Comercializar productos y servicios en Business Contact Manager

En el área de trabajo de Marketing en Business Contact Manager para Outlook, puede crear e iniciar diversas actividades de marketing (actividad de marketing: acción cuyo propósito es vender o identificar productos y servicios para un grupo específico de destinatarios. Las actividades de marketing pueden incluir listas de llamadas, mensajes de correo electrónico y prospectos impresos.) y realizar un seguimiento del éxito de cada una de ellas, individualmente o en conjunto, como parte de una campaña de marketing (Campaña de marketing: programa de marketing que emplea varios vehículos de comunicación, como los anuncios publicitarios y el correo directo, para obtener un resultado específico, por ejemplo, incrementar la cuota de mercado, presentar nuevos productos o conservar clientes.) multicanal.

Puede crear una lista de llamadas para una promoción específica, enviar un mensaje de correo electrónico personalizado a los clientes que elija, crear folletos y prospectos para correo directo o desarrollar su propia actividad de marketing con las herramientas proporcionadas en Business Contact Manager para Outlook.

En este artículo se describe cómo crear y usar actividades de marketing de correo electrónico masivo y correo directo. También encontrará detalles acerca de cómo analizar el éxito de sus esfuerzos de marketing y cómo usar los gadgets (gadget: herramienta que muestra datos profesionales en gráficos. Los gadgets se muestran en un área de trabajo o en el panel. Algunos ejemplos son los gadgets de canal de ventas, de comparación de campañas y de proyectos profesionales vencidos. ) de informes y marketing de Business Contact Manager para Outlook.

Para obtener información acerca de cómo crear una actividad de marketing de lista de llamadas, vea el tema acerca de cómo crear y usar listas de llamadas en Business Contact Manager.

¿Qué desea hacer?


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Crear e iniciar una actividad de marketing de correo electrónico masivo o correo directo impreso

Para que su negocio crezca, tiene que comercializarlo. Business Contact Manager para Outlook facilita la creación de mensajes de correo electrónico para distribución masiva, promociones de correo directo y el desarrollo de otras actividades de marketing.

La creación y el inicio de una actividad de marketing son básicamente un proceso de tres pasos, que consiste en planear la actividad, crear el contenido y, a continuación, iniciarla.

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Planear la actividad

Durante la fase de planeación, deberá crear un registro de actividad de marketing mediante la selección de un nombre para la actividad y la especificación de la audiencia de destino entre las cuentas (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.) o contactos profesionales (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.) y clientes potenciales (potencial: cliente con el que el vendedor deberá ponerse en contacto para calificarlo o no como oportunidad de venta.).

 Nota   La lista de destinatarios de una actividad de marketing puede incluir solamente un tipo de registro. Por ejemplo, la lista de destinatarios puede incluir cuentas, pero no cuentas y contactos profesionales. Los contactos profesionales y clientes potenciales pueden estar en la misma lista porque el registro de cliente potencial se basa en el tipo de registro de contacto profesional.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.
  1. En la Cinta de opciones, en la ficha Inicio, en Grupo Nuevo, haga clic en uno de los botones siguientes:
  • Correo electrónico masivo Icono de Correo electrónico masivo
  • Nuevos elementos, elija Marketing y, a continuación, haga clic en Correo directo impreso Icono de Correo directo impreso o en Otra actividad.
  1. Escriba un nombre para la actividad de marketing en el formulario (formulario: un modo de recopilar y distribuir información de elementos en Business Contact Manager para Outlook.).
  2. Si desea que esta actividad forme parte de una campaña de marketing, en el campo Campaña escriba un nombre para la campaña o seleccione un nombre de campaña existente de la lista. Si la actividad no forma parte de una campaña de marketing, deje el texto predeterminado, Actividades actuales.
  3. En la sección Lista de destinatarios, para enviar el mensaje a la dirección de correo electrónico o del trabajo de uno de los siguientes tipos de clientes, haga clic en Todas las cuentas, Todos los contactos profesionales y clientes potenciales, Todos los contactos profesionales o Todos los clientes potenciales.

O bien, haga clic en una de las siguientes opciones:

 Sugerencia   También puede crear una actividad de marketing a partir de los nombres de un informe. Para obtener información acerca de esta opción, vea el tema sobre cómo usar informes y gráficos en Business Contact Manager.

  1. Para editar la lista seleccionada filtrándola, haga clic en Revisar y filtrar.

Para obtener más información acerca de cómo filtrar una lista, vea el tema sobre cómo filtrar registros en Business Contact Manager.

  1. En la Cinta de opciones, en la ficha Inicio, en Grupo Mostrar, haga clic en Detalles para abrir la página Detalles de la actividad.
  1. Si lo desea, escriba información en los campos Código de campaña, Costo presupuestado, Fecha de inicio, Fecha final y Comentarios.
  2. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar el registro o pase a la sección de creación de contenido de marketing, a continuación en este artículo.

Cuando esté preparado para iniciar la actividad, haga clic en Iniciar o vea Iniciar una actividad de marketing, más adelante en este artículo.

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Crear el contenido de marketing en Outlook, Word o Publisher

Para crear el contenido que se va a distribuir, puede usar Outlook, Word o Publisher para crear borradores de mensajes de correo electrónico, cartas impresas, prospectos, folletos y otros materiales de marketing y otros tipos de documentos y, a continuación, vincularlos a la actividad en Business Contact Manager para Outlook.

Una vez creado el registro de actividad de marketing y seleccionados los destinatarios, como se describe en Planear la actividad, puede vincular el contenido a la actividad.

Puede elegir entre desarrollar el contenido a medida que planea la actividad de marketing y crear el registro de actividad, o crear primero el contenido en Outlook, Publisher o Word y después crear el registro para la actividad de marketing. Si crea el contenido de antemano, simplemente tendrá que seleccionar el archivo en el registro de actividad de marketing.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.
  1. Siga uno de estos pasos:
    • Cree una nueva actividad de marketing.
    • En el área de trabajo, haga clic en la pestaña Correo electrónico masivo, Correo directo impreso u Otras actividades de marketing y, a continuación, haga doble clic en un registro para abrirlo.
  2. Decida si desea crear un nuevo documento de marketing para la actividad o usar uno que ya se haya creado.

MostrarPara crear un nuevo archivo

  1. En la ventana de la actividad de marketing, haga clic en uno de los orígenes de contenido siguientes:
    • Editor de Outlook.
    • Combinación de correspondencia de Publisher.
    • Combinación de correspondencia de Word.

Se abrirá el programa que elija. Use el programa para crear el mensaje, que puede personalizar mediante la combinación de correspondencia.

  1. Si seleccionó la opción Editor de Outlook, haga clic en el botón Crear.

Si seleccionó la opción Combinación de correspondencia de Publisher o Combinación de correspondencia de Word, haga clic en Crear o examinar y, a continuación, en Crear.

  1. Cree el mensaje, prospecto, panfleto o folleto para la distribución.

Para personalizar el mensaje de marketing para cada destinatario, siga las instrucciones del panel Combinar correspondencia en Publisher o Word. Para obtener información acerca de cómo usar la combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Word o Publisher.

  1. Guarde el archivo y, a continuación, vuelva a la ventana de la actividad de marketing.

 Nota   El nombre predeterminado del archivo es el mismo que el nombre de la actividad, a menos que guarde el archivo con un nombre diferente.

MostrarPara seleccionar un archivo existente

  1. En la ventana de la actividad de marketing, en la sección de origen de contenido, haga clic en Crear o examinar y, a continuación, haga clic en Examinar.

 Nota   Después de haber creado o seleccionado un archivo, se agrega un comando de edición al botón. Si guarda y luego vuelve a abrir la actividad, el nombre del botón cambia a Editar o examinar. Haga clic en Editar para revisar el archivo seleccionado.

 Sugerencia   Puede hacer clic en Editar lista de destinatarios en el panel Combinar correspondencia de Publisher o Word para modificar los destinatarios de la actividad, así como en Business Contact Manager para Outlook si no se ha iniciado la actividad.

  1. Cuando haya terminado de realizar los cambios, guarde el archivo y, a continuación, vuelva a la ventana de la actividad de marketing.
  1. El archivo seleccionado aparece en el campo Usar archivo.
  2. Haga clic en Guardar y cerrar si desea iniciar la actividad más tarde. De lo contrario, haga clic en Iniciar y vea la sección Iniciar una actividad de marketing, a continuación en este artículo.

 Sugerencia   Si desea realizar un seguimiento de los resultados de esta actividad de marketing, también debe registrar el nombre de la actividad en el campo Iniciado por de cada registro de cuenta, contacto profesional, cliente potencial u oportunidad generado por la actividad. A continuación, para ver los resultados de la actividad, vea la página Seguimiento del registro de actividad de marketing.

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Iniciar una actividad de marketing

Cuando esté preparado para iniciar una de las actividades de marketing que haya creado, solo tiene que hacer clic en Iniciar.

  1. Abra el registro de la actividad.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el área de trabajo de Marketing, haga clic en el tipo de actividad que desee iniciar (Correo electrónico masivo, Correo directo impreso u Otras actividades de marketing).
  2. En el panel Lista, haga doble clic en la actividad para abrirla.

 Sugerencia   Si tiene una lista de actividades larga, busque la actividad bajo el nombre de la campaña. Si no la asignó a ninguna campaña, la actividad aparece bajo Actividades actuales. También puede escribir el nombre de la actividad en el cuadro Buscar para buscarla rápidamente.

  1. Revise los nombres de la Lista de destinatarios para asegurarse de que ha seleccionado todas las cuentas, contactos profesionales y clientes potenciales a los que desea enviar el correo.

 Sugerencia   También puede revisar y actualizar la lista de destinatarios en el panel Combinar correspondencia de Publisher o Word.

  1. Haga clic en Iniciar para iniciar la actividad.

El documento se abre en el programa usado para crearlo.

  1. Siga uno de estos pasos:

Realice los cambios necesarios en el documento, como, por ejemplo, personalizar el mensaje mediante la característica Combinar correspondencia. Para enviar el mensaje, en el grupo Finalizar de la cinta de opciones, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Enviar mensajes de correo electrónico.

Realice los cambios necesarios en el documento y, a continuación, siga los pasos de la ventana para imprimir el documento, combinarlo en una nueva publicación o agregarlo a una publicación existente.

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Realizar un seguimiento o análisis de las actividades de marketing

Cada vez que inicie una actividad de marketing es importante realizar un seguimiento de los resultados. Como mínimo, debe comprender si el tiempo o dinero invertidos en la actividad merecieron la pena.

Para ver los resultados de una actividad de marketing, debe registrar las cuentas, los contactos profesionales, los clientes potenciales y las oportunidades resultantes de cada actividad de marketing. A medida que complete los nuevos registros, fíjese en el nombre de la actividad de marketing en el campo Iniciado por de cada registro.

En esta sección


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Agregar el nombre de una actividad de marketing a registros de cuenta, contacto profesional, cliente potencial u oportunidad

Para realizar un seguimiento eficaz del rendimiento de la inversión de una actividad de marketing, asegúrese de registrar los costos reales y presupuestados de la actividad.

También debe agregar el nombre de la actividad al campo Iniciado por de cada registro de cuenta, contacto profesional, cliente potencial u oportunidad que proceda de la actividad. El número total de cada tipo de registro aparece en la sección Resultados de la actividad de la página Seguimiento del registro de la actividad de marketing.

  1. Siga uno de estos pasos:
  • Para cuentas o contactos profesionales     En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de contactos.
  • Para clientes potenciales u oportunidades     En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.
  1. Haga clic en la pestaña que contenga el registro que desee.
  2. En el panel Lista, haga doble clic en un registro de Cuenta, Contacto profesional, Oportunidad o Cliente potencial para abrirlo.
  3. En la sección Información de origen del registro, haga clic en Iniciado por.

Sección de origen del formulario de cliente potencial

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar una cuenta, un contacto profesional o una actividad de marketing, en Tipo de elemento, haga clic en Todas las actividades de marketing o en el tipo de actividad de marketing que generó el registro.

Vínculo a una actividad de marketing

  1. En Nombre de la actividad, haga clic en la actividad de marketing.
  2. En la sección Registros vinculados, haga clic en Vincular a.

El registro se vincula a la actividad de marketing y se incluye en el total de los tipos de registro generados en la página Seguimiento del registro de actividad.

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana.
  2. Repita este procedimiento para cada cuenta, contacto profesional, cliente potencial u oportunidad resultante de la actividad de marketing.
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Ver los resultados de una actividad de marketing

Existen varios métodos para supervisar las actividades de marketing, como, por ejemplo, usar la página Seguimiento de la actividad, ver las herramientas de análisis y los gadgets (gadget: herramienta que muestra datos profesionales en gráficos. Los gadgets se muestran en un área de trabajo o en el panel. Algunos ejemplos son los gadgets de canal de ventas, de comparación de campañas y de proyectos profesionales vencidos. ) en el área de trabajo de Marketing y revisar los datos de los informes. La página Seguimiento proporcionará el nivel más detallado acerca de las actividades. También es donde puede marcar las actividades como cerradas y almacenar información de costo real.

  1. Para abrir la página Seguimiento, primero abra la actividad de marketing. En la cinta de opciones, en la ficha Mostrar, haga clic en Seguimiento.
  2. En la sección Información de la actividad, puede escribir el costo real de la actividad y activar la casilla de verificación para marcar la actividad como cerrada.
  3. En la sección Resultados de la actividad, puede ver el número de oportunidades y contactos nuevos resultantes de la actividad y hacer clic en Mostrar informe para crear un informe profesional detallado para la información del campo seleccionado.

¿De dónde proceden los números de seguimiento?

Los datos mostrados en la página Seguimiento se calculan automáticamente según la información indicada acerca de cada actividad:

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Analizar una actividad o campaña de marketing

La ficha Análisis del área de trabajo de Marketing reúne una lista de todas las actividades de marketing ordenadas por campaña.

 Nota   Solo se proporcionan detalles para actividades de marketing individuales. No hay ninguna función de análisis de toda la campaña que incorpore todas las actividades.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.
  1. En el panel Lista, haga clic en la pestaña Análisis.

La ficha muestra cada una de sus actividades de marketing organizadas por campaña; las actividades no vinculadas a una campaña se muestran en Campaña: Actividades actuales.

  1. Para revisar los detalles de una actividad específica, haga doble clic en el nombre de la actividad para abrir el registro. Vea Ver los resultados de una actividad de marketing para obtener más información.

 Nota   Cuando se abre un informe, puede iniciar una nueva actividad de marketing para las personas que aparecen en el informe directamente desde la cinta de opciones del informe.

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Mostrar un gadget de marketing

Los gadgets de marketing son útiles para ofrecerle información rápida sobre el rendimiento de una actividad o campaña de marketing concreta en el área de trabajo de Marketing.

Para obtener la mejor información de un gadget (gadget: herramienta que muestra datos profesionales en gráficos. Los gadgets se muestran en un área de trabajo o en el panel. Algunos ejemplos son los gadgets de canal de ventas, de comparación de campañas y de proyectos profesionales vencidos. ), deberá mantener actualizados los datos de las actividades de marketing. A medida que cree nuevos registros de actividad y los asigne a campañas, estos datos se mostrarán en el gadget. Para obtener detalles específicos, como los números de cuentas, contactos profesionales, clientes potenciales u oportunidades que proceden de una actividad determinada, debe escribir el nombre de la actividad en el campo Iniciado por de cada nuevo registro. Para obtener cifras financieras precisas, incluya los costos presupuestados y reales en las páginas Detalles y Seguimiento de cada actividad.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.
  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Gadgets.
  2. En el grupo Agregar gadgets, haga clic en Marketing Gadget de marketing y, a continuación, haga clic en una de las opciones siguientes:
    • Análisis de tipo de actividad
    • Análisis de campaña
    • Comparación de campañas

La información del gadget se actualiza cada vez que se guarda información nueva en un registro relevante.

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Usar gadgets para analizar los resultados de las actividades de marketing

Los gadgets de marketing disponibles en Business Contact Manager para Outlook incluyen:

  • Análisis de tipo de actividad. Muestra un resultado seleccionado para todas las actividades de marketing de un tipo determinado, como Correo electrónico masivo.
  • Análisis de campaña. Muestra un resultado seleccionado para todas las actividades de marketing de una sola campaña.
  • Comparación de campañas. Muestra un resultado seleccionado para todas las campañas de marketing.

Puede configurar cada gadget de marketing para mostrar solo las actividades o campañas que desee ver y el número de oportunidades, cuentas, contactos profesionales o clientes potenciales que proceden de cada actividad o campaña, o sus costos reales, presupuestos o ingresos previstos.

 Nota   Asegúrese de que todos los registros nuevos creados como resultado de una actividad de marketing están relacionados con esa actividad y anotados en el campo Iniciado por del nuevo registro.

Para obtener más información acerca del uso de los gadgets, vea el tema sobre cómo usar gadgets en Business Contact Manager.

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Usar informes de marketing

Puede revisar los resultados de las actividades de marketing en varios informes de Business Contact Manager para Outlook , imprimirlos o exportarlos a Excel para análisis posteriores.

De forma predeterminada se proporcionan los siguientes informes:

  • Oportunidades por Actividad de marketing
  • Contactos profesionales por Actividad de marketing
  • Cuentas por Actividad de marketing
  • Actividades de marketing por Campaña
  • Actividades de marketing por Tipo

 Nota   Para ver la información más reciente acerca de las actividades de marketing en los informes, asegúrese de que todos los registros creados como resultado de una actividad de marketing incluyen el nombre de la actividad de marketing en el campo Iniciado por.

Para obtener más información acerca del uso de informes y gráficos, vea el tema sobre cómo usar informes y gráficos en Business Contact Manager.

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