Mover información de Outlook a otro equipo que tiene instalado Outlook 2010

En este artículo se explica cómo mover mensajes de correo electrónico, contactos, elementos de calendario, tareas y notas que se han guardado en Microsoft Outlook 2003, Outlook 2007 o Outlook 2010 a otro equipo que tiene instalado Outlook 2010.

 Importante    Se recomienda encarecidamente que mueva los datos al equipo nuevo antes de agregar la cuenta de correo electrónico ya que, de este modo, la migración es más fácil y fiable.

Para mover los datos de Outlook es necesario disponer de un medio para copiar los archivos del equipo antiguo al nuevo. Hay muchas opciones, entre ellas, las siguientes:

  • Unidades flash extraíbles (memorias USB)
  • Discos duros portátiles
  • CD y DVD grabables
  • Conexiones de red entre los dos equipo

 Nota    Windows Easy Transfer es una característica de Windows que permite copiar archivos y configuración de un equipo a otro, pero algunos usuarios de Outlook se encuentran con perfiles de Outlook dañados o corruptos cuando usan Windows Easy Transfer, por ello, en los procedimientos descritos en este artículo no se usa Windows Easy Transfer.

En este artículo


Información general

Los usuarios avanzados de Windows y Outlook querrán pasar directamente al Paso 1: Copiar archivos del equipo antiguo.

¿Dónde se guardan mis mensajes, elementos de calendario, contactos y tareas?

Algunas cuentas, como las de Microsoft Exchange Server, Windows Live Hotmail y Google Gmail, guardan la información en un servidor de correo. Para obtener un mejor rendimiento, algunas de estas cuentas utilizan una copia local en el equipo sincronizada. Sin embargo, no es necesario realizar una copia de seguridad ni mover estos archivos porque la información se puede descargar de nuevo desde el servidor de correo en el equipo nuevo.

Otras cuentas, como las cuentas POP3, que son las más comunes, utilizan un archivo ubicado en el archivo para guardar todos los mensajes, así como los contactos, elementos del calendario, tareas y notas. Este archivo se llama Carpetas personales en las versiones anteriores a Outlook 2010. En Outlook 2010, el nombre se ha cambiado a Archivo de datos de Outlook. Pero, como en todas las versiones de Outlook, este archivo tiene la extensión .pst, mucha gente prefiere llamarlo simplemente "archivo pst”.

Las cuentas de correo electrónico POP3 son normalmente el tipo de cuenta que utilizará con su proveedor de servicios de Internet (ISP) personal.

¿Cómo puedo saber qué tipo de cuenta utilizo?

Para averiguar qué tipo de cuenta de correo electrónico tiene configurada en Outlook en el equipo antiguo, siga los pasos descritos a continuación:

  • Outlook 2010    Haga clic en la ficha Archivo. Haga clic en Configuración de la cuenta y a continuación haga clic en Configuración de la cuenta. En la ficha Correo electrónico, se muestra el tipo de cuenta en la columna Tipo.
  • Outlook 2007    En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta. En la ficha Correo electrónico, se muestra el tipo de cuenta en la columna Tipo.
  • Outlook 2003    En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico. Haga clic en Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes. En la ficha Correo electrónico, el tipo de cuenta se muestra en la columna Tipo.

Las entradas más comunes son las siguientes:

Tipo Descripción Archivo de datos
Microsoft Exchange Cuenta de Exchange Server Los datos se suelen guardar en el servidor de correo Exchange. No es necesario realizar una copia de seguridad de los Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) de su equipo, ni moverlos. El archivo se vuelve a crear en el equipo nuevo cuando se agrega la cuenta a Outlook.
POP o POP/SMTP POP3 Los datos se guardan en el equipo en un Archivo de datos de Outlook (.pst). Debe mover este archivo al equipo nuevo si desea continuar teniendo acceso a sus elementos.
MAPI Windows Live Hotmail (usando Outlook Hotmail Connector) Los datos se guardan en los servidores de Windows Live Hotmail. No es necesario mover los Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) ni los Archivos de datos de Outlook (.pst) del equipo ni realizar una copia de seguridad de los mismos porque estos archivos se vuelven a crear en el equipo nuevo cuando se agrega la cuenta a Outlook.
IMAP o IMAP/SMTP Cuenta IMAP4 Los datos se guardan en el servidor de correo. Se guarda una copia sincronizada de los elementos en el equipo, en un Archivo de datos de Outlook (.pst). No necesita mover los archivos ni realizar una copia de seguridad de los mismos porque estos archivos se vuelven a crear en el equipo nuevo cuando se agrega la cuenta a Outlook.

¿Qué otros archivos debo mover?

Hay otros archivos que, dependiendo de cómo use Outlook, podría querer mover. Son los siguientes:

  • Lista de Autocompletar
  • Firmas
  • Diseños de fondo
  • Listas del Filtro de correo electrónico no deseado
  • Reglas

Si desea más información sobre cómo mover estos archivos, consulte la última sección de este artículo, Mover otros archivos de Outlook.

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Paso 1: Copiar archivos del equipo antiguo

En el equipo antiguo, salga de Outlook. Abra la carpeta en la que se guarda el archivo .pst. En los pasos descritos a continuación, se presupone el uso de la ubicación predeterminada. Si ha creado otra carpeta y ha movido los archivos a ella, abra esa otra carpeta.

Como la carpeta predeterminada es una carpeta oculta, la forma más sencilla de abrirla es utilizar el comando %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook en el menú Inicio.

  • Windows 7    Haga clic en Inicio. Junto al botón Apagar, en el cuadro Buscar programas y archivos, escriba %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook y, a continuación, pulse Entrar.

Menú Inicio de Windows 7 con el cuadro Buscar

  • Windows Vista    Haga clic en Inicio. Junto al botón Apagar, en el cuadro Buscar, escriba %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook y, a continuación, pulse Entrar.

Botón Inicio de Windows Vista y el cuadro Buscar

  • Windows XP    Haga clic en Inicio, haga clic en Ejecutar, escriba %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook y, después, pulse Entrar.

Botón Inicio de Windows XP y el comando Ejecutar

Después de pulsar Entrar, se abrirá la carpeta en la que se ubican los archivos de datos de Outlook.

 Nota    A partir de Outlook 2010, todos los nuevos Archivos de datos de Outlook (.pst) se crean en la carpeta Documentos, en una carpeta nueva denominada Archivos de Outlook. Si tiene Outlook 2010 en su equipo antiguo, podría tener los archivos .pst en ambas ubicaciones. No olvide comprobar las dos ubicaciones si utilizaba Outlook 2010 en el equipo antiguo.

Muchos usuarios de Outlook solo tienen un archivo de datos de Outlook, el cual se suele llamar Outlook.pst. Verá otros archivos de datos de Outlook, como Suscripciones a los calendarios de Internet o Listas de SharePoint. No es necesario mover estos dos archivos, ya que contienen información que se guarda en un servidor y que se puede descargar directamente en el equipo nuevo. Los Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) son archivos sin conexión de la cuenta Exchange Server. Los Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) no necesitan moverse, ya que son una copia de información disponible en un servidor. No obstante, si desea evitar descargar un archivo muy largo, consulte Mover un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

 Nota    De manera predeterminada, las extensiones de archivo están ocultas en Windows. Tanto los Archivos de datos de Outlook (.pst), como los Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) se muestran como un Tipo de Archivo de datos de Outlook. Para cambiar si se muestran o no las extensiones de archivo, en el menú Herramientas del Explorador de Windows (en Windows 7 o Windows Vista, pulse la tecla Alt para ver el menú Herramientas), haga clic en Opciones de carpeta. En la ficha Ver, seleccione o deseleccione la casilla de verificación Ocultar las extensiones para tipos de archivo conocidos.

Para determinar qué archivos de datos hay asociados a una cuenta de correo electrónico de Outlook en el equipo antiguo, realice el procedimiento siguiente:

  • Outlook 2010    Haga clic en la ficha Archivo. Haga clic en Configuración de la cuenta y a continuación haga clic en Configuración de la cuenta. En la ficha Archivos de datos se enumeran los archivos de datos y las ubicaciones.
  • Outlook 2007    En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta. En la ficha Archivos de datos se enumeran los archivos de datos y las ubicaciones.
  • Outlook 2003    En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta. En la ficha Archivos de datos se enumeran los archivos de datos y las ubicaciones.

 Importante    Si ve un archivo denominado archive.pst o ha creado archivos .pst como archivos de almacenamiento o copias de seguridad, también deberá copiarlos. Ante la duda, si tiene otros Archivos de datos de Outlook (.pst) y no está seguro de cuáles necesita, lo más seguro es copiarlos todos.

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Paso 2: Copiar los archivos en el equipo nuevo

A partir de Outlook 2010, todos los nuevos Archivos de datos de Outlook (.pst) se crean en la carpeta Documentos, en una carpeta nueva denominada Archivos de Outlook.

  1. En la carpeta Documentos, abra la carpeta Archivos de Outlook. Si la carpeta no existe, créela.
  1. Copie los archivos del equipo antiguo a la carpeta Archivos de Outlook.

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Paso 3: Agregar información del equipo antiguo a Outlook 2010 en el equipo nuevo

El procedimiento que debe seguir en este paso depende de si ha utilizado ya Outlook 2010 en el equipo nuevo.

Haga clic en uno de los vínculos siguientes:

Nunca se ha iniciado Outlook 2010 en el equipo nuevo

  1. Inicie Outlook.
  2. Siga las instrucciones de la pantalla para agregar una cuenta de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta, cuando se agrega su cuenta, aparece el mensaje ¡Felicidades!.

No haga clic en Finalizar.

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación Configurar las opciones manualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En Entregar nuevos mensajes a, haga clic en Archivo de datos de Outlook existente.
  3. Haga clic en Examinar.
  4. Haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) que ha movido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

Cuando se abra Outlook, la información antigua aparecerá en las carpetas del panel de navegación. Los mensajes nuevos se guardarán en estas mismas carpetas y en el archivo Archivo de datos de Outlook (.pst), en el equipo.

Ya se ha utilizado Outlook 2010 en el equipo nuevo, pero no se ha configurado la cuenta de correo electrónico que voy a mover

Se recomienda crear un nuevo perfil de Outlook. Un perfil consta de cuentas, archivos de datos y la configuración que especifica dónde se guardan los mensajes de correo electrónico.

No es necesario crear un perfil nuevo, pero reduce la posibilidad de tener problemas a la hora de acceder a la información importada. Si se crea un perfil nuevo, deberá agregar todas las cuentas de correo electrónico que desee utilizar, aunque ya las haya agregado al perfil existente.

Opción 1: Crear un perfil nuevo
  1. En el Panel de control, haga clic o doble clic en Correo.

¿Dónde está Correo en el Panel de control?

Correo puede aparecer en diferentes posiciones dentro del Panel de control. Esto depende de la versión del sistema operativo de Microsoft Windows que esté usando, de la vista de Panel de control seleccionada y de si utiliza un sistema operativo de 32 o 64 bits o si tiene instalado o no Outlook 2010.

La forma más sencilla de encontrar Correo es abrir el Panel de control en Windows y, a continuación, en el cuadro Buscar de la parte superior de la ventana, escribir Correo. En el Panel de control de Windows XP, escriba Correo en el cuadro Dirección.

El icono Correo aparece después de iniciar Outlook por primera vez.

  1. La barra de título del cuadro de diálogo Configuración de correo contiene el nombre del perfil actual. Para seleccionar un perfil existente diferente, haga clic en Mostrar perfiles, seleccione el nombre del perfil y haga clic en Propiedades.
  2. Haga clic en Mostrar perfiles.
  3. Haga clic en Agregar.
  4. Escriba un nombre para el perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Siga las instrucciones de la pantalla para agregar una cuenta de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta, cuando se agrega su cuenta, aparece el mensaje ¡Felicidades!.

No haga clic en Finalizar.

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación Configurar las opciones manualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En Entregar nuevos mensajes a, haga clic en Archivo de datos de Outlook existente.
  3. Haga clic en Examinar.
  4. Haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) que ha movido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

Cuando existen varios perfiles, puede configurar Outlook para que al iniciarse le pregunte qué perfil desea usar. Si desactiva la pregunta de perfil, se usará el perfil predeterminado. Si desea más información sobre las preguntas del perfil, consulte Activar o desactivar la pregunta de perfil.

  1. En Al iniciar Microsoft Outlook, use el siguiente perfil, haga clic en Solicitar un perfil o Usar siempre este perfil.

Comando solicitar un perfil en el cuadro de diálogo Correo

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Correo.
Opción 2: Mantener el perfil actual
  1. Inicie Outlook.
  2. Haga clic en la ficha Archivo.
  3. En Información de cuenta, haga clic en Agregar cuenta.
  4. Siga las instrucciones de la pantalla para agregar una cuenta de correo electrónico.

 Nota    Si desea información más completa sobre cómo agregar una cuenta, consulte Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta, cuando se agrega su cuenta, aparece el mensaje ¡Felicidades!.

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación Configurar las opciones manualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En Entregar nuevos mensajes a, haga clic en Archivo de datos de Outlook existente.
  3. Haga clic en Examinar.
  4. Haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) que ha movido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

Ya se ha utilizado Outlook 2010 en el equipo nuevo y la cuenta de correo electrónico que voy a mover está configurada y en uso

Se recomienda crear un nuevo perfil de Outlook. Un perfil consta de cuentas, archivos de datos y la configuración que especifica dónde se guardan los mensajes de correo electrónico.

No es necesario crear un perfil nuevo, pero reduce la posibilidad de tener problemas a la hora de acceder a la información importada. Si se crea un perfil nuevo, tendrá que agregar todas las cuentas de correo electrónico que desee utilizar, aunque ya las haya agregado al perfil existente.

Este escenario es para la siguiente situación:

  • Ya ha configurado la cuenta de correo electrónico en Outlook 2010, en el equipo nuevo.
  • Ha enviado o recibido mensajes, agregado elementos de calendario, contactos, tareas o notas y desea conservar esta información.

Para ello, es necesario combinar la información del archivo de datos del equipo antiguo y el archivo que ya está en uso en el equipo nuevo.

Si no desea mantener la información que ya hay guardada en el equipo nuevo, puede quitar esta cuenta, volver a la sección Ya se ha utilizado Outlook 2010 al menos una vez, pero no se ha configurado la cuenta de correo electrónico que voy a mover y continuar con una de las dos opciones descritas. Continúe con esta sección si desea mantener los mensajes y los elementos guardados en el archivo de datos (.pst) del equipo antiguo y el del equipo nuevo.

Opción 1: Crear un perfil nuevo
  1. En el Panel de control, haga clic o doble clic en Correo.

¿Dónde está Correo en el Panel de control?

Correo puede aparecer en diferentes posiciones dentro del Panel de control. Esto depende de la versión del sistema operativo de Microsoft Windows que esté usando, de la vista de Panel de control seleccionada y de si utiliza un sistema operativo de 32 o 64 bits o si tiene instalado o no Outlook 2010.

La forma más sencilla de encontrar Correo es abrir el Panel de control en Windows y, a continuación, en el cuadro Buscar de la parte superior de la ventana, escribir Correo. En el Panel de control de Windows XP, escriba Correo en el cuadro Dirección.

El icono Correo aparece después de iniciar Outlook por primera vez.

  1. La barra de título del cuadro de diálogo Configuración de correo contiene el nombre del perfil actual. Para seleccionar un perfil existente diferente, haga clic en Mostrar perfiles, seleccione el nombre del perfil y haga clic en Propiedades.
    1. Haga clic en Mostrar perfiles.
    2. Haga clic en Agregar.
    3. Escriba un nombre para el perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    4. Siga las instrucciones de la pantalla para agregar una cuenta de correo electrónico.

 Nota    Si desea información más completa sobre cómo agregar una cuenta, consulte Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta, cuando se agrega su cuenta, aparece el mensaje ¡Felicidades!.

No haga clic en Finalizar.

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación Configurar las opciones manualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En Entregar nuevos mensajes a, haga clic en Archivo de datos de Outlook existente.
  3. Haga clic en Examinar.
  4. Haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) que ha movido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

Cuando existen varios perfiles, puede configurar Outlook para que al iniciarse le pregunte qué perfil desea usar. Si desactiva la pregunta de perfil, se usará el perfil predeterminado. Si desea más información sobre las preguntas del perfil, consulte Activar o desactivar la pregunta de perfil.

  1. En Al iniciar Microsoft Outlook, use el siguiente perfil, haga clic en Solicitar un perfil o Usar siempre este perfil.

Comando solicitar un perfil en el cuadro de diálogo Correo

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Correo.
  1. Inicie Outlook.
  2. Haga clic en la ficha Archivo.
  3. Haga clic en Abrir.
  4. Haga clic en Importar.
  5. En el Asistente para importar y exportar, haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

El Asistente para importar y exportar con la opción Importar de otro programa o archivo seleccionada

  1. Haga clic en Archivo de datos de Outlook (.pst) y, a continuación, en Siguiente.

El Asistente para importar y exportar con la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) seleccionada

  1. Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione el archivo que desea importar.

 Nota    En Opciones, se recomienda hacer clic en No importar elementos duplicados a menos que desee que la información importada reemplace o duplique los elementos que ya existen en Outlook.El Asistente para importar y exportar con la opción No importar elementos duplicados seleccionada

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. Si se ha asignado una contraseña al Archivo de datos de Outlook (.pst), se le pedirá que la escriba y, a continuación, deberá hacer clic en Aceptar.
  3. Defina las opciones para la importación de elementos. Por lo general, no es necesario modificar la configuración predetermina.

El Asistente para importar y exportar con la configuración predeterminada seleccionada

  • La carpeta superior , que normalmente es Carpetas personales, Archivo de datos de Outlook o su dirección de correo electrónico , aparece seleccionada automáticamente.
  • La opción Incluir subcarpetas está seleccionada de manera predeterminada. Todas las carpetas incluidas en la carpeta seleccionada serán importadas.
  • La selección predeterminada de Importar elementos en la misma carpeta de hace coincidir las carpetas del archivo importado con las carpetas de Outlook. Si una carpeta no existe en Outlook, se crea.
  1. Haga clic en Finalizar.
Opción 2: Usar el perfil existente
  1. Inicie Outlook.
  2. Haga clic en la ficha Archivo.
  3. En Información de cuenta, haga clic en Agregar cuenta.
  4. Siga las instrucciones de la pantalla para agregar una cuenta de correo electrónico.

 Nota    Si desea información más completa sobre cómo agregar una cuenta, consulte Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta, cuando se agrega su cuenta, aparece el mensaje ¡Felicidades!.

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación Configurar las opciones manualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En Entregar nuevos mensajes a, haga clic en Archivo de datos de Outlook existente.
  3. Haga clic en Examinar.
  4. Haga clic en el Archivo de datos de Outlook (.pst) que ha movido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

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Mover otros archivos de Outlook

Hay otros archivos que, dependiendo de cómo use Outlook, podría querer mover. Son los siguientes:

  • Lista de Autocompletar    La lista de Autocompletar es una característica de Outlook 2010 y Outlook 2007 que muestra sugerencias de nombres y direcciones de correo electrónico cuando se comienza a escribir en los cuadros Para, CC y CCO. Estas sugerencias son posibles coincidencias con los elementos de una lista de nombres y direcciones de correo electrónico procedentes de mensajes de correo electrónico que se enviaron con anterioridad. Para mover esta lista, consulte Importar la Lista de Autocompletar desde otro equipo.

 Nota    En Outlook 2010, la Lista de Autocompletar ya no se guarda en un archivo con la extensión .nk2. Las entradas de la lista de Autocompletar se guardan ahora en el buzón de Microsoft Exchange Server o en el Archivo de datos de Outlook (.pst) de la cuenta. Sin embargo, si desea copiar la Lista de Autocompletar (.nk2) desde otro equipo que utiliza cuentas POP3, debe importarla en el equipo nuevo. Si desea más información, consulte Importar la Lista de Autocompletar desde otro equipo o Vídeo: Importar entradas de la Lista de Autocompletar.

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