Usar Outlook en un equipo que se comparte con otras personas

Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

Como puede que ya sepa, tener un equipo doméstico significa compartir ese equipo con varios miembros de la familia. Esto suele dar lugar a dos cuestiones: quién utiliza el equipo en determinados momentos y cómo mantener la información separada y con carácter privado de la de los demás usuarios. Compartir en casa un mismo equipo con la familia Aunque cada hogar debe definir sus propias reglas para la primera cuestión, la segunda puede resolverse utilizando una característica de Microsoft Windows® XP denominada cuentas de usuario. Este artículo da por supuesto que está utilizando Microsoft Windows XP Home Edition en un equipo que no es integrante de ningún dominio.

 Nota   Aunque es posible proteger con contraseña un archivo de carpetas personales de Outlook (.pst), no es un procedimiento tan seguro como configurar una cuenta de usuario de Windows protegida con contraseña para cada una de las personas que utilice Outlook en el mismo equipo.

Cuentas de usuarios de Windows XP

Disponer de una cuenta de usuario individual permite a cada persona tener su propia configuración de escritorio, ventanas y utilización, junto con los favoritos, el historial del usuario y la carpeta Mis documentos. Cada cuenta de usuario puede protegerse con contraseña y, cuando sea necesario, permitir compartir documentos con los demás miembros de la familia.
Para compartir documentos con las demás cuentas de usuarios, arrástrelos a la carpeta Documentos compartidos.

Mantener los datos de Outlook separados y con carácter privado

En la mayoría de los hogares, normalmente hay una copia de Outlook para el equipo en el que cada persona que tenga una cuenta de usuario de Windows puede iniciar Outlook y agregar sus propias cuentas de correo electrónico, calendario y contactos. Esta información de Outlook se almacena en un archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.) que es exclusivo de ese usuario. La cuenta de usuario protegida con contraseña ayuda a asegurarse de que esta información se mantiene separada y con carácter privado frente a los demás usuarios. Esto también significa que las distintas personas no pueden tener acceso a la misma información de calendario o contactos que los demás usuarios.

Si necesita compartir sus Contactos con los miembros de la familia, tiene dos opciones:

  • Exportar sus contactos a una copia de seguridad del archivo .pst y arrastrar ese archivo a la carpeta Documentos compartidos. A continuación, cuando la otra persona inicie su sesión de usuario, dicha persona podrá iniciar Outlook e importar los contactos.
  • Reenviar sus Contactos por correo electrónico. El destinatario puede agregar fácilmente la información de los contactos a su carpeta Contactos.
  • Enviar la información de los contactos como tarjetas de presentación vCard. El destinatario puede agregar fácilmente la información de los contactos a su carpeta Contactos. Las tarjetas vCard son un estándar de Internet y también pueden leerse con otras aplicaciones de correo electrónico.

Configurar cuentas de usuario de Windows XP

Para crear cuentas de usuario, debe iniciar la sesión en Windows como administrador del equipo. Durante la instalación de Windows XP, el nombre e usuario proporcionado se utiliza para crear la cuenta predeterminada de Administrador del equipo. Lo más recomendable es proteger esta cuenta con contraseña, de manera que nadie más pueda iniciar sesión en su equipo como administrador.

Los administradores de equipo tienen acceso completo a todos los recursos del sistema y pueden realizar los siguientes procedimientos:

  • Instalar programas y hardware
  • Realizar cambios en el sistema
  • Obtener acceso a todos los archivos no privados y leerlos
  • Crear y eliminar cuentas de usuario
  • Cambiar las cuentas de usuario de otras personas, incluidos los cambios de la imagen de inicio de sesión de las cuentas y crear, cambiar o quitar la contraseña de una cuenta

Una cuenta de usuario puede ser de los siguientes tipos:

  • Cuenta de usuario limitada     El usuario puede cambiar la imagen de inicio de sesión de su propia cuenta y crear, cambiar o quitar su contraseña.
  • Cuenta de invitado     Pensada para las personas que no utilizan el equipo de forma habitual, el administrador debe activar la cuenta de invitado para que pueda usarse.

Las nuevas cuentas de usuario se pueden agregar durante la instalación o después de ella, y las contraseñas no se asignan durante la instalación. Una vez creada la cuenta de usuario, los distintos usuarios pueden hacer clic en Cuentas de usuario en el Panel de control y, a continuación, en Crear una contraseña.

 Importante   El administrador puede cambiar la contraseña de cualquier cuenta en caso de que alguno de los usuarios la olvide; sin embargo, el administrador no puede ver cuál es la contraseña de cada persona.

En estos procedimientos se presupone que no se está utilizando un equipo que sea integrante de un dominio.

MostrarMicrosoft Windows XP (Vista por categorías, la predeterminada)

  1. En el Panel de control, haga doble clic en Cuentas de usuario.
  2. Haga clic en Crear una cuenta nueva.
  3. Escriba un nombre para la nueva cuenta; por ejemplo, el nombre de la persona.
  4. Haga clic en el tipo de cuenta que desea que tenga esa persona.
  5. Haga clic en Crear cuenta.

MostrarMicrosoft Windows XP (Vista clásica)

  1. Haga clic en Inicio, luego en Herramientas administrativas y, a continuación, en Administración de equipos.
  2. Debajo de Herramientas del sistema, haga clic en Usuarios y grupos locales para expandirlo y, a continuación, haga clic en Usuarios.
  3. En el menú Acción, haga clic en Nuevo usuario.
  4. Escriba la información del nombre del usuario y la contraseña correspondientes en el cuadro de diálogo. Lea primero la sección Notas.
  5. Dependiendo de la situación, active o desactive las casillas de verificación:
    • El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión
    • El usuario no puede cambiar la contraseña
    • La cuenta nunca caduca
    • Cuenta deshabilitada
  6. Haga clic en Crear y, a continuación, en Cerrar.

 Notas 

  • El nombre de usuario no puede ser idéntico a ningún otro nombre de usuario o grupo del equipo que se esté administrando. Los nombres de usuario pueden contener hasta 20 caracteres en mayúscula o minúscula, excepto los siguientes: " / \ [ ] : ; | = , + * ? < >
  • Los nombres de usuario no pueden estar formados sólo por puntos (.) o espacios.
  • En los cuadros Contraseña y Confirmar contraseña, puede escribir una contraseña de hasta 127 caracteres. Sin embargo, si está usando Windows XP en una red donde también haya equipos que ejecuten Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows 98, plantéese usar contraseñas que tengan 14 caracteres como máximo. (Windows 95 y Windows 98 permiten usar contraseñas de un máximo de 14 caracteres.) Si su contraseña es más larga, es posible que no pueda iniciar la sesión en la red desde esos equipos.
  • Bloquee siempre el equipo cuando lo deje desatendido. Para ello puede presionar la tecla del logotipo de Windows +L o habilitar un protector de pantalla protegido con contraseña en la sección Pantalla del Panel de control.

 Sugerencia   El cambio rápido de usuario es una característica de Windows XP que facilita pasar de una cuenta a otra sin necesidad de cerrar la sesión. Haga clic en Inicio, luego en Cerrar sesión y, a continuación, haga clic en Cambiar de usuario. Cuando se utiliza el cambio rápido de usuario, cualquier programa que esté abierto quedará abierto, de forma que es fácil volver a cambiar al usuario original y retomar el trabajo donde se dejó anteriormente. El administrador puede deshabilitar el cambio rápido de usuario y es posible que no esté disponible en equipos que forman parte de una red de Windows grande.

Para obtener más información sobre las cuentas de usuario de Windows, haga clic en Inicio y después haga clic en Ayuda y soporte técnico.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003