Una firma de correo electrónico está formada por texto e imágenes que se agregan automáticamente al final de un mensaje de correo electrónico saliente. Puede crear firmas personalizadas para diferentes tipos de audiencias. Por ejemplo, puede utilizar su nombre de pila para los amigos y familiares o su nombre completo y su dirección de correo electrónico para los mensajes dirigidos a los contactos de trabajo. También puede utilizar una firma para agregar un texto de "respuesta estándar", por ejemplo, para explicar cómo desea que otros usuarios respondan a sus mensajes. Puede tener una firma diferente para cada cuenta de correo electrónico

Aunque puede crear firmas en Microsoft Outlook, existen ventajas si las crea en Microsoft Word. Por ejemplo, en Word, puede  insertar fácilmente imágenes e hipervínculos a la firma. Si desea insertar una tarjeta de visita electrónica, conocidas habitualmente como vCard, debe hacerlo en Outlook.

Si utiliza Word para crear una firma, ésta debe estar disponible en Outlook y viceversa. Los cambios realizados en la firma aparecerán independientemente de si utiliza Word o Outlook como editor de correo electrónico.