Programar una reunión

Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Puede crear y enviar convocatorias de reunión y reservar recursos para reuniones frente a frente o en línea. Cuando se crea una reunión, se identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se van a reservar y se elige una hora de reunión. Las respuestas de la convocatoria de reunión aparecen en la Bandeja de entrada. Además, es posible agregar usuarios a una reunión existente o volver a programar una reunión.

¿Qué desea hacer?


Programar una reunión en persona

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión.

Método abreviado de teclado  Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  1. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
  2. En el cuadro Ubicación, escriba una descripción o haga clic en Salas para elegir una de las salas disponibles y realizar una programación automática mediante Microsoft Exchange.
  3. En las listas Comienzo y Finalización, seleccione las horas de comienzo y finalización de la reunión. Si tiene previsto que la reunión dure todo el día, active la casilla Todo el día.

Una reunión de todo el día es un evento que dura las 24 horas del día, es decir, de medianoche a medianoche.

 Nota   De forma predeterminada, para la programación de las reuniones se usa la configuración de la zona horaria del sistema de su equipo. Si desea programar reuniones basándose en una zona horaria diferente, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

  1. Escriba cualquier información que desee compartir con los destinatarios, adjunte los archivos pertinentes o cree un área de reuniones.

Para obtener más información acerca de áreas de reuniones, vaya a la sección Vea también.

  1. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

El Asistente para programación le ayuda a encontrar la mejor hora para la reunión.

  1. Haga clic en Agregar otros y, a continuación, haga clic en De la libreta de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona o el recurso que desea invitar o usar en la reunión. Si busca con la opción Más columnas, haga clic en Ir.
  3. Seleccione el nombre de la lista de resultados, haga clic en Necesario, Opcional o Recursos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los asistentes Necesario y Opcional aparecen en el cuadro Para de la ficha Reunión, mientras que los Recursos aparecen en el cuadro Ubicación.

La cuadrícula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

Cuadrícula de disponibilidad

El panel Horas sugeridas muestra la mejor hora para la reunión, definida como la hora en la que la mayoría de los asistentes estarán disponibles. La mejor hora de reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquier sugerencia de horario, haga clic en la hora sugerida del panel Horas sugeridas. También puede elegir la hora manualmente en la cuadrícula de disponibilidad.

Panel Horas sugeridas

  1. Si desea que la reunión sea periódica, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione la frecuencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cuando agrega la frecuencia a la solicitud de reunión, la ficha Reunión cambia a Reunión periódica.

  1. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.
  2. Haga clic en Enviar.

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Cambiar una reunión

  1. Abra la reunión que desea cambiar.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Cambiar las opciones para una reunión que no forme parte de una serie    
      1. Cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicación y la hora.
      2. Haga clic en Enviar actualización.
    • Cambiar opciones para todas las reuniones de una serie    
  1. Haga clic en Abrir la serie.
  2. Cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicación y la hora.
  3. Para cambiar las opciones de periodicidad, en la ficha Reunión periódica, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, cambie las opciones, como la hora, el patrón de repetición o el intervalo de repetición y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Enviar actualización.
  • Cambiar las opciones para una reunión que forme parte de una serie    
  1. Haga clic en Abrir esta repetición.
  2. En la ficha Reunión periódica, cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicación y la hora.
  3. Haga clic en Enviar actualización.

 Sugerencia   En el Calendario, puede arrastrar la reunión a una fecha diferente y también puede modificar el asunto; para ello, haga clic en el texto de descripción, presione F2 y realice los cambios que desee.

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Convertir una reunión periódica

  1. Abra la reunión que desee convertir en periódica.
  2. En la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.
  3. Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que desee que se repita la reunión y, a continuación, seleccione las opciones que desee para la frecuencia y haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Enviar actualización.

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Convertir una reunión en privada

  1. Cree o abra la reunión que desea que sea privada.
  2. En la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Privado .

 Importante   No debe usar la característica Privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles de una reunión, un contacto o una tarea. Para asegurarse de que otras personas no puedan leer el elemento que ha marcado como privado, no les conceda permiso de lectura para las carpetas Calendario, Contactos o Tareas. Un usuario al que se le haya concedido permiso de lectura para tener acceso a las carpetas podría usar métodos de programación u otras aplicaciones de correo electrónico para ver los detalles de un elemento privado. Use únicamente la característica Privado cuando comparta carpetas con otros usuarios en los que confía.

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Configurar o quitar un aviso

Siga uno de estos procedimientos:

  • Para todas las nuevas reuniones que cree    
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
    2. Para activar o desactivar automáticamente un aviso para las reuniones nuevas, active o desactive la casilla Aviso predeterminado.
    3. Si ha activado la casilla, escriba cuánto tiempo antes de la reunión desea que se produzca el aviso.
  • Para las reuniones existentes    
  1. Abra la reunión o serie si la reunión es periódica.
  2. Para activar o desactivar un aviso, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, seleccione Ninguno o una hora de aviso de la lista.

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