • Cuadros de texto
    • Gráficos
    • Tablas

 Nota   El Inspector de documento no detecta ni quita los objetos externos a la diapositiva con efectos de animación.

Notas de presentación
  • Texto que se agregó a la sección Notas de una presentación

 Nota   El Inspector de documento no puede eliminar imágenes agregadas a la sección Notas de una presentación.

Datos XML personalizados
  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en una presentación

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Corresponde a:
Office Shared 2013, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010