Introducción a Microsoft Office Outlook 2003

Microsoft® Office Outlook® 2003 es el programa de comunicación y el administrador de información personal que le proporciona un lugar unificado para administrar correo electrónico, calendarios, contactos y otra información personal y de equipo. Las mejoras clave de Outlook 2003, como el modo de intercambio en caché, la agrupación automática de mensajes, el tratamiento de correo no deseado y nuevas vistas de lectura, enriquecen la manera en que se organiza y administra la información y mejoran el rendimiento y la conectividad del servidor.

Mejorar la experiencia del usuario

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Panel de exploración     El Panel de exploración, utilidad nueva y de fácil utilización, permite navegar de forma centralizada a cualquier parte de Outlook y hace que resulte fácil ver la información del modo en que se desea mostrar.

Las carpetas de correo electrónico que se utilizan con frecuencia se pueden agregar a Carpetas favoritas, junto con las Carpetas de búsqueda, y ambas se mostrarán en la parte superior del panel Correo en el Panel de exploración. En el panel Calendario, podrá ver los calendarios que comparten otras personas junto con su propio calendario, y podrá hacer clic en el vínculo Compartir mi calendario para compartir al momento su calendario. En los paneles Contactos, Tareas, Notas y Diario, podrá utilizar los vínculos Compartir mi/mis para compartir al momento su carpeta o los vínculos Abrir (tareas/notas/contactos) compartidos/as para abrir la carpeta compartida de otra persona. También puede cambiar fácilmente entre vistas haciendo clic en otra vista, en las vistas que se muestran bajo Vista actual. El panel Accesos directos contiene vínculos a Outlook para hoy y a Actualización de Outlook. Los accesos directos o los grupos de accesos directos que se hayan agregado previamente a la Barra de Outlook, correspondientes a archivos o ubicaciones ajenas a Outlook, como archivos de Microsoft Excel o sitios Web, migrarán automáticamente al panel Accesos directos cuando se actualice a Outlook 2003. Los accesos directos a carpetas de Outlook también migrarán automáticamente al panel correspondiente. Por ejemplo, un acceso directo al calendario se agregará al panel Calendario.

Viñeta Menú Ir     El nuevo menú Ir, de nivel superior, facilita el movimiento entre paneles en el Panel de exploración. Si prefiere explorar utilizando métodos abreviados del teclado, puede utilizar las teclas de acceso directo documentadas en el menú Ir, tales como CTRL+1 para Correo, CTRL+2 para Calendario y CTRL+3 para Contactos.
Viñeta Panel de lectura     El Panel de vista previa de las versiones anteriores de Outlook ha sido rediseñado y optimizado para leer mensajes de correo electrónico. Como una hoja de papel, el Panel de lectura está dispuesto de manera vertical y, cuando se utiliza con el nuevo diseño multilínea, muestra casi el doble de información en la pantalla que el Panel de vista previa. Entre otras mejoras se incluye la posibilidad de responder a convocatorias de reunión y la utilización de botones de votación sin tener que abrir los mensajes.
Viñeta Diseño multilínea     Los mensajes se pueden mostrar utilizando tanto el diseño de línea única como el multilínea. En el nuevo diseño multilínea, normalmente se muestran cuatro campos (De, Asunto, Fecha e Icono) en una columna vertical. Si la lista de mensajes del diseño multilínea no muestra todos los encabezados de columna relativos a un elemento, podrá colocarse sobre el elemento para mostrar información en pantalla que contenga toda la información o podrá especificar que los campos adicionales aparezcan en otras líneas, cuando se coloca sobre un elemento.
Viñeta Disposiciones     Hay 13 disposiciones predefinidas estándar, como la agrupación de mensajes por categoría, marca e importancia, que le ayudan a ver los mensajes de diferentes maneras. Para cambiar rápidamente de una disposición predefinida estándar a otra, haga clic en el encabezado de columna Organizado por y, a continuación, seleccione la disposición que desee.
Viñeta Organizar por conversación     Si recibe muchos mensajes de correo electrónico, ahora puede agruparlos en una conversación de correo electrónico en una disposición que facilite la búsqueda de y la respuesta a conversaciones o "secuencias de discusiones". Para ayudarle a leer sus mensajes rápidamente, esta disposición muestra inicialmente sólo los mensajes no leídos y los mensajes con marcas rápidas. Con tan sólo un clic podrá expandir el grupo para ver toda la conversación, incluidos los mensajes que ya ha leído. Dado que todos los mensajes de una conversación se presentan juntos, puede evitar responder sólo a un mensaje de correo para descubrir más tarde que alguien más había respondido.
Viñeta Vista Calendario     La vista Calendario se ha simplificado y ahora se pueden ver varios calendarios a la vez. En esta vista, el Cuadro de tareas está oculto (pero se puede mostrar fácilmente haciendo clic en Cuadro de tareas del menú Ver) y el Explorador de fechas ahora se muestra en el Panel de exploración. Un nuevo indicador facilita ver al momento la fecha y la hora actuales.

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Organizar y administrar la Bandeja de entrada

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Filtro Correo electrónico no deseado     El nuevo Filtro de correo no deseado está diseñado para que funcione con otras características de Outlook 2003 para ayudar a impedir que lleguen muchos de los mensajes de correo no deseados que se reciben a diario. Utiliza tecnología de última generación desarrollada por Microsoft Research para evaluar si un mensaje se debe tratar como no deseado o no, basándose en varios factores, como el momento en que fue enviado y su contenido. El filtro no selecciona ningún destinatario ni tipo de mensaje determinado; se basa en el contenido del mensaje en general y utiliza un análisis avanzado de la estructura del mensaje para determinar la probabilidad de que sea correo no deseado. De manera predeterminada, este filtro está establecido con un valor bajo diseñado para detectar los mensajes de correo no deseado más obvios. Cualquier mensaje detectado por el filtro se mueve a la carpeta especial Correo electrónico no deseado, de donde se podrá recuperar más adelante.

Puede agregar remitentes de mensajes a la lista Remitentes seguros para que sus mensajes no se traten nunca como correo no deseado. De manera predeterminada, en los contactos se confía automáticamente, por lo que los mensajes de la gente que está en su carpeta Contactos nunca serán tratados como correo no deseado. Puede configurar Outlook para que acepte sólo mensajes de la lista Remitentes seguros, lo que le ofrece un control total sobre los mensajes que llegan a la Carpeta de entrada. Es fácil bloquear mensajes de ciertas direcciones de correo o nombres de dominio, agregando el remitente a la lista Remitentes bloqueados. Si forma parte de una lista de correo, puede agregar la dirección de la lista a la lista Remitentes seguros para que los mensajes enviados a la lista de correo no sean tratados como correo no deseado. Además, si utiliza una cuenta de correo de Microsoft Exchange Server, los mensajes de su organización no serán tratados jamás como correo no deseado, independientemente de su contenido.

Viñeta Marcas rápidas     Haga clic en el icono de marca situado junto a cualquier mensaje de correo para marcarlo al instante para su seguimiento. Los distintos colores de las marcas facilitan la categorización y búsqueda de los mensajes. Sólo los elementos marcados para seguimiento se mostrarán en la carpeta de búsqueda Para seguimiento, que contiene una lista actualizada de mensajes marcados como mensajes con marcas rápidas en todas las carpetas de correo.
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Carpetas de búsqueda     Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con un criterio de búsqueda determinado. Los mensajes de correo electrónico mostrados permanecen almacenados en una o más carpetas de Outlook. Al crear una Carpeta de búsqueda hay numerosas opciones entre las que se puede elegir, como Correo con datos adjuntos o Correo de personas determinadas. También puede crear sus propias Carpetas de búsqueda personalizadas definiendo criterios de búsqueda concretos con los que deben coincidir los mensajes de correo electrónico para que puedan ser mostrados en la Carpeta de búsqueda. Se puede ver cada Carpeta de búsqueda como una búsqueda guardada que se mantiene actualizada, que siempre supervisa todas las carpetas por si encuentra algún elemento que coincida con su criterio de búsqueda.

Las Carpetas de búsqueda se pueden configurar rápidamente gracias a diferentes opciones preasignadas, como Correo enviado a listas de distribución o Correo de y para personas determinadas. Puede ver todos los mensajes no leídos de todas las carpetas del buzón de correo en una carpeta de búsqueda denominada Correo sin leer. Para ayudarle a reducir el tamaño del buzón, la Carpeta de búsqueda Correo grande le muestra los mensajes más grandes del buzón, independientemente de la carpeta en que estén almacenados.

Viñeta Alertas de escritorio     La Alerta de escritorio Nuevo mensaje mejora la alerta Nuevo mensaje de correo. La Alerta de escritorio aparece sutilmente con el nombre del remitente, el asunto y una vista previa breve del texto, de modo que se pueda ver inmediatamente si el nuevo mensaje es urgente, si se debería marcar para su seguimiento o si se puede omitir sin riesgo y sin tener que interrumpir el trabajo en otro programa. La Alerta de escritorio contiene botones para abrir, marcar o eliminar los mensajes de correo y desaparece tan sutilmente como aparece.
Viñeta Reglas     Ahora resulta más fácil la creación y organización de reglas. Usted podrá crear sus propias reglas partiendo de cero utilizando el familiar Asistente para reglas de Outlook, o podrá elegir entre varias reglas elaboradas que la gente normalmente utiliza para administrar mensajes entrantes o permanecer informada. Por ejemplo, puede utilizar la regla Enviar una alerta a mi dispositivo móvil cuando reciba mensajes de alguien para recibir información de cambios de reuniones si se encuentra fuera de la oficina. O bien, puede utilizar la regla Marcar los mensajes de una persona con una marca coloreada para marcar automáticamente los mensajes y establecer prioridades en los mensajes de su superior. Puede crear rápidamente reglas para archivar mensajes de correo electrónico haciendo clic en el mensaje y luego en Crear regla en la barra de herramientas. Su lista de reglas también proporciona un resumen “a simple vista” de las reglas. Cada regla muestra ahora un icono para cada acción que especifique, lo que le permite ver lo que hace una regla sin tener que abrirla. Ahora podrá aplicar reglas a actualizaciones de reunión y a solicitudes de reunión entrantes, así como a mensajes.
Viñeta Crear y administrar alertas     Si la organización usa Microsoft Windows® SharePoint™ Services o Microsoft SharePoint Portal Server para almacenar y administrar documentos en un sitio Web, puede recibir una notificación de correo electrónico cuando cambie el contenido del sitio Web. Las alertas le notificarán de los cambios efectuados en documentos, elementos de listas, bibliotecas de documentos, listas, encuestas o incluso en resultados de búsqueda, lo que le proporcionará mayor eficacia por estar fácilmente al día de la información relevante. Para usar las alertas, haga clic en los vínculos Enviarme alertas en cualquier sitio de SharePoint Portal Server, o seleccione Reglas y alertas en el menú Herramientas de Outlook y después haga clic en la ficha Administrar alertas. Usted puede crear alertas para listas y bibliotecas, así como para elementos concretos y cualquier archivo incluido en ellos. También puede especificar los tipos de cambios de los que desee recibir notificación. Por ejemplo, puede recibir una alerta cuando se agregue, modifique o elimine un elemento o archivo.
Viñeta Características de privacidad mejoradas     Los mensajes con formato HTML a menudo incluyen imágenes o sonido. En ocasiones, estas imágenes o sonido no vienen en el propio mensaje sino que se descargan de un servidor Web cuando se abre o se obtiene una vista previa del mensaje. Los remitentes de correo no deseado han utilizado esta posibilidad para aprovecharse de ello e incluir en sus mensajes lo que se denomina una "baliza Web". Las balizas Web informan al servidor Web de cuándo se lee o se realiza una vista previa de un mensaje, de tal manera que validan la dirección de correo electrónico para enviarle más cantidad de correo no deseado. Para ayudar en la protección de la privacidad y combatir las balizas Web, Outlook está configurado de manera predeterminada para bloquear las descargas de este contenido externo de Internet. Si un mensaje de correo intenta conectarse sin notificación a un servidor Web en Internet, Outlook bloquea dicha conexión hasta que usted decide ver el contenido; sin embargo, los mensajes de correo electrónico de o para direcciones o nombres de dominio de las listas Remitentes seguros y Destinatarios seguros son tratados como excepciones y el contenido bloqueado se descargará. Esta función también le permite evitar mensajes potencialmente ofensivos y, si tiene una conexión de ancho de banda reducido, decidir si una imagen justifica el tiempo y el ancho de banda necesarios para verla.
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Information Rights Management     Crear o ver mensajes con permiso restringido utilizando Information Rights Management (IRM). IRM de Outlook le permite crear mensajes con permiso restringido para ayudarle a impedir que haya personas no autorizadas que reenvíen, impriman, copien o editen los mensajes.

El contenido con permiso restringido sólo puede crearse utilizando Microsoft Office Edición Professional 2003 o los productos independientes Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003 y Outlook 2003.

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Incrementar la productividad

Viñeta Calendarios juntos     Ver varios calendarios junto a su propio calendario. Los calendarios se desplazan conjuntamente y tienen códigos de colores y están etiquetados para ayudarle a comparar agendas o programar reuniones fácilmente. Cuando se abre el calendario de otra persona, éste se agrega al panel Calendario en el Panel de exploración, donde podrá activar la casilla de verificación situada junto al nombre de la persona para mostrar u ocultar su calendario.
Viñeta Mejoras de Autocompletar     La sugerencia de nombres de Autocompletar ha mejorado en diferentes aspectos. Basta con escribir una letra para que la función Autocompletar empiece a sugerir posibles coincidencias. En primer lugar de la lista de nombres sugeridos siempre aparecerán las personas a las que ha enviado mensajes con mayor frecuencia y más recientemente. Los nombres que se utilicen ocasionalmente se bajarán de nivel o se quitarán de la lista.
Viñeta Expandir listas de distribución en un mensaje de correo electrónico     Mostrar rápidamente todos los nombres de una lista de distribución haciendo clic en el signo más (+) situado junto a su nombre. Esto facilita el agregar o quitar unos pocos nombres al enviar un mensaje, sin tener que modificar la lista de distribución o tener que comenzar desde el principio.
Viñeta Libreta de direcciones     El cuadro de diálogo Seleccionar nombres ha mejorado para que muestre más información. Ahora puede distinguir rápidamente entre direcciones de correo y números de fax correspondientes a un nombre. Se puede modificar el tamaño del cuadro de diálogo y maximizarlo para sacar el mayor partido de los monitores más grandes.
Viñeta Simplificaciones de Word como editor de correo electrónico     Cuando utiliza Word como editor de correo electrónico, la nueva barra de herramientas Correo electrónico se muestra directamente sobre el texto del mensaje cuando compone un mensaje nuevo. La barra de herramientas Correo electrónico se muestra en lugar de las barras de herramientas Formato y Estándar, con lo que se ahorra espacio de pantalla al agrupar en un solo lugar los comandos de uso más frecuente de estas barras de herramientas, como Imprimir y Negrita.
Viñeta Imagen del contacto     Agregar fotografías a los contactos, para poder asociar el rostro con el nombre y con otra información.
Viñeta Menú Etiqueta inteligente de nombres de persona     Localizar rápidamente información sobre contactos, como el número de teléfono de una persona, y completar tareas como la programación de una reunión utilizando el menú Etiqueta inteligente de nombres de persona. Este menú está disponible en Outlook siempre que aparece el nombre de una persona.
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Iconos de Outlook y globos de sugerencias de notificación en la barra de tareas     Para conservar espacio en la barra de tareas, puede ocultar los botones de la barra de tareas de la ventana de Outlook 2003 cuando Outlook esté minimizado. Cuando se ocultan los botones de la barra de tareas de la ventana de Outlook, el icono de Outlook se muestra sólo en el área de notificación, en el extremo derecho de la barra de herramientas.

De manera predeterminada, Outlook ahora muestra mensajes de conectividad y avisos de red en globos de sugerencias en el área de notificación, en el extremo derecho de la barra de tareas. Además, si utiliza una cuenta de correo de Microsoft Exchange Server, los mensajes del servidor de Exchange también se mostrarán en los globos de sugerencias. Usted podrá elegir si mostrar o no algunos o todos estos tipos de mensajes. Todos estos mensajes están escritos en la sección Aplicación del Registro de sucesos de Microsoft Windows y se podrán ver allí.

Viñeta Área de reuniones     Centralizar toda la información y el material para una próxima reunión publicándolos en un sitio Área de reuniones. Este sitio efectúa un seguimiento de los asistentes, documentos, tareas y otros detalles para organizar, preparar y realizar un seguimiento tras la reunión. Los invitados pueden tener acceso al área en cualquier momento, desde un vínculo incluido en la convocatoria de la reunión. Al hacer clic en el vínculo se abre el área de trabajo en el explorador del invitado, desde el que éste podrá ver, editar o agregar información al sitio. La utilización de un espacio de trabajo también permite a los invitados ver la versión más actual de los materiales de la reunión y trabajar en ellos. Esto significa que no es necesario que envíe grandes archivos a través del sistema de correo electrónico para distribuir documentos actualizados o para solicitar que se modifiquen.
Viñeta Datos adjuntos compartidos     Cuando se adjunta un documento de Microsoft Office a un mensaje de correo, se muestra el panel de tareas Opciones de datos adjuntos. De manera predeterminada, el adjunto se enviará de la misma manera en que solía hacerse. Sin embargo, si selecciona la opción Datos adjuntos compartidos, cuando se envíe el documento se almacenará en el sitio de área de documentos que se crea automáticamente en un servidor disponible que ejecute Windows SharePoint Services. Al compartir documentos se reducen las deficiencias típicas asociadas a los procesos en los que se precisa la colaboración, como el intercambio de un documento para su edición y los problemas de control de las ediciones.

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Mejorar las cuentas de correo electrónico de Exchange Server

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Modo de intercambio en caché     Si utiliza una cuenta de correo de Microsoft Exchange Server, se recomienda que utilice el modo de intercambio en caché. En su equipo se almacenará una copia local del buzón, lo que le proporcionará un acceso rápido a la información, independientemente de que se cambien los tipos de conexión.

La información del buzón local se sincroniza con frecuencia con el servidor de Exchange. Si se interrumpe su conexión con el servidor de Exchange, podrá continuar trabajando con su información. Cuando se restablezca la conexión, Outlook sincronizará los cambios automáticamente. Las carpetas y elementos serán idénticos una vez más.

No hay ninguna necesidad de desconectarse, puede seguir trabajando cuando una conexión no está disponible. No tiene que intentar volverse a conectar al servidor, Outlook 2003 lo hará automáticamente. El modo de intercambio en caché también le libera de tener que configurar los grupos de envío y recepción, ya que pone a su disposición las carpetas que desea que estén desconectadas, al mismo tiempo que las mantiene sincronizadas.

Viñeta Compartir la información     En los paneles Contactos, Tareas, Notas y Diario, podrá utilizar los vínculos Compartir mi/mis para compartir al momento su carpeta o los vínculos Abrir (tareas/notas/contactos) compartidos/as para abrir la carpeta compartida de otra persona.
Viñeta Acceso de Exchange Server a través de Internet (RPC mediante HTTP)     Outlook puede conectarse ahora a Microsoft Exchange Server 2003 mediante Internet, sin necesidad de tener que utilizar conexiones de redes privadas (VPN) lentas y a veces inoperantes. Esta función le permite tener acceso de forma remota a su cuenta de Exchange Server 2003 desde Internet cuando trabaja fuera del servidor de seguridad de su empresa sin necesidad de ninguna conexión o hardware especiales, como tarjetas inteligentes y testigos de seguridad.

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Ampliar Outlook

Viñeta Firma única por cuenta     Utilizar una firma de correo predeterminada diferente para cada cuenta de correo.
Viñeta Nuevos tipos de archivos de datos (.pst)     Outlook introduce un nuevo formato de archivo de carpetas personales (.pst) que ofrece mayor capacidad de almacenamiento para elementos y carpetas y admite datos Unicode multilingües. Un archivo creado con el nuevo formato de archivos de carpetas personales de Outlook (.pst) no es compatible con las versiones anteriores de Outlook. Para obtener compatibilidad con las versiones anteriores Outlook, cree un archivo utilizando el formato de archivo de carpetas personales de Outlook 97-2002 (.pst). Outlook 2003 puede ver y crear archivos de ambos tipos.
Viñeta Compatibilidad con Unicode     Outlook admite el estándar de codificación de texto Unicode, que permite a Outlook mostrar el texto correctamente, sin tener en cuenta en qué idioma esté escrito, siempre que el sistema operativo admita los caracteres específicos de dicho idioma.
Viñeta Integración con Windows SharePoint Services     Puede ver una lista de eventos de Windows SharePoint Services junto al Calendario y arrastrar los eventos desde la lista de eventos de Windows SharePoint Services al Calendario. Del mismo modo puede ver listas de contactos de Windows SharePoint Services desde Outlook, y copiarlas y vincularlas a su lista de Contactos. Si tiene acceso a un sitio de SharePoint Portal Server, podrá almacenar un calendario central o la lista de contactos en el servidor, para poder compartir de forma sencilla la información.
Viñeta Complemento Microsoft Office Outlook 2003 con Business Contact Manager     Puede crear y administrar contactos, cuentas y oportunidades de ventas de la empresa en una ubicación: Outlook; utilizando el complemento Outlook 2003 con Business Contact Manager que viene con Office 2003. La información relacionada, como adjuntos, imágenes, notas de empresa e información de producto, se puede almacenar en los contactos de Outlook, lo que facilita la integración de la información de los contactos de empresa con citas, tareas, avisos y otros programas de Office, como Excel.
Viñeta Mejoras de POP     La velocidad de descarga ha aumentado considerablemente y ahora se puede obtener información en progreso detallada.
Viñeta Compatibilidad con dispositivos de tinta     Proporcionar rápidamente entradas agregando su propia escritura a mano a documentos de Office en un Tablet PC como si estuviese utilizando una pluma y una copia impresa.
Viñeta Panel de tareas Investigación     El nuevo panel de tareas Referencia le ofrece una amplia variedad de información de referencia, así como recursos ampliados si tiene conexión a Internet. Puede realizar la búsqueda sobre los temas utilizando una enciclopedia, una búsqueda Web o teniendo acceso a un contenido de terceros.
Viñeta Mejoras al utilizar una versión de Outlook del este asiático     Si utiliza una versión de Outlook del este asiático, cuando haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un nombre y luego haga clic en Agregar un contacto como, se mostrará una lista de las combinaciones de caracteres del nombre y de los apellidos. Esto le permite elegir la combinación adecuada en lugar de cortar y pegar los caracteres en los campos de nombre y apellidos correspondientes.

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