Guía básica para la creación de una presentación de PowerPoint 2007

Microsoft Office PowerPoint 2007 Si desea crear una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 pero no está seguro de cómo empezar, puede usar la información que se muestra a continuación para crear una presentación rica y atractiva. En este artículo se sugiere un marco de tareas, que incluye descripciones de cada tarea e hipervínculos a los procedimientos que puede usar para crear la presentación. En función de la complejidad de la presentación, es probable que no necesite realizar todos los procedimientos a los que se hace referencia en este artículo. Aunque puede realizar los procedimientos en cualquier orden, es recomendable realizarlos en el orden que se indica a continuación.

En este artículo

MostrarParte 1: Planificar la presentación teniendo en cuenta el público al que va dirigida

A la hora de planificar la presentación, tenga en cuenta el público al que va dirigida. En la mayoría de las presentaciones, un orador se dirige al público en directo. En función de su disponibilidad y del tipo de público al que desee dirigirse, puede elegir realizar la presentación con un orador.

Tareas Descripciones con hipervínculos a procedimientos
Planificar una presentación que expondrá directamente al público

Exponer la presentación directamente al público suele ser el mejor método, especialmente cuando el mensaje es complicado y se espera que el público haga preguntas.

Para empezar a crear una presentación que tenga intención de exponer directamente al público, diríjase a la Parte 2: Comenzar a crear una presentación.

Planificar una presentación que se realizará sin orador

Considere la posibilidad de realizar la presentación sin orador por alguno de estos motivos:

 Sugerencia   Los destinatarios de la presentación debe tener instalado Office PowerPoint 2007 o Visor de Microsoft Office PowerPoint 2007 en sus equipos para poder ver la presentación. Para obtener más información, vea Instalar y ejecutar el Visor de PowerPoint.


MostrarParte 2: Comenzar a crear una presentación

Puede crear una presentación en blanco o editar una presentación existente para adaptarla a sus necesidades. En cualquier caso, puede agregar a su presentación diapositivas o contenido de diapositivas de otras presentaciones.

Si desea que su presentación incluya un tema (tema: conjunto de elementos de diseño unificados que proporcionan una vista a su documento mediante color, fuentes y gráficos.) (con fuentes, color y efectos coordinados), un diseño (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva.) y formato, puede crear y aplicar una plantilla (plantilla: archivo o grupo de archivos que contienen información acerca del tema, el diseño y otros elementos de una presentación finalizada).

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Comenzar con una presentación existente Para ahorrar tiempo, use alguna o todas las diapositivas ya incluidas en otra presentación. Basta con que abra la presentación existente, la guarde con un nuevo nombre de archivo y, a continuación, la personalice para que se adapte a sus necesidades.
Comenzar con una presentación en blanco

Para comenzar con una presentación en blanco, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, haga clic en Nuevo.
  2. En Plantillas, haga clic en En blanco y reciente y, a continuación, haga doble clic en Presentación en blanco.
  3. En el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas, haga clic en Esquema.
  4. Cree un esquema.
  5. Para agregar color, formato y un diseño (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva.) coherente, aplique una plantilla (plantilla: archivo o grupo de archivos que contienen información acerca del tema, el diseño y otros elementos de una presentación finalizada).
  6. Guarde la presentación.
Crear un esquema

Tanto si está utilizando una presentación en blanco como si parte de una existente, haga clic en la ficha Esquema para organizar y crear un marco para el asunto que desee tratar. Puede incluso insertar texto de esquema de otro programa en su presentación de PowerPoint , como Microsoft Office Word 2007.

La ficha Esquema le ayudará a recordar la información y a colocarla por orden en cada diapositiva.

Para comenzar a crear la presentación mientras trabaja en la vista Esquema, vea Crear e imprimir una presentación en la vista Esquema.

Aplicar una plantilla

Si desea crear un estilo, formato y esquema de color uniformes para un conjunto de presentaciones que esté planificando, cree y aplique una plantilla (plantilla: archivo o grupo de archivos que contienen información acerca del tema, el diseño y otros elementos de una presentación finalizada) a esta presentación. Puede reutilizar esta plantilla para crear nuevas presentaciones con el mismo aspecto.

Para comenzar a crear la presentación aplicando una plantilla integrada existente, vea Aplicar una plantilla a una nueva presentación. Para crear su propia plantilla personalizada y aplicarla, vea Crear una plantilla.

Guardar la presentación

Tanto si está trabajando a partir de una presentación en blanco como si parte de una presentación existente, guarde la presentación antes de continuar.

Para obtener más información acerca de cómo guardar la presentación y los formatos de archivo disponibles, vea los siguientes artículos:

 Sugerencia   Para obtener sugerencias sobre la forma de crear una presentación útil, vea Sugerencias para crear y realizar una presentación eficaz.


MostrarParte 3: Agregar diapositivas con o sin contenido

Puede agregar dispositivas con o sin contenido a la presentación copiándolas y pegándolas desde otra presentación almacenada en el equipo o desde una ubicación compartida. Puede duplicar las diapositivas dentro de la misma presentación, o agregar una diapositiva de la galería de diseño a PowerPoint 2007.

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Agregar una diapositiva en blanco desde la galería de diseño de diapositivas En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, puede agregar una nueva diapositiva desde la galería de diseño de diapositivas.
Agregar una diapositiva de un archivo Para agregar una diapositiva de un archivo ubicado en un servidor, en el equipo o en un CD, vea Agregar una diapositiva de un archivo.
Duplicar diapositivas dentro de una presentación Para copiar una diapositiva de una ubicación a otra de la misma presentación, vea Duplicar diapositivas dentro de una presentación.
Copiar y pegar diapositivas Para copiar y pegar diapositivas desde otra presentación y aceptar o rechazar el formato que las acompaña, vea Copiar y pegar diapositivas.
Agregar una diapositiva de una biblioteca de diapositivas

Si está conectado a un servidor que ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede publicar y reutilizar diapositivas desde una biblioteca de diapositivas de SharePoint. Si no sabe si su equipo está conectado a un servidor de Office SharePoint Server 2007, póngase en contacto con el administrador del servidor.

Para obtener más información acerca de las bibliotecas de diapositivas, vea Compartir y reutilizar el contenido de las diapositivas de PowerPoint 2007.

Copiar y pegar contenido de diapositivas Para copiar y pegar fragmentos de contenido de diapositivas, como texto u objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.), vea Copiar y pegar varios elementos utilizando el Portapapeles de Office y Copiar el formato de un objeto, una celda de hoja de cálculo o un texto mediante Copiar formato.

MostrarParte 4: Agregar imágenes, formas, gráficos y otros objetos

Para que la presentación sea más atractiva, puede agregar objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) (como gráficos SmartArt, gráficos, imágenes, WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.) e hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.)), sonido y películas.

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Agregar un gráfico SmartArt

Un gráfico SmartArt es un gráfico con calidad de diseñador que puede agregar de forma rápida y sencilla a la presentación para representar los datos. Puede elegir entre varios diseños gráficos distintos (como ciclos, listas, procesos, jerarquías, matrices, etc.) para comunicar de forma eficaz el mensaje subyacente a los datos.

Para obtener más información acerca de los gráficos SmartArt, vea Más información sobre gráficos SmartArt o vea la demostración Déle vida al texto con gráficos SmartArt.

Para obtener más información acerca de cómo agregar un gráfico SmartArt a la presentación, vea Crear un gráfico SmartArt.

Agregar un gráfico

Aproveche las ventajas de las capacidades de los gráficos de 2007 Microsoft Office System.

Si desea usar un gráfico para representar los datos de una presentación, vea Usar gráficos y diagramas en las presentaciones.

Agregar una imagen o imágenes prediseñadas

Puede insertar o copiar imágenes e imágenes prediseñadas (imagen prediseñada: imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una combinación de formas dibujadas.) en una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 a partir de fuentes como Microsoft Office Online y otros proveedores de imágenes prediseñadas, páginas Web o archivos del equipo. También puede utilizar imágenes e imágenes prediseñadas como fondos para las diapositivas.

Para agregar una imagen o imagen prediseñada, vea Insertar una imagen o imágenes prediseñadas.

Agregar un sonido Para reproducir un sonido durante la presentación, vea Agregar y reproducir sonidos en una presentación.
Agregar una narración a una presentación Al crear una presentación autoejecutable, puede incluir una narración en ella. Vea Agregar una narración a una presentación.
Agregar una película Para obtener más información acerca de los tipos de películas que puede agregar y reproducir, y para reproducir una película durante una presentación, vea Agregar y reproducir una película en una presentación y Establecer opciones de película.
Agregar un hipervínculo Para agregar un hipervínculo a otra presentación, documento de Word, una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o un sitio Web donde pueda hacer clic y visitarlo durante la presentación, vea Crear un hipervínculo.
Agregar WordArt

WordArt es una galería de estilos de texto que puede agregar a la presentación para crear efectos decorativos, como texto sombreado o reflejado. En PowerPoint 2007, también puede aplicar efectos al texto existente para convertirlos en WordArt.

Para agregar WordArt a la presentación, vea Agregar o eliminar WordArt.

 Sugerencia   Para ayudarle a determinar cuándo utilizar un gráfico SmartArt o un gráfico para representar visualmente los datos, vea Cuándo se debe utilizar un gráfico SmartArt y cuándo se debe utilizar un gráfico. Para convertir el texto en un gráfico, vea Convertir texto de diapositiva en un gráfico SmartArt.


MostrarParte 5: Agregar encabezados y pies de página

Utilice encabezados y pies de página para información como números de diapositiva y la fecha y hora de sus diapositivas, documentos o páginas de notas. También puede agregar información personalizada, como un título o el nombre del orador en la parte superior de cada documento o página de notas, o en la parte inferior de cada diapositiva, documento o página de notas.

Para obtener más información, vea Agregar un encabezado o pie de página a la presentación.

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Agregar un encabezado o pie de página

Para agregar información al encabezado o pie de página de la presentación, vea Agregar un encabezado o pie de página a la presentación, o vea Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora en cualquier lugar de la dispositiva.

 Nota   Es posible agregar encabezados a las notas y documentos, pero no a las diapositivas.

Dar formato, colocar o cambiar de tamaño los encabezados y pies de página Para cambiar un marcador (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) de encabezado o pie de página cambiando su tamaño, su posición o la fuente, tamaño, color, mayúsculas y minúsculas, o espaciado del texto, vea Dar formato, colocar o cambiar de tamaño los encabezados y pies de página de una presentación.

MostrarParte 6: Agregar efectos visuales

Puede agregar efectos visuales, como transiciones entre las diapositivas, objetos o texto animado y muchos otros elementos para hacer más atractiva la presentación.

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Animar texto u objetos

Puede animar (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) los hipervínculos, el texto, los gráficos (incluidos los gráficos SmartArt), los diagramas, los gráficos y los objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) para centrarse en los puntos importantes, controlar el flujo de información y agregar atractivo a la presentación.

Para obtener más información, vea Animar texto u objetos.

Agregar transiciones entre diapositivas

Las transiciones de diapositivas son efectos parecidos a una animación que se producen en la vista Presentación cuando se pasa de una diapositiva a la siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas, así como agregar sonido.

Para obtener más información, vea Agregar transiciones entre diapositivas.


MostrarParte 7: Comprobar la ortografía y solicitar comentarios a sus compañeros

Haga que los participantes e integrantes del grupo se involucren solicitándoles comentarios sobre el borrador de su presentación. Antes de enviar su presentación a cualquier persona, debe comprobar primero la ortografía y la gramática.

Tareas Descripciones con hipervínculos a procedimientos
Comprobar la ortografía, gramática y uso de las palabras

Los errores ortográficos, gramaticales y de uso de palabras pueden distraer al público del mensaje principal de la presentación.

Para obtener más información, vea Comprobar la ortografía y la gramática y Buscar palabras en el diccionario de sinónimos.

Mostrar marcas y comentarios de revisión

Después de crear una versión de prueba de la presentación, pida a sus compañeros que la revisen y agreguen comentarios y sugerencias.

Para obtener más información, vea Mostrar marcas y comentarios de revisión.


MostrarParte 8: Prepararse para la exposición o distribución de una presentación

Antes de exponer la presentación, es probable que desee practicar con ella y crear materiales de apoyo para el público. Las tareas que se indican a continuación son opcionales, y se basan en el método de exposición de la presentación, en las capacidades del equipo desde el que se realiza la presentación y en las necesidades del público.

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Ensayo y duración de la exposición de la presentación

Puede ensayar su presentación para asegurarse de que se ajusta a un determinado intervalo de tiempo. Mientras ensaya, utilice la característica de intervalos de diapositiva para registrar el tiempo que necesita para grabar cada diapositiva. Después, utilice los tiempos registrados para hacer avanzar las diapositivas automáticamente cuando exponga la presentación al público real.

Para obtener más información, vea Ensayo y duración de la exposición de una presentación.

Instalar el Visor de PowerPoint Si el equipo donde va a ejecutar la presentación que ha creado no tiene instalado PowerPoint, debe instalar el Visor de PowerPoint en él.
Crear e imprimir documentos

Puede imprimir la presentación en forma de documentos (con una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página) para que el público pueda ir siguiendo la presentación o consultarla en un futuro.

Para obtener más información, vea Crear e imprimir documentos.

Crear e imprimir páginas de notas

Puede crear páginas de notas (páginas de notas: páginas impresas que muestran las notas del autor debajo de la diapositiva que acompaña las notas.) como notas de uso personal mientras expone la presentación, o puede entregárselas al público.

Para obtener más información, vea Crear e imprimir páginas de notas.

Obtener una vista previa antes de imprimir

Antes de imprimir las diapositivas, páginas de notas o documentos, puede obtener una vista previa y realizar los cambios que sean necesarios.

Para obtener más información, vea Obtener la vista previa de una página antes de imprimir.

Imprimir diapositivas

Al imprimir diapositivas, PowerPoint 2007 establece los colores de la presentación de forma que coincidan con las capacidades de la impresora seleccionada. Si la impresora está establecida para imprimir en blanco y negro o escala de grises (escala de grises: serie de sombras de blanco a negro usado para mostrar o imprimir texto y gráficos.), las diapositivas se imprimirán de ese modo.

Para obtener más información, vea Imprimir diapositivas.

Imprimir una presentación en blanco y negro o en escala de grises

Puede imprimir toda la presentación (las diapositivas, el esquema, las páginas de notas y los documentos para el público) en color, escala de grises o blanco y negro puros. No obstante, lo más frecuente es que elija imprimir en blanco y negro o escala de grises (escala de grises: serie de sombras de blanco a negro usado para mostrar o imprimir texto y gráficos.).

Para obtener más información, vea Imprimir una presentación en blanco y negro o en escala de grises.

Guardar como formato de documento portátil (PDF) (PDF: formato de archivo electrónico basado en Postscript que mantiene el formato del documento y permite el intercambio de archivos.) o archivo XPS (XML Paper Specification) Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

MostrarParte 9: Exponer o distribuir la presentación

En la mayoría de las presentaciones, un orador se dirige a un público en directo. En función de su disponibilidad y del tipo de público al que desee dirigirse, puede elegir realizar la presentación con un orador.

Utilice las opciones de la tabla que se muestra a continuación para elegir los procedimientos que le ayudarán a exponer su mensaje, en función del público y del método de exposición que vaya a utilizar.

 Sugerencia   Para obtener más información, vea Sugerencias para crear y realizar una presentación eficaz.

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Realizar una presentación en dos monitores Para obtener información sobre la forma de exponer la presentación desde un monitor (por ejemplo, en un estrado) mientas el público la ve en un segundo monitor, vea Proyectar una presentación en dos monitores mediante la vista del moderador.
Copiar una presentación en un CD, en una red o en una unidad de disco duro

A la hora de copiar la presentación PowerPoint en un CD, una red o una unidad de disco duro del equipo, también se copia Visor de Office PowerPoint 2007 y cualquier archivo vinculado (como películas o sonido).

Para copiar la presentación y todos los archivos vinculados en una carpeta en un CD, red o unidad de disco duro, vea Copiar una presentación en un CD, en una red o en una unidad de disco duro.

Exponer una presentación personalizada Para obtener información sobre la forma de exponer una presentación personalizada (presentación personalizada: presentación dentro de una presentación, en la cual agrupa diapositivas de una presentación existente para que pueda mostrar esa sección de la presentación a una audiencia determinada.), vea Crear y exponer una presentación personalizada.
Escribir en las diapositivas durante una presentación

Cuando utilice PowerPoint para exponer una presentación, podrá rodear con un círculo, subrayar, dibujar flechas o realizar otras marcas en las diapositivas para recalcar un punto o para mostrar conexiones.

Para obtener más información, vea Escribir en las diapositivas durante una presentación.

Mostrar siempre el puntero durante una presentación

Durante una presentación, el puntero se oculta automáticamente después de tres segundos de inactividad. El puntero vuelve a aparecer cuando se mueve el mouse (ratón).

Para obtener más información, vea Mostrar siempre el puntero durante una presentación.

Publicar la presentación en el Web

Al publicar la presentación en Internet, los clientes potenciales o usuarios finales disponen de un acceso ilimitado a la información en todo momento.

Para obtener más información, vea Publicar la presentación en el Web.

Publicar su álbum de fotos en el Web

Al publicar la presentación en Internet en un álbum de fotos álbum de fotografías especial en formato de presentación, los familiares y demás partes interesadas disponen de un acceso ilimitado a las fotografías en todo momento.

Para obtener más información, vea Publicar su álbum de fotos en el Web.

Publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas

Para poder publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas, debe crear una lista de bibliotecas de diapositivas en un servidor Office SharePoint Server 2007, y disponer de acceso al mismo.

Para obtener más información, vea Compartir y reutilizar el contenido de las diapositivas de PowerPoint 2007.


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