Novedades de Microsoft Office Outlook 2007

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Microsoft Office Outlook 2007 le permite administrar exhaustivamente el tiempo y la información. Al utilizar nuevas características como Búsqueda instantánea y barra Tareas pendientes, puede organizar y localizar al instante la información que necesita. Las nuevas funciones para compartir calendarios, la tecnología Microsoft Exchange Server 2007 y el acceso mejorado a la información Windows SharePoint Services 3.0, le permiten compartir de forma segura con compañeros de trabajo, amigos y familiares los datos almacenados en Office Outlook 2007, sin importar la ubicación de esas personas. Office Outlook 2007 simplifica las tareas de dar prioridades y controlar su tiempo, permitiéndole centrarse en los asuntos más importantes. Este artículo se proporciona una descripción general de Office Outlook 2007, haciendo hincapié en las características nuevas y mejoradas.

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En este artículo


Administrar el tiempo y la información

Para ayudarle a administrar mejor su tiempo e información, Office Outlook 2007 ofrece varias características nuevas y mejoradas, desde Búsqueda instantánea hasta la integración de las tareas en el calendario. Estas característica facilitan el poder ubicar, administrar, dar prioridad y actuar sobre toda la información que se recibe a diario.

Búsqueda rápida de la información que necesita

  • Búsqueda instantánea     Office Outlook 2007 proporciona una nueva y rápida forma de encontrar la información, sin importar en qué carpeta se encuentre. Ahora Outlook emplea la misma tecnología de búsqueda que la utilizada en Microsoft Windows, de forma que pueden enviar rápidamente los resultados independientemente del tamaño del buzón. Además, un diseño visual mejorado muestra cada resultado individual de la búsqueda inmediatamente, tan pronto como está disponible, mientras la búsqueda se sigue ejecutando. Ahora, las búsquedas aparecen en el mismo lugar sin importar en qué parte de Outlook se encuentre usted. También puede reenviar su consulta a la búsqueda del escritorio de Windows y así poder realizar una búsqueda más amplia por todo el equipo. Para obtener más información, vea Encontrar un mensaje o elemento mediante Búsqueda instantánea.
  • Categorías de color     Las nuevas categorías de color le ofrecen una nueva forma visual para personalizar elementos y distinguir unos elementos de otros, facilitando la búsqueda de información. Por ejemplo, suponga que desea asignar una categoría de color a todos los elementos relacionados de un proyecto determinado. Puede agregar la misma categoría de color a los elementos de correo electrónico, calendario y tareas, de forma que pueda localizar todos los elementos de ese proyecto a la vez. Si más adelante necesita encontrar la información, puede buscar y ordenar por categorías de color para identificar rápida y visualmente los elementos que esté buscando. Para obtener más información, vea Asignar una categoría de color a un mensaje de correo electrónico.
  • Categorías de color móviles     Ahora las categorías de color se guardan en el archivo de datos predeterminado, en vez de en el registro de Windows. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, a partir de ahora sus categorías estarán disponibles en todos los equipos en los que trabaje.
  • Interfaz de usuario orientada a los resultados     Office Outlook 2007 presenta una interfaz de usuario mejorada de forma que redactar, dar formato y actuar sobre el correo electrónico sea más fácil e intuitivo. Ahora puede tener acceso a todas las amplias características y funciones de Outlook en una ubicación fácil de encontrar dentro de sus mensajes de correo electrónico.
  • Vista previa de datos adjuntos     Mediante la nueva vista previa de datos adjuntos, con un solo clic podrá ver los datos adjuntos desde el Panel de lectura. Esta mejora le ahorrará tiempo y le permitirá ver los datos adjuntos en contexto con el mensaje de correo electrónico. Para obtener más información, vea Vista previa de los mensajes.
  • Panel de exploración minimizado     Ahora, el panel de exploración se puede minimizar en una barra de botones verticales, lo que le proporcionará más espacio en el área de trabajo, además de permitirle un rápido acceso a la vista Carpetas favoritas y a otras vistas. Para obtener más información, vea Minimizar o ampliar el panel de exploración.
  • Nombres en texto yomi     Office Outlook 2007 admite, en Contactos, nombres japoneses en texto yomi.
  • Cambio en la vista Semana en el Calendario     Office Outlook 2007 presenta una nueva vista de la semana. La vista de la semana anterior presentaba los días en formato de dos columnas, parecido a una agenda. La nueva vista de la semana es similar a las vistas de la semana laboral de las versiones anteriores.
  • Nivel de detalle predeterminado     El nivel de detalle predeterminado del mes se ha cambiado. Para obtener más información, vea Cambiar el nivel de detalle en las vistas de Semana y Mes en el calendario.

Administrar rápidamente sus prioridades diarias

  • Barra de tareas pendientes     La nueva barra Tareas pendientes integra las tareas, los mensajes de correo electrónico marcados para seguimiento, próximas citas y la información del calendario en una práctica ubicación. También incluye las tareas del programa de toma de notas Microsoft Office OneNote 2007, de Microsoft Office Project 2007 y de los sitios Web de Windows SharePoint Services 3.0. La barra Tareas pendientes le proporcionará una vista consolidada de sus prioridades diarias. Para obtener más información, vea Realizar el seguimiento de los elementos y las tareas pendientes.
  • Marcar el correo para su seguimiento     Ahora, las marcas son más útiles por todo Outlook. Puede utilizar una marca para crear rápidamente un elemento para seguimiento y que se pueda realizar ese seguimiento tanto en la barra Tareas pendientes como en la Bandeja de entrada e incluso en el Calendario. Las marcas también siguen siendo útiles para establecer avisos tanto personales como para otras personas. Para obtener más información, vea Realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico que lo requieren.
  • Integración de tareas en el Calendario     Office Outlook 2007 integra las tareas en el calendario dentro de la Lista de tareas diarias de forma que las pueda ver al aparecer debajo de sus citas y reuniones diarias. Para asignar el tiempo de trabajo para una tarea, simplemente arrastre la tarea hasta su calendario. Cuando finalice una tarea en un día determinado, esa tarea se incluirá en ese día y obtendrá un registro visual del trabajo realizado. Las tareas sin terminar pasan al día siguiente y se acumulan hasta que las marque como finalizadas. Para obtener más información, vea Ver las tareas.
  • Funciones de programación mejoradas     La mejora de las funciones de programación en Office Outlook 2007 y Exchange 2007 le ayudan a programar reuniones fácilmente y en menos tiempo. Cuando utiliza Exchange 2007, se revisan los programas de los asistentes y se recomienda una hora y una ubicación idóneas para la reunión. Varias mejoras en Office Outlook 2007 facilitan el uso del calendario a aquellas personas que utilizan Exchange 2003 o Exchange 2007. Cuando se realizan cambios en la ubicación o en el orden del día de una reunión, los asistentes reciben la información de la actualización, en vez de tener que volver a aceptar la reunión. Además, los cambios aparecen resaltados en la actualización de la reunión, facilitando la localización de la información modificada. Para obtener más información, vea Programar una reunión.

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Conexión sin barreras

Office Outlook 2007 proporciona mejoras importantes para ayudarle a conectar con otras personas que trabajen en otras ubicaciones o en otras plataformas, desde un uso compartido de calendarios más sencillo hasta la compatibilidad con Really Simple Syndication (RSS) nativo y la integración de la información de Windows SharePoint Services 3.0.

La información importante al alcance de su mano

Al entrar directamente la información importante en su Bandeja de entrada, Office Outlook 2007 le pone en contacto con la información que necesita diariamente.

  • Realizar una conexión de las listas de Windows SharePoint Services 3.0 con Outlook     Office Outlook 2007 le permite interactuar desde cualquier sitio y a cualquier hora con la información almacenada en las listas de SharePoint. Puede conectar calendarios, bibliotecas de documentos, discusiones electrónicas, contactos y tareas en Office Outlook 2007 y, a continuación, abrir una vista previa, buscar o editar el contenido. Cualquier cambio que realice en esa información se actualiza tanto en la versión del servidor como en su explorador Web. Las nuevas características de Office Outlook 2007, como calendarios superpuestos, tarjetas de presentación electrónicas y la barra Tareas pendientes, también incorporan contenido de SharePoint. Para obtener más información, vea Abrir, editar y actualizar archivos de un sitio de SharePoint.
  • Fuentes Really Simple Syndication (RSS)     Las fuentes RSS proporcionan la manera adecuada para que las personas que publican contenido distribuyan información en un formato estándar. Un ejemplo común de contenido RSS son los orígenes de información que se actualizan frecuentemente, como los encabezados de noticias o los registros Web personales (denominados blogs). La ventaja de RSS radica en poder agregar todo el contenido desde varios orígenes Web en una sola ubicación, además de no tener que proporcionar su dirección de correo electrónico a las personas que publican contenido para recibir la información. Ya no tendrá que visitar varios sitios Web para obtener la última información sobre los temas que le interesan. Para obtener más información, vea Introducción a RSS.
  • Configuración automática de cuenta     La nueva característica Configuración automática de cuenta facilita la adición de cuentas a Office Outlook 2007. Sólo hay que escribir el nombre de cuenta y la contraseña de la cuenta de correo electrónico de Exchange, POP3 o IMAP. Office Outlook 2007 configura la cuenta automáticamente. Usted no tiene que recordar el nombre de su servidor ni ninguna otra información secreta, configurar los puertos ni hacer nada más. Si utiliza una cuenta de Exchange 2007, ésta sigue estando actualizada, ya que cuenta con una conexión dinámica al servidor con Exchange. De esta forma, si su buzón se mueve de un servidor a otro,Office Outlook 2007 detecta automáticamente el cambio y sigue admitiendo su trabajo diario sin ninguna interrupción. Para obtener más información, vea Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico.

Compartir fácilmente información con cualquier persona, en cualquier lugar

  • Instantáneas del calendario     Puede enviar su calendario a cualquier persona en un mensaje de correo electrónico. Los destinatarios podrán abrir el calendario tanto en sus exploradores Web como en Outlook. Para obtener más información, vea Compartir información de un calendario.
  • Suscripciones a los calendarios de Internet     Los calendarios de Internet son calendarios que están compartidos en Internet. Estos calendarios, creados en Outlook o en otra aplicación, se descargan desde un servicio de publicación de calendarios o desde un sitio Web especial donde los usuarios pueden hospedar calendarios o suscribirse a calendarios. En las suscripciones a los calendarios de Internet se incluye información que instruye a Outlook para conocer dónde y con qué frecuencia debe realizar consultas sobre las actualizaciones. Para obtener más información, vea Introducción a los calendarios de Internet.
  • Calendarios superpuestos     Al ver los calendarios en modo superpuesto, puede desplazarse por varios calendarios que aparecen uno encima de otro, facilitando la comparación de su calendario con el de un compañero de trabajo o equipo, para de esta forma poder comprobar la disponibilidad de cada uno y programar una reunión. Para obtener más información, vea Ver calendarios unos al lado de otros o superpuestos.
  • Publicar calendarios en Microsoft Office Online     Puede compartir su calendario con cualquier persona o solamente con las personas que designe, publicando sus calendarios de Internet en Office Online. Para obtener más información, vea Compartir un calendario en Office Online.
  • Tarjetas de presentación electrónicas     Puede crear y compartir tarjetas de presentación electrónicas personalizadas, que le proporcionan una forma personalizada de comunicar su información. Puede compartir su tarjeta como un archivo de datos adjuntos o como parte de su firma electrónica. Mediante las tarjetas de presentación electrónicas, puede personalizar la información de contacto, así como agregar logotipos y fotos de forma que los contactos sean más personales y de fácil localización. Las tarjetas de presentación electrónicas pueden intercambiarse de forma sencilla a través de mensajes de correo electrónico, y las puede guardar en su carpeta Contactos. Para obtener más información, vea Crear tarjetas de presentación electrónicas.
  • Guardar como PDF o XPS     Office Outlook 2007 admite la exportación de los archivos a los siguientes formatos:
    • Formato de documento portátil (PDF)     El formato PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que el archivo mantendrá exactamente el formato de diseño con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima, y que los datos del archivo no se podrán modificar fácilmente. El formato PDF también es útil para documentos que se van a reproducir por métodos de impresión comercial.
    • Especificación para papel XML (XPS)     XPS es un formato de archivo electrónico que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendrá exactamente el formato de diseño con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima, y que los datos del archivo no se podrán modificar fácilmente.

 Nota   La creación de PDF y XPS sólo es posible cuando se abre un elemento en Office Outlook 2007. El menú Archivo de la ventana principal de Outlook no proporciona acceso a esta funcionalidad.

Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Para obtener más información, vea Guardar como PDF o XPS.

  • Integración de Microsoft Office InfoPath 2007 en Outlook     La integración total de Office Outlook 2007 con Office InfoPath 2007 hace posible que se pueda incrustar un formulario InfoPath en un mensaje de correo electrónico y enviarlo junto con una solicitud para que los destinatarios rellenen la información solicitada. Las únicas acciones que los destinatarios deben realizar son: responder al mensaje y completar el formulario incrustado. Una vez que haya reunido las respuestas, puede exportar los datos a Microsoft Office Excel 2007 para su análisis o combinar las respuestas de los formularios recibidos en un formulario principal.
  • Asistente para fuera de oficina     Anteriormente, cuando se iniciaba Outlook y el Asistente para fuera de oficina estaba activado, aparecía un cuadro de diálogo con información que le alertaba sobre esa situación. En Office Outlook 2007, si tiene activadas las respuestas automáticas para fuera de oficina, aparecerá una nota en la barra de estado. Ahora, si utiliza una cuenta Exchange 2007, puede programar el tiempo fuera de la oficina por adelantado y no tendrá que preocuparse de si el Asistente para fuera de oficina está activado o desactivado. Además, si utiliza cuentas de correo electrónico de Exchange 2007, podrá crear distintos mensajes para distintos destinatarios, los que pertenecen y los que no pertenecen a la organización. Para obtener más información, vea Responder automáticamente a los mensajes entrantes mientras está fuera de la oficina.
  • Mensajería unificada     Mediante la utilización de Exchange 2007, el correo de voz y los faxes se pueden enviar a la Bandeja de entrada de Office Outlook 2007.
  • Soporte para nombres de dominio internacionalizados     Ahora, Office Outlook 2007 admite nombres de dominio internacionalizados en las direcciones de correo electrónico. Esto permite que los usuarios puedan registrarse y utilizar nombres de dominio en sus propios idiomas, en vez de sólo en inglés.
  • Almacenamiento en caché de datos mejorado     Ahora, Office Outlook 2007 admite el almacenamiento en caché, o la creación de una copia local sincronizada, de los datos compartidos con los que trabaja. Por ejemplo, si está trabajando con las carpetas compartidas de otra persona, se guardará en su propio equipo una copia de esa información. Así se obtiene un mejor rendimiento, además de permitirle trabajar con datos compartidos aun cuando no tenga una conexión con el servidor con Exchange.

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Mantener el equipo seguro y controlado

Para ayudarle a proteger su información personal y la de la organización, Office Outlook 2007 le proporciona varias y eficaces herramientas, desde las tecnologías para hacer frente al correo no deseado y a la suplantación de identidad (phishing) hasta la nueva característica Carpetas de correo electrónico administrado. Como resultado, obtendrá más control sobre la información que le llega, de forma que su equipo estará seguro y podrá concentrarse en sus tareas diarias.

Control efectivo sobre los mensajes recibidos

  • Certificado de correo electrónico de Outlook     La nueva tecnología de Microsoft, Certificado de correo electrónico de Outlook, le ayudará a detener la entrada de correo electrónico no deseado. Esta tecnología solicitará al equipo del remitente que realice un cálculo matemático o algoritmo y, a continuación, que asigne este trabajo al mensaje como una señal de legitimidad. Al crear un Certificado de correo electrónico de Outlook, a los autores de correo no deseado les resultará más difícil y necesitarán más tiempo para realizar un envío de correo masivo, pero esto no afectará a su destreza frente al envío mensajes legítimos. Cuando se recibe en Office Outlook 2007 un mensaje con un certificado, el sistema puede comprobar fácilmente la validez de ese mensaje. Si el certificado es válido, indica que el equipo del remitente seguramente ha realizado un esfuerzo adicional para enviar este mensaje. Como resultado, los mensajes que tienen certificados, aparecen en la Bandeja de entrada, en vez de en la carpeta Correo electrónico no deseado. Para obtener más información, vea Cómo el certificado de correo electrónico de Outlook reduce el correo no deseado.
  • Filtro de correo electrónico no deseado/protección contra la suplantación de identidad (phishing)     Office Outlook 2007 presenta un filtro de correo electrónico no deseado mejorado que ordena, incluso mejor que antes, los mensajes no deseados. También presenta una nueva protección frente a la suplantación de identidad (phishing). Office Outlook 2007 realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico sospechosos y le ayuda a proteger su equipo al deshabilitar automáticamente los vínculos contenidos en esos mensajes hasta que los apruebe. Se le advertirá desde el propio mensaje de los sitios altamente sospechoso o maliciosos. Para obtener más información, vea Cómo ayuda Outlook a proteger al equipo contra virus, correo no deseado y suplantación de identidad (phishing).

Mantener la información personal y de la organización de forma segura

  • Carpetas de correo electrónico administrado     Al utilizar Exchange 2007, las carpetas de correo electrónico administrado facilitan que las organizaciones apliquen políticas de retención y almacenaje de los buzones de sus trabajadores, incluyendo las formas de especificar el acceso de otras personas a esos buzones.
  • Repositorio de registros del correo electrónico     Puede guardar y archivar los mensajes de correo electrónico en una biblioteca de documentos Windows SharePoint Services 3.0. Office Outlook 2007 le proporcionará acceso a esas carpetas repositorio, permitiéndole su utilización de la misma forma que lo haría con otras carpetas. Sin embargo, estas carpetas se pueden hacer públicas y accesibles a otras personas, y se han optimizado para su mantenimiento y almacenamiento a largo plazo.
  • Information Rights Management (IRM)     La funcionalidad IRM mejorada es una tecnología para la aplicación de directivas disponible en Microsoft Office System que facilita la protección de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mensajes de correo electrónico frente al acceso y la utilización sin autorización. IRM permite especificar quién puede tener acceso a un documento o a un mensaje de correo electrónico, y controlar si a cada una de esas personas se les permite editar, copiar, reenviar o imprimir los contenidos, incluidos los datos adjuntos. Para obtener más información, vea Restringir los permisos para la información confidencial de los mensajes de correo electrónico.
  • Administración de la información de disponibilidad     Al utilizar una cuenta Exchange 2007, puede especificar quién puede ver la información de su disponibilidad que le permite tener el control de sus datos personales.
  • Centro de confianza     El Centro de confianza es en donde puede encontrar los valores de seguridad y privacidad para los programas de 2007 Microsoft Office System. Los niveles de seguridad utilizados en versiones anteriores de Office, Muy alta, Alta, Media y Baja, se han sustituido por un sistema de seguridad más sencillo.

Ayudar a evitar que se pierda trabajo

  • Diagnósticos de Office     Diagnósticos de Microsoft Office incluye una serie de pruebas de diagnóstico que ayudan a descubrir por qué se bloquea el equipo. Estas pruebas de diagnóstico pueden solucionar directamente algunos problemas, así como identificar las maneras en que puede solucionar otros. Diagnósticos de Microsoft Office sustituye a las siguientes características de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar, y Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.

Para obtener más información, consulte Diagnosticar y reparar programas de Office mediante los diagnósticos de Office.

  • Recuperación de programas     Office Outlook 2007 dispone de funcionalidades mejoradas para evitar que se pierda trabajo cuando un programa se cierra de manera anómala. Siempre que sea posible, Office Outlook 2007 trata de recuperar algunos aspectos del estado del programa después de que se reinicie.

Por ejemplo, si trabaja con varios archivos simultáneamente y cada archivo está abierto en una ventana distinta con datos específicos en cada ventana. Office Outlook 2007 se bloquea. Cuando reinicie Office Outlook 2007, el programa abrirá los archivos y restaurará las ventanas al estado en el que estaban antes de que Office Outlook 2007 se bloquease.

Para obtener más información, vea Evitar la pérdida de trabajo cuando un programa de Office se cierra anormalmente.

Enviar el mensaje correcto

  • Herramientas de corrección     A continuación se indican algunas características nuevas del corrector ortográfico:
    • El corrector ortográfico es ahora más uniforme entre los programas de 2007 Microsoft Office System. Algunos ejemplos de este cambio son:
    • El corrector ortográfico de 2007 Microsoft Office System incluye el diccionario de francés posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, se trataba de un complemento que había que instalar por separado. Para obtener más información, consulte Cambiar el modo de funcionamiento de la corrección ortográfica y gramatical.
    • También se crea automáticamente un diccionario de exclusiones para un idioma la primera vez que éste se utiliza. Los diccionarios de exclusiones le permiten imponer al corrector ortográfico que marque las palabras cuyo uso desea evitar. Estos diccionarios son útiles para evitar el uso de palabras que son obscenas o no se corresponden con la guía de estilo utilizada. Para obtener más información, consulte Utilizar diccionarios de exclusiones para especificar la ortografía preferida de una palabra.
    • El corrector ortográfico puede buscar y marcar ciertos errores ortográficos contextuales. ¿Ha visto alguna vez un error similar al siguiente? "Ese vestido es perfecto para mi." En Office Outlook 2007, puede habilitar la opción Utilizar ortografía contextual para obtener ayuda para buscar y corregir este tipo de errores. Esta opción está disponible cuando se revisa la ortografía de documentos en inglés, alemán o español. Para obtener más información, vea Decidir cómo funcionan el corrector ortográfico y el gramatical.

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