Hay varias formas de ver y actualizar un calendario en un sitio de SharePoint mediante Microsoft Office Outlook 2007.
Puede actualizar un calendario de SharePoint mediante Outlook si el calendario está en un sitio en el que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si dispone de Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, puede ver el calendario de SharePoint en Outlook y verlo al lado de los calendarios de Outlook, pero no puede actualizarlo mediante Office Outlook 2007. Si no sabe con certeza cuál es el producto de SharePoint o la tecnología que se está ejecutando en el servidor, pregunte al administrador.
En este artículo
Descripción general
Puede ver y actualizar un calendario de SharePoint igual que lo haría con uno de Outlook.
Puede ver un calendario desde un sitio de SharePoint al lado de un calendario de Outlook, ver una superposición de los calendarios como si fuesen uno solo, e incluso copiar eventos entre los calendarios.
Cuando se conecta un calendario de SharePoint con Outlook 2007, aparece en Otros calendarios con sus carpetas de calendario. Puede conectar varios calendarios simultáneamente, por ejemplo, un calendario de las vacaciones del equipo y un programa del proyecto. Dependiendo de sus necesidades, podrá elegir con qué calendarios desea trabajar: uno solo desde un sitio de SharePoint, varios calendarios de SharePoint (si los tiene) o calendarios de Outlook.
Si su equipo almacena sus programaciones de proyecto, conferencias o vacaciones en un calendario de SharePoint, puede ver el calendario del equipo simultáneamente con el suyo personal e identificar conflictos. Además, puede copiar elementos de un calendario al otro sin salir de Outlook.
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Conectar un calendario de SharePoint con Outlook
- En un explorador Web, abra el calendario en el sitio de SharePoint.
Si no encuentra su calendario, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre del calendario.
- En el menú Acciones
, haga clic en Conectar con Outlook.
- Cuando se le pregunte que confirme si desea conectar el calendario de SharePoint con Outlook, haga clic en Sí.
En Outlook, en Calendario, el calendario de SharePoint se agrega en Otros calendarios. Si se han activado las casillas de verificación correspondientes al calendario de SharePoint y a su calendario de Outlook predeterminado, ambos calendarios aparecen en una vista uno al lado del otro.
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Superponer un calendario de SharePoint con otro calendario
Puede superponer un calendario de SharePoint con calendarios de Outlook o con otros calendarios de SharePoint, de modo que pueda ver todos los eventos de una vez. Por ejemplo, puede ver si hay algún conflicto en la programación de las vacaciones de alguien del equipo de SharePoint con una reunión que desee programar en su calendario de Outlook.
Para superponer un calendario de SharePoint con otro calendario, primero tiene que conectar el calendario con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un calendario de SharePoint con Outlook, en este artículo.
De forma predeterminada, el calendario de SharePoint se abre en la vista Calendario en Otros calendarios en el panel de exploración. Aparece un calendario adicional junto a su calendario predeterminado en la vista de unos calendarios al lado de otros, pero puede desactivar las casillas de verificación correspondientes a otros calendarios que no desee ver.
- En el Calendario, en el panel de exploración, active o desactive la casilla de verificación de otros calendarios hasta que aparezcan los calendarios que desea superponer.
Cada calendario que seleccione se abre a la derecha del calendario que ya se está mostrando.
- En la ficha Calendario
, haga clic en la flecha 
.
La flecha cambiará de color cuando la elija o haga clic en ella. Cuando haga clic en la flecha, la ficha se moverá a la izquierda. Los calendarios estarán entonces en modo de superposición.
- Para agregar otro calendario a la superposición, repita los pasos anteriores.
Nota Siempre debe mostrarse al menos un calendario.
Sugerencia Para quitar un calendario de la superposición, haga clic en la flecha de la ficha en los calendarios superpuestos. La flecha apunta hacia fuera de los calendarios que están superpuestos.
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Agregar un evento a un calendario de SharePoint mediante Outlook
Puede agregar citas y eventos de todo el día a un calendario de SharePoint, de modo similar a como lo hace con sus calendarios de Outlook. Encontrará información general sobre citas y eventos de todo el día en los vínculos de la sección Vea también.
Nota Las convocatorias de reunión no funcionan en un calendario de SharePoint. Por ejemplo, los asistentes no reciben automáticamente actualizaciones cuando cambia un evento de un calendario de SharePoint.
Para agregar un evento a un calendario de SharePoint mediante Outlook 2007, primero tiene que conectar el calendario con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un calendario de SharePoint con Outlook, en este artículo.
De forma predeterminada, el calendario de SharePoint se abre en la vista Calendario en Otros calendarios en el panel de exploración. Aparece un calendario adicional junto a su calendario predeterminado en la vista de unos calendarios al lado de otros, pero puede desactivar las casillas de verificación correspondientes a otros calendarios que no desee ver.
- Si su calendario no aparece, haga clic en Calendario en el panel de exploración.
- En Otros calendarios, compruebe que se ha activado la casilla de verificación correspondiente a su calendarios de SharePoint.
- Si está presentando el calendario de SharePoint al lado del calendario de Outlook, haga clic en una celda del calendario de SharePoint si todavía no es el calendario activo.
El título del calendario activo aparece más oscuro que los títulos de los otros calendarios.
- En el menú Acciones, haga clic en el tipo de evento que desea agregar, como Nueva cita o Nuevo evento Todo el día.
También puede crear eventos repetitivos, aunque algunos de los patrones de repetición personalizados no están disponibles en los calendarios de SharePoint.
- Introduzca la información sobre el evento como lo haría normalmente en Outlook.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
Sugerencia Puede arrastrar elementos entre el calendario de SharePoint y su calendario personal de Outlook, o puede copiarlos y pegarlos.
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Quitar de Outlook un calendario de SharePoint
- En Calendario, en el panel de exploración, en Otros calendarios, seleccione el calendario que desea quitar.
- Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el calendario y, a continuación, haga clic en Eliminar "nombre de carpeta del calendario" en el menú contextual.
- Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Sí.
Nota Esta acción sólo quita el calendario de Outlook, no del sitio de SharePoint.
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Agregar un evento a un calendario de SharePoint enviando correo electrónico
Los calendarios de SharePoint se pueden configurar de modo que las personas puedan agregar elementos de calendario enviando correo electrónico, si su sitio y el calendario están habilitados para recibir contenido por correo electrónico.
Cuando envía una convocatoria de reunión a un calendario en un sitio de SharePoint, puede trabajar con ella igual que lo haría con otros eventos de calendario en un sitio de SharePoint. No obstante, los calendarios en sitios de SharePoint no envían actualizaciones automáticamente a los asistentes cuando se realizan cambios. Por ejemplo, si cambia la ubicación de una reunión, debe notificarlo a los asistentes.
Para poder enviar correo electrónico a un calendario, necesita saber si el calendario está configurado para recibir correo electrónico y, si es así, conseguir la dirección.
- Siga uno o varios de estos procedimientos para conseguir la dirección de correo electrónico del calendario:
- Mire en la Libreta de direcciones. Si no encuentra allí la dirección de correo electrónico, puede pedírsela a la persona que configuró el calendario. Después, agréguela a la lista Contactos de forma que pueda encontrarla fácilmente cuando lo desee.
- Vea la descripción del calendario, que aparece justo debajo de su título. Puede que el propietario de su sitio haya agregado la dirección de correo electrónico del calendario en su descripción.
- Vea los valores de configuración del correo electrónico para la lista, si tiene los permisos necesarios para ver la configuración del calendario:
- En un explorador Web, abra el calendario en su sitio de SharePoint.
Si el nombre de su calendario no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después en el nombre de su calendario.
- En el menú Configuración
, haga clic en Configuración de la lista.
Si el calendario está habilitado para recibir correo electrónico, la dirección aparece en Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.
- Para enviar un elemento de calendario, envíe una convocatoria de reunión o una cita mediante Outlook como lo haría normalmente.
Los calendarios también se pueden configurar para recibir datos adjuntos a elementos por correo electrónico. Para incluir datos adjuntos con un elemento de lista, adjunte el archivo a la convocatoria de reunión como lo haría normalmente.
- En el cuadro Para o CC de la convocatoria de reunión, agregue la dirección del calendario. O bien, si su grupo de SharePoint ya incluye el calendario, agregue la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint en su lugar.
- Haga clic en Enviar.
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