Explicación de la configuración de Autoarchivar

Autoarchivar permite administrar el espacio del buzón o del servidor de correo electrónico que está usando, ya que mueve elementos automáticamente a una ubicación de almacenamiento. Autoarchivar realiza una o ambas de las siguientes acciones en una carpeta, según las condiciones establecidas.

  • Outlook mueve elementos a un archivo de almacenamiento y los quita de su ubicación original, generalmente, una de sus carpetas de trabajo.

Mostrar¿Adónde mueve Outlook los elementos?

El archivo de almacenamiento es un tipo especial de archivo de datos, un archivo de carpetas personales (.pst). La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, Outlook crea el archivo de almacenamiento de forma automática en las ubicaciones siguientes:

  • Windows Vista     C:\Users\nombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Una vez que Outlook archive por primera vez los elementos, podrá usarlos en el archivo directamente desde Carpetas archivadas en la Lista de carpetas (Lista de carpetas: muestra las componentes que están disponibles en su buzón. Para ver las subcarpetas, haga clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta. Si la Lista de carpetas no es visible, haga clic en Lista de carpetas en el menú Ir.) de Outlook, ubicada en el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.). También puede crear sus propios archivos de almacenamiento para las carpetas individuales.

 Nota   Si no ve las carpetas Configuración local ni Local, puede que estén ocultas.

El archivo de almacenamiento es un tipo especial de archivo de datos, un archivo de carpetas personales (.pst). La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, Outlook crea el archivo de almacenamiento de forma automática en las ubicaciones siguientes:

  • Windows Vista     C:\Users\nombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Una vez que Outlook archive por primera vez los elementos, podrá usarlos en el archivo directamente desde Carpetas archivadas en la Lista de carpetas (Lista de carpetas: muestra las componentes que están disponibles en su buzón. Para ver las subcarpetas, haga clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta. Si la Lista de carpetas no es visible, haga clic en Lista de carpetas en el menú Ir.) de Outlook, ubicada en el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.). También puede crear sus propios archivos de almacenamiento para las carpetas individuales.

 Nota   Si no ve las carpetas Configuración local ni Local, puede que estén ocultas.

Mostrar¿Cómo se muestran las carpetas ocultas?

  • Windows Vista    
    1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
    2. Haga clic en Apariencia y personalización.

 Nota   Si usa la vista clásica del Panel de control, haga doble clic en Opciones de carpeta y después vaya al paso 4.

  1. Haga clic en Opciones de carpeta.
  2. En Configuración avanzada, Archivos y carpetas, Archivos y carpetas ocultos de la ficha Ver, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.
  • Windows XP    
  1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. Haga clic en Opciones de carpeta.

Cuadro de diálogo Opciones de carpeta

  1. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

El archivo de almacenamiento es un tipo especial de archivo de datos, un archivo de carpetas personales (.pst). La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, Outlook crea el archivo de almacenamiento de forma automática en las ubicaciones siguientes:

  • Windows Vista     C:\Users\nombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Una vez que Outlook archive por primera vez los elementos, podrá usarlos en el archivo directamente desde Carpetas archivadas en la Lista de carpetas (Lista de carpetas: muestra las componentes que están disponibles en su buzón. Para ver las subcarpetas, haga clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta. Si la Lista de carpetas no es visible, haga clic en Lista de carpetas en el menú Ir.) de Outlook, ubicada en el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.). También puede crear sus propios archivos de almacenamiento para las carpetas individuales.

 Nota   Si no ve las carpetas Configuración local ni Local, puede que estén ocultas.

Mostrar¿Cómo se muestran las carpetas ocultas?

  • Windows Vista    
  1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. Haga clic en Apariencia y personalización.

 Nota   Si usa la vista clásica del Panel de control, haga doble clic en Opciones de carpeta y después vaya al paso 4.

  1. Haga clic en Opciones de carpeta.
  2. En Configuración avanzada, Archivos y carpetas, Archivos y carpetas ocultos de la ficha Ver, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.
  • Windows XP    
  1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. Haga clic en Opciones de carpeta.

Cuadro de diálogo Opciones de carpeta

  1. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

  • Autoarchivar elimina los elementos que han expirado de forma permanente. Estos son elementos que han superado su período de antigüedad.

MostrarMás información acerca de cuándo expiran elementos específicos de Microsoft Outlook

Períodos de antigüedad predeterminados para que expiren o se eliminen los elementos de las carpetas

Carpeta Período de antigüedad
Bandeja de entrada y Borrador 6 meses
Elementos enviados y Elementos eliminados 2 meses
Bandeja de salida 3 meses
Calendario 6 meses
Tareas 6 meses
Notas 6 meses
Diario 6 meses

 Nota   Las carpetas que crea que contienen el mismo tipo de elementos que Bandeja de entrada, Calendario, Tareas, Notas o Diario tienen el mismo período de antigüedad de seis meses predeterminado, por ejemplo, una carpeta de correo electrónico que crea para informes recibidos de un colega o una carpeta de contactos que crea para contactos personales.

Determinar la antigüedad de un elemento

Tipo de elemento Cuándo comienza el período de antigüedad
Mensaje de correo electrónico Fecha y hora en que se recibió o la última vez que se modificó y guardó el mensaje, lo que sea posterior.
Cita, evento o reunión del calendario Fecha en la que modificó y guardó por última vez el elemento, la que sea posterior. Los elementos periódicos no se archivan automáticamente.
Tarea Fecha de finalización o fecha en la que modificó y guardó por última vez la tarea. Las tareas que no están marcadas como completadas no se autoarchivan. Las tareas asignadas a otros usuarios se archivan sólo si están marcadas como completadas.
Nota Cuando se modificó y guardó la nota por última vez.
Entrada del diario Fecha de creación de la entrada del Diario o cuando se modificó y guardó la entrada por última vez.
Contacto Los contactos no se archivan de forma predeterminada. Sin embargo, puede archivarlos manualmente.

Puede personalizar las condiciones para estas opciones de configuración según sus necesidades de almacenamiento. Para obtener más información, vea las descripciones siguientes o, para obtener más detalles sobre Autoarchivar, vea el artículo sobre el uso de Autoarchivar para realizar una copia de seguridad de elementos o eliminarlos.

La configuración de expiración o eliminación de elementos puede ser confusa.

MostrarMás información acerca de la expiración y eliminación de elementos.

  • Los elementos se almacenan en sus ubicaciones de archivo, a no ser que cambie alguna de las opciones de configuración de Autoarchivar y seleccione que se eliminen una vez que han caducado. Los elementos que no se eliminan de sus ubicaciones de archivo sólo pueden eliminarse automáticamente antes de ir a su ubicación de archivo. Una vez archivados, sólo pueden eliminarse de forma manual.
  • Si selecciona una opción para eliminar elementos de forma permanente, se eliminarán los elementos de forma automática cuando caducan. No se archivan. Por ejemplo, si hace clic en Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico), esta opción elimina todos los mensajes de todas las carpetas de correo electrónico, como Bandeja de entrada, Elementos enviados o Borradores, cuando llegan al final de los períodos de antigüedad. No se archivan los mensajes.

Configuración y opciones de Autoarchivar

Vea las siguientes descripciones de los valores de configuración y las opciones que puede aplicar cuando personaliza Autoarchivar.

Configuración de Autoarchivar

Llamada 1 Ejecutar Autoarchivar cada   Elija la frecuencia con la que se ejecutará Autoarchivar. El archivado de muchos elementos al mismo tiempo puede ralentizar el rendimiento del equipo. Por tanto, es mejor elegir un período que acorte el proceso de Autoarchivar. Debe tener en cuenta la cantidad de elementos que normalmente recibe durante un tiempo determinado y ajustar el período de tiempo en consecuencia.

Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute    Elija esta opción si desea que Outlook muestre un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar procese los elementos de Outlook. Cuando vea el mensaje, puede hacer clic en No para cancelar esa sesión de autoarchivado.

Llamada 2 Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico)   Esta opción no está seleccionada de forma predeterminada. Puede elegir que se eliminen mensajes de correo electrónico cuando haya expirado su período de antigüedad. El período predeterminado de los elementos de las carpetas Bandeja de entrada y Borrador es de seis meses, y de tres para Elementos enviados, pero puede cambiar estos períodos con la opción Eliminar elementos anteriores a.

MostrarMás información acerca de cuándo expiran los elementos de Microsoft Outlook

Períodos de antigüedad predeterminados para que expiren o se eliminen los elementos de las carpetas

Carpeta Período de antigüedad
Bandeja de entrada y Borrador 6 meses
Elementos enviados y Elementos eliminados 2 meses
Bandeja de salida 3 meses
Calendario 6 meses
Tareas 6 meses
Notas 6 meses
Diario 6 meses

 Nota   Las carpetas creadas que contengan el mismo tipo de elementos que la Bandeja de entrada, el Calendario, las Tareas, las Notas o el Diario tienen el mismo período de antigüedad de seis meses.

Determinar la antigüedad de un elemento

Tipo de elemento Cuándo comienza el período de antigüedad
Mensaje de correo electrónico Fecha y hora en que se recibió o la última vez que se modificó y guardó el mensaje, lo que sea posterior.
Cita, evento o reunión del calendario Fecha en la que modificó y guardó el elemento por última vez, la que sea posterior. Los elementos periódicos no se archivan automáticamente.
Tarea Fecha de finalización o fecha en la que modificó y guardó por última vez la tarea. Las tareas que no están marcadas como completadas no se archivan automáticamente. Las tareas asignadas a otros usuarios se archivan sólo si están marcadas como completadas.
Nota Cuando se modificó y guardó la nota por última vez.
Entrada del diario Fecha de creación de la entrada del Diario o cuando se modificó y guardó la entrada por última vez.
Contacto Los contactos no se archivan de forma predeterminada. Sin embargo, puede archivarlos manualmente.

Llamada 3 Almacenar o eliminar elementos antiguos    Elija esta opción si desea que los elementos de Outlook se archiven y, a continuación, se eliminen cuando transcurra su período de antigüedad. Elija opciones adicionales para que se apliquen tanto a los procesos de archivado como de eliminación.
Llamada 4 Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas   Elija que la carpeta de archivos se incluya con las demás carpetas de trabajo del panel de exploración. En la carpeta Archivar principal, puede abrir las subcarpetas y ver los elementos archivados. Cuando vea los elementos archivados, puede comprobar si se archivaron los elementos correctos y arrastrar los elementos que necesita de nuevo hasta una carpeta de trabajo.
Llamada 5 Eliminar elementos anteriores a    Elija la configuración predeterminada de cuándo desea archivar los elementos (por días, semanas o meses). Puede configurar un período comprendido entre un día y 60 meses. "Eliminar" significa archivar (almacenar) los elementos. No significa "borrar" a menos que haya seleccionado esa configuración para las carpetas en otra parte.
Llamada 6 Mover elementos antiguos a    La configuración predeterminada de esta ubicación es diferente para equipos que ejecutan los sistemas operativos Windows Vista y Windows XP. Si desea establecer otro destino para los elementos archivados, puede buscar y establecer una ubicación diferente. Los elementos se mueven a esta ubicación después de su período de antigüedad.
  • Windows Vista     C:\Users\nombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst

 Nota   No se eliminan elementos archivados en una ubicación personalizada a menos que abra las carpetas y los elimine manualmente.

Llamada 7 Eliminar permanentemente los elementos antiguos   Esta opción elimina inmediatamente los elementos que han expirado en vez de moverlos a la ubicación predeterminada, a otra carpeta designada o a la carpeta Elementos eliminados.
Llamada 8 Aplicar esta configuración a todas las carpetas    Esta opción se aplica a la configuración de Autoarchivar, incluidos los cambios a todas las carpetas. Para especificar una configuración diferente para una o más carpetas, no elija esta opción. En su lugar, use las instrucciones que aparecen debajo del botón y que explican cómo especificar la configuración para carpetas individuales. Los cambios efectuados en carpetas específicas se aplican sólo a esas carpetas.
Llamada 9 Información sobre la directiva de retención    En su organización, un administrador de sistemas puede establecer directivas de retención que determinen cuándo y cómo se archivan automáticamente los elementos del buzón. Puede ver estas directivas aquí, pero no puede cambiarlas sin los permisos correspondientes.

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Outlook 2007