Las carpetas sin conexión son réplicas de las que se encuentran en el buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) del servidor de Exchange. Estas copias locales de las carpetas del servidor se almacenan en un archivo de carpetas sin conexión (.ost) (archivo de carpeta sin conexión: archivo del disco duro que contiene las carpetas sin conexión. El archivo de carpeta sin conexión tiene la extensión .ost. Puede crearlo automáticamente cuando configura Outlook o la primera vez que una carpeta esté disponible sin conexión.) del equipo y están disponibles incluso cuando no puede conectarse a la red.

Las carpetas sin conexión hacen posible tomar una carpeta de una ubicación de un servidor, trabajar con su contenido sin estar conectado a la red y, después, al volver a conectarse, actualizar la carpeta y la carpeta correspondiente del servidor para hacer el contenido de ambas sea idéntico. Este proceso se denomina sincronización de carpetas.

Puede agregar, eliminar y modificar el contenido de una carpeta sin conexión exactamente igual que si se tratara de un carpeta en un servidor. Por ejemplo, puede cambiar y mover elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) entre carpetas, enviar los mensajes colocados en la Bandeja de salida sin conexión y leer las carpetas públicas sin conexión. Mientras tanto, los nuevos mensajes se almacenan en la Bandeja de entrada del servidor y puede que otras personas agreguen, eliminen o cambien los elementos de las carpetas públicas. No podrá conocer los cambios producidos en el servidor hasta que realice la sincronización.

Una vez creado el archivo .ost, es necesario sincronizarlo con el servidor para que el contenido de los dos archivos siga siendo idéntico.

La información sincronizada incluye:

• Encabezados    Identificador descriptivo que proporciona el nombre del remitente, la línea Asunto del mensaje, la hora a la que se recibió y el tamaño del mensaje (sólo en los elementos de correo electrónico).
• Elementos completos    Incluye el encabezado, el cuerpo del mensaje y los datos adjuntos, incluidos los objetos o imágenes incrustadas.

Cuando se trabaja sin conexión, los grupos de envío o recepción (grupo de envío y recepción: cuentas y carpetas de correo electrónico que es posible agrupar y establecer opciones comunes, como descargar los encabezados o los mensajes, límites de tamaño en los mensajes descargados, comportamiento con conexión y sin conexión e intervalo de tiempo para conectarse al servidor.) determinan qué carpetas se sincronizan. Puede utilizar los grupos de envío o recepción para elegir las carpetas que desea sincronizar y mantener actualizadas para seguir trabajando con sus elementos cuando no sea posible conectarse al servidor o elija trabajar sin conexión. También puede especificar las actualizaciones de la Libreta de direcciones (Libreta de direcciones: colección de libretas de direcciones que puede utilizar para almacenar nombres, direcciones de correo electrónico, números de fax y listas de distribución. La Libreta de direcciones puede contener una Lista global de direcciones, una Libreta de direcciones de Outlook y una Libreta personal de direcciones.) que desea descargar.

Si elige trabajar sin conexión, las carpetas Calendario, Contactos, Elementos eliminados, Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados y Tareas están seleccionadas para su sincronización de manera predeterminada. Puede seleccionar carpetas adicionales, incluidas las carpetas públicas, o quitar una de las carpetas predeterminadas en el cuadro de diálogo Configuración de envío o recepción, en Opciones de carpeta.

Nota  Si incluye carpetas públicas, el tamaño del archivo .ost puede aumentar considerablemente y se tardará más tiempo en completar la sincronización.

Si se conecta a Microsoft Exchange Server 2003, puede especificar que sólo se descarguen los encabezados de los mensajes (encabezado de mensaje: información resumida que descarga en el equipo para determinar si el mensaje completo se descarga, copia o elimina del servidor. El encabezado incluye estos campos: Asunto, De, Recibido, Importancia, Adjunto y Tamaño.) en las carpetas de correo electrónico o que sólo se descarguen los encabezados de los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.), incluidos los datos adjuntos, que sobrepasen un determinado tamaño. Esto resulta útil si desea ver todos los elementos de las carpetas especificadas en el grupo de envío o recepción pero sólo descargar los elementos completos que elija.

Después puede revisar los encabezados y decidir qué elementos desea descargar completamente durante la siguiente sincronización. Puede iniciar las sincronizaciones manualmente o especificar que se realicen de acuerdo con una determinada programación.

Cuando haya terminado de realizar cambios, utilice el grupo de envío o recepción para conectarse al servidor y enviar los mensajes de correo electrónico que haya redactado mientras trabajaba en el modo sin conexión. Si ha seleccionado los encabezados cuyos elementos completos desea descargar, éstos se descargarán durante el envío o recepción, y los cambios se sincronizarán con el servidor de Exchange.

Cuanto trabaja sin conexión, no se conecta al servidor de correo electrónico. Los cambios realizados mientras trabaja sin conexión se sincronizarán con el buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) del servidor de Exchange cuando vuelva a conectarse.

• Puede especificar que Outlook le pregunte al iniciar si desea trabajar sin conexión.
• Puede especificar que Outlook compruebe al iniciar si hay una conexión disponible al servidor de Exchange y que cambie automáticamente al estado sin conexión si no la encuentra.
• En el modo de intercambio en caché, puede cambiar manualmente del modo con conexión al modo sin conexión (y viceversa) haciendo clic en Trabajar sin conexión, en el menú Archivo. No es necesario reiniciar Outlook para cambiar entre los dos estados.
• Si ha configurado Outlook para trabajar sin conexión o está utilizando el modo de intercambio en caché, si se pierde la conexión, puede seguir trabajando con los elementos de las carpetas seleccionadas para la sincronización en los grupos de envío o recepción (grupo de envío y recepción: cuentas y carpetas de correo electrónico que es posible agrupar y establecer opciones comunes, como descargar los encabezados o los mensajes, límites de tamaño en los mensajes descargados, comportamiento con conexión y sin conexión e intervalo de tiempo para conectarse al servidor.), o con los elementos de todas las carpetas si utiliza el modo de intercambio en caché.

El correo remoto ofrece la posibilidad de sincronizar la Bandeja de entrada, pero sólo con un archivo local de carpetas personales (.pst) mediante una conexión de acceso telefónico. El correo remoto permite excluir los mensajes que no desea descargar, primero descarga los encabezados de los mensajes (encabezado de mensaje: información resumida que descarga en el equipo para determinar si el mensaje completo se descarga, copia o elimina del servidor. El encabezado incluye estos campos: Asunto, De, Recibido, Importancia, Adjunto y Tamaño.) y después descarga sólo los mensajes seleccionados. De esta forma, puede filtrar los mensajes que sean menos urgentes, lo que resulta especialmente útil cuando se está fuera de la oficina y preocupa la velocidad o el coste de conexión.

A menos que utilice una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server y haya configurado Outlook para enviar y almacenar la información en un archivo de carpetas personales (.pst) del equipo, se recomienda el uso de carpetas sin conexión y grupos de envío o recepción (grupo de envío y recepción: cuentas y carpetas de correo electrónico que es posible agrupar y establecer opciones comunes, como descargar los encabezados o los mensajes, límites de tamaño en los mensajes descargados, comportamiento con conexión y sin conexión e intervalo de tiempo para conectarse al servidor.).

Nota  Outlook ofrece la posibilidad de descargar y procesar encabezados de la Bandeja de entrada en cuentas de correo de Internet, como las cuentas POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.), pero la función de correo remoto es exclusiva de las cuentas de Exchange.

Si usa una cuenta de correo electrónico de un servidor de Exchange, se recomienda la utilización del modo de intercambio en caché. En la mayoría de los casos, el modo de intercambio en caché hace innecesario el trabajo sin conexión. La ausencia de una conexión de red es prácticamente inapreciable, ya que puede continuar trabajando con los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.).

De manera predeterminada, el modo de intercambio en caché crea y utiliza automáticamente un archivo de carpetas sin conexión (.ost) (archivo de carpeta sin conexión: archivo del disco duro que contiene las carpetas sin conexión. El archivo de carpeta sin conexión tiene la extensión .ost. Puede crearlo automáticamente cuando configura Outlook o la primera vez que una carpeta esté disponible sin conexión.) para descargar en éste los elementos de las carpetas del buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) y mantener sincronizada una copia de los mismos. Usted trabaja con la información almacenada en el equipo y Outlook la sincroniza con el servidor.

Tanto si se encuentra en la oficina, en casa o en un avión, los cambios en la disponibilidad de la red le resultarán inapreciables. Cuando se interrumpa la conexión con el servidor de Exchange, podrá continuar trabajando con los datos. Cuando se restablezca la conexión, Outlook sincronizará automáticamente los cambios, y los elementos y carpetas del servidor volverán a ser idénticos a los del equipo. Outlook administra la conexión con el servidor y mantiene los datos al día. No es necesario cambiar al modo sin conexión ni seguir intentando restablecer la conexión con el servidor, todo se lleva a cabo de forma automática.

En el modo de intercambio en caché tampoco es necesario configurar grupos de envío o recepción (grupo de envío y recepción: cuentas y carpetas de correo electrónico que es posible agrupar y establecer opciones comunes, como descargar los encabezados o los mensajes, límites de tamaño en los mensajes descargados, comportamiento con conexión y sin conexión e intervalo de tiempo para conectarse al servidor.), elegir carpetas para que estén disponibles sin conexión ni mantener esas carpetas sincronizadas, ya que Outlook se encarga de todo eso.

El único caso en el que puede resultar más ventajoso trabajar sin conexión es si desea tener un mayor control sobre las descargas en la copia local del buzón de Exchange, como en las situaciones en las que se utiliza un dispositivo o servicio de conexión cuya tarifa se basa en el volumen de datos transferidos. El modo de intercambio en caché mantiene toda la información al día. El trabajo sin conexión permite utilizar grupos de envío o recepción para refinar el tipo y el volumen de información que se sincroniza.