Del mismo modo que escribe en una agenda en papel, puede hacer clic en una sección del Calendario de Outlook y empezar a escribir. Los nuevos colores de degradado permiten ver fácilmente la fecha y la hora actuales. La hora actual sólo aparece coloreada en las vistas Día y Semana laboral. Puede seleccionar un sonido o un mensaje que le recuerde sus citas, reuniones o eventos y colorear los elementos para identificarlos rápidamente.

Sólo tiene que seleccionar una hora del Calendario, crear una cita y elegir a las personas que va a convocar a la reunión. Outlook le ayudará a encontrar la primera hora en la que todos los invitados estén libres. Cuando el aviso de reunión se envía a los invitados por correo electrónico, todos ellos reciben una convocatoria de reunión en la Bandeja de entrada. Al abrirla, Outlook les notifica si la reunión coincide con un elemento de su Calendario, y pueden aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar la reunión haciendo clic en un solo botón. Si, como organizador de la reunión, lo permite, los invitados puede proponer otra hora para la reunión. Como organizador, puede controlar quién acepta la reunión, quién la rechaza y quién propone otra hora con sólo abrir la reunión.

Puede crear calendarios que incluyan las programaciones de un grupo de personas o recursos a la vez. Puede, por ejemplo, consultar las programaciones de todas las personas del departamento o todos los recursos, como las salas de reuniones de su edificio, para poder así programar las reuniones con mayor rapidez.

También puede copiar o mover citas entre los calendarios que se muestran. Utilice el Panel de exploración (panel de exploración: columna en la parte izquierda de la ventana de Outlook que incluye paneles como Accesos directos o Correo y los accesos directos o carpetas dentro de cada panel. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que hay en la misma.) para compartir rápidamente su propio calendario y abrir otros calendarios compartidos. En función de los permisos que conceda el propietario del calendario, puede crear o modificar citas en los calendarios compartidos.

Con la función de acceso delegado, una persona puede utilizar su copia de Outlook propia para administrar fácilmente el Calendario de otra persona. Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el Calendario de un director. Cuando el director designa al auxiliar administrativo como delegado, este último puede crear, mover o eliminar citas y organizar reuniones en nombre del director.