Introducción a archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Cuando usa Microsoft Outlook, los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y los demás elementos se guardan en un servidor de correo, en su equipo o en ambas ubicaciones. Los elementos de Outlook que se guardan en el equipo se conservan en un archivo de datos de Outlook (.pst y .ost) (archivo de datos de Outlook (.pst y .ost): archivo de datos que almacena los mensajes y otros elementos en el equipo.).

En este artículo


Archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Outlook usa dos tipos de archivos de datos de Outlook. El archivo de datos de Outlook (.pst) (archivo de datos de Outlook (.pst): archivo de datos que almacena los mensajes y otros elementos en el equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea la ubicación de entrega predeterminada para los mensajes de correo electrónico. Puede usar un .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.) es el que se usa para la mayoría de las cuentas. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, los elementos se entregan y guardan por lo general en el servidor de correo. Para poder trabajar con los mensajes incluso si no puede conectarse al servidor de correo, se guarda en el equipo un segundo tipo de archivo de datos llamado archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) (archivo de datos de Outlook (.ost) sin conexión: el archivo del disco duro que contiene una copia de los mensajes de correo y los elementos de Outlook. Este archivo se sincroniza con la información guardada en un servidor de correo o de Exchange. El archivo de datos de Outlook sin conexión tiene la extensión .ost.).

Las principales diferencias entre los dos tipos de archivos de datos de Outlook son:

Volver al principio Volver al principio

Archivo de datos de Outlook (.pst)

Un archivo de carpetas personales (.pst) es un archivo de datos de Outlook en el que se almacenan mensajes y otros elementos del equipo. Éste es el archivo que se usa con más frecuencia entre usuarios personales y organizaciones pequeñas para guardar información en Outlook. Los usuarios personales usan por lo general un proveedor de acceso a Internet (ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) para conectarse a Internet. El ISP proporciona además una o más cuentas de correo electrónico. Los tipos de cuentas más comunes se conocen por los nombres de sus protocolos de Internet , POP3 e IMAP. Otro tipo de cuenta es HTTP o basada en Web, que funciona de forma similar a las cuentas de correo electrónico IMAP. Los tres tipos de cuenta usan un archivo .pst.

Los elementos se pueden archivar o mover a un archivo de datos de Outlook (.pst). Puesto que el archivo .pst se conserva en el equipo, no está sujeto a los límites de tamaño del buzón en el servidor de correo. Si mueve elementos a un archivo .pst de su equipo, puede liberar espacio de almacenamiento en el buzón del servidor de correo. Puede configurar Outlook para que envíe los nuevos elementos a un archivo .pst, pero este procedimiento plantea varios inconvenientes, como no poder trabajar con los elementos cuando esté usando Microsoft Outlook Web Access con su cuenta de correo electrónico de Exchange Server o cuando esté trabajando en otro equipo.

 Advertencia   No obtenga acceso a un archivo de datos de Outlook (.pst) desde un recurso compartido de red u otro equipo, ya que aumentan las posibilidades de pérdida de datos.

 Sugerencia   Se recomienda hacer una copia de seguridad de los archivos de datos de Outlook (.pst) con regularidad y guardarlos en un lugar seguro. Su ISP o Microsoft no pueden recuperar su correo electrónico u otros elementos si se pierde este archivo.

Volver al principio Volver al principio

Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Normalmente, si se usa Microsoft Exchange, los mensajes de correo electrónico, los elementos del calendario y otros elementos se entregan y se almacenan en el servidor. Puede configurar Outlook para que conserve una copia local de los elementos en el equipo en un archivo de datos de Outlook denominado archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Esto permite usar el modo caché de Exchange o trabajar sin conexión cuando no es posible o no se desea tener una conexión con el equipo de Exchange. Cuando hay una conexión disponible, el archivo .ost se sincroniza con el equipo de Exchange.

Las carpetas sin conexión son réplicas de las carpetas que se encuentran en el buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) del equipo de Exchange. Permiten obtener acceso a una carpeta de una ubicación de un servidor, trabajar con su contenido sin estar conectado a la red y volver a conectarse, y actualizar la carpeta y la carpeta correspondiente del servidor para que el contenido de ambas carpetas sea idéntico. Este proceso se denomina sincronización de carpetas.

Puede agregar, eliminar y modificar el contenido de una carpeta sin conexión exactamente igual que si se tratara de una carpeta en un servidor. Por ejemplo, puede cambiar y mover elementos entre carpetas, enviar los mensajes colocados en la Bandeja de salida sin conexión y ver el contenido de las carpetas públicas sin conexión. Mientras tanto, los nuevos mensajes se almacenan en la Bandeja de entrada del servidor y puede que otras personas agreguen, eliminen o cambien los elementos de las carpetas públicas. No podrá conocer los cambios producidos en el servidor hasta que realice la sincronización.

La información que se sincroniza incluye:

  • Encabezados    Identificador descriptivo que proporciona el nombre del remitente, la línea Asunto del mensaje, la hora a la que se recibió y el tamaño del mensaje (sólo en los elementos de correo electrónico).
  • Elementos completos    Un elemento completo incluye el encabezado, el cuerpo del mensaje y los datos adjuntos, incluidos los objetos o imágenes incrustadas.

Cuando se trabaja sin conexión, los grupos de envío o recepción (grupo de envío y recepción: cuentas y carpetas de correo electrónico que es posible agrupar y establecer opciones comunes, como descargar los encabezados o los mensajes, límites de tamaño en los mensajes descargados, comportamiento con conexión y sin conexión e intervalo de tiempo para conectarse al servidor.) determinan qué carpetas se sincronizan. Puede usar los grupos de envío o recepción para elegir las carpetas que desea sincronizar y mantenerlas actualizadas para seguir trabajando con sus elementos cuando no sea posible conectarse al servidor o elija trabajar sin conexión. Además, puede especificar las actualizaciones de la Libreta de direcciones (Libreta de direcciones: colección de libretas de direcciones que puede utilizar para almacenar nombres, direcciones de correo electrónico, números de fax y listas de distribución. La Libreta de direcciones puede contener una Lista global de direcciones, una Libreta de direcciones de Outlook y una Libreta personal de direcciones.) que desea descargar durante la sincronización.

Si usa una cuenta de correo electrónico de Exchange, se recomienda usar el modo caché de Exchange (Modo caché de Exchange: se guarda una copia de su cuenta de Exchange Server en el equipo en un archivo de datos de Outlook (.ost) sin conexión. Esta copia proporciona un acceso rápido a los datos, incluso si trabaja sin conexión, y se sincroniza con el servidor de correo.). La mayoría de las razones para trabajar se descartan cuando se usa el modo caché de Exchange. La ausencia de una conexión de red es prácticamente inapreciable, ya que puede seguir trabajando con sus elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.), esté conectado o no al servidor que ejecuta Exchange.

De forma predeterminada, el modo caché de Exchange crea y usa un archivo de carpetas sin conexión (.ost) y, a continuación, descarga y mantiene una copia sincronizada de los elementos de todas las carpetas en su buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.). Trabaja con la información en el equipo y Outlook la sincroniza con el servidor. Cuando se interrumpe la conexión en el equipo de Exchange, puede seguir trabajando con los datos. Cuando se restaura una conexión, los cambios se sincronizan automáticamente y las carpetas y elementos del servidor y el equipo son idénticos otra vez.

Con el modo caché de Exchange, no es necesario configurar grupos de envío o recepción (grupo de envío y recepción: cuentas y carpetas de correo electrónico que es posible agrupar y establecer opciones comunes, como descargar los encabezados o los mensajes, límites de tamaño en los mensajes descargados, comportamiento con conexión y sin conexión e intervalo de tiempo para conectarse al servidor.), elegir carpetas para que estén disponibles sin conexión ni mantener esas carpetas sincronizadas.

Volver al principio Volver al principio

Ubicación de archivos

Puede guardar, copiar o mover un archivo de datos (que no sea el archivo utilizado como ubicación de entrega predeterminada) a otra ubicación en el disco duro o un recurso de red compartido. No obstante, debe disponer de permisos de lectura/escritura para abrir un archivo de datos de Outlook (.pst).

Archivos de datos de Outlook (.pst)

 Nota   Las cuentas de Microsoft Exchange Server guardan la información en el servidor de correo. Para usar el modo caché de Exchange (Modo caché de Exchange: se guarda una copia de su cuenta de Exchange Server en el equipo en un archivo de datos de Outlook (.ost) sin conexión. Esta copia proporciona un acceso rápido a los datos, incluso si trabaja sin conexión, y se sincroniza con el servidor de correo.) o para trabajar sin conexión, se guardan copias de los elementos en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) (archivo de datos de Outlook (.ost) sin conexión: el archivo del disco duro que contiene una copia de los mensajes de correo y los elementos de Outlook. Este archivo se sincroniza con la información guardada en un servidor de correo o de Exchange. El archivo de datos de Outlook sin conexión tiene la extensión .ost.). Vea la sección Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) para obtener más información. Además, algunas organizaciones permiten exportar o archivar los elementos en un archivo .pst.

La forma más rápida de abrir la carpeta en la que se guarda el archivo de datos de Outlook (.pst y .ost) es la siguiente:

  1. En Outlook 2010, haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Configuración de la cuenta y a continuación haga clic en Configuración de la cuenta.
  3. En la ficha Archivos de datos, haga clic en una entrada y, a continuación, haga clic en Abrir la ubicación del archivo.

Los archivos de datos de Outlook (.pst) que se crean mediante Outlook 2010 se guardan en el equipo en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook. Si usa Windows XP, estos archivos se crean en la carpeta Mis documentos\Archivos de Outlook.

Si actualizó a Outlook 2010 en un equipo que ya tenía archivos de datos creados en versiones anteriores de Outlook, estos archivos se guardan en una ubicación diferente en una carpeta oculta.

Windows 7 y Windows Vista     unidad:\Usuarios\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

 Sugerencia   Para obtener información sobre las carpetas ocultas en Windows, vea la Ayuda y soporte técnico de Windows.

Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

El archivo .ost se sincroniza con los elementos del servidor que ejecuta Exchange. Puesto que los datos permanecen en el servidor de Exchange, puede volver a crear este archivo .ost en su nuevo equipo sin tener que hacer una copia de seguridad del archivo .ost.

Windows 7 y Windows Vista     unidad:\Usuarios\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Volver al principio Volver al principio

 
 
Corresponde a:
Outlook 2010