Introducción a los tipos de cuentas de correo electrónico

Puede obtener cuentas de correo electrónico a través de su proveedor de servicios Internet (ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.), su empresa o los servicios Web como Yahoo! Mail, Google Gmail y Windows Live Mail. Microsoft Outlook no crea ni distribuye cuentas de correo electrónico. Sólo proporciona acceso a sus cuentas de correo electrónico (cuenta de correo electrónico: nombre del servidor, nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico que utiliza Outlook para conectarse a un servicio de correo electrónico. Cree la cuenta de correo electrónico en Outlook utilizando la información proporcionada por su administrador o proveedor de acceso a Internet (ISP).).

En este artículo


Cuentas de correo electrónico

Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico con Microsoft Outlook, necesita agregar la información de su cuenta de correo electrónico en esta aplicación. Microsoft Office Outlook 2007 admite Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Exchange Server 2007,POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.), IMAP (IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet): a diferencia de los protocolos de correo electrónico de Internet como POP3, que proporcionan únicamente una carpeta Bandeja de entrada de servidor, IMAP permite la creación de varias carpetas de servidor para guardar y organizar mensajes a los que se puede obtener acceso desde varios equipos.) y HTTP. Su proveedor de servicios Internet (ISP) o administrador de correo pueden proporcionarle la información de configuración necesaria para configurar manualmente su cuenta de correo electrónico en Office Outlook 2007.

En la mayoría de las cuentas, Office Outlook 2007 detecta y configura la cuenta automáticamente mediante un nombre, una dirección de correo electrónico y una contraseña. Los usuarios de cuentas de Microsoft Exchange quizá no tengan que escribir ninguna información puesto que Office Outlook 2007 puede identificar las credenciales de la red que se utilizan para realizar la conexión a la cuenta de Exchange Server.

Los perfiles contienen las cuentas de correo electrónico. Un perfil de correo electrónico consta de cuentas de correo electrónico, archivos de datos y configuraciones que contienen información sobre dónde está almacenado el correo electrónico. Cuando se ejecuta Outlook por primera vez, se crea automáticamente un nuevo perfil. Después, el perfil se ejecuta siempre que se inicia Outlook. La mayoría de los usuarios necesitan un solo perfil. Sin embargo, puede que algunas veces encuentre útil tener más de un perfil. Por ejemplo, puede que desee un perfil para los mensajes de correo electrónico del trabajo y otro perfil para los mensajes de su cuenta de correo electrónico personal. También, si comparte equipo con otros usuarios, cada una de sus cuentas y configuraciones deben guardarse en perfiles distintos con nombres de perfiles diferentes.

 Nota   Para los usuarios de Microsoft Outlook Express o Microsoft Windows Mail, los perfiles en Outlook son parecidos a sus identidades. Los perfiles de Outlook no tienen relación con los perfiles de hardware y software del sistema operativo de Microsoft Windows.

Dependiendo de sus necesidades, puede agregar varias cuentas de correo electrónico a un único perfil de usuario de Outlook. Por ejemplo, puede agregar una cuenta de Microsoft Exchange para administrar los mensajes de correo electrónico del trabajo y, a continuación, agregar una cuenta de correo electrónico de Internet, como una cuenta POP3 de su proveedor de servicios Internet (ISP), para administrar los mensajes personales. Los perfiles pueden contener todas las cuentas de correo electrónico, pero existe la limitación de una cuenta de correo electrónico de Exchange por perfil.

Puede realizar cambios desde el mismo Outlook a las cuentas de correo electrónico en el perfil que está utilizando. Para cambiar cuentas de correo electrónico en otro perfil o realizar cambios en las propiedades del perfil, debe abrir el cuadro de diálogo Configuración de correo en el Panel de control.

 Nota   Aunque tenga instalado Outlook si no inició esta aplicación al menos una vez, el módulo Correo no aparece en el Panel de control.

Tipos de cuentas de correo electrónico

  • POP3     El principal tipo de cuenta de correo electrónico en Internet es Protocolo de oficina de correos versión 3 (POP3). Con una cuenta POP3, los mensajes de correo electrónico se descargan en su equipo y después normalmente se eliminan del servidor de correo. La principal desventaja de las cuentas POP3 radica en la dificultad para guardar y ver los mensajes en varios equipos. Además, los mensajes enviados desde un equipo no se copian en la carpeta Elementos enviados de otros equipos. Existen varias soluciones temporales para estos temas. Para obtener información sobre cómo trabajar con cuentas POP3 en varios equipos, vea los vínculos de la sección Vea también.
  • IMAP     Con una cuenta Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP), tiene acceso a las carpetas de correo del servidor de correo y puede almacenar y procesar el correo sin necesidad de descargárselo en el equipo en el que trabaje. De esta forma, puede utilizar distintos equipos para leer sus mensajes dondequiera que esté. Con IMAP ahorrará tiempo ya que puede ver los encabezados de sus mensajes de correo electrónico, el remitente y el tema del mensaje y, a continuación, descargar sólo aquellos mensajes que le interese leer. El correo se guarda en el servidor de correo, algo que suele ser seguro, y las copias de seguridad las realiza su administrador de correo o su proveedor de servicios Internet.  
  • MAPI     Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería o MAPI se utiliza en Outlook con un servidor de correo que ejecute Exchange. MAPI es bastante parecido a IMAP, pero proporciona muchas más características cuando se usa desde el propio Outlook con una cuenta de correo electrónico de Exchange.
  • HTTP     Estas cuentas utilizan un protocolo Web para ver y enviar correo electrónico. Las cuentas HTTP incluyen Windows Live Mail. Outlook no admite cuentas HTTP en forma nativa, pero hay complementos que permiten utilizar Outlook con algunos proveedores. Por ejemplo, Microsoft Outlook Live incluye Outlook Connector para MSN, lo que le permite tener acceso a su cuenta de Windows Live Mail desde el mismo Outlook. Para obtener más información sobre Outlook Connector para MSN, vea los vínculos de la sección Vea también.

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Cuentas de correo electrónico profesionales

Exchange está diseñado para organizaciones de tamaño medio y grande, y se ejecuta en uno o más servidores. Normalmente encontrará este tipo de cuenta en una organización de tamaño medio o grande. O bien, en centros docentes grandes.

Con una cuenta de Exchange, cada usuario tiene un buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) en el servidor en el que se ejecuta Exchange. Los mensajes nuevos recibidos se almacenan en el buzón. Outlook le permite ver y trabajar con sus mensajes mediante una conexión a Exchange.

Si utiliza una cuenta de Exchange, los mensajes de correo electrónico, los elementos del calendario, los contactos y otros elementos se suelen entregar y almacenar en su buzón del servidor. Al instalar Outlook en un equipo nuevo y agregar la información de la cuenta de Exchange, todos los elementos del servidor estarán también disponibles desde ese equipo.

Asimismo las cuentas de Exchange le permiten trabajar sin conexión o utilizar el modo de intercambio en caché. Con este fin, las copias locales de los elementos se conservan en su equipo en un archivo de carpetas sin conexión (.ost) (archivo de carpetas sin conexión: archivo del disco duro que contiene las carpetas sin conexión. El archivo de carpetas sin conexión tiene la extensión .ost. Puede crearlo automáticamente cuando configura Outlook o la primera vez que una carpeta esté disponible sin conexión.). Este archivo se sincroniza regularmente con los elementos del servidor en el que se ejecuta Exchange cuando esté conectado. Puesto que sus datos permanecen en el servidor en el que se ejecuta Exchange, puede volver a crear este archivo .ost en un equipo nuevo sin tener que realizar una copia de seguridad del archivo .ost original.

Para determinar si está utilizando el modo de intercambio en caché, siga este procedimiento:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

MostrarNo aparece el comando Configuración de la cuenta

El comando Configuración de la cuenta se encuentra en el menú Herramientas de Office Outlook 2007. Si está utilizando una versión anterior de Outlook, las siguientes instrucciones no se aplican. Utilice la Ayuda incluida en el producto. Si la barra de título del programa que utiliza muestra Outlook Express, indica que está utilizando un programa distinto de Outlook. Para obtener ayuda, vea la Ayuda de Outlook Express.

  1. En la ficha Correo electrónico, haga clic en la cuenta de Exchange y, a continuación, en Cambiar.
  2. En Microsoft Exchange Server, si está activada la casilla de verificación Usar modo de intercambio en caché, se activará el modo de intercambio en caché.

En la siguiente tabla se muestra cómo funcionan las cuentas de Exchange.

Sólo modo de conexión de Outlook y Exchange Carpetas sin conexión de Outlook y Exchange o modo de intercambio en caché
  1. Llegan nuevos mensajes de correo electrónico a su buzón en el servidor en el que se ejecuta Exchange.
  2. Outlook se conecta con el servidor en el que se ejecuta Exchange.
  3. Hay varias carpetas en su buzón. Lee los mensajes pero permanecen en el servidor.
  4. Al eliminar un elemento de la lista de mensajes, el mensaje también se elimina del servidor en el que se ejecuta Exchange.
  1. Llegan nuevos mensajes de correo electrónico a su buzón en el servidor en el que se ejecuta Exchange.
  2. Outlook se conecta con el servidor en el que se ejecuta Exchange.
  3. Hay varias carpetas en su buzón.
  4. Outlook copia los elementos localmente en determinadas carpetas de forma que se puede trabajar sin conexión. Cuando el servidor no esté disponible, podrá trabajar con la copia local y sincronizar el servidor más tarde.

Si está utilizando el modo de intercambio en caché, todas las carpetas estarán sincronizadas con la copia local que utiliza siempre. El buzón del servidor y su copia local se guardan sincronizados.

  1. Al eliminar un elemento de la lista de mensajes, el mensaje se elimina de la copia local y del servidor en el que se ejecuta Exchange.

 Notas 

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Cuentas de correo electrónico personales o de organizaciones pequeñas

En casa o en pequeñas organizaciones, probablemente se cuenta con un proveedor de servicios Internet (ISP) para conectarse a Internet que le proporciona una o varias cuentas de correo electrónico. Los tipos de cuenta más comunes se conocen por el nombre de sus protocolos de Internet: POP3 e IMAP o, sencillamente, POP e IMAP. Su proveedor de servicios Internet (ISP) le proporcionará el protocolo que utiliza para tener acceso a su cuenta de correo electrónico, aunque POP3 es el más común. La diferencia entre las cuentas POP3 e IMAP reside en la ubicación en donde se guardan los mensajes en última instancia.

El tercer tipo de cuenta, una cuenta HTTP o basada en Web, funciona de forma similar a las cuentas de correo electrónico IMAP. Un ejemplo de este tipo de cuenta es una cuenta Windows Live Mail. Con este tipo de cuenta de correo electrónico, los mensajes se mantienen en el servidor de correo hasta que se eliminan.

En la siguiente tabla se muestra cómo funcionan las cuentas POP3, IMAP y HTTP.

Cuentas POP3 Cuentas IMAP o HTTP
  1. Llegan nuevos mensajes de correo electrónico a su buzón en el servidor de correo POP3.
  2. Outlook se conecta con el servidor de correo POP3.
  3. Sólo hay una carpeta en el buzón denominada Bandeja de entrada y su contenido se descarga en Office Outlook 2007.
  4. Los elementos nuevos se guardan en un archivo de carpetas personales (.pst) en su equipo.

 Nota   Si tiene una cuenta de Exchange en su perfil de Outlook y es su ubicación predeterminada de entrega, los mensajes nuevos se guardan en el servidor en el que se ejecuta Exchange.

  1. Office Outlook 2007 emite un comando para eliminar los elementos descargados del servidor de correo.
  1. Llegan nuevos mensajes de correo electrónico a su buzón en el servidor de correo IMAP o HTTP.
  2. Outlook se conecta con el servidor de correo IMAP o HTTP.
  3. Puede haber varias carpetas en el buzón. Office Outlook 2007 comprueba las carpetas y descarga varias de ellas junto con los encabezados de los mensajes.
  4. Cuando selecciona o abre un encabezado de mensaje, se descarga el elemento completo del servidor de correo y una copia que se guarda en un archivo de carpetas personales (.pst) en su equipo.
  5. Cuando elimina un elemento, el mensaje aparece con una marca de tachado en la lista de mensajes. Al utiliza el comando Purgar Elementos eliminados, se eliminan del servidor y de su archivo .pst local todos los mensajes marcados para su eliminación.

 Notas 

  • Las cuentas HTTP funcionan de forma similar a las IMAP en Outlook.
  • Estas descripciones se basan en los valores predeterminados. Algunas personalizaciones pueden modificar el comportamiento de los tipos de cuentas de correo electrónico.

Si utiliza una cuenta de correo electrónico POP3, los mensajes de correo electrónico se descargarán de su servidor de correo electrónico POP3 a su proveedor de servicios Internet en su equipo y se entregarán y almacenarán localmente en un archivo de carpetas personales (.pst). El nombre de este archivo es una combinación del perfil, de Outlook y de la cuenta de correo electrónico, por ejemplo, Perfil de Outlook predeterminadoContoso.com-00000004.pst. Si usa Windows Vista, el archivo .pst se guarda en la carpeta unidad:\usuarios\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook. Si utiliza Microsoft Windows XP, el archivo .pst se guarda en la carpeta unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook. 

 Nota   De forma predeterminada, la carpeta está oculta. Para mostrarla, cambie a la Vista clásica en el Panel de control y, a continuación, abra Opciones de carpeta. En la ficha Ver, bajo Configuración avanzada, en Archivos y carpetas ocultos, haga clic en Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

Las cuentas IMAP y HTTP guardan los mensajes de correo electrónico en un servidor. Al abrir un mensaje de correo electrónico se guarda localmente una copia en un archivo .pst hasta que se elimine el mensaje. De la misma forma que con cualquier tipo de cuenta de correo electrónico de Outlook, puede elegir archivar o mover los archivos a un archivo .pst. Después de mover los mensajes, necesita realizar una copia de seguridad del archivo .pst. Si más adelante necesita instalar Outlook de nuevo, puede utilizar la copia de seguridad del archivo .pst para recuperar sus mensajes en la nueva instalación. Si guarda todo en el servidor, entonces después de utilizar la configuración de la cuenta para configurar su cuenta IMAP o HTTP, podrá disponer otra vez de todos los mensajes del servidor de correo electrónico en Outlook.

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Corresponde a:
Outlook 2007