Introducción al Calendario de Outlook

El Calendario de Microsoft Office Outlook 2007 es el componente de calendario y agenda de Office Outlook 2007 y está completamente integrado con el correo electrónico, los contactos y otras funciones. Con el calendario puede:

  • Crear citas y eventos    

Del mismo modo que escribiría en un cuaderno, puede hacer clic en una sección del Calendario de Outlook y empezar a escribir. Los nuevos colores de degradado permiten ver fácilmente la fecha y la hora actuales. La hora actual sólo aparece coloreada en las vistas Día y Semana laboral. Puede seleccionar un sonido o un mensaje que le recuerde sus citas, reuniones o eventos y colorear los elementos para identificarlos rápidamente.

  • Organizar reuniones    

Seleccione una hora en el Calendario, cree una convocatoria de reunión y seleccione las personas que va a invitar. Outlook le ayudará a encontrar la primera hora en la que todos estén libres. Cuando envíe la convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados la recibirán en la Bandeja de entrada. Cuando abran la convocatoria, pueden aceptarla, aceptarla provisionalmente o rechazarla haciendo clic en un único botón. Si la convocatoria entra en conflicto con algún elemento del calendario de los invitados, Outlook mostrará una notificación. Si usted, como persona que organiza la reunión, los permite, los invitados pueden proponer una hora de reunión alternativa. Como organizador, puede hacer un seguimiento de quién acepta o rechaza la convocatoria, o quién propone otra hora para la reunión, al abrir la convocatoria.

  • Consultar los calendarios de grupo    

Puede crear calendarios que incluyan las programaciones de un grupo de personas o recursos a la vez. Puede, por ejemplo, consultar las programaciones de todas las personas del departamento o todos los recursos, como las salas de reuniones de su edificio. Esto ayuda a programar las reuniones con mayor rapidez.

  • Ver calendarios unos al lado de otros    

Puede mostrar, unos al lado de otros, varios calendarios que haya creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales y ver el calendario laboral y el calendario personal, uno al lado de otro.

También puede copiar o mover citas entre los calendarios que se muestran. Utilice el panel de exploración para compartir rápidamente su propio calendario y abrir otros calendarios compartidos. En función de los permisos que conceda el propietario del calendario, puede crear o modificar citas en los calendarios compartidos.

  • Ver calendarios unos sobre otros en vista superpuesta    

Puede usar la vista superpuesta para mostrar varios calendarios que haya creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales y superponer el calendario laboral y el calendario personal para ver rápidamente dónde tiene conflictos o tiempo libre.

  • Vincular a calendarios en sitios de     Windows SharePoint Services 3.0

Si tiene acceso a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, puede ver las listas de eventos de ese sitio en el Calendario de Outlook. Puede hacer cambios en la lista en Outlook, aunque esté trabajando sin conexión. Los cambios se sincronizarán automáticamente cuando se conecte de nuevo a Internet. Además, puede ver los calendarios de Windows SharePoint Services 3.0 uno junto a otro con otros calendarios personales o compartidos.

  • Enviar calendarios a cualquiera mediante el correo electrónico    

Puede enviar un calendario a un destinatario de correo en forma de Calendario de Internet, manteniendo el control sobre la cantidad de información que se comparte. La información del calendario aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en forma de datos adjuntos al Calendario de Internet, que el destinatario puede abrir en Outlook.

  • Publicar calendarios en Microsoft Office Online    

Puede publicar calendarios en el sitio Web Office Online y controlar quién puede verlos.

  • Suscríbase a Calendarios de Internet    

Las suscripciones a Calendarios de Internet son similares a los Calendarios de Internet, excepto en que el calendario descargado se sincroniza periódicamente con el Calendario de Internet y se actualiza.

  • Administrar el calendario de otro usuario    

Con la función de Acceso delegado, una persona puede utilizar su copia de Outlook propia para administrar fácilmente el calendario de otra persona. Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el calendario de un director. Cuando el director designa al auxiliar administrativo como delegado, este último puede crear, mover o eliminar citas y organizar reuniones en nombre del director.

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