Usar gadgets en Business Contact Manager

Business Contact Manager para Outlook muestra información actualizada sobre sus actividades profesionales en gráficos diseñados especialmente, o gadgets (gadget: herramienta que muestra datos profesionales en gráficos. Los gadgets se muestran en un área de trabajo o en el panel. Algunos ejemplos son los gadgets de canal de ventas, de comparación de campañas y de proyectos profesionales vencidos. ), que se pueden agregar al panel de Business Contact Manager o a cualquiera de las áreas de trabajo.

Con gadgets, puede elegir la información que desee y en el lugar que desee. También puede imprimir informes de los datos mostrados.

En este artículo se describen los gadgets disponibles en Business Contact Manager para Outlook y cómo se puede trabajar con ellos.

En este artículo


Descripción de gadgets

¿Desea saber inmediatamente cuáles son los productos más vendidos? Eche un vistazo al gadget Productos principales.

¿Cuál es el estado actual de sus iniciativas para calificar esos clientes potenciales? Vea el gadget Canal de ventas.

¿Necesita justificar el gasto de la última campaña de marketing? El gadget Comparación de campañas muestra los ingresos esperados generados por las campañas activas.

Business Contact Manager para Outlook tiene una gran variedad de gadgets que puede usar para obtener una instantánea rápida del estado de su negocio. Estos gadgets muestran gráficos y otros resúmenes visuales de la información especificada en los registros (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.). Se actualizan cada vez que abra el panel o un área de trabajo que contenga gadgets, o cuando haga clic en Actualizar.

 Nota   Mientras más diligentes sean usted y sus empleados al escribir datos en cuentas (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.) y contactos profesionales (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.), al crear registros de oportunidad (Oportunidad: la posibilidad de vender sus productos o servicios a una Cuenta o Contacto de negocios.), al vincular clientes potenciales (potencial: cliente con el que el vendedor deberá ponerse en contacto para calificarlo o no como oportunidad de venta.) a actividades de marketing (actividad de marketing: acción cuyo propósito es vender o identificar productos y servicios para un grupo específico de destinatarios. Las actividades de marketing pueden incluir listas de llamadas, mensajes de correo electrónico y prospectos impresos.), etc., más valiosos serán los datos de resumen que aparecen en los gadgets.

¿Dónde obtienen los gadgets sus datos?

Para poder ver todos los datos de un gadget, debe obtener su información empresarial en la base de datos de Business Contact Manager (base de datos de Business Contact Manager: base de datos en la que se almacena información sobre Cuentas, Contactos de negocio, Oportunidades, Proyectos de negocio y otros datos.). Los gadgets consultan los datos almacenados para mostrar gráficos con la información que necesite.

Use los formularios para especificar manualmente los datos profesionales o importe datos, tal como se describe en el tema sobre cómo importar datos en Business Contact Manager. En las siguientes secciones se describe cada gadget y cómo especificar los datos que muestran.

Gadgets de ventas

Los gadgets de ventas se centran en las áreas del proceso de ventas que necesitan su atención, los puntos destacados y los desafíos. Dos gadgets especialmente detallados, Proceso de ventas y Canal de ventas, se describen en su totalidad en el tema acerca de cómo usar los gadgets de proceso de ventas y de canal de ventas.

Gadget Canal de ventas

Gadget que muestra oportunidades de ventas según la fase de venta en que se encuentren.

Para ver datos en cualquiera de los gadgets de ventas, primero deberá crear registros de oportunidad. Según el tipo de información que desee ver, también deberá agregar productos y servicios (elementos de productos y servicios: bienes y servicios que se compran o venden, o se ofrecen para su compra o venta.) al registro de oportunidad.

Para que un gadget muestre la información de ingresos, deberá especificar un porcentaje de Probabilidad y agregar productos y servicios a los registros de oportunidad. Ingresos previstos proviene del porcentaje de probabilidad y del total de productos y servicios de los registros. Ingresos proviene del total de productos y servicios de los registros.

 Nota   Los registros de oportunidad deben estar vinculados a registros de cuenta o contacto profesional.

Para ver datos en este gadget... ...escriba datos en estos campos en un registro de oportunidad El gadget muestra
Clientes inactivos Fase de venta (al menos una oportunidad que está vinculada al registro de cuenta o contacto profesional debe tener una fase de venta Cerrada y lograda para considerarse un cliente) Las cuentas y los contactos profesionales con quienes no ha tenido ninguna comunicación durante un intervalo seleccionado y los ingresos estimados que representa cada uno.
Proceso de ventas
  • Probabilidad (debe ser mayor que 0%)
  • Fecha de cierre
  • Productos y servicios
Oportunidades de ventas abiertas por fechas de cierre esperadas.
Canal de ventas
  • Probabilidad (debe ser mayor que 0%)
  • Fase de venta
  • Productos y servicios
Oportunidades abiertas por fases de ventas.
Clientes principales Fase de venta (debe ser Cerrada y lograda) y Productos y servicios Clientes que gastaron más dinero con su compañía por importe en dólares o margen bruto.
Productos principales Fase de venta (debe ser Cerrada y lograda), Fecha de cierre y Productos y servicios Gráfico de los productos más vendidos a través del tiempo, por cantidad vendida, ingresos o margen bruto.
Remitentes principales Iniciado por debe contener el nombre de la cuenta o contacto profesional que remite el negocio a su compañía. Para ver datos sobre los ingresos de la empresa a la que se hace referencia, también debe seleccionar una Fase de venta Cerrada y lograda y agregar Productos y servicios. Mejores orígenes para nuevos negocios, por valor en dólares o número de contactos.

Gadgets de marketing

Las comparaciones entre las actividades de marketing (actividad de marketing: acción cuyo propósito es vender o identificar productos y servicios para un grupo específico de destinatarios. Las actividades de marketing pueden incluir listas de llamadas, mensajes de correo electrónico y prospectos impresos.) y las campañas de marketing son el trabajo principal de los gadgets de marketing. Para sacar el máximo partido de estos gadgets, deberá crear registros detallados de cada actividad y campaña de marketing que realice. Puede comparar las actividades y las campañas por los números de cuentas, contactos profesionales, clientes potenciales u oportunidades que generan, o por los ingresos, gastos o importes de presupuesto.

Para obtener información financiera precisa, asegúrese de incluir estos detalles en cada registro de actividad de marketing:

  • Campo Costo presupuestado de la página Detalles.
  • Campo Costo real de la página Seguimiento.
  • En todas las oportunidades de ventas o registros de cuenta, contacto profesional o cliente potencial que resulten de una actividad de marketing, escriba el nombre de la actividad en el campo Iniciado por de cada registro. El total de los productos y servicios que se enumeran en un formulario de oportunidad se usa para calcular los Ingresos previstos.

 Sugerencia   Si desea realizar el seguimiento del número de llamadas de teléfono que están relacionadas con una actividad de marketing, escriba también el nombre de la actividad en el campo Iniciado por de la nota telefónica.

Para ver datos en este gadget... ...deberá... ...y el gadget
Análisis de tipo de actividad Crear más de un registro de actividad de marketing del mismo tipo y escribir tantos detalles como pueda. Compara todas las actividades de un solo tipo, como listas de llamadas o actividades de correo electrónico masivo. (Para ver los resultados de una sola actividad, use la ficha Análisis del áreas de trabajo de Marketing).
Análisis de campaña Crear uno o varios registros de actividad de marketing de cualquier tipo y asignarlos a una campaña, y escribir tantos detalles como pueda. Crea un gráfico con los resultados de cada actividad en una campaña de marketing seleccionada.
Comparación de campañas Crear más de una campaña de marketing y escribir tantos detalles como pueda para cada actividad que contengan. Compara el éxito de todas las campañas de marketing.

Gadgets de administración de proyectos

Los gadgets de administración de proyectos crean un gráfico del progreso de todos los proyectos profesionales, mostrados por fechas de vencimiento, líneas de tiempo y porcentaje completado.

Para ver datos en este gadget... Abra este registro... ...y escriba datos en estos campos
Proyectos profesionales - Vencidos Proyecto profesional
  • Fecha de inicio
  • Fecha de vencimiento (debe ser anterior a la fecha actual)
  • % completado
Proyectos profesionales - Próximo vencimiento Proyecto profesional
  • Fecha de inicio
  • Fecha de vencimiento
  • % completado
Proyectos profesionales - Todos Proyecto profesional
  • Fecha de inicio
  • Fecha de vencimiento
  • % completado
Tareas de proyecto - Vencidas Tarea de proyecto
  • Fecha de inicio
  • Fecha de vencimiento (debe ser anterior a la fecha actual)
  • % completado
Tareas de proyecto - Próximo vencimiento Tarea de proyecto
  • Fecha de inicio
  • Fecha de vencimiento
  • % completado
Tareas de proyecto - Todas Tarea de proyecto
  • Fecha de inicio
  • Fecha de vencimiento
  • % completado

Gadget Tareas de proyecto

Gadget que muestra las tareas relacionadas con los proyectos profesionales que tienen fechas de vencimiento cercanas.

Gadget General

Este gadget no es específico de una función de trabajo, pero puede ser útil en muchas ubicaciones.

  • Elementos profesionales recientes. Lista de los elementos abiertos más recientemente, con iconos que indican cuál es el tipo de cada elemento.
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Agregar o quitar un gadget

Los gadgets en Business Contact Manager para Outlook están clasificados por las áreas de trabajo en las que es más probable que se usen, pero puede agregar cualquier gadget a cualquier área de trabajo o al panel.

Agregar un gadget al panel

  1. En el panel de navegación, haga clic en Business Contact Manager.
  2. En el grupo En la Cinta de opciones, en la ficha Inicio, en Agregar gadgets, haga clic en una de las siguientes opciones:
  • Ventas
  • Marketing
  • Administración de proyectos
  • General
  1. Haga clic en el gadget que desee mostrar.

El gadget aparece en el panel. Desplácese hacia abajo para ver otros gadgets.

Agregar un gadget a un área de trabajo

En el panel de navegación, bajo Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

  • Administración de contactos.
  • Ventas.
  • Marketing.
  • Administración de proyectos.
  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Gadgets.
  2. En el grupo Agregar gadgets, haga clic en una de las siguientes opciones:
    • Ventas
    • Marketing
    • Administración de proyectos
    • General
    • Ficha Gadgets
    • Ficha Gadgets de la cinta de opciones.
  3. Haga clic en el gadget que desee mostrar.

El gadget aparece en la parte superior del área de trabajo.

 Sugerencia   Al agregar un gadget, el área del gadget se muestra automáticamente.

Quitar un gadget

  • En el gadget que desee quitar, haga clic en el botón Quitar Gadget Quitar.

Se cierra el gadget y los gadgets restantes se desplazan hacia arriba o hacia un lado para rellenar el espacio que queda al quitar un gadget.

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Trabajar con gadgets

Cada gadget presenta varios botones.

Haga clic en Resultado
Gadget Actualizar Actualizar     Actualiza datos al consultar la base de datos de Business Contact Manager (base de datos de Business Contact Manager: base de datos en la que se almacena información sobre Cuentas, Contactos de negocio, Oportunidades, Proyectos de negocio y otros datos.) y, a continuación, muestra la información actual.
Crear informe Iniciar informe     Muestra el informe en el que se basan los datos del gadget.
Opciones Opciones     Abre un cuadro de diálogo que se puede usar para seleccionar los datos en el gadget y la forma en que se muestran los datos.
Gadget Cerrar

Quitar     Quita el gadget de un área de trabajo o del panel.

 Nota   Las áreas de trabajo y el panel funcionan de forma independiente. Al quitar un gadget de un área de trabajo no se quita del panel.

 Nota   No se puede cambiar el tamaño de los gadgets.

Elegir los datos que se muestran en un gadget

Cada gadget muestra solo una pequeña muestra de información, pero puede elegir exactamente qué bits de información desea ver. Puede incluso agregar el mismo gadget al panel o área de trabajo más de una vez y elegir diferentes datos que se van a mostrar en cada uno de ellos.

  1. Haga clic en el botón Opciones Opciones en un gadget.
  2. Revise las selecciones en las listas y las casillas de verificación en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en las opciones que desee ver en el gadget.
  3. Si desea que aparezcan etiquetas en el gadget, en Gráfico, seleccione cualquiera de las siguientes casillas de verificación para mostrar etiquetas en el gadget:
    • Títulos de los ejes. Muestra etiquetas para los datos en los ejes X e Y del gráfico del gadget.
    • Subtítulo. Muestra una etiqueta que describe los datos en el gadget, por ejemplo, Oportunidades generadas por las actividades actuales.
    • Leyenda. Muestra etiquetas para cada uno de los colores y las barras en el gadget. No es una opción en todos los gadgets.
  4. Haga clic en Aceptar. Se actualizan los datos del gadget.
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Organizar o mover gadgets

Puede mover los gadgets por las áreas de trabajo o el panel.

Para mover un gadget, arrástrelo hasta su nueva ubicación en el área de trabajo o en el panel. En el panel, los otros gadgets se moverán vertical u horizontalmente para rellenar el espacio.

Las áreas de trabajo muestran los gadgets en una sola fila. Para ver los gadgets que no están visibles en un área de trabajo, haga clic en las flechas para desplazarse hacia la derecha o la izquierda.

El panel muestra los gadgets en columnas y puede expandirse verticalmente para mostrar hasta 20 gadgets. Puede elegir mostrar los gadgets en un total de una a cuatro columnas.

  1. En el panel de navegación, haga clic en Business Contact Manager para mostrar el panel.
  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Vista.
  3. En el grupo Columnas, haga clic en el número de columnas que desee mostrar.
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Ver un informe de un gadget

Cada gadget puede generar un informe a partir de los datos mostrados. Para ver un informe de un gadget, realice una de las siguientes acciones:

  • Haga clic en el botón Iniciar informe Crear informe en el gadget.

El informe mostrará todos los datos del gadget, así como otra información relacionada. Por ejemplo, si abrió el informe desde el gadget Clientes inactivos, puede ver una lista de los clientes que no tuvieron contacto con su negocio durante los últimos 30 días, junto con el nombre de cuenta de cada cliente, el número de teléfono, la fase de venta y la fecha de cierre.

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