Administrar mensajes con reglas

Las reglas (regla: acción o acciones automáticas aplicadas a los mensajes de correo electrónico o las convocatorias de reunión que cumplan ciertas condiciones o las excepciones a dichas condiciones. Las reglas también reciben la denominación de filtros.) facilitan la administración de los mensajes de correo electrónico realizando acciones con los mensajes que reúnan unas determinadas condiciones. Una vez creada la regla, Microsoft Outlook la aplica cuando llega un mensaje a la Bandeja de entrada o cuando envía un mensaje. Por ejemplo, puede hacer que las siguientes operaciones se lleven a cabo automáticamente:

  • Reenviar al director todos los mensajes que Laura Menéndez le envíe a usted cuando lleguen a su Bandeja de entrada.
  • Asignar la categoría Ventas a todos los mensajes que envíe que contengan la palabra "Ventas" en el cuadro Asunto.
  • Marcar cada convocatoria o actualización de reunión que reciba de su jefe.

Las reglas se dividen en dos categorías generales: notificación y organización. Las reglas de notificación le avisan de alguna manera cuando recibe un determinado tipo de mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente un mensaje de correo electrónico a su teléfono móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia. Las reglas de organización realizan una o más acciones en un mensaje. Por ejemplo, puede crear una regla que mueva determinados mensajes a una carpeta o que los marque para seguimiento en un día concreto.

También puede ejecutar una o más reglas manualmente. La ejecución manual de las reglas permite aplicarlas selectivamente a los mensajes que ya están en la Bandeja de entrada o en otra carpeta.

También puede agregar excepciones a las reglas para tener en cuenta circunstancias especiales, como por ejemplo cuando un mensaje está marcado con una acción de seguimiento o con importancia alta. Una regla no se aplica a un mensaje si se cumple cualquiera de las excepciones especificadas.

MostrarReglas basadas en servidor y reglas sólo de cliente

Si tiene una cuenta de correo electrónico (cuenta de correo electrónico: nombre del servidor, nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico que utiliza Outlook para conectarse a un servicio de correo electrónico. Cree la cuenta de correo electrónico en Outlook utilizando la información proporcionada por su administrador o proveedor de acceso a Internet (ISP).) en un servidor de Microsoft Exchange, éste puede aplicar reglas a los mensajes incluso cuando Outlook no se está ejecutando. Éstas se denominan reglas basadas en servidor. Las reglas deben configurarse para aplicarlas a los mensajes cuando éstos se reciban en la Bandeja de entrada del servidor y deben ejecutarse en éste hasta su finalización. Por ejemplo, no se puede aplicar una regla en el servidor si la acción especifica que se imprima el mensaje. Si la regla no puede aplicarse en el servidor, se aplicará cuando se inicie Outlook.

Las palabras "sólo cliente" se agregan al final del nombre de las reglas que no pueden aplicarse en el servidor. Las reglas de sólo cliente se aplican en último lugar. Si algunas reglas de la lista pueden ejecutarse en el servidor y otras no, las reglas basadas en servidor se aplican primero y después se ejecutan las reglas de sólo cliente.

MostrarConfirmaciones de entrega, respuestas con votos y avisos de fuera de la oficina

Las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y los avisos de "fuera de la oficina" reciben el mismo tratamiento que los mensajes. Por ejemplo, si se crea una regla que mueva a otro lugar los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) con la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, se moverán todas las confirmaciones de entrega, respuestas con voto y mensajes de fuera de la oficina que cumplan esta condición.

 Nota   Si una respuesta con voto se mueve fuera de la Bandeja de entrada, no se incluirá automáticamente en el seguimiento del mensaje original.

MostrarConvocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Las convocatorias de reunión, las solicitudes de tareas y los documentos reciben el mismo tratamiento que los mensajes. Por ejemplo, si se crea una regla que mueva a otro lugar los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) con la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, se moverán todas las solicitudes de tareas y convocatorias de reunión que cumplan esta condición. No obstante, recuerde que la creación de reglas que afecten a este tipo de elementos tiene las siguientes limitaciones:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si un mensaje se mueve al Calendario, no se crea una nueva cita.
  • Si una respuesta a la reunión o a la tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados mediante una regla, no se actualiza el seguimiento del elemento original.
  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.
  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican a las solicitudes de tareas y a las convocatorias de reunión.
 
 
Corresponde a:
Outlook 2003