Usar reglas para administrar los mensajes de correo

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza de manera automática en los mensajes entrantes y salientes en función de las condiciones que usted haya especificado. Puede crear una regla a partir de una plantilla, a partir de un mensaje o usando sus propias condiciones.

¿Y usando Outlook Web App? Consulte las reglas de la Bandeja de entrada para aprender a crear y gestionar reglas, que también funcionarán con el programa de escritorio de Outlook.

En este artículo...


Ventajas del uso de reglas para administrar mensajes de correo

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza de manera automática en un mensaje recibido o enviado que cumple las condiciones especificadas en la regla. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas.

Las reglas se dividen en dos categorías : de organización y de notificación. Las reglas no funcionan en los mensajes que se han leído, solo en aquellos que están sin leer.

Plantillas de regla en el Asistente para reglas

El Asistente para reglas incluye plantillas para las reglas que se usan con más frecuencia, entre las que destacan:

  • Mantenerse organizado     Estas reglas hacen que archivar y realizar un seguimiento de los mensajes sea más fácil. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un determinado remitente, como Nuria González, que contengan la palabra "ventas" en la línea Asunto se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Nuria.
  • Mantenerse actualizado     Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado mensaje de alguna manera. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia.
  • Empezar desde una regla en blanco     Estas reglas se crean sin la ayuda de plantillas de regla y se pueden personalizar como se quiera.

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Crear una regla

Outlook incluye plantillas de regla para escenarios comunes. Úselas o diseñe sus propias reglas personalizadas.

Usar plantillas de regla de Outlook

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.
  4. En Paso 1: seleccione una plantilla, seleccione la plantilla que desee del grupo de plantillas Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado.
  5. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el vínculo personas o grupo público, se abre la Libreta de direcciones.
  6. Haga clic en Siguiente.
  7. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
  8. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición que haya agregado y luego especifique el valor.
  9. Haga clic en Siguiente.
  10. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
  11. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción que haya agregado y luego especifique el valor.
  12. Haga clic en Siguiente.
  13. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione cualquier excepción para la regla y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  14. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción que haya agregado y luego especifique el valor.
  15. Haga clic en Siguiente.
  16. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre.
  17. En Paso 2: configure las opciones de regla, active las casillas de las opciones que desee.
    • Si desea ejecutar esta regla para los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada, active la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en "Bandeja de entrada".
    • De forma predeterminada, la nueva regla está activada. Para desactivarla, desactive la casilla Activar esta regla.
    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, active la casilla Crear esta regla en todas las cuentas.
  18. Haga clic en Finalizar.

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Diseñar una regla personalizada

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.
  4. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen o en Comprobar mensajes después de enviar.
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
  7. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición que haya agregado y luego especifique el valor.
  8. Haga clic en Siguiente.
  9. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
  10. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción que haya agregado y luego especifique el valor.
  11. Haga clic en Siguiente.
  12. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione cualquier excepción para la regla y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  13. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción que haya agregado y luego especifique el valor.
  14. Haga clic en Siguiente.
  15. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre.
  16. En Paso 2: configure las opciones de regla, active las casillas de las opciones que desee.
    • Si desea ejecutar esta regla para los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada, active la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en "Bandeja de entrada".
    • De forma predeterminada, la nueva regla está activada. Para desactivarla, desactive la casilla Activar esta regla.
    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, active la casilla Crear esta regla en todas las cuentas.
  17. Haga clic en Finalizar.

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Crear una regla basada en los remitentes o destinatarios de un mensaje

Se puede crear una regla rápidamente a partir de cualquier mensaje. La ventaja de crear una regla de esta manera es que las reglas sugeridas se basan en el remitente o los destinatarios del mensaje. Por ejemplo, cuando empieza con un mensaje, una regla sugerida mueve todos los mensajes de ese remitente a la carpeta que usted elija.

  1. Haga clic en el mensaje para el cual desea crear una regla y luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Mover, haga clic en Reglas.

Las reglas sugeridas que aparecen se basan en el remitente o los destinatarios del mensaje.

  1. Siga uno de estos procedimientos:
  • Haga clic en una de las reglas sugeridas, luego en una carpeta de destino y, por último, en Aceptar.
  • Para ver más opciones de reglas basadas en el remitente, los destinatarios o el asunto del mensaje, haga clic en Crear regla.

Si elige Crear regla en el paso 2, aparecerá el cuadro de diálogo Crear regla. Continúe con los pasos siguientes.

  1. En Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, active las casillas de las condiciones que desee.
  2. En Hacer lo siguiente, active las casillas de las acciones que desea que realice la regla cuando se cumplan las condiciones indicadas.
  3. Active la casilla Mover el elemento a la carpeta.
  4. Haga clic en una carpeta existente o haga clic en Nueva para crear una carpeta donde almacenar los mensajes.

Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas. Este es el mismo asistente que aparece al hacer clic en Administrar reglas y alertas en la vista Backstage (haciendo clic en la pestaña Archivo). Para más información, vea Diseñar una regla personalizada.

  1. Haga clic en Aceptar.

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Importar o exportar reglas

Consulte Importar o exportar un conjunto de reglas para aprender a importar o exportar reglas para que otros usuarios puedan utilizarlas.

Ejecutar reglas manualmente

Si desea ejecutar manualmente una o más reglas, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.
  4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desee ejecutar, active las casillas de las reglas que desea ejecutar.
  5. En el cuadro Ejecutar en la carpeta, si desea seleccionar otra carpeta, haga clic en Examinar, luego en la carpeta y, por último, en Aceptar.

Active la casilla Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas contenidas en la carpeta especificada en el paso 5.

  1. En la lista Aplicar reglas a, está establecido de forma predeterminada que las reglas se apliquen a todos los mensajes. Puede cambiar esto para que se apliquen solo a los mensajes leídos o no leídos.
  2. Haga clic en Ejecutar ahora.

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Reglas basadas en servidor y reglas solo de cliente

Existen dos tipos de reglas en Outlook : reglas basadas en servidor y reglas solo de cliente.

  • Reglas basadas en servidor     Si usa una cuenta de Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas que crea están basadas en el servidor. Estas reglas se ejecutan en el buzón del servidor de correo de Exchange aunque Outlook no se esté ejecutando en el equipo. Las reglas basadas en servidores se aplican a los mensajes apenas estos llegan a la Bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta que se hayan completado en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje debe imprimirse no puede ejecutarse hasta que haya finalizado en el servidor. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y se convierte en una regla solo de cliente.
  • Reglas solo de cliente     Las reglas solo de cliente son reglas que se ejecutan solo en su PC. Estas reglas no pueden ejecutarse hasta que no se hayan completado en el servidor, como especificar la impresión de ciertos mensajes. Las reglas solo de cliente pueden ejecutarse únicamente cuando se está trabajando en Outlook.

Si su lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán las reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas solo de cliente.

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Aplicación de reglas a otros elementos de Outlook

Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas

Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) que contienen la palabra "reunión" en el asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas que contienen esta palabra en el asunto.

 Nota    Cuando una regla mueve respuestas de voto de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de los votos se ve afectado. Cuando se abre un mensaje enviado que incluía un botón de voto, la información de seguimiento no incluirá un registro de las respuestas que haya movido una regla. Mover o eliminar una respuesta manualmente no afecta al seguimiento.

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Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Cuando se aplican reglas, las convocatorias de reunión, las solicitudes de tareas y los documentos se tratan como mensajes. Por ejemplo, cuando crea una regla que mueve a una carpeta determinada los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) con la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también moverá todas las solicitudes de tareas y convocatorias de reunión que cumplan esta condición. Al crear reglas que afecten a este tipo de elementos, tenga en cuenta las siguientes limitaciones:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se crea una cita nueva.
  • Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados aplicando una regla, el elemento original no hará un seguimiento de la respuesta.
  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.
  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican ni a las solicitudes de tareas ni a las convocatorias de reunión.

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Grupos de contacto

Una regla que incluye un grupo de contactos puede comportarse de manera distinta dependiendo de cómo se creó la regla.

  • Mover los mensajes enviados a una carpeta de un grupo de contactos      Esta regla solo está disponible si usa una cuenta de Exchange Server. Solo se mueven a la carpeta especificada los mensajes que se envían al grupo de contactos. Los mensajes de las personas que pertenecen a un grupo de contactos no se mueven a la carpeta especificada.

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Reenviar mensajes fuera de la organización

Si usa una cuenta de Microsoft Exchange Server 2010, de forma predeterminada, no puede usar reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo electrónico fuera de su organización. Esta configuración ayuda a evitar que se distribuya información confidencial y privada de la organización. Solo el administrador de Exchange puede cambiar esta configuración.

Para obtener más información, consulte Averiguar la versión de Microsoft Exchange Server a la que se conecta la cuenta.

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Outlook 2010