Administrar el proceso de aprobación de documentos mediante un flujo de trabajo

Si alguna vez tuvo que obtener la aprobación de un plan de proyecto, una propuesta o algún otro tipo de documento por parte de un grupo de personas, probablemente ya sepa que puede ser una experiencia frustrante. Primero, ¿cómo administra la logística de entregar del documento a la persona correcta? ¿Lo envía por correo electrónico y solicita respuestas por el mismo medio? ¿Programa una reunión? Segundo, ¿cómo realiza un seguimiento de quiénes han aprobado el documento? y ¿cómo registra sus aprobaciones formalmente? ¿Guarda múltiples mensajes de correo electrónico? ¿Guarda notas de reunión?

Piense en todos los problemas a los que se podría enfrentar en las próximas semanas o los próximos meses si no pudiera demostrar que ha obtenido la aprobación de la persona indicada; o ¿qué sucedería si uno de los aprobadores negara haber aprobado un documento comercial importante? A menos que la organización para la que trabaja haya desarrollado procesos de aprobación formales, puede encontrarse en la situación de realizar la tarea de aprobación y revisión de documentos comerciales importantes sin planificación previa.

Para evitar inconvenientes como los descritos, puede usar el flujo de trabajo Aprobación disponible en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, que enviará los documentos a sus colegas para que los aprueben. Los flujos de trabajo optimizan el costo y el tiempo necesarios para coordinar los procesos empresariales, como la aprobación de documentos, mediante la administración y el seguimiento de las tareas humanas implicadas en estos procesos. Dado que el flujo de trabajo Aprobación asigna tareas, envía recordatorios, realiza un seguimiento de la participación y crea un registro del proceso completo, puede concentrarse en la realización del trabajo en vez de tener que perseguir a las personas y administrar la logística del proceso de aprobación de documentos. Si en alguna ocasión necesita documentar o demostrar que ha recibido alguna aprobación, puede proporcionarle a los interesados un vínculo al historial del flujo de trabajo del documento, que le muestra quién aprobó o rechazó un documento, o quién no cumplió con la tarea del flujo de trabajo que le correspondía. De este modo, el flujo de trabajo Aprobación contribuye a que el proceso de aprobación sea más transparente.

 Importante   La capacidad de iniciar un flujo de trabajo Aprobación desde Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office PowerPoint 2007 está disponible solamente en Microsoft Office Professional 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 y Microsoft Office Ultimate 2007, y en la versiones independientes de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007.

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• Procedimientos para usar un flujo de trabajo para administrar el proceso de aprobación
• Antes de empezar
• Iniciar un flujo de trabajo Aprobación en un documento
• Completar una tarea en un flujo de trabajo Aprobación

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Procedimientos para usar un flujo de trabajo para administrar el proceso de aprobación

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 incluye un número predefinido de flujos de trabajo que se dedican a procesos empresariales comunes. Uno de estos flujos de trabajo predefinido es el flujo de trabajo Aprobación, que envía un documento o elemento a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, este flujo de trabajo está asociado con el tipo de contenido de documento en un sitio de Office SharePoint Server 2007, y por ello está disponible automáticamente en bibliotecas de documentos.

Cuando usa un flujo de trabajo para administrar el proceso de aprobación de documentos, el servidor administra todas las tareas.

Iniciar un flujo de trabajo     Cuando inicia un flujo de trabajo Aprobación en un documento de Versión de Office 2007, se le solicita que complete un formulario de iniciación de flujo de trabajo en el que debe especificar los nombres de las personas que quiere que aprueben el documento. Puede brindar instrucciones específicas a los aprobadores y puede especificar la fecha en la que desea que los participantes del flujo de trabajo terminen su tarea.

Completar una tarea de flujo de trabajo     Una vez iniciado el flujo de trabajo, el servidor asigna tareas de aprobación a los participantes. De forma predeterminada, el flujo de trabajo Aprobación es un flujo de trabajo en serie, lo que significa que las tareas del flujo de trabajo se asignan a una persona de una en una. En un flujo de trabajo de este tipo, el servidor asigna la primera tarea del flujo de trabajo a la primera persona designada como aprobador en la lista del formulario de iniciación de flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo Aprobación se ha personalizado para ser un flujo de trabajo en paralelo, en el cual las tareas se asignan a todos los participantes a la vez, el servidor asigna las tareas del flujo de trabajo a todos los participantes. Si se habilita el correo electrónico para el sitio, el servidor también envía a todos los participantes mensajes de correo electrónico con las instrucciones de la tarea y un vínculo al documento que ha de aprobarse. Los participantes pueden hacer clic en este vínculo para revisar el documento. Para completar la tarea de aprobación, los participantes del flujo de trabajo pueden hacer clic en el botón Editar esta tarea en el mensaje de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2007 para aprobar o rechazar el documento.

Ver el estado del flujo de trabajo     Mientras se está desarrollando el flujo de trabajo, el propietario de flujo de trabajo (la persona que lo inicia) o los participantes pueden ir a la página Estado del flujo de trabajo en el sitio de Office SharePoint Server 2007 para ver qué participantes han terminado con la tarea que les corresponde dentro del flujo de trabajo. El propietario del flujo de trabajo también puede actualizar las tareas activas o agregar o actualizar la lista de participantes. Cuando todos los participantes del flujo de trabajo completan sus correspondientes tareas, o cuando la cantidad especificada de personas ha brindado su aprobación, el flujo de trabajo finaliza, y el propietario del flujo de trabajo recibe automáticamente una notificación de que el flujo de trabajo ha finalizado. Una vez finalizado, el flujo de trabajo Aprobación reúne todos los comentarios de los participantes y los envía al propietario del flujo de trabajo en un mensaje de correo electrónico.

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Antes de empezar

Es sencillo iniciar un flujo de trabajo Aprobación: simplemente haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Flujos de trabajo y luego en Iniciar. Puede iniciar un flujo de trabaja sobre un documento directamente dentro del programa de Versión de Office 2007 que usó para crearlo.

Antes de empezar, asegúrese de lo siguiente:

• Está trabajando con un libro de Office Excel 2007, una presentación de Office PowerPoint 2007 o un documento de Office Word 2007.
• Ha guardado el archivo en una biblioteca de documentos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Para obtener más información sobre los procedimientos para guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint, vea el artículo Guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint u otra ubicación web.

Si alguno de los comandos del siguiente procedimiento no está disponible, debe saber lo siguiente:

• Para iniciar un flujo de trabajo Aprobación directamente dentro de un programa de Versión de Office 2007, debe tener al menos el permiso Editar elementos para la biblioteca donde está guardado el documento. Algunos flujos de trabajo pueden requerir que también cuente con el permiso Administrar listas para iniciar un flujo de trabajo, es decir, necesita los mismos permisos que necesitaría si estuviera en el explorador. Póngase en contacto con el propietario del sitio.
• Un propietario del sitio puede quitar un flujo de trabajo de una lista o biblioteca específica. El usuario debe guardar el documento en una biblioteca en la que el flujo de trabajo Aprobación esté disponible. Póngase en contacto con el propietario del sitio.
• Un administrador de la colección de sitios puede desactivar un tipo de flujo de trabajo, como el flujo de trabajo Aprobación, para todos los sitios de la colección de sitios.
• La capacidad de iniciar un flujo de trabajo Aprobación desde Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 o Office Word 2007 está disponible solamente en Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 y Office Ultimate 2007, y en las versiones independientes de Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007.

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Iniciar un flujo de trabajo Aprobación en un documento

Antes de que pueda iniciar un flujo de trabajo Aprobación en un documento, debe guardar el documento en una biblioteca de SharePoint en la que el flujo de trabajo Aprobación esté disponible. Para obtener más información, vea la sección anterior Antes de empezar.

Cuando inicia el flujo de trabajo, las opciones disponibles pueden variar en función del modo en que se personalizó el flujo de trabajo al agregarlo a la lista, biblioteca o al tipo de contenido del elemento. Por ejemplo, el flujo de trabajo Aprobación puede configurarse como un flujo de trabajo en serie o en paralelo. Un flujo de trabajo en serie es aquel en el que las tareas se asignan a los participantes uno a uno. Si se ha configurado un flujo de trabajo Aprobación como flujo de trabajo en serie (ésta es la configuración predeterminada del flujo de trabajo Aprobación), verá opciones relevantes a un flujo de trabajo en serie cuando inicie el flujo de trabajo. Por ejemplo, podrá especificar cuántos días debe asignarle a cada persona para que complete las tareas.

 Nota   Si quiere asegurarse de que los participantes del flujo de trabajo reciban recordatorios y alertas de correo electrónico sobre las tareas del flujo de trabajo que les corresponden después de que se inicie un flujo de trabajo, consulte al administrador del servidor si el sitio tiene habilitada la opción de correo electrónico.

Para iniciar un flujo de trabajo en un archivo de Office Excel 2007 , Office PowerPoint 2007 o Office Word 2007, realice lo siguiente:

1. Abra el archivo sobre el cual quiera iniciar el flujo de trabajo Aprobación.

 Nota   Para iniciar un flujo de trabajo, puede abrir el documento en modo de sólo lectura o en modo de edición.

Abrir un documento de servidor desde un programa de Office

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Flujos de trabajo.

 Nota   Si el documento no se ha guardado aún en la biblioteca de SharePoint en la que los flujos de trabajo están disponibles, se le solicitará que lo guarde en dicha ubicación.

3. En el cuadro de diálogo Flujos de trabajo, localice el flujo de trabajo Aprobación y luego haga clic en Iniciar.

 Notas 

• Si el documento está desprotegido para el usuario, se le solicitará que lo proteja. Luego deberá intentar iniciar el flujo de trabajo nuevamente.
• Si la organización ha elaborado una versión personalizada del flujo de trabajo Aprobación disponible, el flujo de trabajo Aprobación puede tener un nombre diferente.

1. En el cuadro de diálogo Aprobación, haga clic en Aprobadores para seleccionar los nombres de las personas o los grupos a los que desee asignarles las tareas del flujo de trabajo.

 Nota   Si el flujo de trabajo es un flujo de trabajo en serie (las tareas se asignan a los participantes de una en una), escriba o seleccione los nombres de los participantes del flujo de trabajo en el orden en el que quiera que se asignen las tareas. Para determinar si un flujo de trabajo es en serie o en paralelo, observe la información de la fecha de vencimiento. Si se le otorga a cada persona individualmente una determinada cantidad de tiempo para completar la tarea, el flujo de trabajo es en serie y las tareas se asignan a los participantes de uno en uno. Si hay una fecha de vencimiento antes de la cual todos los participantes deben terminar sus tareas, el flujo de trabajo es en paralelo y todos los participantes reciben sus tareas del flujo de trabajo a la vez.

2. Cuando incluya grupos como participantes del flujo de trabajo, active la casilla Asignar una única tarea a cada grupo introducido (no expandir grupos) si prefiere que se asigne solamente una tarea al grupo en vez de tareas individuales a cada uno de sus miembros. Un individuo del grupo puede luego reclamar la tarea.
3. Si quiere incluir un mensaje o instrucciones de tareas específicas, escriba la información en el cuadro de texto debajo de Escribir un mensaje para incluirlo con su petición.
4. Para especificar cuándo debe terminarse la tarea, en Fecha de vencimiento, realice lo siguiente:

• Para un flujo de trabajo en serie, escriba un número y luego seleccione Días o Semanas como incremento de tiempo.
• Para un flujo de trabajo en paralelo, escriba o seleccione una fecha en Fecha de vencimiento de las tareas.

5. Si quiere que otras personas reciban notificaciones (no asignaciones de tareas) cuando se inicia el flujo de trabajo, escriba sus nombres en la línea CC o haga clic en CC para seleccionar personas y grupos.
6. Haga clic en Iniciar.

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Completar una tarea en un flujo de trabajo Aprobación

Probablemente descubra que tiene una tarea para aprobar un documento cuando reciba una notificación de tareas por correo electrónico. Puede completar la tarea directamente desde el mensaje de correo electrónico en Office Outlook 2007.

1. En el mensaje correo electrónico de tareas, haga clic en el documento que se muestra bajo Para completar esta tarea.

 Nota   Si agrega comentarios o realiza cambios directamente en el documento, asegúrese de guardar los cambios en el servidor.

2. Para marcar una tarea como completada, haga clic en el botón Editar esta tarea en la parte superior del mensaje de correo electrónico de tareas.

 Nota   El botón Editar esta tarea está disponible también en la parte superior de la notificación de tareas cuando la visualiza en el panel de lectura.

3. En el formulario de finalización de tareas Aprobación solicitada, realice lo siguiente:
• Para brindar comentarios al propietario del flujo de trabajo y aprobar o rechazar el documento, escriba los comentarios en el cuadro de texto provisto, y haga clic en Aprobar o en Rechazar.
• Para reasignar la tarea de aprobación a otra persona, haga clic en Reasignar tarea, especifique a quién quiere asignar la tarea y luego haga clic en Enviar.
• Para solicitar un cambio en el elemento, haga clic en Solicitar cambio, especifique a quién quiere asignar la solicitud de cambio, proporcione información sobre el cambio solicitado y luego haga clic en Enviar.

 Nota   Las opciones para reasignar la tarea o solicitar un cambio estarán disponibles en función del modo en que fue personalizado el flujo de trabajo al agregarlo a la lista, biblioteca o al tipo de contenido para este elemento.

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