Participar en discusiones en un sitio de SharePoint

Puede utilizar un panel de discusión para compartir información y discutir temas con otros usuarios. Si tiene un panel de discusión en un sitio de SharePoint puede interactuar con él de varias formas mediante Microsoft Office Outlook 2007.

 Nota   Las funciones descritas en este artículo pueden utilizarse con sitios de SharePoint que ejecuten Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si no está seguro de las versiones de Productos y Tecnologías de Microsoft SharePoint que se ejecutan en el servidor, pregunte al administrador del servidor.

En este artículo


Descripción general

Puede utilizar paneles de discusión en situaciones muy variadas, como iniciar una lluvia de ideas sobre los objetivos de un proyecto o discutir un tema de interés común. Si pasa mucho tiempo trabajando con el correo electrónico, puede que sea más sencillo trabajar con un panel de discusión utilizando Office Outlook 2007 , en vez de abrir su sitio de SharePoint en un explorador Web.

Conectar un panel de discusión con Outlook

Después de conectar un panel de discusión en un sitio de SharePoint con Outlook, esta conexión aparece en la carpeta Listas de SharePoint del panel de exploración. Puede leer, exponer y responder a las discusiones del sitio de SharePoint sin tener que salir de Outlook. Además, puede agregar elementos de su buzón, como mensajes de correo electrónico, a un panel de discusión arrastrándolos o copiándolos.

Una vez que el panel de discusión esté conectado con Outlook, puede sacar los temas de discusión y trabajar con ellos sin conexión. Si crea o responde a los temas sin conexión, cuando se vuelva a conectar se expondrá su trabajo en el servidor y se actualizará la vista de su explorador.

Si puede recibir correo electrónico desde su sitio de SharePoint y su panel de discusión, puede agregar contenido al panel de discusión enviando un correo, incluso si no ha conectado el panel de discusión con Outlook. Si su grupo de trabajo está configurado como un grupo de SharePoint (grupo de SharePoint: grupo de usuarios que se puede crear en un sitio de SharePoint para administrar permisos en el sitio y facilitar una lista de distribución de correo electrónico a los integrantes del sitio. Un grupo lo pueden utilizar muchos sitios en una colección de sitios.), con su propia lista de distribución de correo electrónico, puede que el panel de discusión sea ya parte del grupo. En este caso, el correo se agrega automáticamente al panel de discusión cuando se envían correos electrónicos entre los miembros del grupo.

Las siguientes instrucciones pueden ayudarle a determinar la mejor técnica para trabajar con paneles de discusión.

Conectar un panel de discusión con Outlook cuando:

  • Desea ver y trabajar con el contenido del panel de discusión de la misma forma que trabaja con el correo electrónico o con las tareas en el panel de exploración.
  • Desea exponer mensajes de discusión sin enviarlos como mensajes de correo electrónico.
  • Tiene elementos en el buzón que desea arrastrar hasta el panel de discusión.
  • Desea utilizar las herramientas de corrección y otras características disponibles en Outlook. Aunque puede dar formato a los temas de una discusión al trabajar con ellos en un sitio de SharePoint, Outlook proporciona herramientas adicionales, tales como un corrector ortográfico y un diccionario de sinónimos.
  • No puede recibir correo electrónico desde su panel de discusión o sitio.

Enviar un correo electrónico a un panel de discusión cuando:

  • Envía un elemento por correo electrónico; puede agregar la dirección del panel de discusión en el mensaje y enviarlo normalmente. 
  • Su panel de discusión es parte de su grupo de SharePoint, de forma que el contenido que aparece en el panel de discusión es una parte lógica de una discusión de equipo.
  • Desea utilizar las herramientas de corrección y otras características disponibles en Outlook. Aunque puede dar formato a los temas de una discusión al trabajar con ellos en un sitio de SharePoint, Outlook proporciona herramientas adicionales, tales como un corrector ortográfico y un diccionario de sinónimos.
  • Las listas en su sitio pueden recibir correo electrónico.

 Nota   Dependiendo de la configuración del panel de discusión, puede que sea un miembro del sitio que contiene el panel de discusión o puede que el propietario haya asignado otros tipos de permisos. Para obtener más información, vea el propietario de su sitio.

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Conectar un panel de discusión con Outlook

  1. En un explorador Web, abra el panel de discusión en el sitio de SharePoint.

Si no encuentra su panel de discusión, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre del panel de discusión.

  1. En el menú Acciones menú Acciones, haga clic en Conectar con Outlook.
  1. Cuando se le pregunte que confirme si desea conectar el panel de discusión con Outlook, haga clic en .

En Outlook, el panel de discusión se agrega a la lista de carpetas en una nueva carpeta denominada Listas de SharePoint. Cuando aparecen los temas de discusión, puede leerlos y responderlos.

 Sugerencia   Una vez conectado el panel de discusión con Outlook, puede enviar un mensaje compartido a otros miembros del equipo invitándoles a conectarse con el panel de discusión. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre del panel de discusión en Outlook y, a continuación, haga clic en Compartir nombre del panel de discusión en el menú contextual. Se crea un mensaje de correo electrónico que contiene un vínculo y un comando para conectarse con el panel de discusión.

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Exponer un panel de discusión mediante Outlook

Para exponer un tema de discusión en un panel de discusión de un sitio de SharePoint mediante el siguiente procedimiento en Office Outlook 2007, primero debe conectar el panel de discusión con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un panel de discusión con Outlook en este artículo.

En Correo, en el Panel de navegación, haga clic en el signo más para expandir la carpeta Listas de SharePoint y, a continuación, haga clic en el nombre del panel de discusión, como Marketing - Discusión de grupo.

Es posible que deba desplazarse por la lista de carpetas para ver el nombre del panel de discusión.

  1. En el menú Nuevo, haga clic en Anuncio en esta carpeta.
  2. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del tema de discusión.

El texto del asunto aparece en el panel de discusión en Outlook y en el sitio de SharePoint.

  1. Haga clic en el cuerpo del anuncio, bajo el cuadro Asunto y, a continuación, escriba el texto que desee para su tema de discusión.

Puede dar formato y utilizar las herramientas de corrección para redactar el mensaje.

  1. Haga clic en Exponer.

 Nota   Cuando se actualiza el explorador, el tema se agrega al panel de discusión en Outlook y en el sitio de SharePoint.

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Responder a un panel de discusión mediante Outlook

Para responder a un tema en un panel de discusión de un sitio de SharePoint mediante Office Outlook 2007, primero debe conectar el panel de discusión con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un panel de discusión con Outlook en este artículo.

Exponer una respuesta cuando desea agregar la respuesta al panel de discusión y no necesita enviar una respuesta directamente a la persona que expuso el tema. Si desea responder directamente sólo a la persona que expuso el tema de discusión, puede hacerlo de la misma forma que respondería a un mensaje de correo electrónico.

En Correo, en el Panel de navegación, haga clic en el signo más para expandir la carpeta Listas de SharePoint y, a continuación, haga clic en el nombre del panel de discusión, como Marketing - Discusión de grupo.

Es posible que deba desplazarse por la lista de carpetas para ver el nombre del panel de discusión.

  1. Busque el tema de discusión al que desea responder y haga doble clic en el elemento para abrirlo.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para agregar una respuesta a un tema de discusión sin enviar un correo, haga clic en Exponer respuesta. Escriba la información que desee incluir y después haga clic en Exponer.
    • Para enviar una respuesta por correo electrónico, haga clic en Responder. Escriba la información que desee incluir y después haga clic en Enviar.

Al hacer clic en Responder se envía el mensaje de respuesta sólo a la persona que expuso el tema de discusión; no agrega la respuesta al panel de discusión.

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Mover un elemento de correo existente a un panel de discusión

Para agregar un elemento de correo, como un mensaje de correo electrónico o un elemento del Calendario, a un panel de discusión mediante Office Outlook 2007, primero debe conectar el panel de discusión con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar un panel de discusión con Outlook en este artículo.

 Importante   Cuando se copia un elemento del Calendario en un panel de discusión, el elemento sólo contiene el texto del anuncio y no proporciona la funcionalidad total del elemento del Calendario. Por ejemplo, puede copiar una convocatoria de reunión en un panel de discusión para informar a los participantes sobre la próxima reunión, pero el elemento no mostrará los avisos de reunión como se muestran en una convocatoria de reunión de Outlook.

Antes de empezar, puede que desee buscar su panel de discusión en la carpeta Listas de SharePoint, de esta forma conocerá su ubicación para poder realizar el siguiente procedimiento.

  1. En Correo, en el panel de exploración, seleccione el elemento de correo que desea mover a un panel de discusión.
  2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Mover a una carpetaImagen del botón para mostrar una lista desplegable y, a continuación, en la lista, haga clic en Mover a una carpeta.

La lista que aparece al hacer clic en el botón Mover a una carpeta de la barra de herramientas Estándar también muestra las carpetas a las que se movieron los elementos con anterioridad. Si el nombre del panel de discusión aparece en esta lista, puede hacer clic en el panel de discusión en vez de hacer clic en el comando Mover a una carpeta en la lista.

  1. En el cuadro de diálogo Mover elementos, haga clic en la carpeta para el panel de discusión y después haga clic en Aceptar.

La carpeta para el panel de discusión se encuentra en la carpeta Listas de SharePoint. Puede que tenga que desplazarse para verla.

  1. Haga clic en Exponer.

 Sugerencia   También puede arrastrar elementos desde una carpeta de correo hasta la carpeta de discusión, en vez de moverlos y, a continuación, hacer clic en Exponer.

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Quitar un panel de discusión de Outlook

  1. En Correo, en la carpeta Listas de SharePoint, haga clic en el nombre del panel de discusión que desee quitar.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de la carpeta y, a continuación, en Eliminar nombre del panel de discusión del menú contextual.
  3. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

 Nota   Esta acción sólo quita el panel de discusión de Outlook, no del sitio de SharePoint.

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Enviar un correo electrónico a un panel de discusión

Si el panel de discusión está configurado para recibir correo electrónico, puede agregar temas de discusión mediante el envío de correo electrónico. No tiene que conectar primero el panel de discusión con Outlook. Redacte un mensaje de la forma habitual e incluya el nombre del panel de discusión en el cuadro Para o CC del mensaje de correo electrónico. El mensaje creará un nuevo tema para el panel de discusión.

Si pertenece a un grupo de SharePoint que incluye el panel de discusión en su lista de distribución de correo electrónico, los mensajes de correo electrónico que envíe al grupo se agregan automáticamente al panel de discusión. Si responde a la discusión con un mensaje de correo electrónico e incluye al grupo en el cuadro Para o CC, su respuesta al correo electrónico también será una respuesta a la discusión.

Si desea utilizar el correo electrónico para participar en una discusión, primero debe obtener la dirección del panel de discusión o del grupo de SharePoint. Dependiendo de su situación, la dirección de correo electrónico de su panel de discusión o grupo puede aparecer en la Libreta de direcciones. Si no aparece, puede agregarla a su lista Contactos para poder encontrarla rápidamente cuando sea necesario.

  1. En Outlook, prepare el elemento que desea agregar al panel de discusión siguiendo uno de los procedimientos siguientes:
    • Para crear un nuevo tema de discusión, redacte un nuevo mensaje de correo electrónico de la forma habitual. Por ejemplo, puede elegir Nuevo en el menú Archivo y, a continuación, hacer clic en Mensaje.
    • Para responder a un tema de discusión existente mediante el correo electrónico, abra el mensaje de correo original y haga clic en Responder.
  2. En el cuadro Para o CC, agregue la dirección del panel de discusión o del grupo de SharePoint.
  3. Agregue el contenido que desee en el mensaje.
  4. Haga clic en Enviar.

 Nota   Si alguien envía un correo electrónico a un panel de discusión con la misma línea de asunto del mensaje que la de una discusión existente, el mensaje no se almacena automáticamente como una respuesta a esa discusión a no ser que el mensaje sea también una respuesta a una discusión por correo electrónico. De esta forma, los mensajes que pertenecen a distintas discusiones no se agregan de modo accidental a una misma discusión, incluso si tienen la misma línea de asunto del mensaje como, por ejemplo, "contratos".

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Corresponde a:
Outlook 2007