Compartir y abrir las carpetas de otras personas

Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange. Muchas cuentas de correo electrónico personales y domésticas usan un tipo de cuenta diferente, como POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.) o IMAP (IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet): a diferencia de los protocolos de correo electrónico de Internet como POP3, que proporcionan únicamente una carpeta Bandeja de entrada de servidor, IMAP permite la creación de varias carpetas de servidor para guardar y organizar mensajes a los que se puede obtener acceso desde varios equipos.), lo que incluye Windows Live Hotmail o Google Gmail. Estas cuentas no funcionan con esta característica.

Puede compartir su correo electrónico, calendario, tareas, notas y diario con otros usuarios de Outlook siempre y cuando ambos utilicen Microsoft Exchange Server en la misma organización.

Para compartir cualquier otra carpeta que no sean la Bandeja de entrada, Contactos, Calendario, Notas o Diario, debe compartir los permisos de la carpeta que desea compartir y cada carpeta situada a un nivel superior en la jerarquía de carpetas. Por ejemplo, para conceder acceso a otra persona a una carpeta que se encuentre debajo de la Bandeja de entrada en su buzón de correo, debe concederle permisos al Buzón, Carpeta de entrada y sus subcarpetas. Incluso aunque pueda parecer que va a conceder acceso a la otra persona a más carpetas que a las que desea, sólo estarán disponibles los elementos de la subcarpeta Bandeja de entrada.

La posibilidad de compartir carpetas no debe confundirse con la de Acceso delegado, otra función disponible para los usuarios de Outlook que conectan con un servidor Microsoft Exchange Server. Acceso delegado ofrece la funcionalidad adicional de permitir a la otra persona enviar mensajes y responder en su nombre a los mensajes contenidos en su buzón. La función Acceso delegado se utiliza con su asistente, para que pueda enviar mensajes y responder a otros en su nombre, incluidos los elementos de programación y la aceptación de convocatorias de reunión.

Compartir carpetas

  1. Para compartir una carpeta de correo electrónico, en el Panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.), haga clic en Correo.

MostrarSugerencia

En el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas para mostrar las carpetas contenidas en el Panel de exploración.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Buzón - su nombre y, a continuación, haga clic en Compartir.
  2. Haga clic en Agregar.
  3. Seleccione la persona a la que desea conceder permisos y haga clic en Agregar.
  4. Seleccione el nombre de la persona en la lista y, a continuación, en Nivel de permiso, elija Revisor.

Cuadro de diálogo Compartir propiedades

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta a la que desea conceder permiso para visualización a la otra persona y haga clic en Compartir.
  3. Haga clic en Agregar.
  4. Seleccione la persona a la que desea conceder permisos y, después, en Agregar usuarios, haga clic en Agregar.
  5. Seleccione el nombre de la persona en la lista y, a continuación, en Nivel de permiso, elija Revisor.

 Nota   Si desea que la persona pueda modificar elementos, seleccione Editor.

Para compartir una carpeta que no esté directamente situada debajo de Buzón - nombre de usuario, como las carpetas Bandeja de entrada, Contactos, Calendario, Notas o Diario, debe realizar este procedimiento en cada carpeta situada a un nivel superior en el árbol de carpetas.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta y, a continuación, haga clic en Compartir.
  2. Haga clic en Agregar.
  3. Seleccione el otro usuario al que desea conceder permisos y, después, en Agregar usuarios, haga clic en Agregar.
  4. Seleccione el nombre del usuario en la lista y, a continuación, en Nivel de permiso, elija Ninguno.

Panel de exploración

Llamada 1 La carpeta del máximo nivel, Buzón - Nombre, debe estar compartida para compartir cualquier carpeta situada debajo de la misma.
Llamada 2 La carpeta Bandeja de entrada debe estar compartida para poder compartir las carpetas situadas debajo de ella, como la carpeta Clientes potenciales. Puede establecer los permisos de la Bandeja de entrada en Ninguno para evitar que otros usuarios puedan ver su contenido.
Llamada 3 La carpeta Clientes potenciales debe tener al menos permisos Revisor para que las demás personas puedan ver su contenido.

Abrir carpetas compartidas

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
  2. Haga clic en Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y, a continuación, en Siguiente.
  3. Haga clic en la cuenta de Exchange Server y, después, en Cambiar.
  4. Haga clic en Más configuraciones.
  5. En la ficha Avanzadas, dentro de Buzones, haga clic en Agregar.
  6. Escriba el nombre del otro usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.
  7. Haga clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Puede que sea necesario salir de Outlook y reiniciarlo para que las carpetas de la otra persona aparezcan en el Panel de exploración.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003