Usar Microsoft Office System para superar los retos de RH

En el vídeo, ha visto cómo Microsoft Office System puede proporcionar interesantes soluciones a los retos que deben afrontar los departamentos de recursos humanos. Algunas de estas soluciones requieren la ayuda del departamento de TI, pero puede adaptarlas a las necesidades de su organización.

Tecnología que cumple con sus necesidades

Elegir la tecnología empresarial correcta es cada vez más importante, y puede resultar más complejo que nunca. Sus herramientas y sistemas deben adaptarse a sus necesidades en todo el organigrama, desde la seguridad o el servicio hasta una comunicación eficaz. Esta es una realidad para el grupo de recursos humanos al igual que para cualquier departamento de su compañía.

Hoy en día, los tres retos más urgentes para los profesionales de recursos humanos son:

  • Administrar información confidencial
  • Administrar y comunicar los cambios
  • Administrar el contingente de personal

Microsoft Office System ofrece una solución de software completa e integrada para ayudar a los profesionales de RH a resolver estos y otros muchos problemas. Y se basa en programas conocidos que sus empleados ya saben como usar.

Administrar información confidencial

El modo más rápido y eficaz de comunicación con los empleados existentes o futuros es a través del correo electrónico. Pero el correo electrónico y la confidencialidad no siempre van unidos. Hasta ahora, han existido pocos modos de controlar quién ha tenido acceso a ciertos tipos de información digital, especialmente después de abandonar la organización.

Outlook al rescate

Para proteger la confidencialidad, use Microsoft Office Outlook® 2003 con Information Rights Management (IRM).

  • Permite aplicar directivas relativas a la confidencialidad de los archivos, el flujo de trabajo y la retención del correo electrónico para toda la compañía.
  • Ayuda a proteger la información frente al acceso y la reutilización no autorizados.
  • Ayuda a impedir acciones no autorizadas como reenviar, pegar o imprimir información confidencial.
  • Proporciona herramientas para cifrar los mensajes de correo electrónico y evitar que se alteren las restricciones mientras circulan sus archivos.

Information Rights Management

IRM se incluye con los programas Microsoft Windows Server™ 2003 y Microsoft Office Professional Edition 2003. Puede usar IRM en Outlook 2003 para impedir que usuarios no autorizados reenvíen, copien, modifiquen o impriman los mensajes de correo electrónico ni ningún documento adjunto a dichos mensajes. En Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Word 2003 y Microsoft Office PowerPoint® 2003, puede definir fechas de caducidad para los documentos.

Se ha agregado un nuevo botón Permiso a la barra de herramientas Estándar de los programas de Microsoft Office System. Si hace clic en él, se le pedirá que identifique la dirección de correo electrónico del destinatario y que elija el nivel de protección que desea para el mensaje o los datos adjuntos. Ciertos niveles de protección se pueden establecer automáticamente de acuerdo con las directivas de su compañía.

Ventajas que puede ver

Nadie ve la información confidencial excepto la persona para la que está destinada, dándole la tranquilidad de que la información está segura.

IRM puede ayudarle a:

  • Mantener protegida la información de contratación confidencial.
  • Intercambiar información confidencial con los empleados de forma segura.

Administrar y comunicar los cambios

En una empresa ágil y receptiva, el cambio es inevitable y normalmente beneficioso. Pero puede resultar difícil de manejar. Para ganarse y conservar la confianza y lealtad de sus empleados, necesita asegurarse de que están informados de los puestos vacantes y de que entienden los cambios de funciones y responsabilidades.

Documentar y publicar los cambios

Use el software de dibujo y diagramas Microsoft Office Visio® Professional 2003 y los sitios Microsoft Office SharePoint™ Portal Server 2003 para documentar la estructura organizativa y para compartirla con sus empleados.

  • Use el Asistente para organigramas de Visio a fin de crear un organigrama usando los datos de Microsoft Office Excel, un directorio de Microsoft Exchange Server o un archivo de texto delimitado por comas o tabulaciones.
  • Represente gráficamente las relaciones entre las personas, operaciones, funciones y actividades en jerarquías organizativas.
  • Use la función Seguimiento de revisiones para supervisar fácilmente los comentarios, formas y tinta digital agregados por otros.
  • Dé a los empleados acceso a un sitio de SharePoint interno para que puedan ver los organigramas actuales.
  • En el sitio de SharePoint, dé permiso sólo a algunos usuarios para ver el organigrama, y a otros usuarios para abrir el archivo y ver los detalles ocultos o realizar modificaciones.

Deje que Visio haga el trabajo por usted

Si usa Visio Professional 2003 para crear sus organigramas y SharePoint Portal Server para publicarlos, su grupo de recursos humanos podrá proporcionar información organizativa exacta a sus empleados. Los encargados de la contratación pueden ayudar a mantener al día la información modificando los diagramas cuando cambien los planes o existan nuevos datos.

SharePoint Portal Server 2003 está diseñado para equipos e individuos pertenecientes a organizaciones grandes y medianas. SharePoint Portal Server 2003 amplía las capacidades de Microsoft Windows® SharePoint Services 2.0 facilitando herramientas organizativas y administrativas para los sitios de SharePoint, y permitiendo a los equipos publicar información en toda la organización. Windows SharePoint Services proporciona sitios para la colaboración en equipo, mientras que SharePoint Portal Server 2003 conecta estos sitios, personas y procesos empresariales, logrando el uso compartido de los conocimientos y organizaciones más inteligentes. Windows SharePoint Services es una tecnología de componentes incluida en Windows Server 2003.

Visualizar las ventajas

Los equipos de RH podrán documentar y compartir información organizativa con los empleados con facilidad. Los equipos de RH hacen su labor para:

  • Fomentar la confianza entre los empleados y la dirección.
  • Ahorrar tiempo permitiendo a los encargados de la contratación crear y actualizar organigramas.

Administrar el contingente de personal

Los procesos de contratación y la comunicación interna con los empleados generan mucho trabajo para los profesionales. Además, los nuevos proyectos a veces requieren empleados temporales con conocimientos especializados. Puede que resulte muy exigente encargarse de estas solicitudes, e incluso anticiparse a ellas para que los proyectos no se retrasen por falta de personal.

Avisar a tiempo, automáticamente

Use Microsoft Office Project Server 2003 para administrar solicitudes para programaciones de recursos para proyectos especiales.

  • Los requisitos definidos por los directores generan alertas que solicitan acciones del departamento de RH.
  • El departamento de RH recibe notificación por correo electrónico en Microsoft Office Outlook 2003 antes de que se necesite personal.
  • Las programaciones y las calificaciones del personal están disponibles en el equipo que ejecuta Office Project Server, proporcionando los detalles que requiere el departamento de RH para encontrar el talento necesario.

Project Server 2003 y la solución de administración de proyectos de empresa

Project Server 2003 es la plataforma que admite las capacidades de colaboración y administración de proyectos y recursos de la solución de administración de proyectos de empresa. Los usuarios se conectan a Project Server a través de Project Professional y Project Web Access para guardar, obtener e interactuar con datos de Project Server. Project Server 2003 requiere Microsoft SQL Server™ 2000 y la base de datos de servidor para beneficiarse de todas las capacidades de administración de proyectos y recursos empresariales. Project Server 2003 requiere Microsoft Windows 2000 Server (o posterior) como sistema operativo. Una arquitectura abierta, que incluye estándares de la industria como la mensajería XML y el protocolo de acceso a objetos simple (SOAP), proporciona una alineación y un intercambio de información óptimos con otras aplicaciones y bases de datos empresariales.

Unos resultados para los requisitos de recursos en los que se puede confiar

Project Server permite a los departamentos de recursos humanos ser los mejores en la administración del contingente de personal. Con Project Server, ellos pueden:

  • Asegurarse de que los nuevos proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto.
  • Ver rápida y fácilmente los requisitos de recursos sin tener que duplicar los trámites de contratación ni recibir solicitudes de personal a última hora.

 Nota   Las personas y organizaciones citadas y descritas en este documento son ficticias y sólo se incluyen como ejemplo.

Los casos descritos asumen que se ha adquirido licencias de:

  • Microsoft Office Edición Professional 2003
  • Microsoft Office Visio Standard 2003
  • Microsoft Office Project Server 2003
  • Microsoft Windows Server 2003 con Windows Rights Management Services en ejecución
  • Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, y uno de los siguientes:

Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition

Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition

Microsoft Windows Server 2003 Datacenter Edition

Microsoft Windows Server 2003 Web Edition

  • Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.0 o posterior (Windows Server 2003 usa IIS 6.0)
  • SQL Server 2000 Standard Edition, SQL Server 2000 Enterprise Edition o MSDE 2000

Información detallada de requisitos del sistema

MostrarActivación y distribución de IRM

Requisitos

  • Windows Rights Management Services (RMS) ejecutados en Windows Server 2003
  • Cliente de Rights Management Update para Windows
  • Office 2003 (o una aplicación de otro fabricante que admita RM)

Procedimiento

Los pasos básicos para distribuir la funcionalidad IRM de Office 2003 se remiten a los tres requisitos descritos anteriormente:

  1. Inscripción del servidor. En primer lugar, el administrador de TI debe "activar" el servidor RMS.
  2. Configuración del cliente de Office 2003. A continuación, el administrador de TI debe instalar el cliente de Rights Management Update para Windows en los equipos cliente.
  3. Activación del equipo cliente. El servidor RMS actúa como un proxy para que cada equipo descargue un código exclusivo de un servidor de activación de equipos central. Esto permite a los usuarios de dicho equipo crear y ver contenido protegido.
  4. Inscripción del usuario. Los trabajadores de la información obtienen un certificado de cuenta (tras la verificación de su identidad mediante la autenticación de Microsoft Windows NT® Authentication o Microsoft .NET Passport) de su servidor RMS.

MostrarImplementar Visio 2003

Componente Requisitos
Equipo y procesador Equipo personal con procesador Intel Pentium a 233 megahercios (MHz) o superior, se recomienda un Pentium III
Memoria Se recomiendan 128 megabytes (MB) de RAM o más
Disco duro

El uso del disco duro variará dependiendo de la configuración; las opciones de la instalación personalizada puede que requieran más o menos espacio en el disco duro. A continuación se enumeran los requisitos del disco duro para las ediciones de Visio Standard 2003 y Visio Professional 2003.

Visio Standard 2003: 160 MB de espacio libre en el disco duro, incluidos 75 MB en el disco duro en el que está instalado el sistema operativo. (La caché de los archivos de instalación opcionales (recomendados) requiere 155 MB adicionales de espacio libre en el disco duro).

Visio Professional 2003: 210 MB de espacio libre en el disco duro, incluidos 75 MB en el disco duro en el que está instalado el sistema operativo. (La caché de los archivos de instalación opcionales (recomendados) requiere 185 MB adicionales de espacio libre en el disco duro).

Sistema operativo Microsoft Windows® 2000 con Service Pack 3 (SP3) o posterior; o Windows XP o posterior
Mostrar Monitor super VGA (800 × 600) o con una resolución superior
Explorador Microsoft Internet Explorer 5.5 o posterior

MostrarImplementar SharePoint Portal Server 2003

Requisitos del servidor

Componente Requisitos
Equipo y procesador Equipo personal (PC) con procesador Intel Pentium o compatible a 700 megahercios (MHz)
Memoria Un mínimo de 512 megabytes (MB) de RAM
Disco duro Un mínimo de 575 MB de espacio libre en disco duro
Sistema operativo

El servidor requiere uno de los siguientes sistemas operativos:

  • Microsoft Windows Server™ 2003 Standard Edition, más el último service pack
  • Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition, más el último service pack
  • Microsoft Windows Server 2003 Datacenter Edition, más el último service pack
  • Microsoft Windows Server 2003 Web Edition, más el último service pack

 Nota   La ejecución de SharePoint Portal Server 2003 en Windows Server 2003 Web Edition requiere que se instale Microsoft SQL Server™ 2000 en un equipo independiente.

Servidor Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.0 o posterior (Windows Server 2003 usa IIS 6.0)
Base de datos

SharePoint Portal Server 2003 incluye una versión de Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000).

SharePoint Portal Server 2003 requiere uno de los siguientes servidores de base de datos:

  • SQL Server 2000 Standard Edition, más el último service pack
  • SQL Server 2000 Enterprise Edition, más el último service pack
  • MSDE 2000, más el último service pack

El servidor de base de datos se puede ejecutar en cualquier sistema operativo que admita SQL Server 2000. Para obtener más información, consulte la documentación de SQL Server 2000.

 Nota   La instalación de SharePoint Portal Server 2003 en un controlador de dominio requiere el uso de SQL Server 2000 Standard Edition o SQL Server 2000 Enterprise Edition, más el último service pack.

Red Los servidores que ejecuten SharePoint Portal Server 2003 deben pertenecer a un dominio de Microsoft Windows NT® 4.0, Windows 2000 o Windows Server 2003.

Requisitos del cliente

Componente Requisitos
Acceso al portal

El acceso a los sitios de portal requiere uno de los siguientes programas:

  • Microsoft Internet Explorer 5.01, más el último service pack
  • Internet Explorer 5.5, más el último service pack
  • Internet Explorer 6, más el último service pack
  • Internet Explorer 5.2 para Mac OS X, más el último service pack
  • Netscape Navigator 6.2 o posterior
  • Netscape Navigator 6.2 para Mac
  • Netscape Navigator 6.2 para UNIX
Administración del portal

La administración de sitios de portal y áreas requiere uno de los siguientes exploradores:

  • Internet Explorer 5.5, más el último service pack
  • Internet Explorer 6, más el último service pack

MostrarImplementar Project Server 2003

Los requisitos de procesador, RAM y disco duro para Project Server 2003 dependen en gran medida del número de servicios instalados en el equipo y de la carga del servidor.

Los requisitos mínimos asumen que todos los componentes y tecnologías de compatibilidad de Project Server (es decir, Microsoft SQL Server y Microsoft Windows SharePoint Services) están instalados en un servidor. Existe información adicional de requisitos del sistema relativa a las configuraciones avanzadas de Project Server en la Guía de instalación de Microsoft Office Project Server 2003. Consulte también los siguientes requisitos del sistema para Microsoft Office Project Web Access.

Componente Requisito
Equipo y procesador Servidor con procesador Intel Pentium III a 550 MHz o superior.
Memoria Un mínimo de 256 MB de RAM. (512 MB de RAM es el mínimo recomendado).
Disco duro 80 MB de espacio libre en el disco duro. (El uso del disco duro variará dependiendo de la configuración; las opciones de la instalación personalizada puede que requieran más o menos espacio en el disco duro).
Sistema operativo Microsoft Windows 2000 Server con SP3 o posterior, Windows 2000 Advanced Server con SP3 o posterior, o Microsoft Windows Server™ 2003 Standard o Enterprise Edition.
Servidor Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.0 o posterior. (Microsoft Windows Server 2003 usa IIS 6.0.)
Base de datos Microsoft SQL Server 2000 con SP3 o posterior.
Mostrar Monitor super VGA (800 × 600) o con una resolución superior
 
 
Corresponde a:
Outlook 2003, Visio 2003