Administrar mensajes mediante la utilización de reglas

En este artículo se explica el tipo de reglas y cómo se deben utilizar para mantener organizada y al día la Bandeja de entrada.

En este artículo


Ventajas en la utilización de reglas para la administración de mensajes

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente en un mensaje entrante o saliente cuando cumple las condiciones especificadas en la regla. Se pueden elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas y alertas. Las reglas no se pueden aplicar a mensajes ya leídos; sólo son aplicables a los mensajes no leídos.

Las reglas se dividen en una o dos categorías generales: organización y notificación. El Asistente para reglas y alertas contiene plantillas para las reglas que se utilizan con más frecuencia.

  • Mantenerse organizado    Estas reglas le ayudarán a archivar y realizar un seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un determinado remitente, como Enrique Gil, que contengan la palabra "ventas" en la línea Asunto, se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Enrique.
  • Mantenerse actualizado    Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado mensaje de alguna manera. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su teléfono móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia.
  • Iniciar desde una regla en blanco    Estas son la reglas que se crean desde el principio.

Plantillas de regla

Fig. 2  El Asistente para reglas y alertas contiene varias reglas predefinidas denominadas plantillas.

Excepciones

Puede agregar excepciones a las reglas para circunstancias especiales, como por ejemplo cuando un mensaje está marcado con una acción de seguimiento o con importancia alta. Una regla no se aplica a un mensaje si se cumple sólo una de las excepciones especificadas.

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Crear una regla desde una plantilla

  1. En el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.), haga clic en Correo.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  3. Si tiene más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a esta carpeta, seleccione la Bandeja de entrada que desee.
  4. Haga clic en Nueva regla
  5. En Paso 1: seleccione una plantilla, seleccione la plantilla que desee del grupo de plantillas Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado.
  6. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en el valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el vínculo personas o lista de distribución, se abre la Libreta de direcciones.
  7. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
  8. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
  9. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
  10. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
  11. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione cualquier excepción para la regla y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  12. Para finalizar, escriba un nombre para la regla y después seleccione cualquier otra opción que desee.
    • Si desea ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en una de sus carpetas, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la "carpeta".
    • Para aplicar esta regla a todas sus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja de entrada asociada con cada cuenta, active la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
  13. Haga clic en Finalizar.

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Crear una regla desde el principio

Para crear una regla de acuerdo con sus propias condiciones, acciones y excepciones, siga este procedimiento:

  1. En el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.), haga clic en Correo.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  3. Si tiene más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a esta carpeta, seleccione la Bandeja de entrada que desee.
  4. Haga clic en Nueva regla
  5. En Comenzar con una regla en blanco, seleccione o bien Comprobar los mensajes cuando lleguen, o bien Comprobar mensajes después de enviar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  6. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
  7. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
  8. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
  9. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
  10. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione cualquier excepción para la regla y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  11. Para finalizar, escriba un nombre para la regla y después seleccione cualquier otra opción que desee.
    • Si desea ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en una de sus carpetas, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la "carpeta".
    • Para aplicar esta regla a todas sus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja de entrada asociada con cada cuenta, active la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
  12. Haga clic en Finalizar.

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Crear una regla desde un mensaje

Puede crear una regla directamente desde un mensaje. Por ejemplo, puede crear una regla para mover los mensajes de cierta persona a una carpeta determinada.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el mensaje en el que desea basar la regla y, a continuación, haga clic en Crear regla del menú contextual.

En el cuadro de diálogo Crear regla, active las casillas de verificación de las opciones que ya incluyan información a partir del mensaje seleccionado.

  1. Active la casilla de verificación Mover el elemento a la carpeta.
  2. Haga clic en una carpeta existente o haga clic en Nueva para crear una carpeta nueva para almacenar los mensajes.
  3. Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas y alertas.

Sugerencia     Para ejecutar la regla inmediatamente después de crearla, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la carpeta de la última página del Asistente para reglas y alertas.

Todos los mensajes de la Bandeja de entrada, o cualquier carpeta que elija, que cumplan las condiciones y excepciones asociadas con la regla, se moverán a la carpeta especificada. Para comprobar la nueva regla, abra la carpeta nueva. ¿Se han movido los mensajes correctos?

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Ejecutar una regla periódicamente pero no permanentemente

Si desea ejecutar una regla periódicamente pero no permanentemente, siga este procedimiento:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, deshabilite la regla desactivando la casilla de verificación que se encuentra junto a ésta.
  3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.
  4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desee ejecutar, active la casilla de verificación de la regla que desea ejecutar.
  5. Seleccione la carpeta a la que desea aplicar la regla.
  6. Seleccione la categoría de mensajes a la que desea aplicar la regla.

Por ejemplo, puede aplicar la regla sólo a los mensajes no leídos de una carpeta.

  1. Haga clic en Ejecutar ahora.

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Reglas basadas en servidor y reglas de sólo cliente

Reglas basadas en servidor    Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange, el servidor puede aplicar las reglas a sus mensajes incluso si no se está ejecutando Outlook. Éstas se denominan reglas basadas en servidor. Las reglas deben configurarse para ser aplicadas a los mensajes cuando éstos se entreguen en su Bandeja de entrada del servidor y deben poder ejecutarse en éste hasta su finalización. Por ejemplo, una regla no puede ejecutarse totalmente en el servidor si la acción especifica que se imprima el mensaje. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica cuando inicie Outlook.

Reglas de sólo cliente    Un "cliente" es el programa de correo electrónico que se ejecuta en un equipo individual. Una regla que no puede aplicar el servidor es una "regla de sólo cliente" porque se ejecuta únicamente en un equipo individual. Si su lista de reglas contiene las reglas que se pueden ejecutar en el servidor, así como las que no se pueden, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de sólo cliente.

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Confirmaciones de entrega, respuestas con votos y avisos de fuera de la oficina

Las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas con votos y los avisos de fuera de la oficina reciben el mismo tratamiento que los mensajes. Por ejemplo, si se crea una regla que mueva a una carpeta determinada los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) que contienen la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también se moverán todas las confirmaciones de entrega, respuestas con votos y mensajes de fuera de la oficina que cumplan esta condición.

 Nota   Si una respuesta con voto se mueve fuera de la Bandeja de entrada, no se incluirá automáticamente en el seguimiento del mensaje original.

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Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Las convocatorias de reunión, las solicitudes de tareas y los documentos reciben el mismo tratamiento que los mensajes. Por ejemplo, si se crea una regla que mueva a una carpeta determinada los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) con la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también se moverán todas las solicitudes de tareas y convocatorias de reunión que cumplan esta condición. No obstante, recuerde que, al crear reglas que afecten a este tipo de elementos, tendrá las siguientes limitaciones:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si un mensaje se mueve al Calendario, no se crea una nueva cita.
  • Si una respuesta a la reunión o a la tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados mediante una regla, el elemento original no realiza el seguimiento de la respuesta.
  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.
  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican a las solicitudes de tareas y a las convocatorias de reunión.

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Listas de distribución

Una regla nueva para una lista de distribución se comportará de manera distinta dependiendo de cómo se creó la regla:

  • Mover a una carpeta los mensajes enviados a una lista de distribución    Si elige esta plantilla de regla, sólo se moverán a la carpeta especificada los mensajes que se enviaron a la lista de distribución. Los mensajes de las personas que deben estar en la lista de distribución no se moverán a la carpeta especificada.

 Nota   Esta regla sólo es aplicable a cuentas de Microsoft Exchange.

  • Mover a una carpeta los mensajes de una persona    Si elige esta plantilla de regla, los mensajes de cualquier persona miembro de la lista de distribución determinada, también se moverán a la carpeta especificada.

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Reenviar mensajes fuera de la organización

Si trabaja en una organización que utiliza Exchange, de forma predeterminada, los mensajes que reenvíe a direcciones de correo electrónico externas ajenas a su organización utilizando una regla no se enviarán. Esta configuración sirve para ayudar a evitar que se distribuyan datos corporativos y es controlada por el administrador de Exchange.

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Corresponde a:
Outlook 2007