Abrir, editar y actualizar archivos de un sitio de SharePoint

Puede conectarse a una biblioteca en un sitio de SharePoint utilizando Microsoft Office Outlook 2007 y examinar, editar e incluso buscar archivos. Después de conectar una biblioteca de SharePoint con Outlook, puede trabajar con los archivos desde el disco duro, incluso si se encuentra fuera de la oficina.

 Nota   Las funciones descritas en este artículo pueden utilizarse con sitios de SharePoint que ejecuten Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si no está seguro de las versiones de Productos y Tecnologías de Microsoft SharePoint que se ejecutan en el servidor, pregunte al administrador del servidor.

En este artículo


Descripción general

Si utiliza con frecuencia Outlook para administrar su información, puede que prefiera trabajar con los archivos de la biblioteca de SharePoint directamente en Office Outlook 2007 en vez de en un explorador Web. Por ejemplo, si responde a un correo electrónico y al mismo tiempo necesita hacer referencia a algunas instrucciones de equipo en el sitio de SharePoint. Si ha conectado su biblioteca de SharePoint con Outlook, puede examinar y ver el archivo tal y como lo haría con un mensaje de correo electrónico, sin salir de Outlook.

Documentos de una biblioteca de SharePoint en Outlook

Llamada 1 En Outlook 2007 puede organizar y ordenar de formas distintas la vista de una biblioteca de SharePoint.
Llamada 2 La flecha roja aparece cuando se está trabajando con un archivo sin conexión. Puede hacer clic para ver más información sobre el estado del archivo, como cuándo se modificó.

Otra ventaja de editar los archivos desde Outlook es que esos archivos no se almacenan en el disco duro mientras trabaja con ellos, por lo que es más rápido que trabajar en un servidor.

Cuándo trabajar con archivos en Outlook

Trabajar con los archivos de su sitio de SharePoint en Outlook es la mejor forma para examinar y editar los archivos frecuentes almacenados en una biblioteca de documentos, como documentos, hojas de cálculo y presentaciones. También puede examinar archivos en otros tipos de bibliotecas, como bibliotecas de imágenes. Operaciones con datos más complejas, como trabajar con listas personalizadas o actualizar aplicaciones de bases de datos, se administran mejor directamente en el sitio de SharePoint. Si desea cambiar los valores o la estructura de una biblioteca o crear una biblioteca nueva, debe trabajar directamente con la biblioteca en el sitio de SharePoint.

Puede abrir archivos desde varios tipos de aplicaciones en Office Outlook 2007. Si el archivo es compatible con Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007, también puede editar el archivo y actualizar los cambios en el servidor cuando termine. Ejemplos de archivos compatibles son hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2007 y documentos de Microsoft Office Word 2007.

Además, puede llevarse los archivos sin conexión para trabajar en ellos, como por ejemplo, cuando viaja en avión. Al volver a la oficina, puede actualizar las versiones en el sitio de SharePoint.

Los cambios realizados en un archivo no se actualizan automáticamente en el servidor cuando se edita y se guarda el archivo. Esto le permite trabajar más rápidamente con archivos sin conexión, puesto que el equipo no necesita conectarse con el servidor mientras trabaja. Cuando cierre un archivo, se le pedirá que actualice los cambios en el servidor. Sólo se actualizan los cambios realizados en determinados archivos, lo que indica que Outlook no tiene que volver a sincronizar la biblioteca completa con el servidor.

Si alguna persona realiza cambios en un archivo antes de que usted lo actualice en el servidor, el programa le pedirá que, o bien combine los cambios al actualizar el archivo en el servidor, o bien que especifique la versión del archivo que desea conservar. Para evitar que otras personas realicen cambios en un archivo, puede desproteger el archivo antes de empezar a trabajar en él.

Dónde aparecen los archivos en Outlook

Cuando conecta una biblioteca de SharePoint con Office Outlook 2007, la biblioteca aparece en una carpeta denominada Listas de SharePoint. Desde allí, puede utilizar las características de seguimiento y comunicación que utiliza normalmente con Outlook, como marcar un archivo para realizar su seguimiento, clasificar el archivo y reenviar los archivos a compañeros de trabajo. Los marcadores y categorías que aplica con Outlook no estarán disponibles cuando trabaje en su sitio en un explorador Web, pero le ayudarán a organizar su trabajo en Outlook.

Cuando trabaja en Outlook, puede encontrar fácilmente los archivos en los que está trabajando utilizando las carpetas de búsqueda que le proporciona Outlook en la carpeta Listas de SharePoint. Las carpetas de búsqueda no almacenan elementos pero son vistas que facilitan la búsqueda de elementos almacenados en otras carpetas.

De la misma forma que puede ver los mensajes en la Bandeja de entrada, puede ver los títulos de los archivos en su biblioteca, buscarlos y abrirlos. También aparece en Outlook cualquier estructura de carpetas de la biblioteca. Los archivos no aumentan el tamaño de la Bandeja de entrada pero, en cambio, se almacenan en un archivo de carpetas personales (.pst) del disco duro.

Además, puede descargar un único archivo o carpeta si eso es todo lo que necesita para trabajar en Outlook. Si el archivo o archivos en los que trabaja están en carpetas, Outlook también descarga la estructura de carpetas. Sin embargo, no puede descargar una vista filtrada de una biblioteca, como son los archivos creados por un determinado departamento.

Vista previa de archivos en Outlook

En el panel de vista previa de Office Outlook 2007, puede obtener una vista previa de varios tipos de archivos almacenados en una biblioteca de SharePoint. Puede aparecer información adicional sobre el estado del archivo, como cuándo se editó por última vez, en la parte superior del archivo.

Información sobre un archivo de una biblioteca de SharePoint que aparece en un panel de vista previa

 Nota   Si tiene una biblioteca grande, un administrador puede controlar si se descarga el encabezado del archivo (como el título y algunas propiedades) o el archivo completo. Si de forma predeterminada sólo se descargan los encabezados, puede descargar archivos individuales cuando los necesite.

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Conectar una biblioteca de SharePoint con Outlook

  1. En un explorador Web, abra la biblioteca en el sitio de SharePoint.

Si no encuentra su biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  1. En el menú Acciones menú Acciones, haga clic en Conectar con Outlook.

Menú Acciones en Documentos compartidos

  1. Cuando se le pregunte que confirme si desea conectar la biblioteca con Outlook, haga clic en .

En Outlook, la biblioteca se agrega a la lista de carpetas en una nueva carpeta denominada Listas de SharePoint.

Al hacer clic en la biblioteca agregada, los archivos que contiene aparecen como lo hacen los mensajes de correo electrónico. Haga doble clic en el archivo para abrirlo, o haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) para ver más opciones.

 Notas 

  • Si su biblioteca tiene carpetas y desea conectar todas las carpetas y archivos con Outlook, muestre la biblioteca en su nivel superior antes de conectarla con Outlook. Si explora el contenido de una carpeta en una biblioteca cuando realiza la conexión, sólo se conectarán los contenidos de la carpeta.
  • Para conectar sólo los contenidos de una carpeta con Outlook, tiene dos opciones. Si la carpeta que contiene los archivos no está abierta, elija la carpeta, haga clic en la flecha que aparece y después haga clic en Conectar con Outlook. Si la carpeta que desea conectar ya está abierta, siga los pasos que se describen para conectar una biblioteca al hacer clic en Conectar con Outlook en el menú Acciones.

 Sugerencia   Una vez conectada la biblioteca con Outlook, puede enviar un mensaje compartido a otros miembros del equipo invitándoles a conectarse con la biblioteca. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de la biblioteca en Outlook y, a continuación, haga clic en Compartir nombre de la biblioteca. Se crea un mensaje de correo electrónico que contiene un vínculo y un comando para conectarse con la biblioteca.

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Descargar un archivo de una biblioteca de SharePoint en Outlook

En las bibliotecas de gran tamaño, puede que Outlook descargue sólo una lista de los archivos disponibles, de forma que pueda descargar sólo los archivos que desee; o puede que primero descargue sólo una lista de los archivos y después descargue todos los archivos que superen un determinado período de tiempo. Esto le permite poder ver más rápidamente una lista de sus archivos. Su administrador también puede especificar que no se descarguen automáticamente todos los archivos.

Si no ha descargado un archivo, éste aparece en el grupo Disponible para descarga en la lista de mensajes. Puede marcar el archivo para que se descargue durante el siguiente comando Enviar y recibir, o puede descargarlo inmediatamente si tiene una conexión al sitio de SharePoint.

  1. En la lista de mensajes, en el grupo Disponible para descarga, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo que desee descargar.

 Sugerencia   Puede seleccionar varios archivos a la vez manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de los archivos.

  1. Haga clic en Marcar para descargar documento(s) del menú contextual.

 Nota   En la vista previa de un archivo que todavía no se ha descargado, puede ver el botón Descargar este documento, en el que puede hacer clic para descargar el documento si tiene una conexión con el servidor.

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Abrir un archivo de una biblioteca de SharePoint utilizando Outlook

Para abrir un archivo en Office Outlook 2007, primero debe conectar la biblioteca con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar una biblioteca de SharePoint con Outlook en este artículo.

Después de descargar archivos en Outlook, puede abrirlos cuando esté trabajando sin conexión. Para comprobar si los archivos están disponibles, cambie a una vista que organice los archivos en función de su disponibilidad. Los archivos no descargados aparecerán en el grupo Disponible para descarga. En la sección Vea también encontrará vínculos a información general sobre cómo organizar las vistas en Outlook.

  1. En Correo, en el panel de exploración, expanda la carpeta Listas de SharePoint y seleccione el nombre de su biblioteca de SharePoint.

Si no ve una carpeta Listas de SharePoint, haga clic en la flecha que aparece junto a Todos los elementos de correo y compruebe que Listas de SharePoint está seleccionada.

  1. Haga doble clic en el nombre del archivo para abrirlo. Si se le pregunta que compruebe el origen del archivo, haga clic en Abrir si piensa que es un archivo seguro.
  2. Si el archivo se actualizó en el servidor después de que usted lo haya descargado en Outlook, puede que se le pregunte que elija si desea abrir la última versión del archivo. Haga clic en o No, dependiendo de si desea abrir la copia del disco duro o la copia del servidor.
  3. El archivo se abre en el programe en el que se creó, si tiene instalado dicho programa en su equipo.

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Editar un archivo de una biblioteca de SharePoint utilizando Outlook

Para editar un archivo en Office Outlook 2007, primero necesita conectar la biblioteca con Outlook. Para obtener más información, vea Conectar una biblioteca de SharePoint con Outlook en este artículo.

 Sugerencia   Para evitar que alguna persona realice cambios en un archivo mientras usted trabaja con ese archivo, primero desproteja el archivo de la biblioteca en el sitio de SharePoint. Si desprotege el archivo antes de abrirlo, éste se abrirá en modo de edición y puede empezar en seguida a realizar cambios.

Después de descargar archivos en Outlook, puede abrirlos cuando esté trabajando sin conexión. Para comprobar si los archivos están disponibles, cambie a una vista que organice los archivos en función de su disponibilidad. Los archivos no descargados aparecerán en el grupo Disponible para descarga. En la sección Vea también encontrará vínculos a información general sobre cómo organizar las vistas en Outlook.

  1. En Correo, en el panel de exploración, expanda la carpeta Listas de SharePoint y seleccione el nombre de su biblioteca de SharePoint.

Si no ve una carpeta Listas de SharePoint, haga clic en la flecha que aparece junto a Todos los elementos de correo y compruebe que Listas de SharePoint está seleccionada.

  1. Haga doble clic en el nombre del archivo para abrirlo. Si se le pregunta que compruebe el origen del archivo, haga clic en Abrir si piensa que es un archivo seguro.
  2. Si el archivo se actualizó en el servidor después de que usted lo haya descargado en Outlook, puede que se le pregunte que elija si desea abrir la última versión del archivo. Haga clic en o No, dependiendo de si desea abrir la copia del disco duro o la copia del servidor.
  3. El archivo se abre en el programe en el que se creó, si tiene instalado dicho programa en su equipo.

Si el archivo se creó en un programa compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, la Barra de mensajes puede que aparezca en la parte superior del archivo. La Barra de mensajes aparece debajo de la barra de título del archivo y de cualquier barra de herramientas que se muestre en la parte superior del archivo. La Barra de mensajes contiene el texto del Documento de servidor sin conexión y un botón Editar sin conexión.

  1. Haga clic en el botón Editar sin conexión.

Puede que aparezca un mensaje con información sobre cómo trabajar sin conexión, tal como realizar vínculos a la carpeta Borradores de SharePoint en el disco duro y a Opciones de edición sin conexión en su programa.

  1. Realice los cambios que desee y, a continuación, guarde el archivo como lo hace habitualmente.
  2. Cierre el archivo.

Si cuando cierra el archivo está conectado al servidor, puede que aparezca el cuadro de diálogo Editar sin conexión que le habilitará para actualizar los cambios en el servidor. Si su sitio de SharePoint no está conectado al servidor, no aparecerá el cuadro de diálogo cuando cierre el archivo, pero puede aparecer cuando se vuelva a conectar y vuelva a abrir el archivo.

  1. Haga clic en Actualizar cuando vaya a actualizar el archivo en el servidor.
  2. Si se ha desprotegido el archivo, otros usuarios no podrán ver los cambios en el servidor hasta que vuelva a protegerlo. Si el archivo está desprotegido puede que se le solicite que lo proteja. Si ya lo ha protegido, haga clic en .

Puede que se le pregunte que escriba información adicional, como comentarios sobre los cambios realizados u otros detalles sobre el archivo.

  1. Si trabaja en un archivo sin conexión al servidor no se le preguntará que lo actualice cuando lo cierre. Cuando vaya a actualizar el archivo en el servidor, ábralo otra vez, realice cualquier cambio adicional que desee y después ciérrelo. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Editar sin conexión, haga clic en Actualizar.

 Nota   Si no desprotege el archivo antes de trabajar en él y alguien actualiza el archivo en el servidor mientras usted trabaja en el archivo, aparecerá un mensaje de aviso de conflicto en el servidor. Siga las instrucciones para compatibilizar los cambios.

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Quitar un archivo de SharePoint de Outlook

Si tiene una biblioteca grande puede que no desee ver todos sus archivos en Outlook 2007. Puede quitar archivos individuales o carpetas de la carpeta Listas de SharePoint en Outlook si no necesita trabajar con ellos. Este procedimiento acción no elimina los archivos de la biblioteca de SharePoint.

  1. En Correo, en el panel de exploración, en la carpeta Listas de SharePoint, seleccione la biblioteca de la que desea quitar uno o más archivos.
  2. El la lista de mensajes, seleccione el archivo que desea quitar.

Para seleccionar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de los archivos. Para seleccionar todos los archivos, presione CTRL+E.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la selección y, a continuación, haga clic en Quitar copia sin conexión.

El encabezado del archivo que se ha quitado se mueve del grupo Documentos descargados al grupo Disponible para descarga. Cuando se hace clic en el encabezado del archivo que se ha quitado, el panel de lectura no muestra una vista previa porque se quitó la copia local del archivo.

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Quitar una biblioteca de SharePoint de Outlook

  1. En Correo, en el panel de exploración, en la carpeta Listas de SharePoint, seleccione la biblioteca que desee quitar.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta y, a continuación, en Eliminar nombre de la biblioteca del menú contextual.
  3. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

 Nota   Esta acción sólo quita las bibliotecas de Outlook, no del sitio de SharePoint.

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Agregar un archivo a una biblioteca de SharePoint enviando un correo electrónico

Si su sitio de SharePoint y biblioteca están configurados para recibir correo electrónico, puede agregar un archivo a la biblioteca enviándolo como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico, de forma similar a la que utiliza para enviar datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico a un compañero de trabajo. No es necesario conectar con la biblioteca con Outlook.

Antes de poder enviar un correo electrónico a una biblioteca, necesita saber si la biblioteca está configurada para recibir correo electrónico y, si es así, conseguir la dirección.

  1. Siga uno o varios de estos procedimientos para conseguir la dirección de correo electrónico de la biblioteca:
    • Mire en la Libreta de direcciones. Si no encuentra allí la dirección de correo electrónico, puede pedírsela a la persona que configuró la biblioteca. Después agréguela a la lista Contactos de forma que pueda encontrarla fácilmente cuando lo desee.
    • Vea la descripción de la biblioteca en el sitio de SharePoint que aparece justo debajo del título de la biblioteca. El propietario de su sitio puede que haya agregado la dirección de correo electrónico de la biblioteca en su descripción.
    • Vea los valore de configuración del correo electrónico para la biblioteca, si tiene los permisos necesarios para ver la configuración de la biblioteca:
      1. En su sitio en el explorador, haga clic en el nombre de la biblioteca para abrirla.

Si el nombre de su biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después en el nombre de su biblioteca.

  1. En el menú ConfiguraciónImagen del menú, haga clic en los valores para el tipo de biblioteca que está abriendo.

Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos.

  1. Si la biblioteca está habilitada para recibir correo electrónico, la dirección aparece bajo Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.
  1. En Outlook, adjunte un archivo, como un documento o una hoja de cálculo, a un mensaje de correo electrónico.
  2. En el cuadro Para o CC, agregue la dirección de la biblioteca. Si su grupo de SharePoint ya incluye la biblioteca, agregue la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint en su lugar.
  3. Haga clic en Enviar.

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Outlook 2007