Administrar el correo y los elementos del calendario de otra persona

Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan un servidor de Exchange. Para determinar a qué versión de Microsoft Exchange se ha conectado, vea el artículo Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

Existen dos formas de trabajar con las carpetas de Microsoft Outlook de otras personas: compartiendo carpetas y mediante la característica Acceso delegado.

Si es un delegado y responde de forma rutinaria a los mensajes de correo electrónico y a las convocatorias de reunión en nombre de otra persona, puede agregar el buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) de Exchange de esta persona a su cuenta para tener acceso rápido

---

• Trabajar con las carpetas de otra persona
• Agregar el buzón de otra persona a su perfil
• Abrir carpetas de otra persona
• Responder a una convocatoria de reunión por otra persona
• Crear una convocatoria de reunión en nombre de otra persona
• Responder a un mensaje de correo electrónico en nombre de otra persona
• Guardar los elementos enviados en la carpeta Elementos enviados de otra persona
• Cambiar el lugar al que se mueven los elementos eliminados

---

Trabajar con las carpetas de otra persona

Para poder trabajar con las carpetas de Outlook de otra persona, ésta debe concederle permisos de acceso a esas carpetas. Se puede realizar de varias formas.

El acceso delegado es una característica de Outlook que permite que un usuario actúe en nombre de otro usuario de Outlook. Esta característica se utiliza sobre todo entre directivos y asistentes personales. Puede que un asistente personal sea responsable del mantenimiento del calendario de trabajo del directivo, incluidos la creación de y las respuestas a las convocatorias de reunión. Puede que algunos asistentes personales también se encarguen del control de la Bandeja de entrada de sus jefes.

Compartir carpetas es una forma de proporcionar acceso entre dos personas pero se diferencia de la característica Acceso delegado en que no incluye la concesión de que un usuario pueda actuar en nombre del otro. Compartir carpetas es útil cuando se desea que otras personas tengan acceso a una de sus carpetas, por ejemplo, mientras se encuentra de vacaciones, pero no desea que esa persona responda a sus convocatorias de reunión o a los mensajes de correo electrónico en su nombre.

En este artículo se supone que el delegado ya tiene permisos de Acceso delegado. Para obtener más información sobre cómo conceder permisos de Acceso delegado, vea los vínculos de la sección Vea también.

Volver al principio

Agregar el buzón de otra persona a su perfil

Si trabaja con frecuencia en las carpetas de Exchange de otra persona, le será útil agregar el buzón de Exchange de la otra persona a su perfil de Outlook. Si lo hace así, cada vez que abra Outlook, se abrirá el buzón de la otra persona. Este otro buzón aparece en el panel de exploración bajo las carpetas de su buzón de Exchange.

 Nota   La persona que comparte el buzón debe concederle el permiso Carpeta visible en la raíz del buzón de Exchange. El buzón compartido aparece por lo general como Buzón - nombre de usuario.

Instrucciones para conceder el permiso Carpeta visible

Como delegado, siga estos procedimientos en Outlook:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
2. En la lista, haga clic en el tipo de cuenta de Exchange y después en Cambiar.

3. Haga clic en Más configuraciones y, a continuación, en la ficha Avanzadas.
4. Haga clic en Agregar y, a continuación, escriba el nombre de la persona cuyo buzón desee agregar a su perfil de usuario. Si no conoce el nombre del buzón de la persona, consulte a la persona que le concedió permisos de Acceso delegado.

Volver al principio

Abrir carpetas de otra persona

1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Carpeta de otro usuario.

 Sugerencia   Para evitar este paso en un futuro, vea las instrucciones sobre cómo agregar el buzón de otra persona al panel de exploración en la sección Agregar el buzón de otra persona a su perfil.

2. En el campo Nombre, escriba el nombre de la persona que le concedió permisos para compartir o permisos de acceso delegado, o haga clic en Nombre para elegir un valor de una lista.
3. En la lista Tipo de carpeta, haga clic en la carpeta que desee abrir.

Volver al principio

Responder a una convocatoria de reunión por otra persona

Cuando la persona que delega activa la casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados, no a mí en la ficha Delegados (menú Herramientas, comando Opciones), el delegado tiene permisos suficientes para aceptar las convocatorias de reunión de la persona que delega.

Sin embargo, si la casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados, no a mí en la ficha Delegados (menú Herramientas, comando Opciones), no está activada, el delegado debe tener los permisos Editor (puede leer, crear y modificar elementos) para la carpeta Calendario o Tareas y, al menos, el permiso Revisor (puede leer elementos) para la Bandeja de entrada de la persona que delega.

1. Abra la Bandeja de entrada de la otra persona si no le envían directamente sus convocatorias de reunión.

 Sugerencia   Para evitar este paso en un futuro, vea las instrucciones sobre cómo agregar el buzón de otra persona al panel de exploración en la sección Agregar el buzón de otra persona a su perfil.

2. Abra la convocatoria de reunión.

3. Haga clic en Aceptar, Provisional o Rechazar.

Volver al principio

Crear una convocatoria de reunión en nombre de otra persona

1. Abra el calendario de la persona.
2. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión.
3. En el cuadro Para, escriba los nombres de los asistentes, o haga clic en Para para seleccionarlos de una lista.
4. En el cuadro Asunto, escriba el título de la reunión.
5. En el cuadro Ubicación, escriba el lugar de la reunión.
6. Escriba la hora de comienzo y fin de la reunión en los cuadros de Comienzo y de Finalización de la reunión.
7. Seleccione otras opciones que desee. 

 Nota   Para obtener información sobre cómo crear convocatorias de reunión, vea los vínculos de la sección Vea también.

8. Haga clic en Enviar.

Volver al principio

Crear un mensajes de correo electrónico en nombre de otra persona

1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje.

Método abreviado de teclado  Para crear un nuevo mensaje de correo electrónico, presione CTRL+MAYÚS+M

2. En el cuadro De, escriba el nombre de la persona en cuyo nombre va a enviar el mensaje.

Para seleccionar el nombre de una lista de la libreta de direcciones, haga clic en De.

Si no ve el cuadro y el botón De, en la ficha Opciones, en el grupo Campos, haga clic en Mostrar De.

3. Agregue los destinatarios, el asunto y el contenido como lo hace habitualmente.
4. Haga clic en Enviar.

Volver al principio

Responder a un mensajes de correo electrónico en nombre de otra persona

1. Si ya ha abierto la Bandeja de entrada de la otra persona, vaya al paso 3.
2. Para abrir la Bandeja de entrada de otra persona, siga uno de los procedimientos siguientes:
• Abrir la carpeta como otra persona    
1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Carpeta de otro usuario.
2. Escriba el nombre de la persona a la que envía el mensaje o haga clic en Nombre para seleccionar el nombre de la Lista global de direcciones.
3. Haga clic en Aceptar.
• Agregar la carpeta de la otra persona al     panel de exploración.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
2. En la ficha Correo electrónico, haga clic en la cuenta de Microsoft Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.
3. Haga clic en Más configuraciones.
4. En la ficha Avanzadas, en Buzones, en Abrir los siguientes buzones adicionales haga clic en Agregar.
5. En el cuadro de diálogo Agregar buzón, escriba el nombre del otro buzón y haga clic en Aceptar.
6. Reinicie Outlook.
7. En el panel de exploración, seleccione la Bandeja de entrada de la otra persona.

1. Seleccione el mensaje al que desea responder en nombre de la otra persona.
2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Responder. Si abrió el mensaje, en la ficha Mensaje, en el grupo Responder, haga clic en Responder, Responder a todos o Reenviar.

Método abreviado de teclado  Para responder a un mensaje de correo electrónico, presione CTRL+R

Se abrirá una nueva ventana.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la persona que delega en usted. Para seleccionar el nombre de una lista de la libreta de direcciones, haga clic en De. Si no ve el cuadro y el botón De, en la ficha Opciones, en el grupo Campos, haga clic en Mostrar De.
4. Agregue los destinatarios, el asunto y el contenido como lo hace habitualmente.
5. Haga clic en Enviar.

Volver al principio

Guardar los elementos enviados en la carpeta Elementos enviados de otra persona

Cuando los mensajes de correo electrónico y las convocatorias de reuniones se envían en nombre de otra persona, se guarda una copia de cada elemento en la carpeta Elementos enviados del delegado. Esto es el diseño.

Como alternativa, la persona que delega puede conceder permisos a la carpeta Elementos enviados al delegado. El delegado puede después mover o copiar los elementos desde su carpeta Elementos enviados a la carpeta Elementos enviados del jefe, después de abrir el buzón como un buzón adicional.

 Nota   Se supone que ya tiene concedido el acceso delegado.

1. El jefe debe hacer lo siguiente:
1. En el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.), haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos enviados.
2. Haga clic en Cambiar permisos de uso compartido.
3. En la ficha Permisos, haga clic en el nombre del delegado.
4. En la lista Nivel de permiso de la sección Permisos, haga clic en Editor (puede leer, crear y modificar elementos).
5. Haga clic en Aceptar.
2. El delegado debe hacer lo siguiente:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
2. Elija la cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.
3. En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta de correo electrónico, haga clic en Más configuraciones.
4. En la ficha Avanzadas, dentro de Buzones, haga clic en Agregar.
5. Escriba el nombre del jefe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Aplicar, en Aceptar, en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

La carpeta Elementos enviados del jefe aparecerá en el panel de exploración, bajo Buzón- nombre.

Volver al principio

Cambiar el lugar al que se mueven los elementos eliminados

Si es usted el delegado y borra un elemento de la bandeja de entrada del jefe, el elemento se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Hay disponible una configuración en el Registro que cambia el destino de los Elementos eliminados al buzón de su propietario. Estos procedimientos son para usuarios avanzados y para administradores.

 Advertencia   Si utiliza el Editor del Registro de manera incorrecta, puede causar serios problemas que requerirían reinstalar el sistema operativo. Microsoft no garantiza que pueda solucionar los problemas derivados de utilizar incorrectamente el Editor del Registro. Use el Editor del Registro bajo su responsabilidad.

1. Salga de Outlook.
2. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Ejecutar.
3. Escriba regedit y, después, haga clic en Aceptar.
4. Localice la clave del Registro HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\General
5. Haga clic con el botón secundario en DelegateWastebasketStylevalue y después haga clic en Modificar.

Si la clave no está, haga lo siguiente para crearla:

1. Haga clic en la carpeta General en la ruta definida en el paso 4.
2. Elija Nuevo y haga clic en Valor DWORD.
3. Escriba DelegateWastebasketStyle y presione ENTRAR.

6. Cambie el valor en el cuadro de diálogo Editar valor DWORD por uno de los siguientes valores.

7.  Nota   Asegúrese de que el delegado tiene al menos permisos de Autor para la carpeta Elementos eliminados del jefe. Si no los tiene y la opción del Registro se establece en 4, el elemento se borrará permanentemente o el delegado recibirá uno de los mensajes siguientes:

• No se puede eliminar el elemento porque se movió, eliminó o se denegó el acceso a él.
• Error en la operación

1. Salga del Editor del Registro.
2. Reinicie Outlook.

Volver al principio