Crear un archivo para guardar la información

Cuando utilice Microsoft Outlook, necesitará un lugar para conservar los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y otros elementos. Este lugar de almacenamiento, que se conoce como archivo de datos, permite conservar los datos en el equipo.

En este artículo


Archivos de datos de Outlook

Cuando se guardan elementos en el equipo, Outlook utiliza un archivo de datos llamado Archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.). Si está utilizando una cuenta de Microsoft Exchange Server, los elementos se entregarán y se guardarán en el servidor de correo electrónico. Para que pueda trabajar con los mensajes aunque no pueda conectarse al servidor de correo electrónico, Outlook incluye carpetas sin conexión, que se guardan en un archivo de carpetas sin conexión (.ost (archivo de carpetas sin conexión: archivo del disco duro que contiene las carpetas sin conexión. El archivo de carpetas sin conexión tiene la extensión .ost. Puede crearlo automáticamente cuando configura Outlook o la primera vez que una carpeta esté disponible sin conexión.) en su equipo.

Las principales diferencias entre los dos tipos de archivos de datos son:

Cuando ejecute Outlook por primera vez, se crearán automáticamente los archivos de datos necesarios. Sin embargo habrá veces en que tendrá que crear archivos de datos adicionales. Por ejemplo, los elementos archivados pueden guardarse en otro archivo .pst. También es posible mantener diferentes proyectos en sus propios archivos .pst.

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Crear un archivo .pst en formato de Outlook 2003/Office Outlook 2007

De forma predeterminada, Outlook crea un archivo .pst en el formato de archivo más reciente, que admite archivos mayores y conjuntos de caracteres Unicode. Microsoft Outlook 97, 98. 2000 y 2002 no pueden leer este formato de archivo.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook 97-2002 y haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre y haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Crear carpetas personales de Microsoft, en el cuadro Nombre, escriba un nombre para la carpeta .pst.

 Nota   Especificar un nombre para mostrar ayuda a distinguir diferentes archivos de datos de Outlook si se trabaja con más de un archivo .pst. Es recomendable escribir un nombre que tenga significado para usted.

  1. Si desea proteger el archivo de datos con contraseña, bajo Contraseña, escriba la contraseña en los cuadros de texto Contraseña y Repetir contraseña.

 Nota   Por razones de seguridad, mientras escriba sólo aparecerán puntos.


Cuadro de diálogo Crear carpetas personales de Microsoft

Llamada 1 Escriba un nombre descriptivo.
Llamada 2 Si lo desea, escriba una contraseña para este archivo de datos.
Llamada 3 Active la casilla Guardar contraseña en su lista de contraseñas si no desea que se le pida la contraseña del archivo cada vez que lo abra.

MostrarInformación de la contraseña

La contraseña puede tener, como máximo, 15 caracteres.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Si activa la casilla de verificación Guardar contraseña en su lista de contraseñas, anote la contraseña por si necesita abrir el archivo .pst en otro equipo. Active esta casilla de verificación sólo si su cuenta de usuario de Microsoft Windows está protegida contra contraseñas y ninguna otra persona tiene acceso a la cuenta del equipo.

 Importante   Ni Microsoft, ni su proveedor de servicios de Internet (ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) ni su administrador de correo tienen acceso a su contraseña y no pueden ayudarle a recuperar el contenido del archivo .pst si la olvida.

El nombre de la carpeta asociada al archivo de datos aparece en la Lista de carpetas. Para ver la Lista de carpetas, haga clic en la Lista de carpetas del menú Ir. De forma predeterminada, la carpeta se denominará Carpetas personales.

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Crear un archivo .pst en formato de Outlook 97-2002

Para crear un archivo de datos que sea compatible con Outlook 97, 98, 2000 o 2002, puede crear un Archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook 97-2002. El formato de archivo para este archivo .pst es el mismo que estaba disponible en Outlook 97, 98, 2000 o 2002.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook 97-2002 y haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo y haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre para mostrar de la carpeta .pst.
  5. Si desea proteger el archivo de datos con contraseña, bajo Contraseña, escriba la contraseña en los cuadros de texto Contraseña y Repetir contraseña.

 Nota   Por razones de seguridad, mientras escriba sólo aparecerán puntos.

MostrarInformación de la contraseña

La contraseña puede tener, como máximo, 15 caracteres.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Si activa la casilla de verificación Guardar contraseña en su lista de contraseñas, anote la contraseña por si necesita abrir el archivo .pst en otro equipo. Active esta casilla de verificación sólo si su cuenta de usuario de Microsoft Windows está protegida por contraseña y ninguna otra persona tiene acceso a la cuenta del equipo.

 Importante   Ni Microsoft, ni su proveedor de servicios de Internet (ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) ni su administrador de correo tienen acceso a su contraseña y no pueden ayudarle a recuperar el contenido del archivo .pst si la olvida.

El nombre de la carpeta asociada al archivo de datos aparece en la Lista de carpetas. Para ver la Lista de carpetas, haga clic en la Lista de carpetas del menú Ir. De forma predeterminada, la carpeta se denominará Carpetas personales.

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Corresponde a:
Outlook 2007