Mover los contactos a otro equipo

Si adquiere un nuevo equipo con Microsoft Office Outlook 2007 instalado o vuelve a instalar Outlook en un disco duro nuevo o formateado, puede mover todos los contactos actuales de Outlook a la nueva instalación.

 Importante   Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, la información de este artículo no es aplicable a menos que disponga de un archivo de almacenamiento local (archivo de datos) que almacene los contactos y otros elementos de Outlook.

Antes de poder mover o realizar una copia de seguridad de los contactos, debe saber si están almacenados en un servidor o en su equipo local y, a continuación, debe realizar la copia de seguridad de los datos. Para obtener más información, lea la siguiente sección: "Determinar dónde se almacenan los contactos".

 Advertencia    No formatee un disco que contenga los archivos de datos de Outlook hasta que haya realizado primero una copia de seguridad de los mismos en otro disco, unidad de red o medio extraíble como un CD-ROM. Si formatea el disco duro, destruirá permanentemente los datos del disco. Además de los archivos de datos, quizá desee realizar una copia de seguridad de otros archivos de configuración. Para obtener más información sobre las ubicaciones de los archivos de Outlook, vea la sección Vea también.

En este artículo


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Paso 1: Determinar dónde se almacenan los contactos

Outlook almacena las carpetas de contactos en archivos de datos. Antes de poder mover o realizar una copia de seguridad de los contactos, primero debe determinar si el archivo de datos de los contactos está en un servidor de correo electrónico o se almacena localmente en el equipo en un archivo de datos de Outlook. La respuesta depende del tipo de cuenta de correo electrónico que tenga y de la configuración de la cuenta de Outlook. La ubicación en la que se guardan los nuevos mensajes se define como la ubicación de entrega predeterminada.

 Nota   Puesto que los datos de contactos se almacenan con los mensajes de correo electrónico, estos archivos de datos se deben mover juntos a menos que haya creado específicamente archivos de datos locales, denominados archivos de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.), que contengan sólo las carpetas de contactos. En este artículo, las instrucciones que hacen referencia a las cuentas de correo electrónico, los buzones de correo y los mensajes también hacen referencia a los contactos, a menos que se indique lo contrario.



Averiguar el tipo de cuenta de correo electrónico que usa

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
  2. En la ficha Correo electrónico, busque la lista Tipo.

Una vez comprobado el tipo de cuenta de correo electrónico que usa, puede utilizar esta información en la siguiente sección, "Buscar la ubicación de almacenamiento de los contactos".

Si dispone de varias cuentas de correo electrónico, puede tener archivos de datos de una o más carpetas. En cuyo caso, debe buscar todos los archivos de datos locales (archivos .pst) que desee mover.

Buscar la ubicación de almacenamiento de los contactos

  • Cuentas POP3, IMAP y HTTP    

Si usa una cuenta de correo electrónico POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.), que es uno de los tipos más comunes de cuentas de correo electrónico personales, los mensajes, contactos y el resto de los elementos de correo electrónico se descargan desde el servidor de correo electrónico POP3 de su proveedor de servicios Internet (ISP) al equipo y se entregan y almacenan localmente en un archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.) denominado Outlook.pst. Se trata del nombre de archivo de datos predeterminado. Los archivos de las carpetas personales se almacenan en la siguientes ubicaciones:

Windows Vista    unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Microsoft Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Las cuentas IMAP (IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet): a diferencia de los protocolos de correo electrónico de Internet como POP3, que proporcionan únicamente una carpeta Bandeja de entrada de servidor, IMAP permite la creación de varias carpetas de servidor para guardar y organizar mensajes a los que se puede obtener acceso desde varios equipos.) y HTTP guardan los mensajes, los contactos y el resto de los elementos de correo electrónico en un servidor. Como ocurre con cualquier tipo de cuenta de correo electrónico de Outlook, puede elegir almacenar o mover elementos del servidor a un archivo .pst local. Si lo hace así, debe realizar una copia de seguridad del archivo .pst y, a continuación, volver a conectarse a él en la nueva instalación de Outlook. Si mantiene todo en el servidor, después de usar el Asistente para cuentas de correo electrónico con el fin de configurar la cuenta IMAP o HTTP, todos los elementos del servidor de correo electrónico volverán a estar disponibles en Outlook.

  • Cuenta de Microsoft Exchange    

Como se ha mencionado anteriormente, si usa una cuenta de Microsoft Exchange, probablemente no necesite utilizar las instrucciones de este artículo a menos que haya movido los elementos a un archivo .pst del equipo. Si usa una cuenta de Exchange, los contactos y el resto de los elementos se suelen almacenar en el servidor en el que se ejecuta Exchange. Podrá disponer de los datos, desde el servidor de Exchange, cuando instale Outlook.

 Importante   Si ha movido o almacenado los elementos de la cuenta de Exchange, como los contactos, en uno o varios archivos .pst, debe realizar una copia de seguridad de estos archivos .pst y volver a conectarlos a la nueva instalación de Outlook. Los archivos de las carpetas personales se almacenan en la siguientes ubicaciones:

Windows Vista    unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Microsoft Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

 Nota   Si tiene instalado Outlook Connector y ha configurado las cuentas de correo electrónico, todos los elementos del servidor de correo electrónico, incluidos los contactos, volverán a estar disponible en Outlook; por lo tanto, no hay necesidad de mover nada.

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Paso 2: Mover los archivos de datos antiguos

Después de instalar Outlook en un equipo nuevo o en un disco nuevo, está listo para empezar a usar los contactos antiguos y el resto de los datos de Outlook.

  • Use el Explorador de Windows para copiar cada archivo de las carpetas personales (.pst) desde su ubicación de copia de seguridad (unidad de red o medio extraíble, como un CD o DVD o un disco duro portátil) a:

Windows Vista    unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Microsoft Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Aunque puede conservar los archivos de datos en cualquier carpeta, se trata de la ubicación predeterminada que usa Outlook al crear y obtener acceso a los archivos .pst.

 Nota   Esta ubicación es una carpeta oculta. Para utilizar el Explorador de Windows con el fin de desplazarse a esta carpeta, primero debe activar la presentación de las carpetas ocultas.

Mostrar¿Cómo se muestran las carpetas ocultas?

  • Windows Vista    
    1. En Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
    2. Haga clic en Apariencia y personalización.

 Nota   Si usa la vista clásica del Panel de control, haga doble clic en Opciones de carpeta y después continúe con el paso 4.

  1. Haga clic en Opciones de carpeta.
  2. En Configuración avanzada, Archivos y carpetas, Archivos y carpetas ocultos de la ficha Ver, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.
  • Microsoft Windows XP    
  1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. Haga clic en Opciones de carpeta.

Opciones de carpeta

  1. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

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Paso 3: Configurar la cuenta la primera vez que se inicie Outlook

La primera vez que inicie Outlook, se le pide la información de la cuenta de correo electrónico. En función del tipo de cuenta que use, Outlook puede crear un nuevo archivo de datos que se denomina archivo de carpetas personales (.pst) en Outlook. No pasa nada si es un nuevo usuario pero, probablemente, no es lo que desea si ya es usuario de Outlook y tiene los contactos creados y almacenados en un archivo .pst que desee conservar. Aun así puede obtener los datos originales, pero primero complete la configuración de Outlook respondiendo a las preguntas que se le pide que responda. Una vez en Outlook, hay que realizar algunos pasos importantes para recuperar los datos antiguos y, a continuación, asegurarse de que los nuevos mensajes se entregan en el mismo archivo .pst que usaba anteriormente.

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Paso 4: Obtener acceso al archivo de datos antiguo de Outlook

Si usa una cuenta POP3, o ha configurado su cuenta de Exchange para entregar el correo en un archivo de carpetas personales (.pst), debe configurar Outlook para abrirlo.

  1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Haga clic en el archivo .pst que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El nombre de la carpeta asociada con el archivo de datos aparece en la lista de carpetas del panel de exploración. Si nunca ha cambiado el nombre para mostrar, se trata del nombre predeterminado de las carpetas personales.

Ya ha recorrido medio camino. Probablemente tenga dos carpetas personales en el panel de exploración. La primera la creó Outlook la primera vez que inició la aplicación y facilitó la información de la cuenta. La segunda corresponde a los datos antiguos. Puede comprobar que los datos originales se han recuperado en Outlook viendo la Bandeja de entrada o las subcarpetas situadas debajo de una de las entradas. Debe ver todos los elementos antiguos.

Si ve dos entradas denominadas Carpetas personales en el panel de exploración, le recomendamos que siga los pasos rápidos de la sección "Personalizar el nombre para mostrar del archivo de datos" para facilitar el siguiente procedimiento. Si sólo ve una carpeta de nivel superior denominada Carpetas personales, pase a la sección "Entregar mensajes al archivo .pst utilizado anteriormente".

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Paso 5: Personalizar el nombre para mostrar del archivo de datos

Si ha mantenido la configuración predeterminada y se encuentra con dos conjuntos de carpetas personales, puede resultar confuso. Dispone de dos archivos de datos: el archivo que ha creado Outlook cuando lo inició y el archivo de datos antiguo que se ha agregado. Es un buen momento para personalizar el nombre para mostrar y evitar confusiones. 

  1. En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en Carpetas personales y, a continuación, haga clic en Propiedades de carpetas personales.
  2. Haga clic en Avanzadas.
  3. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre significativo, por ejemplo Mis mensajes.
  4. Haga clic en Aceptar dos veces.

Ahora verá una carpeta superior denominada Mis mensajes en el panel de exploración. De esta forma siempre podrá identificar rápidamente su archivo de datos del resto.

 Sugerencia   La personalización de los nombres de archivo también es útil si conserva varios archivos de archivos .pst. Por ejemplo, si crea un archivo .pst mensualmente para almacenar todos los elementos que envió ese mes, puede cambiar el nombre para mostrar de Carpetas personales a otro más significativo, como Archivo de correo enviado de noviembre de 2007.

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Paso 6: Entregar mensajes en el archivo .pst usado anteriormente

Puede usar uno o varios archivos .pst, pero los nuevos mensajes sólo se pueden entregar en un archivo.

Ahora que ya dispone de sus elementos antiguos, incluidos los contactos, en Outlook, debe indicar a Outlook cuál es el archivo de datos primario y que todos los elementos nuevos deben ir a la Bandeja de entrada de ese archivo .pst. El archivo o buzón en el que se entregan los mensajes nuevos se define como ubicación de entrega predeterminada.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
  2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la nueva cuenta de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cambiar carpeta.
  3. En el cuadro de diálogo Nueva ubicación de entrega de correo electrónico, seleccione la Bandeja de entrada del archivo .pst antiguo.
  4. Haga clic en Finalizar.
  5. Cierre y reinicie Outlook.

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Paso 7: Quitar un archivo de datos no deseado

Puede que desee descartar el archivo de carpetas personales que se creó al configurar Outlook. Antes de continuar, es muy importante que primero haga clic en la Bandeja de entrada del archivo de carpetas personales y compruebe que no haya nuevos elementos en ella en este momento. Puede hacer clic en cualquier elemento y arrastrarlo desde la Bandeja de entrada del nuevo archivo .pst hasta el archivo .pst antiguo. Haga clic con el botón secundario en el archivo de carpetas personales que desee descartar y, a continuación, haga clic en Cerrar carpetas personales. Si la opción Cerrar carpetas personales no está disponible, significa que está intentando quitar el archivo .pst que creó Outlook cuando se inició por primera vez o que la ubicación de entrega predeterminada aún señala al archivo equivocado. Compruebe que está intentando quitar el archivo de carpetas personales que no incluye ninguno de sus elementos o repita los pasos de la sección "Entregar mensajes en el archivo .pst usado anteriormente" para cambiar la ubicación de entrega predeterminada.

Si se cierra un archivo .pst, no se elimina el archivo ni se quitan elementos de él. El archivo ya no se muestra en el panel de exploración. Siempre puede volver a agregar un archivo .pst para que se muestre:

  1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Haga clic en el archivo .pst que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Outlook 2007