Abrir o editar un archivo en una biblioteca de SharePoint

El método que elige para abrir o editar un archivo de una biblioteca en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services depende de qué desea hacer con el archivo y cómo está configurada la biblioteca. Por ejemplo, puede que sólo desee abrir un archivo para leerlo o puede que desee realizar cambios en el mismo.

En este artículo


Información general

Si abre un archivo mientras examina en una biblioteca de un sitio de SharePoint, el programa de 2007 Microsoft Office System al que pertenece el archivo muestra un mensaje en el que se le pregunta si desea abrir el archivo como sólo lectura o para editarlo.

Además, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel 2007 proporcionan un modo de lectura cuando se abren los archivos desde un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 . El modo de lectura facilita examinar en los archivos y reduce el montón de comandos que no son necesarios para la lectura. Los programas también muestran un comando de edición en la barra de mensajes en el que puede hacer clic si decide que desea realizar cambios en el archivo.

Cuando hace clic en un archivo de un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, el archivo se abre como sólo lectura. Si desea abrir el archivo para editarlo, puede utilizar el comando de edición del menú desplegable del archivo. Si no se sabe qué versión de Windows SharePoint Services está utilizando, puede utilizar el comando de edición para abrir el archivo para editarlo en cualquier versión.

Cuando abra un archivo de una biblioteca de SharePoint mediante un programa de Versión de Office 2007, el archivo se abre para edición. Después de abrir un archivo en el servidor Web, se crea un acceso directo al servidor Web en la carpeta Mis sitios de red. Puede utilizar este producto para abrir archivos de una manera más conveniente desde el servidor Web posteriormente.

Desproteger los archivos para trabajar con ellos

Si varias personas trabajan en los mismos archivos, puede que desee desproteger los archivos para trabajar con ellos. Cuando desprotege un archivo, es la única persona que puede cambiarlo mientras está desprotegido para usted. Así se reduce la posibilidad de confusión o los conflictos de edición. Un archivo debe estar protegido para que las demás personas vean los cambios.

Una biblioteca puede estar configurada de manera que requiera desprotección. Cuando una biblioteca requiere desprotección, debe desproteger los archivos antes de editarlos. Los nuevos archivos deben estar protegidos para que las demás personas los vean.

Si no desprotege un archivo y el archivo lo cambia otra persona mientras está trabajando en el mismo, puede que se le pregunte para resolver conflictos de edición. Si recibe este mensaje, puede decidir qué versión del archivo desea conservar o puede combinar ambos conjuntos de cambios.

Trabajar con archivos del disco duro

Cuando desprotege un archivo de un programa de Versión de Office 2007 y el archivo se encuentra en una biblioteca de un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, puede trabajar con el archivo del disco duro en el programa de Office. En la mayoría de los casos, esto es más rápido que trabajar con el archivo de un servidor. El archivo se almacena en la carpeta de borradores del servidor del disco duro; puede cambiar esta ubicación por las opciones para guardar el programa de Microsoft Office.

Si ha conectado la biblioteca de Windows SharePoint Services 3.0 a Microsoft Office Outlook 2007, también puede trabajar con los archivos del disco duro. Para obtener más información acerca de la utilización de las bibliotecas de SharePoint con Office Outlook 2007, vea la Ayuda de Outlook.

Cuando desproteja un archivo para la carpeta de borradores del servidor o conecte la biblioteca a Office Outlook 2007, puede incluso trabajar con un archivo cuando no esté conectado, como cuando está fuera de la oficina. Cuando se conecta de nuevo, puede actualizar los cambios en el servidor. Si está trabajando en un archivo abriéndolo desde Outlook, se le pide que actualice el servidor cuando esté conectado de nuevo y abrir el archivo. Si ha desprotegido el archivo, tiene que protegerlo para que otras personas vean los cambios.

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Abrir un archivo desde un sitio de SharePoint

 Nota   Su sitio puede estar personalizado de manera diferente, pero puede utilizar la siguiente directriz en la mayoría de los casos para determinar qué versión de Windows SharePoint Services se está ejecutando en el sitio: en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, aparece un menú con su nombre de usuario o cuenta en la esquina superior derecha. En un sitio de Windows SharePoint Services 2.0, la exploración de nivel superior de la esquina superior izquierda contiene vínculos para Principal, Documentos y listas y Ayuda.

  1. En el sitio de SharePoint, abra la biblioteca en la que se encuentra el archivo.

MostrarQué hacer si no encuentra la biblioteca

  1. Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga lo siguiente:
    • En un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, haga clic en Ver todo el contenido del sitio.
    • En un sitio de Windows SharePoint Services 2.0, haga clic en Documentos y listas.
  2. Haga clic en el nombre de la lista.
  1. Haga clic en el archivo que desee actualizar.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
  • En un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, según el programa que está utilizando, puede aparecer un mensaje que le pregunta cómo desea abrir el archivo. Haga clic en Sólo lectura.
  • En un sitio de Windows SharePoint Services 2.0, puede aparecer un mensaje que le pregunta si es seguro abrir el archivo. Haga clic en Aceptar si está cómodo abriendo el archivo.

 Notas 

  • En la mayoría de los casos, si un archivo es de sólo lectura, aparece Sólo lectura entre paréntesis o entre corchetes en la barra de título del programa.
  • En Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007, aparece normalmente una barra de mensajes con un botón para editar en la parte superior del archivo. Si decide que desea editar el archivo en lugar de sólo leerlo, puede hacer clic en el botón Editar documento, Editar libro o Editar presentación para empezar a editar el archivo.
  • Si decide editar un archivo en lugar de leerlo únicamente, y no ve una barra de mensajes en la parte superior del archivo, ciérrelo y vuelva a abrirlo para editarlo.

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Desproteger un archivo desde un programa de Office

Utilice el siguiente procedimiento para desproteger un archivo mientras está abierto en el programa de Office. También puede desproteger un archivo de la biblioteca del sitio de SharePoint.

Siga los siguientes procedimientos en estos programas de Versión de Office 2007:

Word, Excel o PowerPoint
  • Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, en Servidor y, a continuación, en Desproteger.
Visio
  • En el menú Archivo, haga clic en Desproteger.
Otros programas de Office

Puede desproteger otros tipos de archivos mediante los comandos de la biblioteca del sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda en el sitio de SharePoint.

 Sugerencia   Si la biblioteca requiere la desprotección, aparece un comando Desproteger en la barra de mensajes cuando abre un archivo en uno de los siguientes programas de 2007 Microsoft Office System: Word, Excel o PowerPoint.

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Editar un archivo abriéndolo desde un programa de SharePoint

Para abrir un archivo de Versión de Office 2007 desde un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, sólo tiene que hacer clic en el archivo. Según el programa, puede aparecer un cuadro de diálogo que le da la opción de abrir o editar el archivo. Para editar un archivo que está ejecutando una versión anterior de Windows SharePoint Services, para editar una página Web o si no sabe qué versión se está ejecutando en el sitio de SharePoint, puede utilizar el comando de edición que aparece en la lista desplegable para el archivo.

 Nota   Su sitio puede estar personalizado de manera diferente, pero puede utilizar la siguiente directriz en la mayoría de los casos para determinar qué versión de Windows SharePoint Services se está ejecutando en el sitio: en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, aparece un menú con su nombre de usuario o cuenta en la esquina superior derecha. En un sitio de Windows SharePoint Services 2.0, la exploración de nivel superior de la esquina superior izquierda contiene vínculos para Principal, Documentos y listas y Ayuda.

  1. En el sitio de SharePoint, abra la biblioteca en la que se encuentra el archivo.

MostrarQué hacer si no encuentra la biblioteca

  1. Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga lo siguiente:
    • En un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, haga clic en Ver todo el contenido del sitio.
    • En un sitio de Windows SharePoint Services 2.0, haga clic en Documentos y listas.
  2. Haga clic en el nombre de la lista.
  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Si sabe que el archivo está en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, haga clic en el archivo y, a continuación, haga clic en Editar.
  • Si está empleando una versión anterior o no sabe qué versión está utilizando, elija el archivo que desea editar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar en nombre de programa. Por ejemplo, para editar un documento de Word, haga clic en Editar en Microsoft Office Word.
  1. Si aparece un mensaje que le pregunte si es seguro abrir el archivo, haga clic en Aceptar si está cómodo abriendo el archivo.

 Notas 

  • Si es necesaria la desprotección del archivo en la biblioteca, el comando de edición es Desproteger y editar, en lugar de únicamente Editar.
  • Si el archivo está desprotegido, tiene que protegerlo para que las personas vean los cambios.
  • Después de guardar el archivo, otras personas pueden ver los cambios que ha realizado después de actualizar sus exploradores, a menos que la aprobación sea necesaria para la biblioteca, el archivo es una versión de borrador de una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias o bien, el archivo todavía está desprotegido.

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Editar un archivo abriéndolo desde un sitio de SharePoint

  1. Siga los siguientes procedimientos en estos programas de 2007 Microsoft Office System:
Word, Excel o PowerPoint
  • Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
Project, Publisher, SharePoint Designer, Visio o Outlook
  • En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
  1. En Buscar en, haga clic en Mis sitios de red.
  2. Haga clic en el nombre del sitio de SharePoint en el que se encuentra el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Sugerencia   Otra alternativa es hacer doble clic en el nombre del sitio para abrirlo. También puede hacer doble clic para abrir la biblioteca o el archivo en los siguientes pasos.

 Nota   Si no ve el servidor en Mis sitios de red, escriba la dirección URL del servidor en el cuadro Nombre de archivo.

  1. Haga clic en el nombre de la biblioteca que contiene el archivo, como Documentos compartidos y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. Haga clic en el nombre del archivo que desea abrir y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Sugerencia   Si no desea realizar cambios en el archivo, puede abrirlo como sólo lectura. Haga clic en la flecha del botón Abrir y, a continuación, haga clic en Sólo lectura.

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Corresponde a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Project 2007, Publisher 2007, SharePoint Designer 2007, Visio 2007, Word 2007