Informar a los demás de cuándo está ausente de la oficina

Puede marcar fácilmente períodos de tiempo como "no disponible" o "fuera de la oficina" en el calendario de Microsoft Office Outlook 2007. Pero ¿cómo hacer que períodos de tiempo como las vacaciones estén claramente visibles para sus compañeros de trabajo? ¿Y cómo saber a simple vista cuándo sus compañeros van a estar fuera de la oficina?

En este artículo se explica cómo utilizar las convocatorias de reunión de todo el día para mantener a los demás informados sin que resulte afectado el tiempo libre disponible en los calendarios de los destinatarios.

¿Qué desea hacer?


Agregar períodos de vacaciones a los calendarios de sus compañeros de trabajo

Cuando marca períodos de tiempo como "fuera de la oficina" en su calendario, sus compañeros ven esa información cuando intentan programar una reunión con usted. Pero ¿no le gustaría poder avisarles por adelantado de las horas que se va a ausentar sin que esto afecte al estado de disponibilidad de sus compañeros y sin saturar sus calendarios? Para ello, puede configurar la información que aparece en sus calendarios como un evento de todo el día pero, a diferencia de un evento de todo el día normal, que se suele establecer como "no disponible", este evento de todo el día se muestra como tiempo libre. La información de disponibilidad de sus compañeros no se ve afectada.

 Nota   Las convocatorias de reunión están concebidas para su envío entre los usuarios de Outlook. La capacidad de ver la programación de otras personas mientras se crean convocatorias de reunión en Outlook requiere que la organización utilice Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 o Microsoft Exchange Server 2007. Si su organización no utiliza Microsoft Exchange, encontrará procedimientos alternativos en la sección Mostrar el calendario de vacaciones a personas que no pertenecen a su organización.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión.

Método abreviado de teclado  Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  1. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
  2. En el cuadro Ubicación, escriba una descripción.
  3. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione la hora de inicio y finalización del tiempo que va a estar fuera de la oficina. Para las vacaciones esto implica normalmente días completos. En ese caso, active la casilla de verificación Todo el día.

Un evento de todo el día es un evento de 24 horas que transcurre desde las 12 de la noche de un día hasta las 12 de la noche del día siguiente.

 Nota   De manera predeterminada, Outlook utiliza la configuración de zona horaria actual del equipo para las programaciones. Si desea programar sus ausencias en función de una zona horaria diferente, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

  1. En el grupo Opciones, en Mostrar como, haga clic en Disponible en el cuadro de lista desplegable.

 Importante   Debe cambiar manualmente el valor predeterminado No disponible a Disponible. De esta forma, los destinatarios de la convocatoria de reunión podrán aceptar la convocatoria y agregar su período de vacaciones a sus calendarios sin bloquear tiempo en sus calendarios. Durante su período de vacaciones, el calendario del destinatario seguirá apareciendo como disponible.

  1. Escriba la información que desee compartir con los destinatarios.
  2. Haga clic en Para y, en el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de una persona o recurso al que desee invitar a la reunión. Si realiza una búsqueda con la opción Más columnas, haga clic en Ir.
  3. Seleccione el nombre en la lista de resultados, haga clic en Requerido y después en Aceptar.
  4. Si va a avisar a las personas repetidamente de que se va a ausentar de la oficina, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione la frecuencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cuando se agrega una frecuencia a una convocatoria de reunión, la ficha Reunión cambia a Reunión periódica.

  1. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.
  2. Haga clic en Enviar.

Cuando se envía una convocatoria de reunión con Mostrar como definido en Disponible, el evento aparece en la parte superior de cada día en los calendarios de Outlook de sus compañeros, en forma de recordatorio visual que no bloquea horas de trabajo.

 Nota   Si no ha seleccionado Todo el día, el evento se muestra en la cuadrícula de horas. No aparece en la parte superior del día, pero sigue estando marcado como tiempo disponible.

Aún queda trabajo por hacer, ya que probablemente desee mostrar este período de tiempo como Fuera de la oficina en su propio calendario. En la siguiente sección, Reservar tiempo de vacaciones en su calendario, verá cómo se hace.

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Reservar tiempo de vacaciones en su calendario

Si ha seguido los pasos de la sección anterior, la convocatoria de reunión que envío se marcó como tiempo libre para evitar que se reserve tiempo en los calendarios de otras personas. Sin embargo, este período de tiempo se marca también como disponible en su propio calendario. Ahora tendrá que crear una cita adicional para usted mismo de forma que los demás puedan ver que no está disponible durante el período que especifique.

Un error común suele ser abrir el elemento de convocatoria de reunión en el calendario y cambiar la configuración de Mostrar como de Disponible a Fuera de la oficina una vez enviada la convocatoria de reunión. Tal vez piense que, de este modo, cambiará el evento para que se muestre como No disponible sólo en su calendario. Sin embargo, al realizar este cambio, se envía una actualización a las personas a las que envío la convocatoria de reunión en la que se cambia Disponible a Fuera de la oficina, lo que invalida los procedimientos que ha seguido para evitar que ocurriera esto. Debe crear una cita duplicada en su calendario con el valor de Mostrar como establecido en Fuera de la oficina.

Cuando las personas utilicen el calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, podrán ver su disponibilidad a no ser que haya cambiado los permisos en su calendario para impedirlo. Normalmente, en las citas, las reuniones y los eventos, la configuración de Mostrar como es No disponible. Puede crear también elementos con Mostrar como definido en Fuera de la oficina. Los elementos definidos como Fuera de la oficina se consideran similares a los elementos definidos como No disponible: nadie esperará que esté disponible durante ese período. Visualmente, los dos elementos son diferentes: los que están definidos como Fuera de la oficina aparecen en color morado y los que están definidos como No disponible se identifican mediante un tema de color azul. Esta diferencia visual permite poner de manifiesto el motivo por el cual no está disponible. Por ejemplo, podría cambiar un elemento No disponible en caso de conflicto, pero probablemente no pueda o no desee cambiar un elemento Fuera de la oficina, como sus vacaciones.

  1. En el calendario, en el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Cita.
  2. En el cuadro Asunto, escriba su nombre y, a continuación, escriba vacaciones. Puede utilizar también el cuadro Asunto para especificar otro tipo de tiempo libre.
  3. En Hora de inicio, haga clic en la fecha en la que comienzan sus vacaciones (u otro tiempo libre).
  4. En Hora de finalización, haga clic en la fecha en la que terminan sus vacaciones (u otro tiempo libre).
  5. Active la casilla de verificación Todo el día.
  6. Cambie la configuración de Mostrar como a Fuera de la oficina.
  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

 Nota   Puede eliminar, si así lo desea, la convocatoria de reunión inicial que envió a otras personas (sólo de su calendario). O puede dejarla en su calendario para utilizarla para enviar fácilmente una actualización o cancelación si cambia de planes.

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Mostrar el calendario de vacaciones a personas que no pertenecen a su organización

Si utiliza una cuenta de Exchange, POP3, IMAP o Windows Live Mail, puede compartir la información del calendario con todas aquellas personas que tengan acceso al correo electrónico o a Internet.

En esta sección



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Guardar un calendario como un archivo iCalendar

Los calendarios se pueden enviar como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico. Estos datos adjuntos no están vinculados al calendario de origen y, por tanto, no se actualizan nunca. Por ejemplo, puede trabajar con una persona de otra empresa que no tiene acceso a la información de disponibilidad de Outlook y, por tanto, no sabe cuándo está disponible para una reunión. En esta situación, podría enviar un mensaje de correo electrónico con una instantánea del calendario. Esa instantánea aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico y como un archivo adjunto iCalendar. Si el destinatario utiliza Office Outlook 2007, el archivo adjunto iCalendar se abre como un calendario de Outlook.

  1. En Calendario, seleccione un calendario para convertirlo en el calendario activo en la vista.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
  3. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo iCalendar. Debe ser un nombre que sea fácilmente reconocible y descriptivo para usted y para los destinatarios.

Junto a Más opciones, aparece un resumen del nombre del calendario, los intervalos de fechas y el nivel de detalle. Si este resumen es de su agrado, continúe con el paso 8; en caso contrario, continúe con el paso 4.

  1. Haga clic en Más opciones.
  2. En la lista Intervalo de fechas, elija la cantidad de datos del calendario que desea incluir en el archivo iCalendar o haga clic en Especificar fechas para indicar un intervalo de fechas personalizado.

 Nota   Si elige un intervalo de fechas grande o selecciona Calendario completo, puede crear un archivo iCalendar de gran tamaño.

  1. En la lista Detalle, elija el nivel de detalle que desea mostrar a los destinatarios. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Sólo disponibilidad.

 Nota   Ninguna de las opciones incluye los elementos marcados como privados a no ser que cambie la opción de privacidad bajo Avanzadas.

  1. Si lo desea, haga clic en Mostrar para ver las opciones Avanzadas.
    • Incluir detalles de los elementos marcados como privados     Esta opción requiere que Detalle esté definido en Detalles limitados o Detalles completos. Se indicará que hay elementos privados, pero no se compartirá ninguna otra información.
    • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario     Esta opción requiere que Detalle esté definido en Detalles completos. Se incluyen todos los datos adjuntos de elementos del calendario, como las hojas de cálculo.

 Nota   Esto puede aumentar considerablemente el tamaño del archivo iCalendar.

  1. Haga clic en Aceptar y luego en Guardar.

Si el calendario no contiene elementos, aparece un cuadro de diálogo en el que se le ofrece la oportunidad de cancelar la operación de guardado del archivo iCalendar.

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Publicar un calendario en Office Online

Puede compartir sus calendarios de Office Outlook 2007 publicándolos en Microsoft Office Online. Office Online permite compartir los calendarios de forma gratuita y controlar quién tiene acceso a ellos. Asimismo, puede publicar o ver calendarios en Office Online aunque no utilice una cuenta de Exchange. Office Online constituye un modo eficaz de compartir la información del calendario si utiliza cuentas de correo electrónico POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.) o IMAP (IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet): a diferencia de los protocolos de correo electrónico de Internet como POP3, que proporcionan únicamente una carpeta Bandeja de entrada de servidor, IMAP permite la creación de varias carpetas de servidor para guardar y organizar mensajes a los que se puede obtener acceso desde varios equipos.), los tipos más comunes de cuentas de correo electrónico personales o de las pequeñas empresas.

  1. En Calendario, en el Panel de exploración haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el calendario que desea publicar.

 Nota   Si utiliza el Panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.) en la vista Minimizada, en el Panel de exploración, haga clic en el botón CalendarioImagen del botón, haga clic en Panel de exploración y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en el calendario que desea publicar.

 Sugerencia   Si desea publicar el calendario predeterminado, haga clic en Publicar mi calendario en el Panel de exploración y continúe con el paso 3.

  1. En el menú contextual, elija Publicar en Internet y, a continuación, haga clic en Publicar en Office Online.
  2. Si es la primera vez que publica un calendario en Office Online, debe registrarse en Office Online mediante su cuenta de Windows Live ID. Si no dispone de una cuenta de Windows Live ID gratuita, puede crear una. Siga las instrucciones de la pantalla.
  3. Junto a Marco temporal, seleccione el número de días del calendario que desea compartir.

Captura de pantalla de intervalo de fechas

  1. Junto a Detalle, haga clic en la fecha y seleccione el nivel de detalle que desea compartir. Si lo desea, active la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral para restringir los detalles a las horas laborales especificadas en Outlook.

Detalles del calendario

  1. Junto a Permisos, indique si sólo las personas que especifique pueden ver la información de calendario o si esa información pueden verla y buscarla todos los que utilicen Office Online.
    • Este calendario sólo lo pueden ver los usuarios invitados     Si hace clic en esta opción, se abre un mensaje de correo electrónico de uso compartido de Outlook una vez publicado el calendario en Office Online. Puede enviar ese mensaje a todas aquellas personas a las que desee otorgar acceso a su calendario. El mensaje incluye automáticamente un vínculo al calendario y puede escribir un mensaje si lo desea.
    • Cualquier usuario puede ver y buscar este calendario en Office Online     Si hace clic en esta opción, cualquiera que conozca el vínculo a su calendario podrá verlo. No es necesario disponer de una cuenta de Windows Live ID para conectarse e iniciar sesión en un servicio. Además, los usuarios de Office Online pueden encontrar este calendario cuando busquen calendarios.
  2. Si publica un calendario que cualquiera pueda ver y buscar, escriba una descripción del mismo en el cuadro Descripción. Esta información ayudará a otros usuarios de Office Online a encontrar su calendario.

De forma predeterminada, el calendario se actualizará periódicamente. Los cambios en el calendario se publican en Office Online durante el siguiente envío o recepción manual o automático. De manera predeterminada, hay un intervalo de 30 minutos entre cada envío y recepción para cada grupo Enviar y recibir. Si cambia el intervalo automático de envío y recepción a menos de 20 minutos, las actualizaciones del calendario en Office Online se envían en un intervalo mínimo de 20 minutos.

Para cargar este calendario y no proporcionar nunca actualizaciones, haga clic en Avanzadas y luego en Carga única: las actualizaciones no se cargarán.

  1. Haga clic en Aceptar.

Después de compartir el calendario, el icono del calendario del Panel de exploración cambia como se muestra a continuación.

Calendario compartido

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Publicar un calendario en un servidor WebDAV

Publicar en un servidor WebDAV es útil si desea compartir calendarios e información de disponibilidad con otras personas, pero no utiliza una aplicación de software como Exchange.

WebDAV (Sistema distribuido de creación y control de versiones Web) es una extensión de HTTP (HTTP, protocolo de transferencia de hipertexto: protocolo que se utiliza cuando tiene acceso a páginas Web desde Internet. Outlook utiliza HTTP como un protocolo de correo electrónico.) que permite crear y modificar documentos en un servidor Web. El servidor en el que publique un calendario debe admitir el protocolo WebDAV. No todos los servidores Web admiten WebDAV. Aunque utilice el protocolo FTP (Protocolo de transferencia de archivos) (FTP: protocolo de comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones remotas de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos FTP, como crear listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicación remota.) o guarde directamente en un ruta de acceso UNC (Convención de nomenclatura universal) (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.) como \\servidor\documentosEquipo, esto no indica que WebDAV esté disponible. El administrador del servidor o su ISP (proveedor de servicios Internet) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) puede indicarle si se admite WebDAV en el servidor que desea utilizar.

  1. En Calendario, en el Panel de exploración haga clic con el botón secundario del mouse en el calendario que desea compartir.
  2. En el menú contextual, elija Publicar en Internet y, a continuación, haga clic en Publicar en Servidor WebDAV.
  3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación del servidor WebDAV y la carpeta.
  4. Junto a Marco temporal, seleccione el número de días del calendario que desea compartir.
  5. Junto a Detalle, haga clic en la flecha y seleccione el nivel de detalle que desea compartir. Si lo desea, active la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral para restringir los detalles a las horas laborales especificadas en Outlook.

Detalles del calendario

De forma predeterminada, el calendario se actualizará periódicamente. Los cambios en el calendario se publican en Office Online durante el siguiente envío o recepción manual o automático. De manera predeterminada, hay un intervalo de 30 minutos entre cada envío y recepción para cada grupo Enviar y recibir. Si cambia el intervalo automático de envío y recepción a menos de 20 minutos, las actualizaciones del calendario en el servidor WebDAV se envían en un intervalo mínimo de 20 minutos.

Para cargar este calendario y no proporcionar nunca actualizaciones, haga clic en Avanzadas y luego en Carga única: las actualizaciones no se cargarán.

  1. Haga clic en Aceptar.

Después de compartir el calendario, el icono del calendario del Panel de exploración cambia como se muestra a continuación.

Calendario compartido

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Guardar un calendario como una página Web

Puede guardar un calendario como una página Web y así compartirla con otras personas. Por ejemplo, puede publicar un calendario con fechas de proyecto importantes como una página en la intranet de su empresa, o publicar el calendario de partidos de fútbol como una página en su sitio Web personal. A continuación, podrá remitir a otras personas al calendario distribuyendo su dirección URL. Además, si su ISP (Proveedor de servicios Internet) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) le proporciona un sitio Web o un lugar para compartir archivos públicamente, puede compartir su calendario como una página Web.

 Sugerencia   Una solución mejor es utilizar el servicio de publicación de calendarios de Microsoft Office Online. Puede guardar y publicar calendarios directamente desde Outlook y las actualizaciones se administran automáticamente.

Cuando guarda un calendario como una página Web, puede especificar las fechas de inicio y finalización del calendario y si va a incluir los detalles de citas que se especifican en la sección de texto de la cita. Puede agregar también un fondo.

  1. En Calendario, seleccione un calendario para convertirlo en el calendario activo en la vista.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.
  3. En Duración, escriba una fecha en los cuadros Fecha de inicio y Fecha de finalización. Haga clic en la flecha abajo de un calendario.

El valor predeterminado es el mes actual y el mes siguiente.

  1. En Opciones, puede elegir incluir detalles de sus citas y, si lo desea, seleccionar un gráfico de fondo para la página Web que va a crear.
  2. En Guardar como, en el cuadro de texto Título del calendario, escriba el nombre que desea que aparezca como título de la página Web.
  3. En Nombre de archivo, desplácese a la ubicación en la que desea guardar la página Web y, a continuación, escriba un nombre de archivo.
  4. De forma predeterminada, la página Web se abre en el explorador Web al hacer clic en Guardar. Si no desea ver la página Web, desactive la casilla de verificación Abrir la página Web guardada en el explorador.
  5. Haga clic en Guardar.

 Nota   En algunos exploradores Web, como Windows Internet Explorer, es posible que la página no aparezca como debería porque el contenido activo está bloqueado. Si aparece una barra de información en la parte superior, haga clic en Permitir contenido bloqueado y luego en .

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Enviar el calendario por correo electrónico

  1. En Calendario, en el Panel de exploración, haga clic en Enviar un calendario por correo electrónico.

 Nota   Si utiliza el Panel de exploración en la vista Minimizada, en el Panel de exploración, haga clic en el botón CalendarioImagen del botón, haga clic en Panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el calendario que desea compartir y, a continuación, haga clic en Enviar por correo electrónico.

  1. En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea enviar la información de suscripción.
  2. En la lista Calendario, seleccione el calendario que desea enviar. De forma predeterminada, se selecciona el calendario predeterminado. Éste es el calendario de Outlook que se utiliza para mostrar la información de disponibilidad a otras personas y donde se aceptan las convocatorias de reunión.
  3. En la lista Intervalo de fechas, elija el intervalo de fechas del calendario que desea incluir en el mensaje de correo electrónico o haga clic en Especificar fechas para indicar un intervalo de fechas personalizado.

 Sugerencia   Si elige un intervalo de fechas grande o selecciona Calendario completo, es posible que cree un mensaje de correo electrónico de gran tamaño.

  1. En la lista Detalle, elija el nivel de detalle que desea mostrar a los destinatarios. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Sólo disponibilidad.

 Nota   Ninguna de las opciones incluye los elementos marcados como privados a no ser que cambie la opción de privacidad bajo Avanzadas.

  1. Si lo desea, puede restringir la información incluida en el mensaje de correo electrónico e incluir sólo las horas laborales activando la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral. Para cambiar las horas laborales, haga clic en Establecer horas de trabajo.
  2. Si lo desea, haga clic en Mostrar para ver las opciones Avanzadas.
    • Incluir detalles de los elementos marcados como privados     Esta opción requiere que Detalle esté definido en Detalles limitados o Detalles completos. Se indicará que hay elementos privados, pero no se compartirá ninguna otra información.
    • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario     Esta opción requiere que Detalle esté definido en Detalles completos. Se incluyen todos los datos adjuntos de elementos del calendario, como las hojas de cálculo.

 Nota   Esto puede aumentar considerablemente el tamaño del mensaje de correo electrónico.

  • Diseño de correo electrónico     Puede incluir su Programa diario o una Lista de eventos.
  1. Si lo desea, puede solicitar permisos para ver el calendario predeterminado del destinatario. Para ello, active la casilla de verificación Solicitar permiso para ver Calendario del destinatario.

 Nota   Esta opción sólo solicita el acceso al calendario predeterminado del destinatario. Si desea solicitar el acceso a otro calendario creado por el destinatario, como un calendario personal, debe enviar un mensaje de correo electrónico en el que se soliciten los permisos para ese calendario en concreto.

  1. Haga clic en Enviar.
  2. Examine el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

Si el calendario no contiene elementos, aparece un cuadro de diálogo en el que se le ofrece la oportunidad de cancelar el envío del mensaje de correo electrónico.

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Responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico cuando está fuera de la oficina

Cuando no esté trabajando con el equipo y no pueda ver si hay mensajes de correo electrónico, puede configurar Office Outlook 2007 para que envíe una respuesta automática a algunas o a todas las personas que le envían mensajes. Debe saber qué tipo de cuenta de correo electrónico (cuenta de correo electrónico: nombre del servidor, nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico que utiliza Outlook para conectarse a un servicio de correo electrónico. Cree la cuenta de correo electrónico en Outlook utilizando la información proporcionada por su administrador o proveedor de acceso a Internet (ISP).) utiliza con el fin de determinar las funciones que están disponibles para la configuración de respuestas automáticas.

¿Qué tipo de cuenta de correo electrónico utiliza?

Si sabe a qué tipo de servidor de correo electrónico está conectado, puede pasar a una de las secciones siguientes para conocer los procedimientos de configuración de las respuestas automáticas:

Si necesita identificar el tipo de cuenta que utiliza, siga leyendo esta sección.

Una de las formas más sencillas de saber si utiliza una cuenta de Exchange consiste en comprobar si el menú Herramientas contiene un comando Asistente para fuera de oficina. Asegúrese de hacer clic en el botón Expandir Imagen del botón al final del menú para que se muestren todos los comandos del menú Herramientas.

Si hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas y aparece el siguiente cuadro de diálogo al hacer clic en él, entonces tiene una cuenta en Exchange 2007. En ese caso, continúe con la sección Respuestas automáticas para cuentas de Exchange 2007.

Cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina

Si hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas y aparece el siguiente cuadro de diálogo al hacer clic en él, entonces tiene una cuenta en Exchange 2003 o anterior. En ese caso, continúe con la sección Respuestas automáticas para cuentas de Exchange 2000 y Exchange 2003.

Cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina

Si no hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas, probablemente no tenga una cuenta de Exchange. No obstante, puede reproducir casi todo el comportamiento de Asistente para fuera de oficina mediante reglas. Para obtener información al respecto, consulte la sección Respuestas automáticas para cuentas POP3 e IMAP.

MostrarOtra forma de identificar el tipo de cuenta de correo electrónico que utiliza

Puede consultar el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta de Outlook para identificar los tipos de cuentas de correo electrónico que hay en su perfil de Outlook.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
  2. En la ficha Correo electrónico, en la columna Tipo se muestra el tipo de cuenta de cada dirección de correo electrónico.

Ficha Correo electrónico de Configuración de la cuenta

Algunas características pueden requerir versiones específicas de Exchange. Por ejemplo, Outlook en cualquier lugar requiere Exchange 2003 o Exchange 2007.

Para identificar la versión a la que está conectado, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

Respuestas automáticas desde cuentas de Exchange 2007

Para esta función deberá utilizar una cuenta de Microsoft Exchange Server 2007. La mayoría de las cuentas personales y domésticas no utilizan Microsoft Exchange. Para obtener más información sobre las cuentas de Microsoft Exchange y cómo determinar a qué versión de Exchange se conecta la cuenta, vea los vínculos en la sección Vea también.

Cuando se utiliza Outlook con una cuenta de Exchange 2007, se tiene acceso a la función Asistente para fuera de oficina y a una interfaz de usuario mejorada. Las nuevas características son las siguientes:

  • Formato de texto enriquecido     Utilice fuentes, colores y formato en las respuestas.
  • La capacidad de enviar respuestas automáticas a personas que no pertenecen a su organización     Las respuestas automáticas de fuera de la oficina se pueden personalizar para los destinatarios de dentro y fuera de su organización. Por ejemplo, tal vez desee enviar un mensaje más general para fuera de la empresa en el que no figuren los nombres, los números de teléfono ni las direcciones de correo electrónico de contacto.
  • La capacidad de programar respuestas automáticas de fuera de la oficina por adelantado con una hora de inicio y de finalización     Ya no se olvidará más de activar o desactivar la función de autorrespuesta. Programe las fechas y las horas a las que deben enviarse las respuestas automáticas.
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas

  1. Haga clic en Enviar autorrespuestas de fuera de la oficina.
  2. En la ficha Dentro de mi organización, escriba la respuesta que desea enviar mientras se encuentra fuera de la oficina.

Puede utilizar los controles para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otro formato de texto.

Si lo desea, puede enviar respuestas automáticas a personas que no pertenecen a su organización. Puede elegir enviar una respuesta automática a cada persona que le envíe un mensaje de correo electrónico o sólo a las personas que figuran en sus contactos.

 Nota   El contacto debe estar en la carpeta Contactos de Exchange. Si el contacto sólo está en una carpeta que forma parte de un archivo de carpetas personales (.pst), no se enviará la respuesta automática.

  1. En la ficha Fuera de mi organización, escriba la respuesta que desea enviar mientras se encuentra fuera de la oficina.

Puede utilizar los controles para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otro formato de texto.

  1. Active la casilla de verificación Autorresponder a personas que no pertenezcan a mi organización.
  2. Haga clic en Sólo a mis contactos o A cualquiera que no pertenezca a mi organización para especificar a quién se envían las respuestas automáticas.

Cuando la casilla de verificación Autorresponder a personas que no pertenezcan a mi organización está activada, en la ficha Fuera de mi organización aparece (Activado) junto al nombre de la ficha.

Respuestas automáticas para cuentas de Exchange 2000 y Exchange 2003

Esta función requiere una cuenta de Exchange 2000 o Exchange 2003. La mayoría de las cuentas domésticas y personales no utilizan Microsoft Exchange. Para obtener más información sobre las cuentas de Microsoft Exchange y cómo determinar a qué versión de Exchange se conecta la cuenta, vea los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.
  2. Haga clic en Actualmente estoy fuera de la oficina.
  3. En el cuadro Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente, escriba el mensaje que desea enviar a otras personas mientras está fuera.
  4. Si lo desea, cree reglas para administrar el correo entrante.
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas

 Nota   El comando Asistente para fuera de oficina no aparece a menos que utilice una cuenta de correo electrónico de Exchange.

  1. Haga clic en Agregar regla.
  2. En Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones, especifique las condiciones que el mensaje debe cumplir para que se produzca la acción asociada a la regla.
  3. Si desea especificar más condiciones, haga clic en Avanzadas, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Si desea especificar que esta regla se aplique en último lugar, active la casilla de verificación No procesar las reglas que siguen a ésta.
  5. En Ejecutar estas acciones, seleccione las opciones que desee. Puede seleccionar varias opciones.

 Nota   Si especifica que debe eliminarse un mensaje, las reglas que van a continuación de la regla de eliminación en la lista de reglas del cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina no afectan al mensaje.

Respuestas automáticas para cuentas POP3 e IMAP

Si su perfil no incluye una cuenta de Exchange, puede combinar una plantilla de correo electrónico de Outlook con reglas de Outlook para reproducir la funcionalidad del Asistente para fuera de oficina. Mediante esta combinación, puede utilizar la cuenta de correo electrónico POP3 o IMAP para enviar repuestas automáticas a mensajes entrantes.

 Importante   Debe dejar su equipo encendido y Outlook debe estar ejecutándose para poder enviar respuestas automáticas.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje de correo.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Formato, haga clic en Texto sin formato.
  3. En el cuerpo del mensaje, escriba el mensaje que desea enviar como respuesta automática.
  4. En la ventana de mensaje, haga clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y luego en Guardar como.
  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook (*.oft).
  6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de mensaje y, a continuación, haga clic en Guardar.
  7. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  8. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
  9. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y, a continuación, en Siguiente.
  10. En ¿Qué condiciones desea comprobar?, active la casilla de verificación enviado a mí solamente y cualquier otro criterio que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  11. Cuando aparezca un cuadro de diálogo en el que se indica que esta regla se aplicará a cada mensaje que reciba, haga clic en .
  12. En ¿Qué desea hacer con el mensaje?, active la casilla de verificación responder usando una plantilla determinada.
  13. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en una plantilla determinada.
  14. En el cuadro de diálogo Seleccione una plantilla de respuesta, en el cuadro Buscar en, haga clic en Plantillas del usuario en el sistema de archivos.
  15. Seleccione la plantilla que creó en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Abrir.
  16. Haga clic en Siguiente.
  17. De manera opcional, active las casillas de verificación para todas las excepciones a la regla de respuesta automática.
  18. Haga clic en Siguiente.
  19. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para la regla de respuesta automática y, a continuación, haga clic en Finalizar.

La regla responder usando una plantilla determinada del Asistente para reglas envía la respuesta automática una única vez a cada remitente durante una sesión. Esta regla impide que Outlook envíe respuestas repetitivas a un mismo remitente del que recibe varios mensajes. Durante una sesión, Outlook mantiene una lista de usuarios a los que ha respondido. Pero si sale de Outlook y reinicia la aplicación, la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas se restablece.

 Importante   Para que el Asistente para reglas envíe una repuesta de forma automática, Outlook debe estar ejecutándose y debe estar configurado de forma que compruebe periódicamente si hay nuevos mensajes.

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Corresponde a:
Outlook 2007