Quitar datos ocultos e información personal de los documentos de Office

Antes de compartir un documento importante con compañeros o clientes, probablemente tendrá la precaución de corregir o revisar el contenido del documento para asegurarse de que todo es correcto y de que el documento no contiene nada que no desee compartir con otras personas. Si planea compartir una copia electrónica de un documento de Microsoft Office, se recomienda dar el paso adicional de revisar los datos ocultos o la información personal del documento que puedan estar almacenados en éste o en las propiedades del mismo (metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.)). Puesto que esta información confidencial puede revelar detalles sobre la organización o sobre el propio documento que quizá no desee compartir públicamente, puede que prefiera quitarla antes de compartirlo con otras personas.

En este artículo, se explica cómo puede ayudarle la característica Inspector de documento de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007 a buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los documentos de Office.

En este artículo


Tipos de datos ocultos e información personal almacenados en los documentos de Office

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un documento de Office. Puede que esta información no se vea inmediatamente al abrir el documento en un programa de Office, pero es posible que otras personas la vean o recuperen.

La información oculta puede incluir los datos que los programas de Office agregan a un archivo para permitir la colaboración al redactar o editar un documento con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

Los documentos de Office pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

  • Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados, versiones y anotaciones manuscritas    Si colabora con otras personas al crear el documento, éste puede que contenga elementos como marcas de revisión de los cambios realizados, comentarios, anotaciones manuscritas o versiones. Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el mismo.
  • Propiedades del documento e información personal    Las propiedades del documento, también denominadas metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), incluyen detalles sobre el documento como el autor, el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez el documento y la fecha de creación del mismo. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII) (información de identificación personal (PII): cualquier información que se pueda utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de documento de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII en otro programa.), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución, rutas de acceso a impresoras e información de la ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas Web.
  • Encabezados, pies de página y marcas de agua    Los documentos de Word y los libros de Excel pueden contener información en los encabezados y los pies de página. Además, puede que haya agregado una marca de agua al documento de Word.
  • Texto oculto    Los documentos de Word pueden contener texto al que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo.
  • Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas    En un libro de Excel, se pueden ocultar filas, columnas y hojas de cálculo completas. Si distribuye una copia de un libro que contenga filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, otras personas pueden hacer que se muestren y ver los datos que contienen.
  • Contenido invisible    Las presentaciones de PowerPoint y los libros de Excel pueden contener objetos que no se ven porque se les ha aplicado el formato invisible.
  • Contenido externo a las diapositivas    Las presentaciones de PowerPoint pueden contener objetos que no se ven inmediatamente porque están fuera de la diapositiva en áreas externas. Este tipo de contenido puede incluir cuadros de texto, imágenes prediseñadas, gráficos y tablas.
  • Notas de presentación    La sección Notas de una presentación de PowerPoint puede contener texto que quizá no desee compartir públicamente; sobre todo, si las notas se escribieron únicamente para uso de la persona que da la presentación.
  • Propiedades del servidor de documentos    Si el documento se guardó en una ubicación del servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services, puede que el documento contenga propiedades adicionales o información relacionada con esta ubicación del servidor.
  • Datos XML personalizados    Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

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Tipo de información que puede buscar y quitar el Inspector de documento

El Inspector de documento incluye varios inspectores diferentes que puede usar para buscar y quitar distintos tipos de datos ocultos e información personal. Algunos de ellos son específicos de programas de Office individuales. El Inspector muestra diferentes conjuntos de inspectores en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 para que pueda buscar y quitar datos ocultos e información personal específicos de cada uno de estos programas.

Para obtener más información sobre los tipos de datos ocultos e información personal que puede buscar y quitar el Inspector de documento en un programa específico de Microsoft Office, revise las tablas que aparecen más adelante.

 Nota   Si su organización personalizó el Inspector de documento mediante la agregación de módulos del Inspector de documento, quizá pueda buscar tipos adicionales de información.

Office Word 2007

Nombre del inspector Busca y quita
Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones
  • Comentarios
  • Marcas de revisión de los cambios realizados
  • Información de versión del documento
  • Anotaciones manuscritas
Propiedades del documento e información personal
  • Propiedades del documento, incluida la información de las fichas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento
  • Encabezados de correo electrónico
  • Listas de distribución
  • Información de envío para revisión
  • Propiedades del servidor de documentos
  • Información de directiva de administración de documentos
  • Información de tipo de contenido
  • Información de vínculos de enlace a datos de los campos enlazados a datos (el último valor se convierte en texto)
  • Nombre de usuario
  • Nombre de plantilla
Encabezados y pies de página
  • Información de los encabezados de los documentos
  • Información de los pies de página de los documentos
  • Marcas de agua
Texto oculto
  • Texto cuyo formato es de texto oculto (un efecto de fuente que está disponible en el cuadro de diálogo Fuente)

 Nota   Este Inspector no puede detectar el texto que se ha ocultado mediante otros métodos; por ejemplo, texto blanco sobre fondo blanco.

Datos XML personalizados
  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en un documento

Office Excel 2007

Nombre del inspector Busca y quita
Comentarios y anotaciones
  • Comentarios
  • Anotaciones manuscritas
Propiedades del documento e información personal
  • Propiedades del documento, incluida la información de las fichas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento
  • Encabezados de correo electrónico
  • Listas de distribución
  • Información de envío para revisión
  • Propiedades del servidor de documentos
  • Información de directiva de administración de documentos
  • Información de tipo de contenido
  • Nombre de usuario
  • Información de la ruta de acceso de la impresora
  • Comentarios del escenario
  • Ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas Web
  • Comentarios para nombres definidos y nombres de tablas
  • Conexiones a datos externos inactivas
Encabezados y pies de página
  • Información de los encabezados de las hojas de cálculo
  • Información de los pies de página de las hojas de cálculo
Filas y columnas ocultas
  • Filas ocultas
  • Columnas ocultas que contienen datos

 Notas 

  • También se detectarán y se quitarán las columnas ocultas del libro que no contengan datos y estén ubicadas entre columnas.
  • Si las filas o las columnas ocultas del libro contienen datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro si las quita. Si desconoce el contenido de las filas o las columnas ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas o columnas ocultas y, a continuación, revise el contenido.
  • Este inspector no detecta formas, gráficos, controles, objetos ni controles de Microsoft ActiveX, imágenes ni gráficos SmartArt que puedan estar ubicados en columnas ocultas.
Hojas de cálculo ocultas
  • Hojas de cálculo ocultas

 Nota   Si las hojas de cálculo ocultas del libro contienen datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro si las quita. Si desconoce el contenido de las hojas de cálculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las hojas de cálculo ocultas y, a continuación, revise el contenido.

Datos XML personalizados
  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en un libro
Contenido invisible
  • Objetos que no se ven puesto que su formato no es visible

 Nota   Este Inspector no detecta los objetos que ocultan otros objetos.

Office PowerPoint 2007

Nombre del inspector Busca y quita
Comentarios y anotaciones
  • Comentarios
  • Anotaciones manuscritas
Propiedades del documento e información personal
  • Propiedades del documento, incluida la información de las fichas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento
  • Encabezados de correo electrónico
  • Listas de distribución
  • Información de envío para revisión
  • Propiedades del servidor de documentos
  • Información de directiva de administración de documentos
  • Información de tipo de contenido
  • Ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas Web
Contenido de diapositiva invisible
  • Objetos que no se ven puesto que su formato no es visible

 Nota   Este Inspector no detecta los objetos que ocultan otros objetos.

Contenido externo a la diapositiva
  • El contenido o los objetos que no se ven inmediatamente en una presentación puesto que están ubicados fuera del área de la diapositiva, que incluyen:
    • Imágenes prediseñadas
    • Cuadros de texto
    • Gráficos
    • Tablas

 Nota   El Inspector de documento no detecta ni quita los objetos externos a la diapositiva con efectos de animación.

Notas de presentación
  • Texto que se agregó a la sección Notas de una presentación

 Nota   El Inspector de documento no puede eliminar imágenes agregadas a la sección Notas de una presentación.

Datos XML personalizados
  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en una presentación

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Buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los documentos de Office

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar datos ocultos e información personal de los documentos de Office creados en Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 y versiones anteriores de estos programas de Office. Se recomienda utilizar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrónica del documento de Office, como los datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico.

  1. Abra el documento de Office en el que desee buscar datos ocultos o información personal.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, haga clic en Guardar como y, a continuación, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original.

 Importante   Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del documento original puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector.

  1. En la copia del documento original, haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, seleccione Finalizar y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.
  2. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas de verificación para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para obtener más información sobre Inspectores individuales, vea Tipo de información que puede buscar y quitar el Inspector de documento.
  3. Haga clic en Inspeccionar.
  4. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.
  5. Haga clic en la opción Quitar todo situada junto a los resultados de la inspección de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

 Importante   Si quita el contenido oculto del documento, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.

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Corresponde a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007