Cómo organizar una Bandeja de entrada abarrotada

Algunos usuarios sólo reciben unos cuantos mensajes de correo electrónico al día en sus bandejas de entrada de Microsoft Outlook. Pero otros muchos, especialmente los que pertenecen a grupos de contactos, reciben tantos correos, que su organización puede suponer un auténtico reto. Supongamos, por ejemplo, que es miembro de un grupo de fotografía, de juegos o de antiguos alumnos con varios miles de miembros. Puede que reciba docenas de mensajes al día. Si no tiene tiempo de responder a todos los mensajes al instante, en algunos meses la Bandeja de entrada se llenará de miles de mensajes. La organización de todos ellos puede parecer una tarea ardua, pero el aprendizaje de algunas sugerencias de organización, reducción del volumen y administración pueden ayudarle a gestionar la sobrecarga de la Bandeja de entrada.

Organice los mensajes

Cree reglas y carpetas para grupos, personas o temas

Si suele recibir correos de personas o grupos concretos, o sobre temas específicos, puede crear una carpeta para cada grupo, persona o tema, así como una regla que mueva automáticamente todos los mensajes relacionados a esas carpetas conforme lleguen. De este modo, si desea conocer con rapidez, por ejemplo, las novedades de su club de fotografía, puede leer únicamente esos mensajes.

Resulta sencillo crear reglas y carpetas de correo electrónico en Outlook 2010. La creación de una reglas se lleva a cabo sólo con algunos clics. Si está utilizando una versión anterior de Outlook, el proceso es similar.

Cinta de opciones de Outlook 2010 con los comandos Reglas y Mover siempre los mensajes a: seleccionados

Obtenga información sobre la creación de reglas en Outlook 2003, Outlook 2007 o Outlook 2010. O bien, consulte la entrada del blog de Outlook sobre el tema.

Reduzca el volumen de mensajes

Utilice el comando Limpiar

Si utiliza Outlook 2010, el comando Limpiar constituye un sencillo método para borrar una gran cantidad de mensajes de correo electrónico con rapidez. Supongamos que tiene varios miles de correos sin leer en su carpeta de la asociación de antiguos alumnos. El comando Limpiar puede reducir la cantidad en un 35 por ciento en unos cuatro segundos. Funciona de este modo: al hacer clic en Limpiar en la ficha Inicio, Outlook 2010 evalúa el contenido de cada mensaje en una conversación o en todas las conversaciones en una carpeta. Si un mensaje anterior de una conversación se incluye por completo en una de las respuestas, dicho mensaje se eliminará en una conversación larga. Con el comando Limpiar es posible eliminar un gran número de mensajes redundantes.

Ficha Inicio de la cinta de opciones de Outlook 2010 con el comando Limpiar seleccionado

Ver un vídeo sobre cómo utilizar el comando Limpiar. Para obtener más información sobre el comando Limpiar y otras nuevas características de Outlook 2010, consulte esta entrada de blog de Outlook.

Realice búsquedas y eliminaciones

En ocasiones existen mensajes específicos en las conversaciones o carpetas que se desean eliminar. La Búsqueda instantánea de Outlook 2010 se puede utilizar para buscar estos mensajes. Por ejemplo, supongamos que muchos mensajes de las conversaciones de su club de fotografía incluyen a usuarios que compran y venden artículos. Es probable que las líneas de asunto de estos mensajes incluyan frases como “se vende” o “se busca” o simplemente abreviaciones relacionadas con este tipo de temática. Si no está interesado en estos mensajes, puede buscarlos por estas frases en la línea de asunto y proceder a su eliminación. O quizás sólo esté interesado en una sola marca de equipo de fotografía. Puede buscar conversaciones sin leer sobre marcas en las que no esté interesado y eliminarlas todas.

Cinta de opciones de Outlook 2010 con la característica Búsqueda instantánea habilitada y el cuadro de texto Buscar en Bandeja de entrada resaltado

Obtenga información sobre cómo habilitar la Búsqueda instantánea en Outlook 2010. Para obtener más información sobre el uso de la Búsqueda instantánea, la concreción de búsquedas con la cinta de opciones Buscar y la creación de carpetas para búsquedas repetidas, consulte esta entrada de blog.

Vea grupos de mensajes como conversaciones

Si desea revisar rápidamente un gran número de mensajes con el fin de determinar cuáles eliminar, puede usar la vista Conversaciones. Esta vista muestra todos los mensajes de una conversación de forma conjunta, por lo que es posible consultar un tema específico en la Bandeja de entrada. Generalmente, el mensaje más reciente de una conversación contiene los mensajes y las respuestas anteriores. Por lo tanto, para ver las últimas noticias sobre el próximo concurso de su club de fotografía, no es necesario buscar en todos los mensajes; simplemente utilice la vista Conversaciones. O bien, supongamos que no está interesado en un tema como, por ejemplo, la iluminación en el estudio. Si en la vista Conversaciones observa que esta conversación tiene siete mensajes no leídos, sólo es necesario eliminar toda la conversación sin leer los mensajes.

Vista como conversación en Outlook 2010

Omita conversaciones

Todos recibimos mensajes sobre temas en los que no estamos interesados. Por ejemplo, si su especialidad es la fotografía de exteriores, puede que no esté interesado en los retratos de estudio. El comando Omitir de la vista Conversaciones puede ayudar a omitir este tipo de mensajes. La utilidad del uso de este comando es que mueve automáticamente todos los mensajes existentes y posteriores de una conversación a la carpeta Elementos eliminados. De este modo, las conversiones que no le interesen no colapsarán la Bandeja de entrada.

Ficha Inicio de la cinta de opciones de Outlook 2010 con el comando Omitir seleccionado

Administre los mensajes

Si no desea que la Bandeja de entrada se vuelva a colapsar ni tener que realizar otra larga y extensa limpieza, una buena idea es aprender a controlar la Bandeja de entrada. A continuación se incluyen algunas sugerencias para reducir el tiempo que se emplea en administrar los mensajes tras la limpieza de la Bandeja de entrada.

  1. Utilice el formato condicional para resaltar únicamente los mensajes dirigidos a usted, y no a varios destinatarios, y dar prioridad a estos mensajes. Este paso ayuda a priorizar los mensajes que se deben leer en primer lugar.
  2. Cree más reglas para mover automáticamente mensajes de grupos (como foros) a carpetas. Estos mensajes se pueden revisar con menos frecuencia.
  3. Intente no tener nunca más de 30 mensajes no leídos en la Bandeja de entrada.
  4. Identifique las tareas que repita con más frecuencia y después cree Pasos rápidos para estas operaciones.

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