Registrar información en el Diario

El Diario registra automáticamente las acciones elegidas que están relacionadas con determinados contactos (contacto: persona, de su organización o de fuera de ella, acerca de la que puede guardar varios tipos de información, como su calle y dirección de correo electrónico, números de teléfono y fax y dirección URL de la página Web.) y sitúa las acciones en una vista Escala de tiempo (escala de tiempo: tipo de vista que muestra elementos de izquierda a derecha en una escala de tiempo. Puede utilizar esta vista para mostrar los elementos con respecto al tiempo. La escala de tiempo es la vista predeterminada para el Diario.). Además de realizar un seguimiento de los  elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) de Microsoft Outlook, como los mensajes de correo electrónico y las reuniones, puede realizar el seguimiento de otros archivos de Microsoft Office, como documentos de Word o libros de Excel. Incluso puede mantener un registro de todas las interacciones que desee recordar , incluso de algo que no esté en su PC, como una conversación telefónica o una carta manuscrita que se haya enviado o recibido.

 Sugerencia   Para obtener acceso rápido al Diario, puede agregar la vista del botón Diario al panel de navegación (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.). En la parte inferior de dicho panel, haga clic en el botón Configurar botonesImagen del botón, haga clic en Agregar o quitar botones y después en Diario.

¿Qué desea hacer?


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Guardar elementos o archivos en el Diario

Registrar elementos y archivos automáticamente

  1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage y, a continuación, haga clic en Opciones.
  2. En la ficha Notas y Diario, haga clic en Opciones del Diario.
  3. En la lista Grabar automáticamente estos elementos, active las casillas de los elementos que desea registrar automáticamente en el Diario.
  4. En la lista Para estos contactos, active las casillas de los contactos cuyos elementos desea registrar automáticamente.
  5. En el cuadro Grabar también archivos de, active las casillas junto a los programas desde los que desea registrar automáticamente archivos en el Diario.

Registrar un elemento de Outlook manualmente

  1. Desde cualquier módulo de Outlook, en la ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevos elementos, seleccione Otros y haga clic en Entrada del Diario.
  2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
  3. En el cuadro Tipo de entrada, haga clic en el tipo de entrada del Diario (entrada del Diario: un elemento de la carpeta Diario que actúa como un acceso directo a una actividad que se ha registrado. Puede distinguir las entradas del Diario de los demás elementos por el reloj que aparece en la esquina inferior izquierda del icono.) que va a registrar.
  4. Seleccione otras opciones que desee. 

Registrar un archivo fuera de Outlook manualmente

  1. Localice el archivo que desea guardar. Puede utilizar Outlook, el Explorador de Windows o el escritorio.
  2. Arrastre los elementos al DiarioImagen del botón.
  3. Seleccione las opciones que desee de la entrada del Diario (entrada del Diario: un elemento de la carpeta Diario que actúa como un acceso directo a una actividad que se ha registrado. Puede distinguir las entradas del Diario de los demás elementos por el reloj que aparece en la esquina inferior izquierda del icono.).

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Registrar la fecha y hora en que trabajó con un contacto

  1. Abra el contacto.
  2. En la ficha Contacto, en el grupo Comunicar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Entrada del Diario.
  3. La fecha y hora actuales aparecen en el encabezado del elemento del Diario. Para cambiar la fecha o la hora, haga clic en la flecha adjunta a cada cuadro y luego haga clic en la opción que desee.
  4. Para documentar la hora de inicio y de finalización exactas, en la ficha Entrada del Diario, en el grupo Temporizador, haga clic en Iniciar temporizador.

El elemento del Diario registra la fecha y el tiempo que ha trabajado con el contacto. Haga clic en Pausar temporizador para detener el reloj.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar en la ficha Acciones para registrar la información en el Diario.

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Cambiar las horas de inicio y finalización de las entradas del Diario

Cambiar las horas de inicio y finalización automáticamente para todas las entradas

  1. En el Diario, en la vista Escala de tiempo, haga clic en Configuración de la vista y luego en Columnas, en la ficha Ver, en el grupo Vista actual.
  2. En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, haga clic en el conjunto de campos que desee. Normalmente son Campos usados frecuentemente o Todos los campos del Diario.
  3. En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, haga clic en el campo que contiene la hora que desea usar como la hora de inicio del elemento y, a continuación, haga clic en Inicio.
  4. En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, haga clic en el campo que contiene la hora que desea utilizar como la hora de finalización del elemento y, a continuación, haga clic en Fin.

 Sugerencia   La vista Escala de tiempo muestra cuándo se creó, guardó, envió, recibió, abrió o modificó cada elemento o documento. El cambio de los campos de hora que se utilizan para mostrar elementos en la escala de tiempo puede cambiar a su vez la ubicación y la duración de los elementos en la escala de tiempo.

Cambiar la hora de inicio y la hora de finalización de las entradas del Diario

  1. Abra la entrada del Diario.
  2. Escriba una nueva fecha y hora de inicio. Para cambiar la hora de finalización, cambie el número en el cuadro Duración.

 Nota   Cambiar los tiempos asociados con una entrada del Diario no cambia la hora de inicio del elemento, documento o contacto al que hace referencia.

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Desactivar o vaciar el Diario

Desactivar el Diario

Para desactivar el Diario, debe anular la selección de varias casillas en el cuadro de diálogo Opciones del Diario. No hay ninguna opción que individualmente pueda desactivar el Diario.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage y, a continuación, haga clic en Opciones.
  2. En la ficha Notas y Diario, haga clic en Opciones del Diario.
  3. En la lista Grabar automáticamente estos elementos, desactive todas las casillas,
  4. En Grabar también archivos de, desactive todas las casillas.

 Nota   No es necesario desactivar las casillas de verificación de Para estos contactos.

Vaciar el Diario

Para vaciar el Diario es necesario eliminar las entradas.

  1. En el Diario, en la ficha Inicio, en el grupo Vista actual, haga clic en Lista de entradas. Aparecerá una vista de tabla de todas las entradas del Diario.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para elegir una única entrada:     haga clic en la entrada que desee.
    • Para elegir varias entradas:     mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en las entradas que desee. Si desea elegir un conjunto de entradas adyacentes, haga clic en la primera entrada, mantenga presionada la tecla Mayús y, a continuación, haga clic en la última entrada.
    • Para elegir todas las entradas de una carpeta:     haga clic en cualquier entrada y, a continuación, presione Ctrl+A.
  3. En la ficha Inicio, haga clic en Eliminar o presione la tecla SUPRIMIR.

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