Resolver o eliminar contactos duplicados

Si intenta guardar un contacto con el mismo nombre o la misma dirección de correo electrónico que otro que ya existe en la carpeta Contactos, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para crear un contacto duplicado o actualizar el contacto. Esas mismas opciones están disponibles para resolver una Tarjeta de presentación electrónica (tarjeta de presentación electrónica: vista de información específica sobre un contacto con un formato similar a una tarjeta de visita de papel, que se puede insertar en un mensaje.) duplicada.

Además, se pueden crear contactos duplicados al importar contactos en Outlook. En este caso, puede eliminar los duplicados no deseados. Si guarda muchos contactos a la vez y desea acelerar el proceso, puede desactivar la característica de Outlook que detecta duplicados.

En este artículo


Opciones para resolver contactos duplicados

Tiene dos opciones para resolver los contactos duplicados en el cuadro de diálogo Contacto duplicado detectado:

  • Agregar un duplicado como un nuevo contacto    El nuevo contacto se agregará a la carpeta Contactos. Por ejemplo, si crea un contacto con el nombre Alicia Saavedra y ya existe un contacto con este nombre en la carpeta Contactos, tendrá dos contactos con el nombre Alicia Saavedra.

 Sugerencia    Mostrar los contactos como tarjetas de presentación electrónicas es una buena opción para las vistas (vista: vistas que le proporcionan distintas formas de ver la misma información de una carpeta colocándolas en diferentes formatos y organizaciones. Existen vistas estándar para cada carpeta. También puede crear vistas personalizadas.) en las que se puede ver suficiente información para distinguir los contactos con nombres duplicados.

  • Actualizar la información nueva desde un contacto duplicado a un contacto existente    Todos los campos de contenido se comparan y se agrega información nueva o modificada del nuevo contacto al contacto existente. Se mantiene solo el contacto existente.

No se copiarán en el contacto existente ni las categorías de color ni el texto del cuerpo del nuevo contacto. Si desea copiar esta información en un contacto existente, debe hacerlo manualmente. Los certificados (certificado: forma digital de probar la identidad. Cuando envía un mensaje firmado digitalmente, está enviando su certificado y clave pública. Los certificados son emitidos por una entidad de certificación y, al igual que el permiso de conducir, pueden caducar o ser revocados.) y vínculos a contactos de la ficha Actividades se copiarán del contacto duplicado y se agregarán al contacto existente sin reemplazar la información original. Sin embargo, no se copiarán los vínculos de la ficha Actividades a elementos que no sean contactos, como por ejemplo, tareas o citas.

Después de actualizar el contacto existente, se guarda una copia del contacto tal y como aparecía antes de los cambios en la carpeta Elementos eliminados. Esta copia del contacto se puede usar en el caso en el que se necesite restablecer la información de la copia o del contacto original que se cambio por accidente.

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Eliminar contactos duplicados

Quitar los contactos duplicados no deseados es un proceso manual, pero la forma más sencilla de hacerlo es la siguiente:

  1. En Contactos, seleccione la carpeta de contactos que tenga los contactos duplicados.
  2. En la ficha Ver, en el grupo Vista actual, haga clic en Cambiar vista y luego en Teléfono. Así obtendrá la mejor vista para examinar su lista de contactos y detectar los contactos duplicados. Ahora podrá ordenar la lista según la fecha de modificación y agrupar los contactos duplicados.

Puede resultar más fácil ordenar la lista por fecha de modificación y agrupar los duplicados:

  1. En la ficha Ver, en el grupo Vista actual, haga clic en Configuración de la vista.

Comando Configuración de la vista en la cinta

  1. Haga clic en Columnas, y luego en la lista Seleccione las columnas disponibles en, haga clic en Campos usados frecuentemente.
  2. En la lista Campos disponibles, haga clic en Modificado y. a continuación, haga clic en Agregar.
  3. Haga clic en Subir hasta que Modificado se encuentre en la primera posición de la lista Mostrar los campos por este orden.
  4. Haga clic en Aceptar dos veces.
  1. En la lista de contactos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los contactos duplicados.
  2. Cuando haya seleccionado todos los contactos duplicados, presione SUPR.

 Nota    Si desea evitar que se creen contactos duplicados al importar contactos, seleccione la opción No importar elementos duplicados o la opción Reemplazar duplicados con los elementos importados en el Asistente para importar y exportar.

  • No importar contactos duplicados    Se conservan los datos existentes y la información duplicada del archivo de datos de Outlook (.pst) no se copia en la carpeta Contactos.
  • Reemplazar duplicados con los elementos importados    Los datos existentes en la carpeta Contactos se reemplazan con la información del archivo de datos de Outlook (.pst) que se está importando.

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Desactivar la característica de detección de duplicados

Outlook contiene una característica de detección de duplicados, pero si guarda muchos contactos en Outlook, el proceso puede ser más rápido si desactiva esta característica.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. Haga clic en Contactos.
  4. En Nombres y archivado, desactive la casilla de verificación Comprobar si existen duplicados al guardar nuevos contactos.

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Corresponde a:
Outlook 2010