Resolver o eliminar contactos duplicados

Si guarda un contacto (contacto: persona, de su organización o de fuera de ella, acerca de la que puede guardar varios tipos de información, como su calle y dirección de correo electrónico, números de teléfono y fax y dirección URL de la página Web.) con el mismo nombre o nombre de correo electrónico que otro que ya existe en la carpeta Contactos, Microsoft Outlook muestra un cuadro de diálogo con opciones para agregar el contacto duplicado como un nuevo contacto o actualizar el contacto existente con la nueva información del contacto duplicado. Esas mismas opciones están disponibles para resolver tarjetas de presentación electrónicas (tarjeta de presentación electrónica: vista de información específica sobre un contacto con un formato similar a una tarjeta de visita de papel, que se puede insertar en un mensaje.) duplicadas.

Otra situación en la que se crean contactos duplicados es cuando se importan contactos en Outlook. En este caso, puede eliminar los duplicados que no desee. También puede desactivar la característica para detectar duplicados si guarda varios contactos a la vez y desea agilizar el proceso.

En este artículo


Opciones para resolver contactos duplicados

Tiene dos opciones para resolver los contactos duplicados en el cuadro de diálogo Contacto duplicado detectado:

Agregar un duplicado como un nuevo contacto     El nuevo contacto se agregará a la carpeta Contactos. Por ejemplo, si crea un contacto con el nombre Alicia Saavedra y ya existe un contacto con este nombre en la carpeta Contactos, tendrá dos contactos con el nombre Alicia Saavedra. Para distinguir entre los dos, puede agregar la inicial del segundo apellido a uno de los contactos.

 Sugerencia   Mostrar los contactos como tarjetas de presentación electrónicas es una buena elección de vistas (vista: vistas que le proporcionan distintas formas de ver la misma información de una carpeta colocándolas en diferentes formatos y organizaciones. Existen vistas estándar para cada carpeta. También puede crear vistas personalizadas.) en las que se puede ver suficiente información para distinguir los contactos con nombres duplicados.

Actualizar la información nueva desde un contacto duplicado a un contacto existente    Outlook compara todos los campos que contienen datos en ambos contactos, en el duplicado y en el existente, y copia los datos del contacto duplicado en los campos del contacto existente en los que exista un conflicto de datos. Por ejemplo, si tiene un contacto denominado Alicia Saavedra con el número de teléfono 555-0112 y recibe un contacto duplicado con un número de teléfono nuevo, Outlook copiará el nuevo número en el campo correspondiente del contacto existente y dejará igual los demás campos.

No se copiarán en el contacto existente ni las categorías de color que haya asignado al nuevo contacto ni el texto del mensaje del nuevo contacto. Si desea copiar esta información, debe hacerlo manualmente. Los certificados (certificado: forma digital de probar la identidad. Cuando envía un mensaje firmado digitalmente, está enviando su certificado y clave pública. Los certificados son emitidos por una entidad de certificación y, al igual que el permiso de conducir, pueden caducar o ser revocados.) y vínculos a contactos de la ficha Actividades se copian del contacto duplicado y se agregan al contacto existente sin reemplazar la información original. Sin embargo, no se copian los vínculos de la ficha Actividades a elementos que no sean contactos, como por ejemplo, a tareas o citas.

Siempre que Outlook actualiza los datos en un contacto, se almacena una copia del contacto original en la carpeta Elementos eliminados. Esta copia se puede utilizar en el caso en el que se necesite restablecer la información del contacto original.

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Eliminar contactos duplicados

Si importa contactos en Outlook usando los mismos nombres o direcciones de correo electrónico ya existentes en su carpeta Contactos y seleccionó la opción Permitir la creación de elementos duplicados en el Asistente para importar y exportar, podrían aparecer duplicados no deseados de varios de los contactos importados.

Quitar los contactos duplicados no deseados es un proceso manual, pero la forma más sencilla de hacerlo es la siguiente:

  1. En Contactos, seleccione la carpeta de contactos que tenga los contactos duplicados.
  2. En el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.), bajo Vista actual, haga clic en Lista de teléfonos. Así obtendrá la mejor vista para examinar su lista de contactos y detectar los contactos duplicados. Entonces puede ordenar la lista según la fecha de modificación y agrupar los contactos duplicados.
  3. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.
  4. Haga clic en Campos, seleccione Modificado en la lista Campos disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar.
  5. Haga clic en Subir hasta que Modificado se encuentre en la primera posición de la lista Mostrar los campos por este orden.
  6. Haga clic en Aceptar dos veces.
  7. En la lista de contactos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los contactos duplicados.
  8. Cuando haya seleccionado todos los contactos duplicados, presione SUPR.

 Nota   Si no desea que aparezcan los contactos duplicados al importar contactos en Outlook, seleccione la opción No importar elementos duplicados o la opción Reemplazar duplicados con los elementos importados del Asistente para importar y exportar.

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Desactivar la característica para detectar duplicados

Si guarda muchos contactos en Outlook, el proceso puede ser más rápido si no utiliza la

característica para detectar duplicados. Para desactivar esta característica, siga el procedimiento siguiente:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en Opciones de los contactos y, a continuación, desactive la casilla de verificación Comprobar si hay contactos duplicados.

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Outlook 2007