Convocatorias de reunión de Outlook: consejos básicos sobre qué hacer y qué no hacer

Corresponde a
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2000 y 2002

Mujer joven ante un PC

¿Alguna vez ha oído a alguien decir “¿Nos reunimos hoy a las tres y media? ¿No me ha llegado la convocatoria de la reunión?" Ya esté programando una reunión o vaya a asistir a ella, puede ayudar a que se desarrolle sin problemas y a tiempo con los siguientes consejos sobre qué hacer y qué no hacer:

  • Tomar una decisión    Aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar cada convocatoria de reunión que reciba, especialmente si es una actualización de una convocatoria de reunión que haya aceptado previamente. Enviando una respuesta, mantiene informado de su decisión al organizador de la reunión y evita que se borren accidentalmente las reuniones a las que desea asistir. Si desea asistir a una reunión pero no le es posible a la hora a la que está programada, puede proponer una nueva hora para la reunión.

No elimine directamente una convocatoria de reunión, porque esa es una manera de que "se pierdan" las cosas.

  • Enviar actualizaciones   Una vez modificada una de sus propias convocatorias de reunión, no olvide hacer clic en Enviar actualización para enviar la convocatoria actualizada a todos los destinatarios.
  • Cancelar una sola reunión    Si tiene que cancelar una reunión, lo correcto es notificárselo a las personas que ha invitado. Elimine la reunión del calendario, haga clic en Enviar cancelación y eliminar la reunión y, a continuación, envíe la cancelación a todos los invitados.
  • Cancelar una reunión periódica    Si, como organizador de la reunión, va a poner fin a una serie de reuniones periódicas, abra la reunión en el calendario, seleccione una nueva fecha de finalización y, a continuación, envíe una actualización. Con ello, se mantendrán las reuniones pasadas en todos los calendarios, pero se eliminarán las reuniones futuras programadas para después de la fecha final.
  • Cambiar los organizadores de la reunión    Si va a cambiar el organizador de una reunión periódica, no hay ninguna forma de reasignar la propiedad de la misma. El organizador original deberá enviar una actualización con una nueva fecha de finalización. Las reuniones pasadas se mantendrán en todos los calendarios, pero se eliminarán las reuniones futuras programadas para después de la fecha final. El nuevo organizador de la reunión deberá enviar una nueva convocatoria para las reuniones futuras.
  • Evite que se pierdan las reuniones    Si ejecuta Outlook en dos equipos y acepta una reunión mientras usa uno de ellos, no elimine la convocatoria de reunión de la Bandeja de entrada del otro equipo. Si la convocatoria sigue estando allí, acéptela de nuevo. Eliminar una convocatoria en un equipo después de aceptarla en otro puede hacer que desaparezca la reunión de su calendario.
  • Procesar las convocatorias de reunión y sus actualizaciones desde la Bandeja de entrada    Acepte o rechace siempre las convocatorias de reunión desde la Bandeja de entrada. Sí, Outlook permite aceptar o rechazar una reunión desde su apunte en el calendario, pero así puede que la convocatoria quede en la Bandeja de entrada. La convocatoria de reunión que quedara en la Bandeja de entrada podría llevarle a confusión más tarde y, desde luego, dejará a todos los delegados (delegado: alguien que tiene permiso para abrir carpetas de otra persona, crear elementos y responder a solicitudes de esa persona. La persona que concede el permiso delegado determina las carpetas a las que puede tener acceso el delegado y los cambios que éste puede realizar.) que haya designado preguntándose si se aceptó o no la convocatoria de la reunión.
  • Conserve las notas de la reunión por separado    Como asistente a una reunión, evite agregar sus notas privadas al cuerpo de una convocatoria de reunión existente en el calendario. Si el organizador de la reunión actualiza los datos de la misma, se perderán sus notas.
  • No mueva las convocatorias de reunión    No mueva una convocatoria de reunión desde su Bandeja de entrada a otra carpeta distinta antes de aceptar o rechazar la convocatoria o antes de que aparezca la reunión en su calendario.

Poco después de que en la Bandeja de entrada se recibe una convocatoria de reunión, un fragmento de código de Outlook (que llamamos "husmeador" ) agrega automáticamente la reunión a su calendario y la marca como provisional. Éste es un sistema pensado para evitar que se pierda la reunión en caso de que no vea la convocatoria en la Bandeja de entrada. Sin embargo, el husmeador no envía respuestas al organizador de la reunión. Sigue siendo necesario que acepte, acepte provisionalmente o rechace la convocatoria.

Si usted o una regla que haya creado mueve una convocatoria de reunión recibida desde la Bandeja de entrada antes de que el husmeador pueda procesar la solicitud, la reunión nunca aparecerá en el calendario y podría perderse la reunión.

  • ¿Puede venir también María?    Si recibe una invitación para una reunión y cree que también debería asistir otra persona, en lugar de reenviar la convocatoria de reunión a esa persona, pida al organizador de la reunión que la agregue a la lista de asistentes y que, después, envíe una convocatoria de reunión actualizada. Con ello se evitará sorprender al organizador con un asistente inesperado y se impedirá la pérdida de convocatorias de reunión.
  • Siempre hay espacio para uno más    Si es usted el organizador de la reunión y desea invitar a otra persona después de haber enviado la convocatoria de reunión original, agregue a la persona a la lista de asistentes (a la línea Para) de la reunión o serie de reuniones original y, a continuación, envíe una actualización de la convocatoria a todos los asistentes.
  • Convertir una cita en una convocatoria de reunión    Si desea crear una reunión a partir de una cita existente en su calendario, abra la cita, haga clic en Invitar a los asistentes y luego seleccione las personas que desea invitar. De esta forma se convierte la cita en una convocatoria de reunión.
  • Quite los elementos correctamente    Si recibe una cancelación de una reunión, haga clic en Quitar del Calendario para quitar la reunión de su calendario. La eliminación de la cancelación de la Bandeja de entrada no quitará la reunión de su calendario.
  • Intente no cambiar una lista de asistentes existente   Suponga que la lista de asistentes de una de sus convocatorias de reunión contiene dos entradas del nombre de una persona. Si elimina uno de los nombres y después envía una actualización de la reunión a los "asistentes quitados o agregados", esa persona recibirá una cancelación. Igualmente, si envía la actualización de la reunión a "Todos los asistentes", esa persona recibirá tanto una cancelación como una actualización.
  • Cuidado con las listas de distribución    Intente no enviar convocatorias de reunión a listas de distribución, en especial a aquellas de las que es integrante. Si necesita invitar a todos los miembros de una lista de distribución, expanda la lista de la línea Para antes de enviar la solicitud. Si necesita agregar o quitar asistentes de una convocatoria de reunión que ya haya enviado a una lista de distribución, no expanda la lista y comience a agregar o eliminar nombres. Por el contrario, cancele la reunión y cree una nueva.
  • No acepte automáticamente las convocatorias    Si ha concedido a una o varias personas acceso delegado al calendario o tiene acceso delegado al calendario de otro usuario, desactive la aceptación automática de las convocatorias de reunión. Si desactiva la aceptación automática, evitará problemas con el flujo de trabajo de las delegaciones.
  • Evite el desorden en el calendario    Para que otras personas estén al tanto de su programación o para que sepan cuándo tiene previsto no estar en la oficina, no envíe convocatorias de reunión ni reenvíe citas en las que queden bloqueadas partes de su programación en sus calendarios. En lugar de eso,comparta el calendario con ellas.

Si no desea compartir su calendario, puede utilizar una convocatoria de reunión para informar a las otras personas de cuándo no estará en la oficina. Antes de enviar la convocatoria de reunión, ajuste la opción Mostrar la hora como en Libre para que no bloquee el tiempo que estará fuera como Ocupado o Fuera de la oficina en los calendarios de las demás personas.

¿Y si otra persona envía una convocatoria de reunión o una cita que bloquee partes de su calendario? Si acepta el elemento (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.), establezca la opción Mostrar la hora como del elemento en Disponible.

  • Si no desea recibir respuestas a la convocatoria de reunión...    Normalmente es conveniente saber por adelantado quién tiene previsto asistir a las reuniones que programe. De manera predeterminada, las convocatorias de reunión Outlook solicitan una respuesta a cada persona invitada. Tiene la opción de no recibir las respuestas a su convocatoria de reunión, pero entonces no sabrá quién la acepta, la acepta provisionalmente o la rechaza.

No obstante, si programa un evento o una reunión con muchos asistentes y no desea recibir una respuesta de cada invitado, desactive la opción Solicitar respuestas antes de enviar la convocatoria de reunión.