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Un formulario proporciona una manera fácil de distribuir y recopilar información electrónicamente. Por ejemplo, puede utilizar formularios para pedir suministros o publicar información en una carpeta pública (carpeta pública: carpeta de un servidor público que pueden utilizar los usuarios para compartir información, como información de trabajo, discusiones, contactos, tareas y anuncios clasificados. Los permisos determinan quién puede ver y modificar la carpeta y en qué medida.). Microsoft Office Outlook 2007 proporciona formularios integrados, como el formulario de mensaje para redactar mensajes y el formulario de contacto para escribir información de un contacto. Si ha enviado un mensaje de correo electrónico o ha creado una cita, ha usado un formulario. Cada elemento (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) de Outlook se basa en un formulario.

Para obtener ayuda sobre los formularios de Outlook, vea la guía de la ayuda para formularios.

Personalizar formularios para diferentes escenarios

Office Outlook 2007 ofrece tres formas para desarrollar y personalizar formularios que se pueden usar de diferentes maneras según su organización y sus recursos. Estas formas son:

• Personalizar páginas de formularios

• Áreas de formulario de Outlook

• Formularios de Microsoft Office InfoPath integrados con Office Outlook 2007

Personalizar páginas de formularios

Estos formularios funcionan con Office Outlook 2007 y versiones anteriores. Outlook proporciona el entorno de diseño de formularios de Outlook para crear formularios personalizados. Use un formulario integrado para aprovechar la funcionalidad del elemento asociado a él. Por ejemplo, para incluir la comprobación automática de nombres en un formulario personalizado, puede crear la funcionalidad a partir de un formulario basado en un mensaje de correo electrónico. Para modificar una plantilla de formulario, agregue y quite campos, controles, opciones y páginas de formulario. Un formulario personalizado con páginas de formulario que usted crea también se puede guardar como un archivo y usarse como plantilla o almacenarse en una biblioteca de formularios para que esté disponible para otros.

Los desarrolladores pueden ampliar los formularios con controles Microsoft ActiveX y poner páginas web en los formularios mediante el control de explorador web. Las personalizaciones de formularios estándar de Outlook se pueden programar con Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript).

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Áreas de formulario de Outlook

Las áreas de formulario de Outlook son una nueva característica de Office Outlook 2007 y ayudan a enriquecer la experiencia de personalización de formularios. Las áreas de formulario también se crean con el diseño de formularios de Outlook y se agregan a los formularios estándar de Outlook.

Muchas de las restricciones de personalización de formularios no se aplican a la personalización de las áreas de formulario. Por ejemplo, las áreas de formulario permiten reemplazar cualquier parte de un formulario personalizado o una plantilla de formulario de Outlook, incluida la primera página del formulario.

Mediante las áreas de formulario, los programadores pueden ampliar los formularios de Outlook con controles ActiveX y poner páginas web en el formulario mediante el control de explorador web. Los formularios que incluyen áreas de formulario se diseñan como archivos de almacenamiento de formulario de Outlook (.ofs) individuales, cada uno de los cuales contiene una página de formulario. Es posible adjuntar varios archivos .ofs a la misma clase de mensaje para crear un formulario completo con varias páginas de formulario.

 Nota    A diferencia de los formularios de Outlook, los formularios que incluyen áreas de formulario se deben instalar en cada equipo en el que se usarán, tanto para remitentes como para destinatarios.

Otras ventajas del uso de áreas de formulario son:

• Las áreas de formulario permiten que los formularios parezcan una parte totalmente integrada en Microsoft Windows XP y las interfaces de usuario de programa.
• Los formularios diseñados con áreas de formulario se pueden ver tanto en la ventana principal de Office Outlook 2007 como en el Panel de lectura.
• Las áreas de formulario se implementan mediante un complemento de Outlook y no dependen de las carpetas públicas de Exchange.

Para obtener ayuda sobre las áreas de formulario de Outlook, consulte la guía de la ayuda para formularios.

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Formularios de Microsoft Office InfoPath integrados con Office Outlook 2007

Si ya usa formularios de InfoPath para tareas como el envío de informes de estado semanales y si usa Office Outlook 2007 para administrar mensajes de correo electrónico, los formularios de correo electrónico de InfoPath pueden optimizar los procesos que usa para colaborar y compartir datos. Esto se logra porque puede abrir, completar y enviar formularios de InfoPath desde Office Outlook 2007, sin tener que abrir InfoPath. Si recibe un formulario de correo electrónico de InfoPath, puede responderlo, reenviarlo y guardarlo tal como lo haría con cualquier otro elemento de Office Outlook 2007.

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