Filtrar los elementos y los archivos de las vistas

Una vista filtrada proporciona una manera sencilla de ver sólo los elementos o archivos almacenados en Microsoft Outlook que cumplen ciertas condiciones especificadas.

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre el filtrado de los elementos y archivos de una vista

Filtrar no es lo mismo que ordenar. Al ordenar elementos, se vuelven a organizar los elementos que hay en una vista. Por ejemplo, si está viendo la Bandeja de entrada en la vista de una sola línea y hace clic en el nombre Julia IIyina y, a continuación, hace clic en el encabezado de columna De, todos los mensajes de la Bandeja de entrada se mostrarán en orden alfabético, con todos los mensajes de Julia IIyina en la parte superior de la lista. Con todo, los demás mensajes se siguen viendo en la Bandeja de entrada; ahora, están en orden alfabético por delante y por detrás de Julia IIyina. Si se desplaza, los verá todos.

Al filtrar los elementos, puede seleccionar qué elementos se mostrarán en una vista. El cuadro de diálogo Filtro proporciona varios métodos para seleccionar y organizar los criterios. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro, elija Vista actual en el menú Ver, haga clic en Personalizar la vista actual y, a continuación, haga clic en Filtro.

Cuadro de diálogo Filtro

Por ejemplo, puede filtrar la Bandeja de entrada para que sólo se muestren los elementos con "Julia IIyina" en el cuadro De. Todos los demás elementos de la Bandeja de entrada se ocultan y se pueden volver a ver si se quita el filtro.

Antes y después de aplicar un filtro

Si se aplica una vista de filtro a una carpeta seleccionada, en la barra de estado (barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra información sobre la condición actual del programa como el estado de los elementos en la ventana, el progreso de la tarea actual o la información acerca del elemento seleccionado.) se muestran las palabras Filtro aplicado en el ángulo inferior izquierdo de la pantalla. Se muestra Varios filtros aplicados si se han aplicado un filtro de vista y un filtro de sincronización. Un filtro de sincronización le permite elegir qué elementos se descargan o se conservan en el archivo de carpetas sin conexión (.ost) (archivo de carpetas sin conexión: archivo del disco duro que contiene las carpetas sin conexión. El archivo de carpetas sin conexión tiene la extensión .ost. Puede crearlo automáticamente cuando configura Outlook o la primera vez que una carpeta esté disponible sin conexión.). Obtenga más información acerca de los filtros de sincronización.

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Mostrar u ocultar elementos o archivos mediante un filtro de vista

  1. Haga clic en la carpeta a la que desee aplicar un filtro.
  2. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.
  3. Haga clic en Filtrar.
  4. Siga alguno de estos procedimientos:
    • Filtrar utilizando criterios de filtrado comunes    
      • En la ficha Mensajes, seleccione las opciones de filtrado que desee.
    • Filtrar utilizando criterios de filtrado adicionales, como una categoría o nivel de importancia    
      • Haga clic en la ficha Opciones adicionales y, a continuación, seleccione las opciones de filtrado que desee.

Si selecciona más de un campo de opción de filtrado en el cuadro de diálogo Filtro, sólo se mostrarán los elementos que cumplan todos los criterios. Sin embargo, si utiliza un campo de filtrado y escribe varios criterios, se mostrarán los elementos que cumplan al menos un criterio de ese campo.

Por ejemplo, si escribe Julia IIyina, Florian Voss y Jon Morris en el campo de filtro De, sólo se mostrarán los mensajes procedentes de una, dos o las tres personas.

  • Filtrar con criterios personalizados    
  1. Haga clic en la ficha Avanzadas.
  2. Haga clic en Campo.
  3. Elija el conjunto de campos que desee y, a continuación, haga clic en el campo que desee utilizar en los criterios de búsqueda.
  4. En la lista Condición, haga clic en la condición (condición: parte del criterio que debe cumplir un campo cuando se realiza una búsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la condición igual a con el valor Juan.) que desee usar con el campo seleccionado. Las condiciones disponibles dependen del campo seleccionado.
  5. Si la condición requiere un valor (valor: texto, fecha, número o valor lógico que completa la condición que debe cumplir un campo en una búsqueda o filtrado. Por ejemplo, el campo Autor con la condición igual a debe incluir un valor, por ejemplo Juan, para estar completo.), escriba el valor que desee que cumplan el campo y la condición en el cuadro Valor.

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Quitar un filtro de vista

  1. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.
  2. Haga clic en Filtrar.
  3. Haga clic en Borrar todo.

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Corresponde a:
Outlook 2007