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Así se hace. Sugerencias para obtener una dirección rápidamente en la línea Para

Opción Cuentas de correo electrónico del menú Herramientas; cuadro de diálogo Libreta de direcciones de Microsoft Office mostrando opciones para la manera de mostrar los nombres

Fig. 1  Puede cambiar la manera en que se muestran los nombres en la Libreta de direcciones. Debería comenzar haciendo clic en Cuentas de correo en el menú Herramientas de Outlook…y terminar haciendo clic en una de las opciones bajo Mostrar nombres por. (Para obtener los pasos completos, consulte la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.)

Dos vistas de nombres en la Libreta de direcciones: mostrar Nombre y apellidos, y Apellidos, Nombre

Fig. 2  Puede mostrar nombres en la Libreta de direcciones utilizando cualquiera de las opciones siguientes:
Llamada 1 Nombre y apellidos
Llamada 2 Archivar como, que aquí se utiliza para mostrar nombres con el formato Apellidos, Nombre.

Para obtener las direcciones de correo electrónico de sus contactos rápidamente en la línea Para, ¿no ayudaría buscar sus nombres en la Libreta de direcciones rápidamente? De manera predeterminada, los nombres de la Libreta de direcciones se enumeran por Nombre y apellidos (por ejemplo, Carlos Díaz). Pero ¿y si usted recuerda mejor los apellidos de la gente y prefiere que aparezcan ordenados así en la Libreta de direcciones? ¿O quizá prefiere verlos ordenados por nombre de compañía? Le encantará saber que con Outlook es posible.

A diferencia de la carpeta Contactos, donde los contactos se muestran u ordenan de diferentes maneras, las listas de contactos de la Libreta de direcciones se ordenan siempre alfabéticamente. Sin embargo puede cambiar la manera en que se muestran los contactos  y, por lo tanto, decidir si la clasificación alfabética se hará por nombre, apellido o compañía. La opción de presentación predeterminada es Nombre y apellidos (por ejemplo, Carlos Díaz). La otra opción de presentación es Archivar como, mostrada en la Figura 1. Archivar como proporciona un poco más de flexibilidad . Exploraremos dicha opción con más detalle en la sección siguiente.

En la Figura 2 encontrará ejemplos de las dos opciones diferentes en acción. En este ejemplo, Archivar como se utiliza para mostrar los nombres con el formato Apellidos, Nombre.

Tendrá la oportunidad de seguir los pasos para cambiar la apariencia en la sesión de práctica de esta lección. También los hemos incluido en la Tarjeta de referencia rápida al final del curso.

Notas    

  • Sólo se puede usar la opción Archivar como para cambiar la manera de mostrar las listas de contactos en la Libreta de direcciones. No se puede cambiar la manera de mostrar los nombres en otras listas de la Libreta de direcciones, como una Lista global de direcciones (si su compañía usa alguna).
  • Para la mayoría de la gente, una lista de contactos es suficiente. Pero si dispone de varias listas de contactos en su Libreta de direcciones, debe tener en cuenta que cualquier cambio en la forma de presentación se aplicará a todas ellas. Para obtener más información, quizá le interese un curso avanzado sobre la Libreta de direcciones Cómo convertirse en un experto de la Libreta de direcciones.
  • Puesto que la Libreta de direcciones se utiliza principalmente para direcciones de correo electrónico y números de fax, los contactos que no posean dirección de correo electrónico o número de fax no aparecerán en la Libreta de direcciones.
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