Utilizar contactos de Outlook como origen de datos de una combinación de correspondencia

Puede utilizar Microsoft Office Word 2003 para iniciar una operación de combinación de correspondencia mediante la lista de contactos de Microsoft Office Outlook 2003.

  1. En el menú Herramientas de Word, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia.

El panel de tareas le guía a través del proceso de combinación de correspondencia.

  1. En Seleccione el tipo de documento, haga clic en el tipo de documento en el que desee trabajar para la combinación de correspondencia.

El documento activo se convierte en el documento principal (documento principal: en una operación de combinación de correspondencia en Word, el documento que contiene el texto y los gráficos que sean iguales en cada versión del documento combinado; por ejemplo, el remite o el saludo en una carta modelo.).

  1. Haga clic en Siguiente: Inicie el documento.

Word muestra el documento en la ventana del documento. Si desea utilizar un documento distinto, haga clic en Empezar a partir de un documento existente o Empezar a partir de una plantilla y, a continuación, seleccione una plantilla o documento distinto. Si desea cambiar el aspecto de las etiquetas, haga clic en Cambiar el diseño del documento.

  1. Haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.
  2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook y, a continuación, haga clic en Elegir la carpeta de contactos como el origen de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta Lista de contactos, seleccione la carpeta Contactos que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La lista de destinatarios aparece en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede restringir la lista de destinatarios. Por ejemplo, puede que desee enviar una carta modelo sólo a aquellos clientes del archivo con un código postal específico.

Mostrar¿Cómo?

Realice uno de los siguientes procedimientos:

MostrarUtilice las casillas de verificación para designar a los destinatarios

Este método es muy útil si la lista es breve.

  • Active las casillas de verificación situadas al lado de los destinatarios que desee incluir y desactive las que se encuentran junto a los destinatarios que desee excluir.

MostrarSugerencia

Si desea incluir la mayor parte de la lista en la combinación, haga clic primero en Seleccionar todo para poder borrar determinados registros. De manera similar, si desea incluir sólo algunos registros de la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

MostrarOrdenar los elementos de la lista

Esta función resulta útil si desea ver los elementos en orden alfabético o numérico.

  • Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el título de columna Apellido.

MostrarFiltrar elementos de la lista

Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desea ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir los registros tal como se describe en la sección anterior.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna correspondiente al elemento por el que desea filtrar.
  2. Haga clic en una de las siguientes opciones:
    • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.
    • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.
    • (Avanzado) permite la ordenación y el filtrado avanzados. Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para establecer la consulta de ordenación o filtrado que desee. Por ejemplo, si el origen de datos incluye registros que comparten la misma información y hay 10 o menos valores únicos de la columna, puede filtrar por información específica. Si hay varias direcciones en las que aparece Australia como el país o región, puede filtrar por Australia.

El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia sólo mostrará los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos).

 Nota   Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar del cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

  1. Para volver al panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Aceptar. Word utilizará los destinatarios que designó para la combinación.
  2. Para ir al paso siguiente de la combinación de correspondencia, haga clic en Después: escriba la carta.

 Nota   El nombre de este paso cambia un poco para reflejar en qué tipo de documento está trabajando

  1. Agregue elementos, como bloques de direcciones y líneas de saludo a su documento. Si no ve el elemento que desea agregar, haga clic en Más elementos.
  2. Los dos últimos pasos le permiten obtener una vista previa y, a continuación, finalizar la combinación de correspondencia.

 Nota   Si cree que podría realizar una combinación similar en el futuro, es una buena idea guardar el documento principal. Al guardar el documento principal también se guarda la conexión entre el mismo y el origen de datos. La próxima vez que abra el documento principal, verá información desde el primer registro de origen de datos que ya haya combinado. Puede finalizar rápidamente la combinación o conectarse a un origen distinto.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003