Reducir el tamaño de las imágenes y los datos adjuntos

Si envía un mensaje cuyo tamaño excede el tamaño límite de su servidor de correo o el del destinatario, el mensaje será devuelto y no se entregará.

La optimización del tamaño de las imágenes y los datos adjuntos para el correo electrónico puede ayudar a impedir que se exceda el límite de tamaño de los mensajes asociado a la mayoría de las cuentas de correo electrónico.

 Nota   El tamaño de los mensajes aumenta cuando se transmiten por Internet por encima del tamaño real resultante de la suma del tamaño del texto, los gráficos, las imágenes y los datos adjuntos. La codificación de un mensaje para su transmisión por Internet produce un aumento de tamaña de aproximadamente un 33%. Por ejemplo, si su proveedor de servicios de Internet (ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) le permite enviar mensajes de hasta 5 megabytes (MB) e incluye datos adjuntos de 4 MB, es probable que se exceda el tamaño máximo de los mensajes.

Además de un límite de tamaño por mensaje, muchas cuentas de correo electrónico tienen también un límite de buzón o de almacenamiento de la cuenta. Los datos adjuntos de gran tamaño no sólo pueden llenar el buzón de un destinatario, si no aumentar también el tamaño de sus propios archivos de datos y el buzón de Outlook. De manera predeterminada, se guarda una copia de cada mensaje que envía en la carpeta Elementos enviados de Outlook.

¿Qué desea hacer?


Reducir automáticamente el tamaño de las imágenes incluidas en un mensaje de correo electrónico

Hay dos maneras de seleccionar imágenes para reducir su tamaño automáticamente e incluirlas como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico: en Microsoft Office Outlook 2007 o desde el Explorador de Windows.

 Nota   La imagen original no se modificará. Sólo se reducirá el tamaño de la copia de la imagen que se envía.

En Outlook

  1. Cree un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook.
  2. En la ficha Insertar, en el grupo Incluir, haga clic en Adjuntar archivo.

 Sugerencia   También puede arrastrar y colocar una imagen desde el Explorador de Windows. El archivo de la imagen se adjuntará al mensaje de correo electrónico.

  1. En la ficha Insertar, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo IncluirImagen del botón.
  2. En el panel Opciones de datos adjuntos, debajo de Opciones de imagen, en la lista desplegable Seleccione el tamaño de la imagen, haga clic en el tamaño de la imagen que desee incluir.

Panel Opciones de datos adjuntos

 Nota   Si incrusta la imagen en el texto del mensaje con el comando Imagen del grupo Ilustraciones, la característica para cambiar automáticamente el tamaño de las imágenes no está disponible.

  1. Cuando termine de redactar el mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar.

En el Explorador de Windows.

  1. Abra el Explorador de Windows haciendo clic en Inicio y, a continuación, haciendo doble clic en Equipo.

 Nota   Haga doble clic en Mi PC en Windows XP.

Método abreviado de teclado  Para abrir el Explorador de Windows, presione la tecla del logotipo de Windows +E.

  1. Vaya a la carpeta en que se encuentran las imágenes que desea enviar.
  2. Seleccione una imagen. Para seleccionar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada archivo.
  3. Haga clic con el botón secundario en un archivo seleccionado, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo.

Se abre el cuadro de diálogo Enviar imágenes por correo electrónico.

  1. Haga clic en Hacer todas mis imágenes más pequeñas y, a continuación, en Aceptar.

Cuadro de diálogo Enviar imágenes por correo electrónico

 Nota   Para especificar el tamaño exacto de la imagen, haga clic en Mostrar más opciones y, a continuación, en el tamaño que desee.

Se abre otra ventana de mensaje de Outlook con la imagen adjunta.

  1. Escriba la información de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO (cuadros Para, CC y CCO: mensaje que se envía a los destinatarios del mensaje del cuadro Para. Los destinatarios de los cuadros CC (con copia) y CCO (con copia oculta) también reciben el mensaje; no obstante, los nombres de los destinatarios del cuadro CCO no son visibles a los otros destinatarios.).
  2. Si lo desea, cambie la información del cuadro Asunto.
  3. Si lo desea, agregue o cambie la información del cuerpo del mensaje.
  4. Haga clic en Enviar.

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Reducir el tamaño de un archivo de datos adjuntos

La cantidad de reducción que se puede realizar depende del tipo de formato y del contenido del archivo. Por ejemplo, un archivo .txt del Bloc de notas se puede comprimir bastante. Un documento de Microsoft Office Word 2007 con el formato de archivo .docx ya está comprimido, por lo que otra compresión no afectará en gran medida al tamaño del archivo.

  1. Abra el Explorador de Windows haciendo clic en Inicio y, a continuación, haciendo doble clic en Equipo.

 Nota   Haga doble clic en Mi PC en Windows XP.

Método abreviado de teclado  Para abrir el Explorador de Windows, presione la tecla del logotipo de Windows +E.

  1. Vaya a la carpeta en que se encuentran los archivos que desea enviar.
  2. Seleccione un archivo. Para seleccionar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada archivo.
  3. Haga clic con el botón secundario en la selección, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Carpeta comprimida (en zip).
  4. Seleccione el archivo .zip que acaba de crear.

El nombre del archivo será el mismo que el del archivo original, pero tendrá un icono distinto. Si ha configurado Windows para que se muestren las extensiones de archivo, el nombre de archivo tendrá la extensión .zip.

  1. Seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo.

Se abrirá otra ventana de mensaje de Outlook.

  1. Escriba la información de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO (cuadros Para, CC y CCO: mensaje que se envía a los destinatarios del mensaje del cuadro Para. Los destinatarios de los cuadros CC (con copia) y CCO (con copia oculta) también reciben el mensaje; no obstante, los nombres de los destinatarios del cuadro CCO no son visibles a los otros destinatarios.).
  2. Si lo desea, cambie la información del cuadro Asunto.
  3. Si lo desea, agregue o cambie la información del cuerpo del mensaje.
  4. Haga clic en Enviar.

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Revisar las prácticas recomendadas para la administración del tamaño de las imágenes y los datos adjuntos al enviarlos

La siguiente es una lista de prácticas recomendadas que se deben seguir al enviar imágenes y datos adjuntos:

  • Exponer o publicar datos adjuntos de gran tamaño     Si va a enviar datos adjuntos o imágenes a otro usuario de su organización, use un recurso compartido de archivos del equipo o un recurso de red compartido. Puede incluir un vínculo a esa ubicación en el mensaje de correo electrónico. Si en su organización se usa Windows SharePoint Services 3.0, exponga los datos adjuntos en un espacio de trabajo de documentos o en una biblioteca de SharePoint y envíe a los usuarios a esa ubicación. En cualquiera de los casos, todos los usuarios utilizan sólo una copia de los archivos.
  • Limite el tamaño de los datos adjuntos a menos de 2 megabytes (MB)     Ésta es una indicación general; al usar conexiones más lentas, de marcado telefónico, debe usar un tamaño mucho menor, como de 250 kilobytes (KB). Si debe enviar datos adjuntos más grandes, compruebe el tamaño máximo de mensaje que puede enviar. El administrador del servidor de correo y el ISP pueden darle esta información. De la misma manera, pregunte al destinatario cuál es su límite máximo. Por último, tenga en cuenta la velocidad de la conexión a Internet del destinatario. La descarga de datos adjuntos de gran tamaño a través de una conexión de marcado telefónico puede llevar mucho tiempo.
  • Envíe varios datos adjuntos en varios mensajes de correo electrónico     Varios mensajes más pequeños tienen una mayor probabilidad de entregarse que un sólo mensaje de gran tamaño. Esta técnica puede ayudarle a evitar los límites por mensaje, pero se podría exceder el límite de tamaño del buzón del destinatario. Los mensajes que se reciben una vez que se ha llegado al límite de almacenamiento del buzón de un usuario se suelen rechazar.
  • Use formatos de archivos de gráficos comprimidos     Existen muchos formatos de archivos de gráficos, pero entre los más conocidos los mejores para su envío por correo electrónico son .jpg, .png y .gif. Los formatos de archivos de gráficos más grandes son los que no se guardan en un formato comprimido, como .tif y .bmp (formato de archivo predeterminado de Windows Paint).
  • Use archivos originales más pequeños     El tamaño de una foto tomada con una cámara digital suele ser grande, aunque se guarde en una formato archivo comprimido como .jpg. No es raro que una sola foto tenga varios megabytes. Recuerde que el tamaño del mensaje de correo electrónico aumentará aproximadamente un 33% al transmitirse por Internet. Use una resolución menor en la cámara al tomar una foto digital. Use formatos de archivos comprimidos como .jpg. En un programa de gráficos, recorte las fotos a su contenido esencial. Use la característica de reducción automática de imágenes de Windows y Microsoft Outlook.
  • Use una herramienta de compresión de archivos     Además de las herramientas de otros fabricantes, Windows XP y Windows Vista incluyen una herramienta de compresión de archivos que utiliza el formato de archivo comprimido .zip. Muchos formatos de archivos de datos adjuntos se pueden reducir con una herramienta de compresión. La cantidad de reducción será mínima con algunos formatos de archivos que ya se han guardados en un formato comprimido. Por ejemplo, un archivo de texto .txt del Bloc de notas se reducirá muchísimo, al contrario que una imagen .jpg. El formato de archivo .jpg ya es un formato de archivo comprimido. Puede obtener más información sobre el uso de la compresión de archivos en la Ayuda de Windows.
  • Revise la carpeta Elementos enviados     De manera predeterminada, se guarda una copia de cada mensaje que envía en la carpeta Elementos enviados. Ello aumenta el tamaño del archivo de datos de Outlook, lo que, en ciertas cuentas, puede formar parte del límite de tamaño del buzón, porque los elementos enviados se guardan en el servidor de correo.

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Corresponde a:
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