Mostrar las vacaciones en el Calendario de Outlook de su organización

Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003

Prueba de Outlook Recordar sus propias vacaciones es fácil, pero ¿qué hacer con las próximas vacaciones de sus compañeros y otras personas de su organización? Realizar planes con anticipación es más fácil si puede ver los días libres de otras personas en el Calendario de Outlook. Ésta es una manera de ver las vacaciones de otras personas sin necesidad de ocupar esos valiosos periodos de tiempo en el calendario.

Pase esta sugerencia de calendario a las demás personas de su organización. ¿Quién sabe? Podría convertirse en el responsable de establecer una nueva política empresarial cómoda y educada. Indique a todos que publiquen sus próximos períodos de ausencia del trabajo. De esta manera, preparar reuniones y otros eventos importantes en Outlook resulta incluso más fácil si se puede ver, mientras se consulta una fecha, quién estará disponible para asistir.

Agregar periodos de vacaciones a los calendarios de otras personas

Puede utilizar una convocatoria de reunión para agregar sus vacaciones a los Calendarios de Outlook de otras personas. Estableciendo el tiempo como Disponible, no bloqueará el tiempo de trabajo en los calendarios de sus compañeros.

Publique sus vacaciones en la programación de la compañía

Crear y enviar su convocatoria de reunión de vacaciones a otras personas

  1. En el Calendario, en el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión.
  2. En el campo Para, elija o escriba los nombres de las personas que desea que estén al corriente de su periodo de vacaciones.

 Nota   Si no elige los nombres en el cuadro Seleccionar los asistentes y los recursos, deberá escribir sus direcciones de correo electrónico completas, como por ejemplo alguien@example.com.

  1. En el cuadro Asunto, escriba su nombre y, a continuación, la palabra vacaciones. También puede utilizar el cuadro Asunto para especificar cualquier otro tipo de días libres.

 Sugerencia   Puede agregar cualquier otro texto al cuadro Asunto, como por ejemplo el intervalo de fechas en el que estará ausente. Esta información aparece en los calendarios de las demás personas sin necesidad de que abran la convocatoria de reunión.

  1. En Hora de comienzo, haga clic en la fecha en que comienzan sus vacaciones (o tiempo libre).
  2. En Hora de finalización, haga clic en la fecha en que terminan sus vacaciones (o tiempo libre).
  3. Haga clic en Todo el día.
  4. En Mostrar la hora como, haga clic en Disponible.
  5. Haga clic en Enviar.

Opción Libre seleccionada en el cuadro Mostrar hora como

Cuando envíe esta convocatoria de reunión con la opción Mostrar la hora establecida en Disponible, la convocatoria aparece en los Calendarios de Outlook de sus compañeros encima de cada una de las fechas, actuando como aviso visual pero no bloqueando ningún tiempo de trabajo. Los ejemplos siguientes muestran cómo podrían aparecer las convocatorias de reunión en el calendario.

Sin embargo, todavía no ha terminado, porque lo más probable es que desee que este tiempo aparezca en su propio calendario como Fuera de la oficina. Encontrará información para ello en la sección Crear una cita de vacaciones para su calendario.

Vista Día en el Calendario de Outlook

Vista Día en el Calendario

Vista Semana de siete días en el Calendario de Outlook

Vista Semana de siete días en el Calendario

Crear una cita de vacaciones para su calendario

Cuando las personas utilizan el Calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, pueden ver su disponibilidad en la ficha Programación (a menos que su Calendario esté configurado como Privado). Puesto que la convocatoria de reunión que acaba de enviar a todos sus compañeros indicaba el tiempo como Disponible (para que no bloquee el tiempo de las demás personas), ahora es necesario establecer una cita para sí mismo que indique que no estará disponible en esas fechas y horas.

  1. En el Calendario, en el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Cita.
  2. En el cuadro Asunto, escriba su nombre y, a continuación, la palabra vacaciones. También puede utilizar el cuadro Asunto para especificar cualquier otro tipo de días libres.
  3. En Hora de comienzo, haga clic en la fecha en que comienzan sus vacaciones (o tiempo libre).
  4. En Hora de finalización, haga clic en la fecha en que terminan sus vacaciones (o tiempo libre).
  5. Haga clic en Todo el día.
  6. En Mostrar la hora como, haga clic en Fuera de la oficina.
  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

 Nota   Puede que piense en eliminar la convocatoria de reunión inicial que envió a las otras personas; sin embargo, conservarla en el calendario puede ser una buena idea. Si mantiene la convocatoria, puede enviar fácilmente una actualización o una cancelación si se produce un cambio de planes.

¡Ahora lo único que queda por hacer es disfrutar de esas vacaciones!

Para personalizar sus futuras convocatorias de reunión, citas y vistas de calendario, vea más información sobre el Calendario y la programación.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003