Realizar el seguimiento de los elementos y las tareas pendientes

Muchas personas llevan una lista de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja de cálculo, o con una combinación de papel y medios electrónicos. En Microsoft Office Outlook 2007, puede combinar sus diversas listas en una, mejorada con avisos y seguimientos.

En este artículo


Tareas y elementos pendientes

Barra Tareas pendientes Una tarea es un elemento que se crea en Outlook para llevar un seguimiento hasta su finalización. Un elemento pendiente es un elemento de Outlook, como una tarea, un mensaje de correo electrónico o un contacto, que se ha marcado para su seguimiento. De forma predeterminada, todas las tareas se marcan para seguimiento en el momento de su creación, aunque no tengan fecha de inicio ni fecha de vencimiento. Por tanto, siempre que se crea una tarea, o se marca un mensaje de correo electrónico o un contacto, se crea automáticamente un elemento pendiente.

Si necesita indicar inmediatamente que un elemento requiere su atención más adelante, lo mejor es que lo marque. Al marcar un elemento, éste aparece con una marca en la vista Correo, en Tareas, en la barra Tareas pendientes y en la Lista de tareas diarias del Calendario. Cuando se marca un mensaje o un contacto, no se crea una tarea nueva. Dado que el elemento pendiente sigue siendo un mensaje de correo electrónico o un contacto después de haberse marcado, no tendrá la posibilidad de asignarlo como tarea a otra persona, ni de indicar su progreso o porcentaje de completitud.

Una tarea puede tener lugar una sola vez o repetidamente. Una tarea periódica (periódico: elementos que se producen repetidas veces. Por ejemplo, puede designarse como periódica una cita o una tarea que se produzca con regularidad, como una reunión semanal de seguimiento o un corte de pelo mensual.) puede repetirse a intervalos regulares, o bien, puede repetirse según la fecha en la que se marque como completada. Por ejemplo, puede crear una tarea periódica para enviar un informe de estado a su jefe el último viernes de cada mes, o crear una tarea periódica para ir a la peluquería un mes después de su última visita.

Tanto las tareas como los elementos pendientes aparecen en Tareas, en la barra Tareas pendientes, y en la Lista de tareas diarias del Calendario. Independientemente de la vista en la que se encuentre, la barra Tareas pendientes le mantiene informado sobre su calendario, sus tareas y sus elementos pendientes.

Hay varias formas de crear una tarea nueva en Outlook. Puede usar el comando Tarea (haga clic en Nuevo en el menú Archivo), escribir una tarea en el cuadro de texto Escriba una nueva tarea en la barra Tareas pendientes desde cualquier vista de Outlook, escribir en cualquier espacio en blanco en la Lista de tareas diarias del Calendario, o hacer clic y escribir en el cuadro de texto Haga clic aquí para agregar una nueva Tarea, en la parte superior de la vista Tareas. De estos métodos, el más rápido es usar la barra Tareas pendientes.

También puede crear una tarea arrastrando un elemento, como un mensaje de correo electrónico, a Tareas en el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.). En este caso, se crea una copia del mensaje como tarea.

Ya sea para realizar el seguimiento de las tareas que le han asignado (como los avisos para responder a mensajes de correo electrónico), o para realizar el seguimiento de tareas asignadas a otras personas (como el progreso del proyecto de alguien), las tareas de Outlook son la solución. Podrá agregar y actualizar tareas rápidamente, o marcarlas como completadas. Con las tareas incorporadas a la vista del Calendario, dispone de una rica interfaz para hacer un seguimiento no sólo de sus citas, también de las tareas que necesita completar en una fecha dada.

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Crear una tarea desde el menú Archivo

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Tarea.

Método abreviado de teclado  Para crear una tarea nueva, presione CTRL+MAYÚS+T.

  1. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea.

 Nota   Así, ya ha especificado información suficiente para crear una tarea. Los pasos siguientes son opcionales, pero le servirán para administrar mejor sus tareas en Outlook.

  1. En la ficha Tarea, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar o continúe con los pasos siguientes para personalizar la tarea.
  2. Si lo desea, defina la Fecha de inicio y la Fecha de vencimiento para la tarea.

Si especifica una fecha de inicio, el campo Fecha de vencimiento se establece automáticamente en el mismo día. Puede cambiar el valor del campo Fecha de vencimiento por la fecha pertinente.

  1. Si desea definir la tarea como periódica, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.
  2. En el cuadro de diálogo Repetir tarea, haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se debe repetir la tarea y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
    • Hacer que la tarea se repita a intervalos regulares     En la sección Frecuencia, seleccione las opciones correspondientes al intervalo de frecuencia que desee. No seleccione Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario, la tarea no se repetirá a intervalos regulares.
    • Hacer que la tarea se repita en función de la fecha en la que se complete     Seleccione Volver a crear una tarea nueva y, en el cuadro, escriba el tiempo que debe transcurrir para que se genere una nueva tarea.

Cada vez que marque la tarea como completada, se creará una tarea nueva con las mismas especificaciones.

 Sugerencia   Esta es la mejor opción cuando no desea que aparezca el aviso de una tarea hasta que la anterior se haya marcado como completada. Si no marca el elemento como completado, el siguiente aviso nunca se producirá. Por ejemplo, si define un aviso para pagar el alquiler el día 15 de cada mes y no marca la tarea como completada el 15 de abril, en mayo seguirá viendo la tarea del 15 de abril sin completar. Hasta que no marque esta tarea como completada, no aparecerá la del 15 de mayo.

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Repetir tarea.
  2. Si desea agregar una alerta, active la casilla de verificación Aviso y, a continuación, escriba la fecha y la hora para el aviso.
  3. Puede especificar un sonido personalizado para que suene con el aviso. Haga clic en Imagen del botón, haga clic en Examinar, seleccione el archivo de sonido para reproducir, haga clic en Abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar. Así, se cambia el sonido del aviso sólo para esta tarea.
  4. Si desea realizar un seguimiento del progreso de la tarea, en los cuadros Estado, Prioridad y % completado, escriba los valores que desee.

Los campos Estado y % completado están vinculados. Si se cambia el valor de uno de los campos, el valor del otro campo cambiará como corresponda.

Estado % completado
No iniciado 0
En progreso 1-99
Completada 100
A la espera de otra persona     0-100
Aplazada 0-100
  1. Si desea asignar una categoría de color a la tarea, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Clasificar y, a continuación, haga clic en una de las categorías de color del menú. Para ver más categorías de color, haga clic en Todas las categorías.

La primera vez que use una categoría de color, tendrá que asignar un nombre a la categoría que tenga más sentido para usted. Puede crear categorías de color personalizadas, asociar colores personalizados a las categorías y asociar teclas de método abreviado a las categorías de color. Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Tarea.

 Sugerencia   Si cambia de idea sobre la asignación de una categoría de color, puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el color o en el nombre de la categoría y, a continuación, hacer clic enBorrar nombre de la categoría o en Borrar todas las categorías.

  1. Si la tarea implica a alguna persona u organización de sus contactos, puede crear un vínculo al contacto haciendo clic en Contactos en la parte inferior de la ventana y seleccionando una entrada. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar contactos.

 Nota   De forma predeterminada, los vínculos de los contactos no aparecen en las ventanas de mensajes, contactos y tareas. Para activar los vínculos de contactos, en la ficha Tarea, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. En la ventana principal de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Preferencias, haga clic en Opciones de los contactos y, a continuación, en el cuadro de diálogo Opciones de los contactos en Vínculos de contactos, active la casilla de verificación Mostrar información de actividad de contactos en todos los formularios. Abra su tarea para continuar con este procedimiento.

  1. Si no desea que otras personas puedan ver una entrada de tarea compartida, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Privado.
  2. Si desea especificar información sobre kilometraje, horas trabajadas y otros datos para facturación, en la ficha Tarea, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles. Escriba la información en los cuadros de texto Trabajo total, Trabajo real, Kilometraje y Facturación.
  3. En la ficha Tarea, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.

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Crear una tarea o un elemento pendiente desde un mensaje de correo electrónico

Hay varias formas de convertir un mensaje de correo electrónico en una tarea o un elemento pendiente.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Marcar un mensaje de correo electrónico para seguimiento

Marcar un mensaje es la mejor opción si necesita indicar inmediatamente que un elemento requiere su atención más adelante. Al marcar un elemento, éste aparece en la vista Correo con una marca, en Tareas, en la barra Tareas pendientes y en la Lista de tareas diarias del Calendario. Cuando se marca un mensaje o un contacto, no se crea una tarea nueva. Dado que el elemento pendiente sigue siendo un mensaje de correo electrónico o un contacto después de haberse marcado, no tendrá la posibilidad de asignarlo como tarea a otra persona, ni de indicar su progreso o porcentaje de completitud.

  1. En Correo, haga clic con el botón secundario del mouse en la columna de marca correspondiente a un mensaje de correo electrónico.
  2. Elija la fecha de vencimiento.

 Sugerencia   Para agregar rápidamente una marca de seguimiento, haga clic en la columna de marca que aparece junto al mensaje de correo electrónico. La fecha de inicio y la fecha de vencimiento se establecerán automáticamente en la fecha en curso.

 Nota   Para cambiar la hora de aviso, el sonido del aviso, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento o el texto de la marca que aparece en la barra de información, o para quitar la marca de aviso, haga clic con el botón secundario del mouse en la columna de marca situada junto al mensaje de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Personalizar o en Agregar aviso. Ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, pero cuando se usa Agregar aviso, la casilla de verificación de aviso aparece seleccionada automáticamente.

Cuadro de diálogo Seguimiento

  • Arrastrar un mensaje de correo electrónico a la barra Tareas pendientes para crear un elemento pendiente

La barra Tareas pendientes debe estar organizada por Fecha de inicio o Fecha de vencimiento para usar estos procedimientos.

  1. Haga clic en un mensaje de correo electrónico para seleccionarlo y, a continuación, arrastre el mensaje a la sección de la lista de tareas de la barra Tareas pendientes.
  2. Cuando vea una línea roja con flechas a cada extremo ubicada en la posición donde desea colocar la tarea, suelte el botón del mouse.

Captura de pantalla de la sección de citas en la barra Tareas pendientes

  • Arrastrar un mensaje de correo electrónico al botón Tareas para crear una nueva tarea

Cuando se arrastra un mensaje de correo electrónico a Tareas en el panel de exploración, se pueden usar todas las funciones de un elemento de tarea y el contenido del mensaje, excepto los datos adjuntos, se copian al cuerpo de la tarea. Incluso aunque se borre posteriormente el mensaje de correo electrónico original, la tarea correspondiente, incluidos los elementos copiados, excepto los datos adjuntos, sigue estando disponibles.

  1. Haga clic en un mensaje de correo electrónico para seleccionarlo y, a continuación, arrástrelo hasta el botón Tarea en el panel de exploración.

 Sugerencia   Para agregar el mensaje como datos adjuntos a la tarea en lugar de pegar el texto en el cuerpo de la tarea, haga clic con el botón secundario el mouse en el mensaje y arrástrelo hasta la lista de tareas. En el menú contextual, haga clic en Copiar aquí como tarea con datos adjuntos.

Aparecerá una nueva ventana de elemento de tarea, y una copia del contenido del mensaje se pegará en el cuerpo de la tarea. El asunto del mensaje pasará a ser el asunto de la tarea. Si lo desea, puede cambiar el asunto.

 Nota   Así, ya ha especificado información suficiente para crear una tarea. Los pasos siguientes son opcionales, pero le servirán para administrar mejor sus tareas en Outlook.

  1. En la ficha Tarea, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar o continúe con los pasos siguientes para personalizar la tarea.
  2. Si lo desea, defina la Fecha de inicio y la Fecha de vencimiento para la tarea.

Si especifica una Fecha de inicio, el campo Fecha de vencimiento se establece automáticamente en el mismo día. Puede cambiar el valor del campo Fecha de vencimiento por la fecha pertinente.

  1. Si desea definir la tarea como periódica, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.
  2. En el cuadro de diálogo Repetir tarea, haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se debe repetir la tarea y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
    • Hacer que la tarea se repita a intervalos regulares     En la sección Frecuencia, seleccione las opciones correspondientes al intervalo de frecuencia que desee. No seleccione Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario, la tarea no se repetirá a intervalos regulares.
    • Hacer que la tarea se repita en función de la fecha en la que se complete     Seleccione Volver a crear una tarea nueva y, en el cuadro, escriba el tiempo que debe transcurrir para que se genere una nueva tarea.

Cada vez que marque la tarea como completada, se creará una tarea nueva con las opciones seleccionadas.

 Sugerencia   Esta es la mejor opción cuando no desea que aparezca el aviso de una tarea hasta que la anterior se haya marcado como completada. Si no marca el elemento como completado, el siguiente aviso nunca se producirá. Por ejemplo, si define un aviso para pagar el alquiler el día 15 de cada mes y no marca la tarea como completada el 15 de abril, en mayo seguirá viendo la tarea del 15 de abril. En cuanto marque esta tarea como completada, aparecerá la del 15 de mayo.

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Repetir tarea.
  2. Si desea agregar un aviso, active la casilla de verificación Aviso. Escriba la fecha y la hora para el aviso.
  3. Puede especificar un sonido personalizado para que suene con el aviso. Haga clic en Imagen del botón, haga clic en Examinar, seleccione el archivo de sonido para reproducir, haga clic en Abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar. Así, se cambia el sonido del aviso sólo para esta tarea.
  4. Si desea realizar un seguimiento del progreso de la tarea, en los cuadros Estado, Prioridad y % completado, escriba o seleccione las opciones que desee.

Los campos Estado y % completado dependen uno del otro. Si se cambia el valor de uno de los campos, el valor del otro campo cambiará como corresponda.

Estado % completado
No iniciado 0
En progreso 1-99
Completada 100
A la espera de otra persona     0-100
Aplazada 0-100
  1. Si desea asignar una categoría de color a la tarea, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Clasificar y, a continuación, haga clic en una de las entradas del menú. Para ver más categorías de color, haga clic en Todas las categorías.

La primera vez que use una categoría de color, tendrá que asignar un nombre que tenga más sentido para usted. Puede crear categorías de color personalizadas, asociar colores personalizados a las categorías y asociar teclas de método abreviado. Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Tarea.

 Sugerencia   Si cambia de idea sobre la asignación de una categoría de color, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el color o en el nombre de la categoría y, a continuación, hacer clic enBorrar nombre de la categoría o en Borrar todas las categorías.

  1. Si la tarea implica a alguna persona u organización de sus contactos, puede crear un vínculo al contacto haciendo clic en Contactos en la parte inferior de la ventana y seleccionando una entrada. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar contactos.
  2. Si no desea que otras personas puedan ver una entrada de tarea compartida, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Privado.
  3. Si desea especificar información sobre kilometraje, horas trabajadas y otros datos para facturación, en la ficha Tarea, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles. Escriba la información en los cuadros de texto Trabajo total, Trabajo real, Kilometraje y Facturación.
  4. En la ficha Tarea, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.

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Crear un elemento pendiente desde un contacto

Marcar un contacto es la mejor opción si se necesita indicar inmediatamente que un contacto requiere su atención más adelante. Al marcar un contacto, se crea un elemento pendiente, con el texto de la marca en la barra de información. El contacto marcado también aparece en la lista Tareas, en la barra Tareas pendientes y en la Lista de tareas diarias del calendario. Cuando se marca un contacto, no se crea un elemento de tarea nuevo. Dado que el elemento pendiente sigue siendo un contacto, no tendrá la posibilidad de asignarlo como tarea a otra persona, ni de indicar su progreso o porcentaje de completitud.

  1. En Contactos, haga clic con el botón secundario del mouse en el contacto.
  2. Elija Seguimiento en el menú contextual y, a continuación, haga clic en la fecha de vencimiento.

 Sugerencia   Para cambiar la hora de aviso, el sonido del aviso, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento o el texto de la marca que aparece en la barra de información, o para quitar la marca de aviso, haga clic en Personalizar o en Agregar aviso (ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, pero cuando se usa Agregar aviso, la casilla de verificación de aviso aparece seleccionada automáticamente).

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Crear una tarea en la barra Tareas pendientes

La barra Tareas pendientes aparece de forma predeterminada en todas las vistas de Outlook. Puede activar o desactivar la barra Tareas pendientes. Además, puede elegir que se muestre una versión minimizada de la barra, que ocupa menos espacio en la pantalla. Cuando active o desactive la barra Tareas pendientes, o la minimice en una vista específica, la configuración sólo se aplicará a esa vista. Por ejemplo, si desactiva la barra Tareas pendientes en la vista Correo, permanecerá desactivada siempre que esté en la vista Correo, incluida la próxima vez que inicie Outlook. Sin embargo, permanecerá activa en otras vistas tales como Calendario, Notas y Tareas.

  • Para activar o desactivar la barra Tareas pendientes, haga clic en Ver, elija Barra Tareas pendientes y, a continuación, haga clic en Normal, Minimizado o Desactivado.
  1. Para crear una tarea nueva en la barra Tareas pendientes, haga clic en el cuadro de texto Escriba una nueva tarea (llamado Panel de entrada de tareas), escriba un asunto para la tarea y luego presione la tecla ENTRAR.

Panel de entrada de tareas

De forma predeterminada, se asignará a la tarea una fecha de vencimiento y una fecha de inicio en función del valor de Establecer clic rápido de la marca. Cuando se instala Outlook por primera vez, esta opción está configurada como Hoy.

Si crea una tarea y cambia la marca a otra fecha de vencimiento, las tareas que introduzca posteriormente en la barra Tareas pendientes usarán este nuevo valor. Siempre puede ignorar la opción que se muestra y elegir otra. No obstante, cuando reinicie Outlook, la primera tarea que introduzca tomará de forma predeterminada el valor de Establecer clic rápido de la marca.

 Sugerencia   Para cambiar el valor predeterminado de la marca, haga clic con el botón secundario del mouse en la columna de marca en cualquier vista, haga clic en Establecer clic rápido y, a continuación, elija el valor de marca que desee. Una de las opciones es Sin fecha. Si elige la marca Sin fecha, el elemento aparecerá en el grupo Sin fecha en la barra Tareas pendientes.

 Nota   Así, ya ha especificado información suficiente para crear una tarea. Los pasos siguientes son opcionales, pero le servirán para administrar mejor sus tareas en Outlook.

  1. Continúe con los siguientes pasos para personalizar su tarea haciendo doble clic en la tarea en la barra Tareas pendientes.
  2. Si lo desea, defina la Fecha de inicio y la Fecha de vencimiento para la tarea.

Si especifica una Fecha de inicio, el campo Fecha de vencimiento se establece automáticamente en el mismo día. Puede cambiar el valor del campo Fecha de vencimiento por la fecha pertinente.

  1. Si desea definir la tarea como periódica, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.
  2. En el cuadro de diálogo Repetir tarea, haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se debe repetir la tarea y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
    • Hacer que la tarea se repita a intervalos regulares     En la sección Frecuencia, seleccione las opciones correspondientes al intervalo de frecuencia que desee. No seleccione Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario, la tarea no se repetirá a intervalos regulares.
    • Hacer que la tarea se repita en función de la fecha en la que se complete     Seleccione Volver a crear una tarea nueva y, en el cuadro, escriba el tiempo que debe transcurrir para que se genere una nueva tarea.

Cada vez que marque la tarea como completada, se creará una tarea nueva con las opciones seleccionadas.

 Sugerencia   Esta es la mejor opción cuando no desea que aparezca el aviso de una tarea hasta que la anterior se haya marcado como completada. Si no marca el elemento como completado, el siguiente aviso nunca se producirá. Por ejemplo, si define un aviso para pagar el alquiler el día 15 de cada mes y no marca la tarea como completada el 15 de abril, en mayo seguirá viendo la tarea del 15 de abril. En cuanto marque esta tarea como completada, aparecerá la del 15 de mayo.

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Repetir tarea.
  2. Si desea agregar un aviso, active la casilla de verificación Aviso. Escriba la fecha y la hora para el aviso.
  3. Puede especificar un sonido personalizado para que suene con el aviso. Haga clic en Imagen del botón, haga clic en Examinar, seleccione el archivo de sonido para reproducir, haga clic en Abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar. Así, se cambia el sonido del aviso sólo para esta tarea.
  4. Si desea realizar un seguimiento del progreso de la tarea, en los cuadros Estado, Prioridad y % completado, escriba o seleccione las opciones que desee.

Los campos Estado y % completado dependen uno del otro. Si se cambia el valor de uno de los campos, el valor del otro campo cambiará como corresponda.

Estado % completado
No iniciado 0
En progreso 1-99
Completada 100
A la espera de otra persona     0-100
Aplazada 0-100
  1. Si desea asignar una categoría de color a la tarea, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Clasificar y, a continuación, haga clic en una de las entradas del menú. Para ver más categorías de color, haga clic en Todas las categorías.

La primera vez que use una categoría de color, tendrá que asignar un nombre que tenga más sentido para usted. Puede crear categorías de color personalizadas, asociar colores personalizados a las categorías y asociar teclas de método abreviado. Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Tarea.

 Sugerencia   Si cambia de idea sobre la asignación de una categoría de color, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el color o en el nombre de la categoría y, a continuación, hacer clic enBorrar nombre de la categoría o en Borrar todas las categorías.

  1. Si la tarea implica a alguna persona u organización de sus contactos, puede crear un vínculo al contacto haciendo clic en Contactos en la parte inferior de la ventana y seleccionando una entrada. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar contactos.
  2. Si no desea que otras personas puedan ver una entrada de tarea compartida, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Privado.
  3. Si desea especificar información sobre kilometraje, horas trabajadas y otros datos para facturación, en la ficha Tarea, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles. Escriba la información en los cuadros de texto Trabajo total, Trabajo real, Kilometraje y Facturación.
  4. En la ficha Tarea, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.

 Sugerencia   Para mover una tarea hacia arriba o hacia abajo en la lista, haga clic y arrastre el elemento a la posición que desee. Mientras arrastra la tarea, una línea roja con flechas indica dónde se colocará la tarea cuando suelte el botón del mouse.

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Crear una tarea en la Lista de tareas diarias del Calendario

La Lista de tareas pendientes aparece sólo en las vistas del día y de la semana del Calendario de Outlook. Para activar o desactivar la Lista de tareas diarias, en el Calendario, haga clic en Vista, elija Lista de tareas diarias y, a continuación, haga clic en Normal, Minimizada o Desactivada.

Lista de tareas diarias

Para mostrar sólo el número total de tareas, siga uno de estos procedimientos:

  • En el Calendario, haga clic en Ver, elija Lista de tareas diarias y, a continuación, haga clic en Minimizada.
  • Apunte al extremo superior de la Lista de tareas diarias. Cuando el puntero se transforme en Icono de control de tamaño, arrastre el extremo hasta la zona inferior de la ventana.

 Sugerencia   Para crear nuevas tareas en la Lista de tareas diarias, debe usar la configuración Normal de la Lista de tareas diarias.

  1. En la Lista de tareas diarias, mientras el puntero pasa por encima, aparece Haga clic aquí para agregar una tarea.
  2. Haga clic en cualquier espacio en blanco en una columna de día.
  3. Escriba un asunto para la tarea y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

De forma predeterminada, se asignará a la tarea una fecha de inicio y una fecha de vencimiento correspondientes al día de la columna en la Lista de tareas diarias. Para cambiar la fecha de inicio o la fecha de vencimiento de la tarea, arrastre la tarea creada hasta el día en que debe estar completada la tarea. En lugar de arrastrar la tarea, puede abrirla y luego cambiar las fechas de inicio y de vencimiento. Para ello, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la tarea y, a continuación, hacer clic en Abrir, o seleccionar el elemento, presionar la tecla ESC y, a continuación, presionar ENTRAR.

  1. Si desea definir la tarea como periódica, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.
  2. En el cuadro de diálogo Repetir tarea, haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se debe repetir la tarea y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
    • Hacer que la tarea se repita a intervalos regulares     En la sección Frecuencia, seleccione las opciones correspondientes al intervalo de frecuencia que desee. No seleccione Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario, la tarea no se repetirá a intervalos regulares.
    • Hacer que la tarea se repita en función de la fecha en la que se complete     Seleccione Volver a crear una tarea nueva y, en el cuadro, escriba el tiempo que debe transcurrir para que se genere una nueva tarea.

Cada vez que marque la tarea como completada, se creará una tarea nueva con las opciones seleccionadas.

 Sugerencia   Esta es la mejor opción cuando no desea que aparezca el aviso de una tarea hasta que la anterior se haya marcado como completada. Si no marca el elemento como completado, el siguiente aviso nunca se producirá. Por ejemplo, si define un aviso para pagar el alquiler el día 15 de cada mes y no marca la tarea como completada el 15 de abril, en mayo seguirá viendo la tarea del 15 de abril. En cuanto marque esta tarea como completada, aparecerá la del 15 de mayo.

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Repetir tarea.
  2. Si desea agregar un aviso, active la casilla de verificación Aviso. Escriba la fecha y la hora para el aviso.
  3. Puede especificar un sonido personalizado para que suene con el aviso. Haga clic en Imagen del botón, haga clic en Examinar, seleccione el archivo de sonido para reproducir, haga clic en Abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar. Así, se cambia el sonido del aviso sólo para esta tarea.
  4. Si desea realizar un seguimiento del progreso de la tarea, en los cuadros Estado, Prioridad y % completado, escriba o seleccione las opciones que desee.

Los campos Estado y % completado dependen uno del otro. Si se cambia el valor de uno de los campos, el valor del otro campo cambiará como corresponda.

Estado % completado
No iniciado 0
En progreso 1-99
Completada 100
A la espera de otra persona     0-100
Aplazada 0-100
  1. Si desea asignar una categoría de color a la tarea, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Clasificar y, a continuación, haga clic en una de las entradas del menú. Para ver más categorías de color, haga clic en Todas las categorías.

La primera vez que use una categoría de color, tendrá que asignar un nombre que tenga más sentido para usted. Puede crear categorías de color personalizadas, asociar colores personalizados a las categorías y asociar teclas de método abreviado. Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Tarea.

 Sugerencia   Si cambia de idea sobre la asignación de una categoría de color, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el color o en el nombre de la categoría y, a continuación, hacer clic enBorrar nombre de la categoría o en Borrar todas las categorías.

  1. Si la tarea implica a alguna persona u organización de sus contactos, puede crear un vínculo al contacto haciendo clic en Contactos en la parte inferior de la ventana y seleccionando una entrada. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar contactos.
  2. Si no desea que otras personas puedan ver una entrada de tarea compartida, en la ficha Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Privado.
  3. Si desea especificar información sobre kilometraje, horas trabajadas y otros datos para facturación, en la ficha Tarea, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles. Escriba la información en los cuadros de texto Trabajo total, Trabajo real, Kilometraje y Facturación.
  4. En la ficha Tarea, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.

 Sugerencia   Para mover una tarea hacia arriba o hacia abajo en la lista, haga clic y arrastre el elemento a la posición que desee. Mientras arrastra la tarea, una línea roja con flechas indica dónde se colocará la tarea cuando suelte el botón del mouse.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2007