Autoarchivar puede hacer lo siguiente con los elementos de una carpeta: eliminar definitivamente los elementos caducados; eliminar los elementos antiguos o archivarlos en un archivo histórico. El archivo histórico es un tipo especial de archivo de datos. La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, Outlook crea automáticamente el archivo histórico en la siguiente ubicación:

C:\Documents and Settings\sunombredeusuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Almacen.pst 

Si no ve la carpeta Local Settings, puede que esté oculta. Consulte la Ayuda de Microsoft Windows para obtener información sobre cómo mostrar las carpetas ocultas.

Una vez que Outlook archive por primera vez los elementos, podrá utilizarlos en el archivo directamente desde Carpetas archivadas en la Lista de Carpetas (Lista de carpetas: muestra las componentes que están disponibles en su buzón. Para ver las subcarpetas, haga clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta. Si la Lista de carpetas no es visible, haga clic en Lista de carpetas en el menú Ir.) de Outlook. Si lo desea, puede tener archivos históricos distintos para cada una de las carpetas.

Cuando abra Carpetas archivadas, verá que Outlook conserva la estructura de carpetas existentes. Si existe una carpeta principal sobre la carpeta que desee archivar, la carpeta principal se crea en el archivo de almacenamiento, pero los elementos incluidos dentro de ella no se archivan. De esta forma, existe una estructura de carpetas idéntica entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Las carpetas se mantienen en su sitio después de archivarlas, incluso aunque estén vacías. Puede trabajar con los elementos de la misma forma que trabaja con los del buzón principal. Si decide volver a mover los elementos archivados al buzón principal, puede importar todos los elementos del archivo histórico a sus carpetas originales o a las que especifique, o puede mover o copiar manualmente los distintos elementos.

Hay dos grupos de valores de Autoarchivar: los valores globales y los valores de carpeta. Los valores globales, denominados valores predeterminados, determinan si debe ejecutarse Autoarchivar y las operaciones que esta función realiza de forma predeterminada con los elementos de las carpetas de Outlook (excepto la carpeta Contactos, que no resulta afectada por Autoarchivar). Los valores de carpeta reemplazan los valores predeterminados para que pueda autoarchivar las distintas carpetas de diferente modo. Si no especifica ningún valor de Autoarchivar para una carpeta específica, la carpeta no se archivará. Los valores predeterminados y los valores de carpeta sólo se aplican al buzón actual. Si lo desea, también puede archivar manualmente los elementos.

Además de la configuración de Autoarchivar, los elementos del buzón pueden estar sujetos a directivas de retención impuestas por la organización. Las directivas de retención aconsejan a los usuarios que conserven sus documentos y elementos por un período de tiempo fijo definido por la política de la organización. Estas directivas tienen prioridad frente a la configuración de Autoarchivar.