Crear y personalizar listas y tipos de registro

Con Business Contact Manager para Outlook puede personalizar los formularios mediante la adición de campos relevantes para su negocio, la eliminación de campos que no necesite y el desplazamiento de campos a otras ubicaciones para destacar la información que considere más importante. Puede crear formularios nuevos, agregar listas, personalizar informes, modificar criterios de calificación de clientes potenciales y fases de venta, y elegir campos para las tarjetas de contacto.

En este artículo se explica la creación y personalización de formularios, y la creación y edición de listas.

 Nota   Solo el propietario de la base de datos puede personalizar formularios.

Vea los artículos siguientes para obtener información acerca de cómo personalizar informes; modificar fases de venta, actividades de venta y recordatorios; cambiar criterios de calificación de clientes potenciales y acerca de las tarjetas de contacto:

¿Qué desea hacer?


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Crear un nuevo tipo de registro

Business Contact Manager para Outlook incluye una serie de tipos distintos de formularios o tipos de registro personalizables, incluidos Cuenta (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.), Contacto profesional (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.), Cliente potencial (potencial: cliente con el que el vendedor deberá ponerse en contacto para calificarlo o no como oportunidad de venta.), Oportunidad (Oportunidad: la posibilidad de vender sus productos o servicios a una Cuenta o Contacto de negocios.) y Proyecto profesional (Proyecto de negocios: proyecto que se ha creado en Business Contact Manager para Outlook. Un Proyecto de negocios incluye una o varias tareas.).

Puede usar los formularios predeterminados sin cambiarlos o crear nuevos tipos de registro para satisfacer las necesidades de su negocio.

También puede modificar los formularios mediante la adición y eliminación de campos. Para obtener información, vea Agregar o quitar un campo, más adelante en este artículo.

Los nuevos tipos de registro deben basarse en el tipo de registro de cuenta o contacto profesional. La forma en que se pueden vincular los registros y la información que se comparte entre ellos se conserva en los tipos de registros nuevos que cree.

Ejemplo: Un mayorista de bicicletas crea tipos de registro personalizados

Un mayorista de bicicletas debe crear registros de tienda y empleado de tienda.

Cada tienda que compra al mayorista tiene varios empleados responsables de las compras. El mayorista de bicicletas vende a muchas tiendas, cada una con su propio conjunto de empleados que toman decisiones de compras. El mayorista debe asociar a cada empleado con su tienda para ver la lista de empleados y las comunicaciones con los empleados de las tiendas al revisar la información acerca de una tienda.

Para ello, el mayorista crea un registro denominado Tienda que se basa en el tipo de registro Cuenta y un registro denominado Empleado de tienda que se basa en el tipo de registro Contacto profesional. El mayorista elige basar el registro Tienda en un registro Cuenta porque los registros de cuenta muestran una lista de contactos profesionales relacionados y todos los elementos del historial de comunicaciones de cada uno de los contactos profesionales.

Crear un tipo de registro personalizado

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.
  2. Haga clic en el botón Personalizar y, a continuación, en Personalizar tipos de registro.
  3. En el cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro, realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en Nuevo tipo de contacto profesional para crear un nuevo formulario basado en el tipo de registro de contacto profesional.
    • Haga clic en Nuevo tipo de cuenta para crear un nuevo formulario basado en el tipo de registro de cuenta.

Cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro con el botón Nuevo tipo de contacto profesional y el botón Nuevo tipo de cuenta marcados


 Notas 

  • Si necesita un nuevo tipo de registro para personas, elija Nuevo tipo de contacto profesional.
  • Si necesita un nuevo tipo de registro para organizaciones o grupos dentro de una organización mayor, elija Nuevo tipo de cuenta. En el historial de comunicaciones del registro de cuenta aparecen todos los elementos de comunicación de los registros vinculados a una cuenta. Para obtener más información acerca de los registros de cuenta, vea el tema sobre cómo almacenar información acerca de las cuentas en Business Contact Manager.
  1. En el cuadro de diálogo Nuevo tipo de contacto profesional o Nuevo tipo de cuenta, escriba un nombre en singular y en plural para el tipo de registro nuevo.
  2. Opcionalmente, haga clic en Examinar para cambiar el icono que aparecerá en cada registro de ese tipo.
  3. Haga clic en Aceptar.

El nuevo tipo de registro se incluye en la lista de tipos de registro del cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro.

 Nota   El nuevo tipo de registro incluye todos los campos y páginas predeterminados de la cuenta o el contacto profesional en que basó el nuevo tipo de registro. No se incluyen los campos o páginas personalizados que agregó a otros formularios. Para personalizar el formulario cambiando páginas y campos, vea la sección siguiente, Personalizar un formulario.

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Personalizar un formulario

Puede personalizar los formularios de varias maneras. Puede agregar o quitar páginas, secciones y campos. Puede reorganizar los campos de forma que tengan sentido para su negocio.

 Nota   Solo el propietario de la base de datos puede personalizar formularios.

Puede exportar los formularios personalizados para compartirlos con otros usuarios. Para obtener más información acerca de la exportación, vea el tema sobre cómo exportar los registros profesionales desde Business Contact Manager.

 Importante   Los cambios que realice en un formulario cambiarán todos los registros de ese tipo. Por ejemplo, si quita un campo del formulario de contacto profesional, ese campo se quitará de todos los registros de contacto profesional.

En esta sección


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Abrir un formulario para personalizarlo

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.
  2. Haga clic en el botón Personalizar y, a continuación, en Personalizar tipos de registro.
  3. En la lista, haga clic en el tipo de registro que desee personalizar y, a continuación, haga clic en el botón Personalizar formulario.

Cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro con el botón Personalizar formulario destacado

 Sugerencia   También puede personalizar cualquier formulario que tenga abierto. En la cinta de opciones, en el grupo Personalizar, haga clic en el botón Diseño de formulario.

Se abre una versión personalizable del formulario. Ahora puede agregar o quitar páginas, secciones y campos, o bien reorganizar secciones y campos del formulario.

 Nota   De forma predeterminada, se muestra la página General. Para mostrar una página diferente, en la ficha Personalizar, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en el nombre de la página.

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Crear una nueva página

Puede crear hasta cuatro páginas adicionales para cualquier formulario. De forma predeterminada, la mayoría de los formularios incluyen las páginas General, Detalles e Historial.

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar Icono de Mostrar y, a continuación, haga clic en Página de usuario 1 o en una de las otras páginas de usuario.

Se muestra una página en blanco.

 Nota   Si el nombre de la página termina con (Oculta), la página estará oculta de forma predeterminada. Deberá desactivar la característica Ocultar para poder indicar datos en esta página del formulario.

  1. Si la página está oculta, desactive la característica Ocultar para mostrarla. En el grupo Páginas, haga clic en Ocultar Icono de Ocultar.

 Nota   Para comprobar que la página ya no está oculta, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar. Si la página seleccionada ya no incluye (Oculta) después del nombre, está visible.

Puede cambiar el nombre de la página o agregar secciones y campos. Vea Agregar o quitar secciones y Agregar o quitar campos más adelante en este artículo para obtener más información.

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Asignar o cambiar un nombre de una página

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en la página cuyo nombre desee cambiar.
  2. En el grupo Páginas, haga clic en Cambiar nombre de página Icono de Cambiar nombre de página.
  3. En el cuadro Nombre de página, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Agregar o quitar secciones

La información de un formulario se organiza en secciones. Por ejemplo, en el formulario Contacto profesional hay una sección Números de teléfono que incluye distintos campos de número de teléfono, como Trabajo y Particular.

Pantalla de diseño del formulario Contacto profesional con la sección Números de teléfono resaltada

Agregar una sección

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar sección Icono de Agregar grupo.
  3. En el cuadro Nombre de sección, escriba un nombre para la sección y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Si desea cambiar el ancho de una sección, selecciónela. En la ficha Personalizar, haga clic en Ancho Icono de Ancho o Estrecho Icono de Estrecho.

Quitar una sección

  1. Haga clic en la sección que desee quitar.

 Sugerencia   Una sección tiene un nombre de sección con una línea horizontal junto al nombre. Para seleccionar una sección, haga clic en el nombre de la sección o cerca del mismo.

Sección de números de teléfono seleccionada

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Quitar Icono de Quitar.


 Notas 

  • Se quitan todos los campos de esta sección, pero no se eliminan de la base de datos de Business Contact Manager. Si desea volver a agregar los campos al formulario, vea Agregar un campo, más adelante en este artículo. Quitar campos no elimina los campos ni los datos que contienen. Todos los datos que se han indicado en los campos se guardan en la base de datos, a menos que elimine permanentemente los campos.
  • Al quitar una sección, se elimina de la base de datos de Business Contact Manager. Los campos incluidos en la sección no se eliminan junto con la sección. Si desea agregar la sección de nuevo, puede agregar una sección con el mismo nombre y, a continuación, volver a agregar los campos al formulario en esa sección.

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Agregar o quitar campos

Puede agregar distintos tipos de campos en Business Contact Manager para Outlook que necesite para su negocio. El tipo de campo que agregue determinará el tipo de información que puede especificarse o seleccionarse en él.

Por ejemplo, si desea escribir información en un cuadro de texto, puede agregar un campo de texto; si desea hacer clic en un elemento de una lista, puede agregar una lista rellenada previamente (también conocida como lista desplegable); si desea vincular o asociar un registro a otro, puede agregar un campo de relación.

Un florista podría crear un campo de texto denominado "Flor favorita" donde los usuarios tienen que escribir el tipo de flor y un especialista de calefacción podría crear un campo denominado "Modelo de horno" con una lista de opciones para elegir. Para obtener más información acerca de las listas, vea Crear o editar listas, más adelante en este artículo.

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Agregar un campo

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

 Sugerencia   Antes de ir al paso siguiente, haga clic en la sección donde desee agregar el campo. Si el campo no se encuentra donde desea, puede arrastrarlo a otra sección después de haberlo agregado.

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo.
  2. En el cuadro de diálogo Agregar campos, realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en uno de los campos de la lista y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

Cuadro de diálogo Agregar campos

  • Para crear un campo nuevo o uno ya creado para otro formulario, haga clic en Nuevo.

En el cuadro de diálogo Crear nuevo campo, realice una de las siguientes acciones:

MostrarCrear nuevo campo    

  1. En el cuadro Nombre de campo, escriba el nombre del campo.
  2. En la lista Tipo de datos, haga clic en el tipo de datos que contendrá el campo, por ejemplo, Número.
Para este tipo de datos Seleccione este tipo de datos
Palabras o frases de hasta 96 caracteres Texto
Números con o sin separador decimal Número
Porcentajes Porcentaje
Precios, ingresos u otros datos relacionados con monedas Moneda
Respuestas a preguntas sencillas, como Sí o No, Activar o Desactivar, Verdadero o Falso Sí/No
Información de fecha u hora en cualquiera de los formatos disponibles en Outlook Fecha y hora
Números enteros Entero
Una lista de elementos (valores) rellenada previamente para ahorrar tiempo o mantener la coherencia entre los formularios Lista desplegable
Dirección web URL
Un vínculo a otro registro de la base de datos Relación
  1.  Nota   No puede cambiar el tipo de datos de un campo después de crearlo. Si desea cambiar el tipo de datos, elimine el campo y, a continuación, agregue uno nuevo con el tipo de datos que desee.

  2. Si es necesario, en la lista Formato, haga clic en un formato para los datos del campo.

 Nota   Algunos de los tipos de datos solo tienen un formato.

  1. Haga clic en Aceptar.

El campo creado aparece en la lista del cuadro de diálogo Agregar campos.

  1. Para agregar el campo al formulario, en el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

MostrarAgregar un campo de otro formulario    

  1. Haga clic en la opción Agregar un campo de otro formulario.
  2. Haga clic en un campo de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Debe haber creado un campo para que aparezca en esta lista.

El campo seleccionado aparece en la lista del cuadro de diálogo Agregar campos.

  1. Para agregar el campo al formulario, en el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

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Agregar un campo de relación

Use un campo de relación para vincular registros relacionados. En el registro seleccionado, denominado registro de destino, aparecen todos los registros vinculados a un registro concreto, de forma parecida a como aparecen en un registro de cuenta todos los contactos profesionales que tiene vinculados.

 Nota   Puede vincular registros del mismo tipo, así como registros diferentes.

Por ejemplo, en la base de datos de Negocio de muestra, para vincular tiendas de bicicletas con los proveedores que les suministran los productos, haga lo siguiente:

  • Abra el tipo de registro Proveedor para personalizarlo. El campo de relación se agregará a este tipo de registro.

Cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro en la base de datos Negocio de muestra con el tipo de registro Proveedor seleccionado

  • Agregue un campo de relación llamado Comercios al tipo de registro Proveedor, con Tiendas como tipo de registro de destino y Nombres de proveedor como nombre de campo de destino.


 Notas 

  • La adición de un campo de relación al tipo de registro de origen también crea una tabla que enumera los registros relacionados en el registro de destino. En este ejemplo, los registros de proveedor (registros de origen) tienen un campo de relación que se usa para la vinculación con registros de tienda. Los registros de tienda (registros de destino) tienen una tabla que enumera los registros de proveedor que están vinculados a ellos.
  • La tabla o campo de destino no se puede editar. Para cambiar los registros relacionados, use el campo de relación. En este ejemplo, vaya al registro de proveedor para quitar una tienda o agregar otra. Esto cambia la lista de proveedores de la tabla en los registros de tienda relacionados.

Creación de un campo de relación en el cuadro de diálogo Crear nuevo campo

  • Use el campo de relación de los registros de proveedor para vincular los registros de tienda de bicicletas a los registros de proveedor.

Un registro de proveedor con tiendas en el campo de relación Tiendas

  • Compruebe el campo de destino en los registros de tienda de bicicletas para ver la lista de los proveedores que suministran bicicletas a dichas tiendas.

Un registro de tienda que muestra la tabla que enumera los proveedores que suministran bicicletas a esa tienda

Para obtener información acerca de la base de datos de Negocio de muestra, vea el tema acerca de Adventure Works y la base de datos de Negocio de muestra.

Cómo agregar un campo de relación
  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo.
  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en Nuevo.

Cuadro de diálogo Agregar campos

  1. En el cuadro de diálogo Crear nuevo campo, en el cuadro Nombre de campo, escriba el nombre del campo de relación.
  2. En la lista Tipo de datos, haga clic en Relación.
  3. En la lista Tipo de registro de destino, haga clic en el tipo de registro al que desee vincular el registro seleccionado.

 Nota   Si el tipo de registro de destino es el mismo que el que está personalizando, los valores de Nombre de campo y Nombre de campo de destino deben ser diferentes.

  1. En el cuadro Nombre de campo de destino, escriba el nombre del campo de destino.

 Nota   El Nombre de campo de destino es el nombre de la tabla que contiene todos los registros relacionados que están vinculados al tipo de registro de destino.

  1. Haga clic en Aceptar.

El campo seleccionado aparece en la lista del cuadro de diálogo Agregar campos.

  1. Para agregar el campo al formulario, en el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo que muestra Relación en la columna Tipo de datos y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

 Nota   El campo que muestra Relación en la columna Tipo de datos es el campo de entrada de datos. El campo que muestra Lista de destino de relaciones en la columna Tipo de datos se agrega automáticamente a Tipo de registro de destino y es la tabla que incluye todos los registros relacionados que indicó en el campo de relación.

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Quitar un campo

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. Haga clic en el campo que desee quitar del formulario.

 Nota   Los campos obligatorios, como Nombre de cuenta, no se pueden quitar.

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Quitar Icono de Quitar o presione la tecla SUPR.

 Nota   El campo y todos los datos que contiene se pueden agregar de nuevo al formulario, porque el campo continúa almacenado en la base de datos de Business Contact Manager. El campo también se puede agregar a otros formularios desde el cuadro de diálogo Agregar campos.

Eliminar permanentemente un campo

 Advertencia   Si elimina un campo del cuadro de diálogo Agregar campos, lo eliminará permanentemente y perderá todos los datos que haya escrito en él. Si quita o elimina un campo de un formulario, solo lo elimina del formulario. Si vuelve a agregar el campo al formulario, podrá tener acceso a los datos.

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo.
  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

 Nota   Solo puede eliminar un campo permanentemente si no se usa en ningún otro formulario.

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Cambiar nombres de sección y editar campos

Puede cambiar el nombre de cualquier sección de un formulario, pero solo puede cambiar el nombre de los campos que haya creado.

Puede editar campos cambiándolos de nombre y cambiando el formato de los datos que pueden seleccionarse en ellos.

 Nota   No puede cambiar el tipo de datos de un campo. Tendrá que eliminar el campo y, a continuación, agregar un campo nuevo con el tipo de datos que desee.

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. Haga clic en la sección o el campo que desee editar o cuyo nombre desee cambiar.

 Nota   Solo puede cambiar el nombre de los campos que haya creado.

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Editar campo o sección Icono de Editar campo o sección.
  2. Realice cualquiera de las siguientes acciones:
    • Cambiar el nombre de una sección     En el cuadro de diálogo Editar sección escriba un nombre distinto para la sección.
    • Editar un nombre de campo que haya creado     En el cuadro de diálogo Editar campo escriba un nombre distinto para el campo.

Si desea cambiar el formato de los datos que se permiten en el campo, en el cuadro Formato, haga clic en un formato diferente. Algunos tipos de campo tienen solamente una opción de formato.

Organizar elementos en un formulario

En un formulario personalizable, puede mover las secciones dentro de una página o a una página diferente y reorganizar los campos.

Mover una sección o reorganizar campos en una página

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. Haga clic en la sección o el campo que desee mover.

 Sugerencia   Una sección tiene un nombre de sección con una línea horizontal junto al nombre. Para seleccionar una sección, haga clic en el nombre de la sección o cerca del mismo.

Sección de números de teléfono seleccionada

  1. Arrastre la sección o el campo a una nueva ubicación en la página o use las teclas de dirección del teclado para mover la sección o el campo.

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Mover una sección a otra página

  1. Haga clic en la sección que desee mover.

Sección de números de teléfono seleccionada

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Mover a Icono de Mover a.
  2. En el cuadro de diálogo Mover a página, haga clic en la página a la que desee mover la sección y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Si una página está oculta, deberá desactivar la característica Ocultar para poder especificar datos en la página. En la ficha Personalizar, en el grupo Mostrar, haga clic en la página. En el grupo Páginas, haga clic en Ocultar Icono de Ocultar.

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Eliminar un formulario

 Advertencia   Si elimina un tipo de registro, perderá los datos que se hayan especificado en ese tipo de registro.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Personalizar.
  2. Haga clic en Personalizar tipos de registro.
  3. En el cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro, haga clic en un tipo de registro que haya creado.

 Nota   Solo puede eliminar tipos de registro que haya creado. No puede eliminar los tipos de registro predeterminados.

  1. Haga clic en Eliminar tipo de registro.

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Crear o editar listas

Cuando escriba con frecuencia los mismos datos en un formulario, resulta cómodo y más coherente crear una lista con opciones que pueda elegir.

Crear una lista

  1. Abra un formulario para personalizarlo.
  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo.
  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en Nuevo.
  4. En la lista Tipo de datos, seleccione Lista desplegable.

 Nota   En el caso de las listas, la única opción de formato es Lista desplegable.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Agregue elementos a la lista.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el cuadro de diálogo Editar listas, haga clic en Agregar para agregar un elemento (valor) a la lista.
  2. En el cuadro de diálogo Agregar elemento, en el cuadro Nombre del elemento, escriba el nombre del valor.
  3. Haga clic en Aceptar.

El elemento que agregó aparece en el cuadro de diálogo Editar listas, en la columna Valor.

  1. Para agregar otro elemento a la lista, repita este proceso.
  1. Para mover un elemento arriba o abajo en la lista, haga clic en el valor que desee mover y, a continuación, haga clic en el botón de flecha arriba o abajo.
  2. Para elegir un elemento de forma que sea el valor predeterminado del campo, haga clic en el valor y, a continuación, haga clic en el botón Predeterminado.

 Nota   Si hay un elemento que se usará más a menudo, puede hacer que sea el valor predeterminado para ahorrar tiempo al completar un formulario.

  1. Haga clic en Aceptar.

Editar una lista

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Personalizar.
  2. Haga clic en Editar listas.
  3. En el cuadro de diálogo Editar listas, haga clic en la lista que desee editar.

Al seleccionar una lista, los elementos que contiene aparecen en la columna Valor.

Cuadro de diálogo Editar listas

  1. Siga uno de los pasos siguientes para editar la lista:

Agregar un valor a la lista      Haga clic en el botón Agregar, escriba el nombre del elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el nombre de un valor     Haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en el botón Cambiar nombre. Escriba el nombre nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Quitar un valor o reemplazarlo por otro     Haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en el botón Eliminar. Si desea reemplazar el valor, seleccione otro valor de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si desea quitarlo, haga clic en Aceptar.

Mover un valor arriba o abajo en la lista     Haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en el botón de flecha arriba o abajo.

Hacer que un elemento sea el valor predeterminado     Haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en el botón Predeterminado.

  1. Cuando haya completado todos los cambios en el cuadro de diálogo Editar listas, haga clic en Aceptar.

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