Usar la herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales de Microsoft Outlook

Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002
Microsoft Outlook® 2000

En este artículo se aborda la herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales de Microsoft Outlook que se puede descargar en Microsoft Office Online.

La herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales está diseñada para ser utilizada con Outlook 2000 y posterior así como con los sistemas operativos compatibles con cada versión de Outlook. La herramienta es una manera fácil y rápida de realizar copias de seguridad de la información de Outlook en el disco duro, el servidor de red o el recurso compartido de red.

Tras realizar una copia de seguridad de la información, puede copiar estos duplicados de los datos de Outlook a un medio extraíble como un CD o DVD. Los archivos de copia de seguridad son copias exactas de los archivos originales y se guardan con el mismo formato. Existe la posibilidad de recibir avisos periódicos para realizar copias de seguridad de los archivos.

Archivos de carpetas personales (.pst)

A menos que utilice una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server o una cuenta HTTP como MSN® Hotmail®, todos los datos de Outlook se almacenan en un archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.). Incluso si tiene una cuenta de Microsoft Exchange Server o Hotmail, puede realizar una copia de seguridad de los datos en un archivo .pst, que se almacena localmente en el equipo y no en el servidor de correo electrónico.

Cada archivo .pst contiene todas las carpetas de Outlook, incluidas las carpetas Bandeja de entrada, Calendario y Contactos. Puede tener un solo archivo .pst (suele denominarse Carpetas personales en la Lista de carpetas (Lista de carpetas: muestra las componentes que están disponibles en su buzón. Para ver las subcarpetas, haga clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta. Si la Lista de carpetas no es visible, haga clic en Lista de carpetas en el menú Ir.)), pero también puede tener un archivo .pst adicional que utiliza para el archivado. La herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales permite realizar copias de seguridad de cualquiera de estos archivos .pst o de todos.

 Notas 

Comparar la creación de una copia de seguridad de las carpetas personales, la exportación y el archivado

Hay tres formas de realizar una copia de seguridad de los mensajes de correo electrónico, contactos, citas, tareas, notas y entradas del Diario de Outlook: la herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales, la exportación y el archivado.

La herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales     se utiliza para copiar archivos .pst completos al disco duro, al servidor de red o a un recurso compartido de red.

La exportación    se utiliza para crear un archivo que contenga información de Outlook, pero que conserve los datos originales en las carpetas. Se puede exportar sólo una carpeta a la vez.

El archivado    se utiliza para sacar de las carpetas los elementos de los que se desea crear una copia de seguridad.

Usar la herramienta de copia de seguridad de los archivos PST

 Sugerencia   Antes de iniciar el proceso de copia de seguridad, quizás desee comprobar el tamaño del archivo .pst. Si hay varias carpetas en el archivo .pst, deberá seleccionar la carpeta de nivel superior para determinar el tamaño de archivo total de todas las carpetas.

MostrarPara instalar la herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales de Microsoft Outlook

  1. Salga de Outlook.
  2. Descargue la herramienta del sitio de Microsoft Office Online haciendo clic en el vínculo Descargar y siguiendo las instrucciones que aparecen en los cuadros de diálogo.

 Nota   Para cambiar el idioma, seleccione un idioma en la lista Cambiar de idioma, haga clic en Go y, a continuación, haga clic en Descargar.

  1. Para iniciar el programa de instalación, haga doble clic en el archivo de programa Pfbackup.exe en el disco duro.
  2. Siga las instrucciones de la pantalla para finalizar la instalación.
  3. Inicie Outlook.

MostrarInstrucciones de uso

El archivo de carpetas personales (.pst) del que desee crear una copia de seguridad deberá estar abierto. Si se ve el archivo en la Lista de carpetas, esto significa que está abierto.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Copia de seguridad.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. En la lista Realizar copia de seguridad de estos archivos de carpetas personales, active la casilla de verificación de cada uno de los elementos de los que desee crear una copia de seguridad.
  4. Cambie el nombre del archivo .pst. O bien, para seleccionar otra carpeta, haga clic en Examinar, vaya a la ubicación que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Nota   El nombre de archivo y la ubicación predeterminados donde se va a guardar el archivo .pst se muestra en el cuadro Ubicación del archivo.

  1. Si desea que Microsoft Outlook le avise automáticamente para realizar una copia de seguridad de este archivo, active la casilla de verificación Avisar para realizar la copia cada x días y, a continuación, escriba un número de días comprendido entre 1 y 999.
  2. Haga clic en Aceptar.
  3. Haga clic en Guardar copia de seguridad.

 Nota   De los elementos seleccionados sólo se realizará una copia de seguridad cuando salga de Outlook.

Cuadro de diálogo Copia de seguridad de carpetas personales de Outlook

Llamada 1 Muestra los archivos (.pst) de carpetas personales que se incluirán en la copia de seguridad.
Llamada 2 Muestra la última copia de seguridad.
Llamada 3 El botón Opciones permite configurar los avisos para realizar copias de seguridad, los archivos de carpetas personales que se van a incluir y la ubicación de archivo donde se va a guardar la copia de seguridad.
Llamada 4 Puede abrir las copias de seguridad anteriormente creadas.

Cuadro de diálogo Opciones de copia de seguridad

Llamada 1 Si activa la casilla de verificación, indica que deben usarse los avisos. Puede especificar un valor comprendido entre 1 y 999 días.
Llamada 2 Active la casilla de verificación para cada uno de los archivos de carpetas personales de los que desee crear una copia de seguridad.
Llamada 3 La ubicación del archivo es el lugar donde se van a copiar los datos. Los datos originales no se moverán ni se cambiarán. Tras finalizar la copia de seguridad, puede usar el Explorador de Windows para ir a dicha ubicación y ver el archivo de copia de seguridad o copiarlo a un medio extraíble como un CD, un DVD, un disco duro portátil o un dispositivo portátil de memoria.

MostrarActivar o desactivar el aviso de copia de seguridad

  1. En el menú Archivo, haga clic en Copia de seguridad.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para activar el aviso de copia de seguridad, active la casilla de verificación Avisar para realizar la copia cada x días y, a continuación, escriba un valor comprendido entre 1 y 999.
    • Para desactivar el aviso de copia de seguridad, desactive la casilla de verificación Avisar para realizar la copia cada x días.
  4. Haga clic en Aceptar.

MostrarAbrir una copia de seguridad de un archivo de carpetas personales

  1. En el menú Archivo, haga clic en Copia de seguridad.
  2. Haga clic en Abrir copia de seguridad.
  3. Haga clic en el archivo de carpetas personales que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Nota   También puede abrir los archivos .pst sin usar la herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales. En Outlook, puede abrir los archivos de datos de Outlook en el menú Archivo.

MostrarUbicación de almacenamiento de los archivos .pst

Al crear un archivo .pst, éste se guarda en la carpeta de configuración local de Outlook que se encuentra en una de las siguientes ubicaciones:

MostrarMicrosoft Windows Server™ 2003

Outlook 2000, Outlook 2002 o Microsoft Office Outlook 2003    C:\Documents and Settings\Profiles\<Nombre de usuario>\Configuración local\Datos de programa en los equipos con varios usuarios, o bien, C:\Documents and Settings\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook en los equipos con un solo usuario.

Quizás tenga que modificar la vista predeterminada en el Explorador de Windows para ver las carpetas ocultas.

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Mi PC.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta.
  3. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

MostrarMicrosoft Windows® XP

Outlook 2000, Outlook 2002 o Microsoft Office Outlook 2003    C:\Documents and Settings\Profiles\<Nombre de usuario>\Configuración local\Datos de programa en los equipos con varios usuarios, o bien, C:\Documents and Settings\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook en los equipos con un solo usuario.

Quizás tenga que modificar la vista predeterminada en el Explorador de Windows para ver las carpetas ocultas.

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Mi PC.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta.
  3. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

MostrarMicrosoft Windows 2000

Outlook 2000, Outlook 2002 o Microsoft Office Outlook 2003    C:\Documents and Settings\Profiles\<Nombre de usuario>\Configuración local\Datos de programa en los equipos con varios usuarios, o bien, C:\Documents and Settings\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook en los equipos con un solo usuario.

Quizás tenga que modificar la vista predeterminada en el Explorador de Windows para ver las carpetas ocultas.

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga doble clic en Mi PC en el escritorio.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta.
  3. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

MostrarMicrosoft Windows Millennium

Outlook 2000 u Outlook 2002    C:\Windows\Profiles\<Nombre de usuario>\Configuración local\Datos de programa en los equipos con varios usuarios, o bien, C:\Windows\Datos de programa\Microsoft\Outlook en los equipos con un solo usuario.

MostrarMicrosoft Windows 98 Segunda edición

Outlook 2000 u Outlook 2002    C:\Windows\Profiles\<Nombre de usuario>\Configuración local\Datos de programa en los equipos con varios usuarios, o bien, C:\Windows\Datos de programa\Microsoft\Outlook en los equipos con un solo usuario.

MostrarCambiar la ubicación de copia de seguridad de un archivo de carpetas personales

  1. En el menú Archivo, haga clic en Copia de seguridad.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. En la lista Realizar copia de seguridad de estos archivos de carpetas personales, haga clic en el archivo cuya ubicación de copia de seguridad desee cambiar y, a continuación, cambie la ubicación en el cuadro Copiar el archivo seleccionado arriba en esta ubicación.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar copia de seguridad.

MostrarQuitar la herramienta de copia de seguridad de los archivos PST

  1. Salga de Outlook.
  2. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarMicrosoft Windows Server™ 2003 o Windows XP

  1. En el Panel de control, haga clic en Agregar o quitar programas.

 Nota   Si utiliza la vista clásica, haga doble clic en Agregar o quitar programas.

  1. En la lista de programas de la ficha Instalar o desinstalar, busque la herramienta Copia de seguridad de carpetas personales de Microsoft Outlook y selecciónela.
  2. Haga clic en Cambiar o quitar.
  3. Para confirmar que desea desinstalar este software, haga clic en .

MostrarMicrosoft Windows 2000

  1. En el Panel de control, haga doble clic en Agregar o quitar programas.
  2. Bajo Programas actualmente instalados, busque la herramienta Copia de seguridad de carpetas personales de Microsoft Outlook y, a continuación, selecciónela.
  3. Haga clic en Cambiar o Eliminar.
  4. Para confirmar que desea desinstalar este software, haga clic en .

MostrarMicrosoft Windows NT, Windows Millennium, Windows 98 y Windows 95

  1. En el Panel de control, haga doble clic en Agregar o quitar programas.
  2. En la lista de programas, busque la herramienta Copia de seguridad de carpetas personales de Microsoft Outlook y, a continuación, selecciónela.
  3. Haga clic en Agregar o Eliminar.
  4. Para confirmar que desea desinstalar este software, haga clic en .

MostrarVer el estado de la copia de seguridad de las carpetas personales

  • En el menú Archivo, haga clic en Copia de seguridad. En el cuadro de diálogo Copia de seguridad de carpetas personales, puede ver los archivos de carpetas personales seleccionados para crear una copia de seguridad así como la fecha de la última copia de seguridad.

MostrarSolucionar problemas de creación de copia de seguridad de las carpetas personales

MostrarSe ha creado una copia de seguridad de un archivo y ahora se necesita usarla.

La cantidad de información que desee recuperar determinará la forma en que va a restaurar los datos de la copia de seguridad. Si desea recuperar:

  • Algunos elementos accidentalmente eliminados o cambiados, abra el archivo y, a continuación, mueva o copie los elementos del archivo de copia de seguridad al archivo original.
    1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
    2. Haga clic en el archivo .pst que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Estos pasos se aplican a Microsoft Office Outlook 2003 y pueden ser ligeramente distintos para las otras versiones de Outlook.

El nombre de la carpeta asociada al archivo de datos aparece en la Lista de carpetas (Lista de carpetas: muestra las componentes que están disponibles en su buzón. Para ver las subcarpetas, haga clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta. Si la Lista de carpetas no es visible, haga clic en Lista de carpetas en el menú Ir.). Para ver la Lista de carpetas, en el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas. De manera predeterminada, la carpeta se denominará Carpetas personales.

  • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo de copia de seguridad para cerrarlo y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  • Numerosos elementos o una carpeta completa, importe la copia de seguridad del archivo. Si no necesita reemplazar toda la carpeta, puede filtrar los elementos para obtener los que desee. O bien, puede importar toda la carpeta y especificar si deben o no reemplazarse los elementos duplicados.
  1. En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.
  2. Haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuación, en Siguiente.
  3. Haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, en Siguiente.
  4. En el cuadro Archivo para importar, especifique la ruta de acceso y el nombre del archivo .pst que desee importar.
  5. Elija una de estas opciones:

Reemplazar duplicados con los elementos importados    Los datos existentes se sobrescribirán con la información del archivo objeto de la importación.

Permitir la creación de elementos duplicados    Los datos existentes no se sobrescribirán y los duplicados se agregarán a la actual carpeta de Outlook.

No importar elementos duplicados    Se conservan los datos existentes y la información duplicada del archivo no se copiará a la actual carpeta de Outlook.

  1. Siga las demás instrucciones del Asistente para importar y exportar.
  • El archivo .pst completo, salga de Outlook y utilice el comando Buscar de Windows para buscar y cambiar de nombre el archivo .pst dañado. Realice una copia del archivo de copia de seguridad .pst y, a continuación, asigne a dicha copia el nombre del archivo .pst original dañado. Este archivo debe ubicarse en el mismo directorio que el archivo .pst original. Reinicio Outlook.

MostrarSe ha creado un archivo .pst pero no se recuerda la ruta de acceso a la ubicación de almacenamiento.

  1. En el menú Ver, haga clic en Lista de carpetas.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta de nivel superior del archivo .pst cuya ubicación desee determinar.
  3. En el menú contextual, haga clic en Propiedades de <nombre de archivo> y, a continuación, haga clic en Avanzadas. La información referente a la ubicación se mostrará en el cuadro Ruta de acceso.

MostrarAparece una y otra vez el mensaje de error: "No se puede abrir el archivo de carpetas personales (.pst) <nombre de archivo>. El archivo puede no ser compatible con esta versión de Outlook o puede estar dañado".

Intente abrir el archivo .pst desde el menú Archivo de Outlook. Si recibe el mensaje de error "El archivo <nombre de archivo> no es compatible con esta versión del servicio de información Carpetas personales. Consulte con el administrador.", el archivo .pst contiene información Unicode. Dicha información Unicode la admite Microsoft Office Outlook 2003 y posterior. Si usa una versión anterior de Outlook, no podrá obtener acceso al archivo. Si recibe un mensaje de error que indica que no se puede leer o que está dañado el archivo, pruebe a usar la herramienta de reparación de la Bandeja de entrada.

MostrarNo aparece el comando Copia de seguridad.

La herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales no está instalada o se ha quitado. Instale dicha herramienta.

 Nota    Quizás tenga que descargar la herramienta de copia de seguridad de las carpetas personales desde el sitio Web de Microsoft Office Online.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003