Administrar elementos de correo y calendario de otra persona

Hay dos formas de trabajar con las carpetas de Microsoft Outlook de otras personas: mediante el uso compartido de carpetas y el acceso delegado.

 Nota    Se requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server.

El uso compartido de carpetas permite a otra persona obtener acceso a una de sus carpetas (por ejemplo, si está de vacaciones). Sin embargo, esto no incluye permisos para que una persona actúe en representación de otra. Por ejemplo, una persona que puede obtener acceso a sus carpetas no puede responder a los mensajes de correo electrónico o ni responder a convocatorias de reunión para usted.

El acceso delegado es una característica de Outlook que permite que una persona actúe en representación de otro usuario. El escenario más frecuente donde se usa esta característica es en el caso de un jefe y su asistente. Es probable que el asistente sea responsable de mantener el programa del jefe e incluso de crear y responder a convocatorias de reunión. Hay asistentes que también pueden controlar la Bandeja de entrada de su jefe.

En este artículo se da por supuesto que el jefe ya ha concedido el acceso delegado al delegado.

En este artículo


Agregar el buzón de otra persona a su perfil

Si trabaja frecuentemente con carpetas de Exchange de otra persona, es probable que desee agregar el buzón de Exchange de la otra persona a su perfil de Outlook. Al hacerlo, cada vez que abra Outlook, se abrirá automáticamente el buzón de la otra persona. El otro buzón aparece en el panel de navegación debajo de sus carpetas de buzón de Exchange.

 Nota    La persona que comparte un buzón debe concederle permiso de Carpeta visible en la carpeta raíz del buzón de Exchange. El buzón compartido generalmente aparece como Buzón - nombre de usuario.

MostrarInstrucciones para conceder permiso de Carpeta visible

Como jefe, haga lo siguiente en Outlook:

  1. Haga clic con el botón secundario en la carpeta raíz del buzón de Exchange y, a continuación, haga clic en Permisos de carpeta

El buzón compartido generalmente aparece como Buzón - nombre de usuario.

  1. Haga clic en el nombre del delegado.
  2. En Permisos, debajo de Otros, active la casilla Carpeta visible.
  3. Haga clic en Aceptar.

Como delegado, haga lo siguiente en Outlook:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en Configuración de la cuenta.

Configuración de la cuenta en la vista Backstage

  1. En la ficha Correo electrónico, haga clic en el tipo de cuenta de Exchange en la lista y, a continuación, haga clic en Cambiar y seleccione Más configuraciones
  2. En la ficha Avanzadas, debajo de Abrir los siguientes buzones adicionales, haga clic en Agregar y escriba el nombre del buzón de la persona cuyo buzón desea agregar a su perfil. Si no conoce el nombre del buzón, pregúntele a la persona que le ha concedido permisos de acceso delegado.

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Abrir las carpetas de otra persona

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Carpeta de otro usuario.

 Sugerencia   Para evitar este paso en el futuro, vea las instrucciones sobre cómo agregar el buzón de otra persona al panel de navegación en la sección Agregar el buzón de otra persona a su perfil de este artículo.

  1. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la persona que le ha concedido permisos de uso compartido o acceso delegado, o haga clic en Nombre y selecciónelo en la lista.
  2. En la lista Tipo de carpeta, haga clic en la carpeta que desea abrir.

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Enviar o responder a convocatorias de reunión de otra persona

Para conceder al delegado permisos suficientes para aceptar las convocatorias de reunión en nombre del jefe, el jefe debe hacer lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en Delegar el acceso.
  3. Escriba la información del delegado y haga clic en Agregar
  4. Siga uno de estos pasos:
    • En el cuadro de diálogo Permisos de delegado, conceda al delegado permisos de Editor (puede leer, crear y modificar elementos) en el Calendario del jefe o en la carpeta Tareas y como mínimo permisos de Revisor (puede leer elementos) en la Bandeja de entrada del jefe.
    • Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Permisos de delegado y, a continuación, active la casilla en Sólo mis delegados, pero enviarme una copia de las convocatorias de reunión y de las respuestas o en Sólo mis delegados.
  5. Haga clic en cualquier otra pestaña para volver a su archivo.

Para responder a convocatorias de reunión

  1. Abra la Bandeja de entrada de la otra persona si no se le envían directamente las convocatorias de reunión de esta persona.
  2. Abra la convocatoria de reunión.
  3. Haga clic en Aceptar, Provisional o Rechazar

Para enviar una convocatoria de reunión

  1. Abra calendario de la otra persona.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva reunión.
  3. Especifique los asistentes, el asunto, la ubicación y las horas de inicio y finalización como lo hace habitualmente.

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Crear o responder a un mensaje de correo electrónico en nombre de otra persona

Para crear un mensaje de correo electrónico

  1. En Correo, en el grupo Nuevo de la ficha Inicio, haga clic en Nuevo correo electrónico.

Método abreviado de teclado    Para crear un nuevo mensaje de correo electrónico, presione CTRL+MAYÚS+M.

  1. En el cuadro De, escriba el nombre de la persona en cuyo nombre va a enviar el mensaje

Para seleccionar el nombre de una lista en la Libreta de direcciones, haga clic en De

Si no puede ver el botón y el cuadro De, en la ficha Opciones del mensaje, haga clic en De en el grupo Mostrar campos.

  1. Agregue los destinatarios, un asunto y el contenido del mensaje como lo haría normalmente.

Para responder a un mensaje de correo electrónico

  1. En el buzón de la otra persona, seleccione el mensaje al que desea responder en nombre de su jefe.
  2. En la ficha Inicio (si ha abierto el mensaje, en la ficha Mensaje), en el grupo Responder, haga clic en Responder, Responder a todos o Reenviar.

Grupo Responder en la cinta de opciones

Método abreviado de teclado    Para responder a un mensaje de correo electrónico, presione CTRL+R.

  1. En el cuadro De, escriba el nombre de su jefe. Para seleccionar el nombre de una lista en la Libreta de direcciones, haga clic en De. Si no puede ver el botón y el cuadro De, en la ficha Opciones, haga clic en De en el grupo Mostrar campos.
  2. Agregue los destinatarios, un asunto y el contenido del mensaje como lo haría normalmente.

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Guardar los elementos enviados en la carpeta Elementos enviados de otra persona

Cuando un delegado envía mensajes de correo electrónico y convocatorias de reunión en nombre de un jefe, se guarda una copia de cada elemento en la carpeta Elementos enviados del delegado. Este comportamiento es predeterminado.

Como alternativa, el jefe puede conceder al delegado permisos para su carpeta Elementos enviados. A continuación, el delegado puede mover o copiar los elementos de su propia carpeta Elementos enviados a la carpeta Elementos enviados de su jefe.

 Nota    Si aún no lo ha hecho, agregue el buzón de la otra persona a su perfil..

El jefe debe hacer lo siguiente:

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos enviados.
  2. Haga clic en Cambiar permisos de uso compartido.
  3. En la ficha Permisos, haga clic en el nombre del delegado.
  4. En la lista Nivel de permiso, en Permisos, haga clic en Editor (puede leer, crear y modificar elementos).
  5. Haga clic en Aceptar.

La carpeta Elementos enviados del jefe aparece en el panel de navegación del delegado debajo de Buzón - jefe.

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